Ettevõtted panevad tavaliselt palju vaeva ressursside eraldamine. Te soovite hoida kõiki inimesi hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). Kui teie meeskond kasvab, muutub see väga keeruliseks, eriti kui peate määrama inimesi mitmesse samaaegselt toimuvasse projekti.
Artikkel sisaldab:
Mõned valemid, kuidas mõõta ressursside kasutamise määra
Mida tähendab kättesaadavus ressursside kasutamisel
Mõjukas roll ressursside haldamise tarkvara ressursside kasutamisel
Tootliku kasutamise ja arveldatava kasutamise erinevused
Kuidas rakendada ressursside kasutamist
Üks lihtsamaid viise, kuidas kontrollida, kas teie jaotamispüüdlused on edukad, on jälgida oma meeskonna kasutust ja ressursside mahtu. Enne kui tutvustame teile erinevaid ressursikasutuse mõõdikuid ja valemeid, tahaksime ressursikasutuse arusaadavalt defineerida. Seepärast esitame selles artiklis - nagu ka paljudes teistes - projektijuhtide poolt kasutatavate mõistete, tähenduste ja terminite võrdluse.
Töötajate või ressursside kasutamise ülevaade on seotud mõistetega "üle- ja alakasutus". Mõlemat peaksite teadma. Miks? Liiga palju tööd või ülesandeid projekti ajal (multitasking) ei tee, et see valmib täielikult või funktsioonidega, mis tiy arvasin. Niisiis, enne kui me alustame heidame pilgu Gartneri järeldusele uuringust Kuidas vältida IT-projektimeeskonna ülekoormamist.Inimeste ülekoormamine annab tavaliselt tagasilöögi, vähendades tulemuslikkust ja suurendades vigu. Gartneri uuringud näitavad, et väiksema kasutuseaga meeskonnad võivad vähendada äriväärtuse saavutamise aega 30% või rohkem. Seda teades on mõttekas ressursside kasutusmäärade sulgemine ja valvsalt hoidmine.
Parafraseerides projektijuhtimise instituudi (PMI) määratlust, mõistetakse projektijuhtimise all konkreetsete teadmiste, pädevuste, oskuste, seadmete, tööriistade, tarkvara, protsesside ja tehnikate kasutamist, et toota midagi, mis on "inimestele väärtuslik". Seda võib kergesti tõlgendada nii, et projektijuhtimine on asjade tegemine, kasutades seda, mis meil on. Vaimselt ja füüsiliselt.
Ja kui me tahaksime olla sarkastilised, võiksime kasutada sõna "väärtus inimestele" mitmetähenduslikkust ja öelda, et PMI kavandatud projekti mõiste võib tähendada ka sotsiaalse liikumise, sealhulgas poliitilise või usulise liikumise loomist.
Kuid võrreldes eespool nimetatud PMI määratlusega võib projektijuhtimise ühingu ettepanekut pidada rangemaks. Viimane rõhutab erapooletuid ja mõõdetavaid kriteeriume, näiteks aega ja eelarvet.
Äriühingutes seavad mõlemad - ehkki need on läbiräägitavad - teatud projektiraamistiku. Olenemata sellest, kas tegemist on kliendi tellimuse või ettevõtte direktori poolt turundusosakonnale esitatud ülesandega, peab ülesanne olema täidetud oodatud või, kui olla reaalne, äriliselt tasuvas ajaraamistikus ja andma investeeringu tasuvust. Nii et vastavalt APMile: Projektijuhtimine on protsesside, meetodite, oskuste, teadmiste ja kogemuste rakendamine konkreetsete projekti eesmärkide saavutamiseks vastavalt projekti vastuvõtukriteeriumidele kokkulepitud parameetrite piires. Projektijuhtimisel on lõpptulemused, mis on piiratud piiratud aja ja eelarvega. Seega, erinevalt lihtsalt juhtimisest, kui me räägime projektijuhtimises projektidest, sisaldab iga projekt, mis tuleb lõpule viia, selliseid nõudeid nagu aeg ja eelarve. Allpool on näidatud mõned näited projekti ressurssidest (koos mõne nõudega):
Luua 24 kuu jooksul ja $50 miljoni euro suuruse eelarve piires aatomipomm, mille lõhkeaine jõud ei ole väiksem kui tsaaripommi oma.
ehitus tammi Vistula jõe kuni 31. märtsini 2025, samas ei ületa eelarve 120 miljonit USD
töölauarakenduse väljatöötamine (sh konversioonitee analüüs ja parima valimine) 8 nädalaga 12 000 USD eest ühe jalatsitootja jaoks.
kaubamärgi positsioneerimise uuendamine (sealhulgas uute BTL-materjalide levitamine) 12 kuu jooksul $100 000 eelarve piires.
Eespool toodud näidete põhjal võime ette kujutada, kui palju on igas projektis samme, haldusülesandeid ja menetlusi. Kui palju inimesi - asjakohaste oskustega - saab igaühes neist osaliseks?
Seega, nagu eespool öeldud, on projektijuhtimine protsessi rakendamine. Või võime öelda otse: projekt on protsess. Ja protsessi nimetatakse projektijuhtimise elutsükliks. Internetist võib leida selle protsessi 3, 4, 5, isegi 6 ja 7 faasi pidurit. Aga kõige populaarsem kuulub mainitud PMI-le ja eeldab 5.
Nagu näete, on iga etapp ülesannete rühm ning iga etapi taga on palju erinevaid küsimusi ja väljakutseid. Samuti tasub lisada - eriti neile, kes on oma projektijuhi rolli alguses -, et neid etappe ei peaks alati käsitlema kronoloogiliselt. Mõnda elementi võib alustada varem, samas kui teised on projekti ajal pidev protsess (nt tulemuslikkuse juhtimine või - täpsemalt öeldes käesoleva artikli teemaga seoses - ressursside planeerimise vahendite kasutamine). Ja igaüht neist optimeeritakse - mingil viisil - kogu protsessi vältel. Ressursside tasandamine on oluline tehnika, mida kasutatakse ressursside jaotamise tasakaalustamiseks ja üle- või alakasutuse vältimiseks projekti elutsükli jooksul.
Tulles tagasi põhiteema juurde, kus PMi elutsükli protsessis on ressursside kasutamine oluline?
Protsessi viiest etapist võib ressursside kasutamine leida kolmandas etapis. Järelevalve- ja kontrollifaasi osana või täpsemalt öeldes tulemuslikkuse juhtimise osana.
Algatamine ja kontseptsioon
Planeerimine
Käivitamine ja täitmine
Järelevalve ja kontroll - see hõlmab jõudluse kontrollimist, st ressursside kasutamist.
Projekti lõpetamine
Juhtide jaoks on ressursside kasutamine kõige väärtuslikum ja kasulikum mõõdik ja tulemusnäitaja tulemuslikkuse juhtimise raames.
Nagu me teame, on ressursside planeerimine ja ressursside ajaplaneerimine olulised, et tagada projektiplaani õitseng. Ressursside tõhus kasutamine on veel üks osa nendest mõistatustest, või - nagu me tahaksime öelda - ressursside juhtimine. Kui ressursside eraldamine tähendab - lihtsustatult öeldes - kvalifitseeritud ressursi määramist ülesandele, siis ressursside kasutamine mõõdab tõhusust ja selle ressursi poolt määratud ülesande ajal kulutatud aega (tasustatav või strateegiline töö, mitte tasustatavad tunnid/minutid, haldustunnid/minutid jne).
Ressursikasutus on näitaja, mis aitab projektijuhtidel ja ressursijuhtidel teada saada, kuidas nende töötajad projekti ajal oma aega kulutavad. Tänu nendele teadmistele teevad nad palju tõhusamaid otsuseid ressursside kasutamise kohta, mis suurendavad tootlikkust ja kasumlikkust. Ressursikasutus mõõdab iga töötaja tootlikkust ja/või kogu meeskonna kasutusmäära valemit. See jälgib, kas teie töötajad on üle- või alakasutatud ja määrab kindlaks töökoormuse juhtimise poliitika.
Täpsemalt öeldes on projektijuhtide ja ettevõtete vaatenurgast lähtudes ressursikasutuse määra arvutamine termin, mida kasutatakse töötaja vaba aja protsendi kirjeldamiseks, mida kasutatakse tasuliste ülesannete või projektide jaoks. Ressursikasutuse määr näitab, kui palju teie meeskonna ajast kulub tasulistele ülesannetele, samuti seda, kui produktiivne on iga meeskonnaliige. Ressursside prognoosimine aitab projektijuhtidel prognoosida tulevasi ressursivajadusi praeguste kasutusnäitajate põhjal.
Teisisõnu, ressursside kasutamine on näitaja, mis näitab, kas kogu teie meeskond või konkreetsed töötajad on täielikult hõivatud. See viitab projekti planeerimise protsessile ja ettevõtte olemasolevate ressursside maksimaalsele ärakasutamisele.
Näiteks kui teate, et keegi on juba ülekoormatud ja tal on lihtsalt liiga palju peas, võite otsida kedagi teist, kellel on sarnased oskused ja kes sobiks teie projekti. See mõõdik aitab tuvastada ka inimesi, kes on alakasutatud, nii et saate neile uusi projekte määrata.
Ainus viis selle väljaselgitamiseks on vaadata läbi kõik võimalused ja valida see, mis sobib teie vajadustele kõige paremini. Ressursside optimeerimise meetodid aitavad parandada teie ressursikasutuse arvutuste tõhusust ja täpsust.
Tüüpiline ressursikasutuse valem on:
See väärtus, mida väljendatakse protsentides, näitab, kui palju teie meeskonna tööajast kulub tööle.
Kuigi see kõlab lihtsana, tekib ressursside kasutamise mõõtmisel mitmeid küsimusi. Kas peaksite arvutuste aluseks võtma tegeliku tööaja (ajalehed) või hoopis planeeritud tööaeg? Kuidas on lood puhkuste ja tasuline vaba aeg? Kui tihti peaksite oma meeskonna ressursikasutusplaani ikkagi jälgima? Hästi määratletud ressursside jaotamise strateegia võib oluliselt mõjutada teie ressursikasutusmäära arvutuste täpsust.
Vastus on: see sõltub. Muutujaid on nii palju, et on praktiliselt võimatu soovitada universaalselt head lahendust. Ainus viis selle väljaselgitamiseks on vaadata läbi kõik võimalused ja valida see, mis sobib teie vajadustele kõige paremini.
Üks viis ressursside kasutamise mõõtmiseks on võrrelda nende kättesaadavust kavandatud tööajaga.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline, et tagada broneeringute vastavus meeskonna kättesaadavusele.
Selle meetodi peamine eelis on see, et kui skoor on liiga madal, saate oma plaane siiski optimeerida. Pöörduge oma ajakava poole ja vaadake, kas teie projektid on õigesti planeeritud. Põhjalik ressursside jaotamise plaan aitab tagada, et kõiki ressursse kasutatakse tõhusalt ja lüngad on minimeeritud. Võib-olla on mõne inimese broneeringutes lüngad või on teil näiteks kaks arendajat, kes töötavad 4 tundi nädalas ühe projekti kallal, kuigi võiks olla 1 inimene, kes töötab selle kallal täistööajaga?
Leidke välja, kuidas saate oma meeskonna ajakavas olevaid lünki täita. Võib-olla peaksite alustama teadus- ja arendusprojektiga või kehtestama innovatsioonivaba aja? See ei aita teil mitte ainult vältida tootlikkuse vähenemist, vaid on ka hea viis, kuidas hoida inimesi kaasatuna. Alakasutamine on teie töötajate jaoks masendavam, kui te arvata oskate..
Jälgige, et inimestel oleks liiga palju asju. On oht, et nad ei saa oma ülesandeid õigeaegselt täita (lisaks ei taha, et nad oleksid kurnatud). Nende ülekoormus võib viidata sellele, et teil on vaja palgata uusi meeskonnaliikmeid.
Lõpuks on hinnangulise ressursikasutuse arvutamine lihtne viis, kuidas teie müügimeeskond näeb, kui palju ruumi on tootmisliinis veel jäänud. Nii on vähem tõenäoline, et jätate ärivõimalused kasutamata (või võtate endale kohustusi seoses projektidega, mida te põhimõtteliselt ei suuda õigeaegselt täita).
Kokkuvõttes aitab broneeringupõhise ressursikasutuse skoori analüüsimine optimeerida ja parandada ressursside kasutamist ja jaotamist ning prognoosida müügi- või värbamisvajadusi.
Teine viis ressursside mõõtmiseks ja optimaalse kasutusmäära saavutamiseks on võrrelda oma meeskonna registreeritud töötunde (tööajatabelid) nende kättesaadavate töötundidega. Paljud usuvad, et see on ainus viis, kuidas täpselt näidata, kuidas ressursi kasutamist arvutada, sest te töötate tegelike töötundide, mitte ainult hinnanguliste tundide alusel. Ressursside jälgimine on oluline ressursside kasutamise täpseks jälgimiseks ja registreerimiseks aja jooksul.
Paljud inimesed usuvad, et see on ainus viis, kuidas täpselt näidata, kuidas arvutada ressursikasutust, sest te töötate tegelike töötundide, mitte ainult hinnangute alusel.
Kuna tegemist on tagantjärele saadud tulemusega, ei saa te tavaliselt kahju tagasi teha, isegi kui teie tulemus on pettumust valmistav. See aitab teil aga tulevikus paremaid otsuseid teha.
Ajaloolised andmed meeskonnaressursside kasutamise kohta on erinevad ja võivad olla heaks indikaatoriks selle kohta, kas teil on vaja palgata täiendavaid inimesi (või leida olemasolevatele meeskonnaliikmetele täiendavaid ülesandeid). Samuti saate kontrollida, kui produktiivsed teie töötajad kipuvad olema.
Minu soovitus oleks kasutada mõlemat ressursikasutuse arvutamise meetodit. Võrrelge tegelikku (registreeritud) kasutust hinnangulise kasutusega (mis põhineb broneeringutel) ja analüüsige erinevusi. Need võivad osutada töökoormuse hindamise probleemidele või projektijuhtimise probleemidele. Kontrollige, kas on inimesi või projekte, mis on korduvalt üle või alla nende hinnangulise kasutusarvu. Selline analüüs võimaldab teil märgata parendusvaldkondi ja võtta meetmeid. Ressursikasutuse analüüs aitab projektijuhtidel mõista mustreid ja teha tulevaste projektide jaoks andmepõhiseid otsuseid.
Nüüd, kui te teate erinevaid ressursside kasutamise arvutamise valemeid, on aeg teha asju veidi keerulisemaks. Siiani oleme kasutanud terminit "olemasolevad tunnid". Aga mida see üldse tähendab? Kas te peaksite mõtlema, et kättesaadavus on aeg, mille jooksul teie töötaja oli tööl? Või peaksite kaasama ka puhkused ja riigipühad?
Esmalt võib arvata, et vaba aja kaasamine üldkättesaadavusse on vastunäidustatud, lõppude lõpuks ei olnud inimesed ilmselgelt saadaval siis. Arvestage aga sellega, et kui töötate fikseeritud palgaga, peate oma töötajatele selle aja eest ikkagi hüvitist maksma.
Tööandjana võiksite näha, kui palju aega teie meeskonnaliikmed tegelikult tööga tegelevad. Kui otsustate arvestada arvutustes ka vaba aega, pidage meeles, et teie meeskonna ressursside ideaalne kasutusmäär võib olla puhkuse tippkuudel (detsembris ja augustis) oluliselt madalam. Ressursside kasutatavuse planeerimine aitab tagada, et teil on vajaduse korral õiged ressursid kättesaadavad, isegi puhkuse tipptundidel.
Mõned ettevõtted kasutavad 2080 tundi fikseeritud tundide arvuna (52 nädalat * 40 tundi). Teised arvutavad tegeliku tööaja arvu antud aastal. Kui soovite teostada keerukamat filtreerimist (nt lisada puhkusepäevad, jätta välja pangapäevad, võtta arvesse osalise tööajaga töötajad), peaksite kaaluma ressursihaldustarkvara kasutamist.
Kui teie "vaba aja" määratlus on valmis, peaksite kaaluma, mida te nimetate "tööajaks". Kas te räägite kõigist tundidest, mida teie töötajad kulutavad tööga seotud tegevustele, nt siseprojekti loomisele? Või hoopis tundidest, mida nad veedavad töötades asjadega, mille eest saate oma klientidele tasu küsida.
Saate arvutada nn "produktiivset kasutust", mis võtab arvesse kõiki hõivatud tunde, ja "tasulist kasutust". Teine on eriti väärtuslik agentuuride, konsultatsioonifirmade või tarkvarafirmade jaoks: ettevõtted, kes töötavad oma klientide jaoks projektide kallal. Arveldatava kasutuse abil saate mõõta, kui palju aega pühendavad teie töötajad tööle, mis tegelikult tasub. Ressursside arvete esitamine on ülioluline kliendiprojektide arvestatavate tundide jälgimiseks ja haldamiseks.
Teil võib olla kindel valem, mida kasutate ressursside kättesaadavuse ja kasutamise mõõtmiseks, kuid peate arvestama pidevalt muutuvate andmetega. Inimeste tulevane kättesaadavus muutub iga kord, kui nad paluvad vaba päeva või jäävad haigeks, mis mõjutab ka teie broneeringuid.
On põhjust arvata, et teie andmeid tuleks korrapäraselt ajakohastada ja ka teie meeskonna kasutusskoori tuleks kohandada reaalajas. Kõige lihtsam viis selle üleval hoidmiseks oleks kasutada ressursihaldustarkvara. Reaalajas toimuv ressursside juhtimine võimaldab dünaamiliselt kohandada ressursside jaotust jooksvate andmete põhjal. Me oleme loonud Teamdecki kui ressursside haldamise tööriista, mis suudab automatiseerida teie jõupingutusi, et te saaksite keskenduda oma projektijuhtimise ülesanded.
Teamdeck kasutab arvutustes kolme liiki andmepunkte:
kättesaadavus (samuti vaba aeg või puhkepäevad),
broneeringud (kavandatud tööaeg),
tööajatabelid (registreeritud töötunnid).
Nii saate arvutada nii hinnangulise kui ka tegeliku meeskonnakasutuse ja neid seejärel võrrelda. Selle tarkvaraga on kaasas aruandluspakett, mis võimaldab teil oma andmeid visualiseerida ja jagada neid üksikute meeskonnaliikmetega (või kliendiga). Ressursihaldustööriistad pakuvad põhjalikke funktsioone ressursside kasutamise jälgimiseks, analüüsimiseks ja optimeerimiseks.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...
