Me kõik oleme kuulnud ja võib-olla isegi kogenud kitsaskohtade halvavat mõju organisatsioonile. Mõiste "kitsaskoht" viitab mis tahes olukorrale, mis on põhjustatud nii personali- kui ka tehnilistest probleemidest, mis aeglustavad projekti elluviimist. Neid olukordi võib vallandada osakonna ülekoormatus, tehniline rike või isegi stress, mis vähendab kogu meeskonna tootlikkust.
Üldiselt mõõdetakse süsteemi läbilaskevõimet kitsaskoha läbilaskevõime järgi. Selline olukord võib olla kahjulik nii meeskonna sisemisele tööle, kui pettumus kasvab ja pinged lahvatavad, kui ka ettevõtte poolt väljapoole esitatavale kuvandile. Keegi ei taha ju ilmuda ebapädevana! Sellele lisandub rahaline koormus, mida sellised kitsaskohad kaasa toovad, sest kasumlikkus võib oluliselt langeda. Selles artiklis vaatame läbi kitsaskohtade tuvastamise sammud, kuidas neid lahendada ja kuidas Teamdeck sobib selle probleemi lahendamiseks.
Kiireim viis kitsaskoha tuvastamiseks on vaadata oma ettevõtte töövoogu ja tuvastada, kas töö realiseerub sujuvalt või purunedes (Rohkem infot töövoogude haldamise süsteem). Viimane olukord on probleemi sümptomaatiline. Midagi, mida tuleb tähele panna, on see, et kitsaskohad ei peaks teid kartma, sest need on igas ettevõttes tavalised. Kuigi need põhjustavad pettumust, takistab ärritumine teid vaid probleemi tõhusast ja kiiremast lahendamisest. Huvitaval kombel tekib enamik kitsaskohti tarkvara testimise ja kvaliteedikontrolli protsesside käigus.
Esimene samm kontrolli tagasi võitmiseks kitsaskohtade ajal on olukorra tähelepanelik jälgimine ja kõige pakilisemate probleemide kindlakstegemine. Vale viis nende probleemide käsitlemiseks on läheneda neile kvantitatiivselt. Kui me pimesi raha ja inimressurssi probleemile viskame, siis me tõenäoliselt ei lahenda probleeme. See on lihtsalt aja ja vaeva raiskamine. Kõigepealt on vaja asjakohast diagnoosi. Alles seejärel peaksite astuma samme probleemi lahendamiseks. Lahendused peaksid olema oma olemuselt kvalitatiivsed. Kui oleme tuvastanud elemendid, mis kõige enam kitsaskohale kaasa aitavad, saame võtta kasutusele sobivad lahendused. Tuvastame mõned tavalised lahendused kitsaskohtade vastu võitlemiseks:
Töötajad, kes on metafoorse tormi keskel, tuleks määrata kõige kriitilisemate probleemidega tegelemiseks. Pisiasjadega tegelemine selles etapis põhjustab märkimisväärseid viivitusi ja tekitab rohkem kulusid.
See on väga ebapopulaarne arvamus ja võib põhjustada rahulolematuid töötajaid, kuid see võib lühiajalise lahendusena aidata probleemi leevendada. Seda võib kasutada säästlikult kiire lahendusena, kuid töötajate ületöötamine võib põhjustada pettumust ja läbipõlemist. Keskenduda tuleks ideedele, mis tagavad süsteemi kui terviku tõhususe, ilma töötajaid kuritarvitamata.
See hõlmab nii inim- kui ka materiaalseid ressursse. Kui te peate arvestust selle üle, mis toimub, saate kindlaks teha, kus ressursse raisatakse väärtust mitte lisavale tegevusele.
Parimate tavade protokollide koostamine, millega iga töötaja tutvub, võimaldab paremat ajajuhtimist (koos loomingulise agentuuri tööaja jälgimise tarkvara), vähem tööseisakuid ja suure voolavuse korral võimaldab uutel töötajatel kiiresti sisse elada koos kogenumate töötajatega.
Olge kursis uusimate tehnoloogiliste saavutuste ja vahenditega. Tõhusam tehnoloogia võimaldab teie töötajatel keskenduda tootmisprotsessi muudele aspektidele ja suunata jõupingutused kitsaskohtade probleemsematele elementidele.
Täiendava personali määramine tootmisahela probleemsele lülile võib aidata kitsaskohti leevendada. Seda tuleb muidugi teha piisava planeerimisega, et tagada, et lahenduste pakkumiseks on kohapeal õige oskusteabega inimene. Näiteks kui turundusosakonnal on juurdepääs ainult ühele hõivatud graafilisele disainerile, aitab teise graafilise disaineri palkamine probleemi lahendada ja panna turundusosakond õigele teele.
Puhkuste hooaeg on sünonüümiks töötajate puudumiste kuhjumisele. See kahjustab organisatsiooni töökorraldust. Kooskõlastage puhkuseajad töötajatega eelnevalt, et vältida osakondade halvamist suurte puudumiste tõttu.
Üldised kitsaskohtade põhjused on halvad juhtimisotsused ja puudulik korraldus juhtimistasandil. Näiteks organisatsioonis, kus üks inimene vastutab mitme osakonna žongleerimise eest, võib ta olla see kitsaskoht, kus kitsaskoht tekib. Otsustamisprotsesside delegeerimine teisele töötajale vähendab kitsaskohti, kuna teete otsuseid kiiremini. See eeldab muidugi, et inimene, kes on viivituste põhjustaja, loobub oma mikrojuhtimise kalduvustest!
Teamdeck on ideaalne kitsaskohtade haldamise koordineerimiseks, kuna see stimuleerib tõhusaid töövõtteid. See on ideaalne vahend ressursside eraldamise haldamine, töötajate vahetused ja puudumised. Eespool nimetatud probleeme, nagu näiteks õigete inimeste valimine, saate lahendada lihtsalt Teamdecki funktsiooni abil, mis võimaldab inimressursi jaotamist nende kogemuste, oskuste ja kättesaadavuse alusel. See võimaldab pikaajalist planeerimist, kuna saate analüüsida oma organisatsiooni struktuuri pikkade perioodide jooksul. Samuti saate eelnevalt täielikult teada, kus võivad personalipuuduse tõttu tekkida võimalikud probleemid.
Töötajate tõhususe maksimeerimiseks on kasulik ka programmi funktsioon, mis võimaldab regulaarselt jälgida töötajate töökoormust. Meeskonnajuhid saavad alati olla teadlikud oma meeskonna jooksvast töökoormusest. See võimaldab delegeerida töötajaid, kellel on rohkem vaba aega, et aidata neid, kes on koormatud liiga paljude ülesannetega. Teine väärtuslik funktsioon on Teamdecki võimalus regulaarselt jälgida oma kulutusi. See on väga oluline, kui võideldakse kitsaskohtade vastu, mis mõjutavad projekti eelarvet negatiivselt.
Puudujäägid on vältimatud isegi kõige tõhusamates ettevõtetes. Tehnilisi tõrkeid, töötajate puudumisi ja hulgaliselt muid võimalikke probleeme esineb kõikjal. Loomulikult on tehnoloogiliste või organisatsiooniliste lahenduste otsimine ülioluline... Kuid oluline on meeles pidada ka vaimse tervise probleeme, millega töötajad ja meeskonnajuhid võivad kitsaskohtade ajal silmitsi seista. Üks olulisemaid "ei tohi" kitsaskohtadega tegelemisel on lubada agressioonil domineerida probleemide lahendamise protsessis.
Liiga lihtne on lasta vihal dikteerida arutelu. Ebaterve ettevõtte sisemine dialoog võib tõsiselt mõjutada ettevõtte tulemuslikkust ja põhjustada tõsiseid probleeme, mis kestavad palju kauem kui kitsaskoht. Ebaküps emotsionaalne reaktsioon tootmisviivitustele võib põhjustada töötajatele suuremat stressi, mis viib läbipõlemiseni ja depressioonini. Õnnetu töötajaskond ei suuda probleeme lahendada. See näitab vähem entusiasmi ja halvemal juhul võib meeskond otsida tööd mujal - see tekitab veelgi rohkem probleeme, millega tuleb tegeleda. Võttes arvesse kitsaskohtade levikut ja kõikjal esinemist, peaks juhtkond probleemile vastu astuma empaatiliselt ja mõistvalt. Selle saavutamine on kõige olulisem samm iga organisatsiooni probleemide lahendamisel.
Vaatamata sellele, et tegemist on nõiaringiga, mis aeg-ajalt oma koleda pea püstitab, on kitsaskohad iga ettevõtte kasvu oluline osa. Kuna need on vältimatud, võiksime neid ka omaks võtta ja käsitleda neid kui võimalusi oma organisatsiooni erinevate aspektide üle mõtisklemiseks. Need on progressi kütus, mis võimaldab meil uurida uusi tehnoloogilisi lahendusi või juhtimisstiile.
See aitab meil taastada tootlikkuse ja ajutiselt siluda kõige tüütumad kortsud. Me elame nende küsimustega tegelemiseks kuldses ajastus, sest viimase 30 aasta tehnoloogiline revolutsioon muutis meie töö- ja probleemilahendamisviise.
Andes meile muu hulgas uuenduslikke programme nagu Teamdeck on ressursside planeerimise tarkvara, mis on mõeldud organisatsiooniliste küsimustega tegelemiseks töökohal. Samal ajal on üha enam hakanud domineerima ettevõtte vastutustunne ja eetika. Tänapäeval mõistab üha rohkem juhte, milline on töötajate väärika kohtlemise alusjõud. Nende kahe arengusuuna tulemuseks on eespool nimetatud tööriistad ja nõuanded, mille abil saab käsitleda võimsuse juhtimine kitsaskohad. Probleemidele lahenduste leidmine on inimloomuses ja meil ei saa kunagi otsa kriisidest, mida lahendada, seega võiksime neid lahendada nii inimlikult kui võimalik.
Neile, kes otsivad või soovivad olla lähemal projekti planeerimise tarkvara või võimsuse planeerimise vahendid turul - tuleme oma artiklitega toime.
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...