Iga kord, kui te hinnata uut projekti ja määrate sellele ressursid, koostate kõrgetasemelise projektiplaani. Kõrgetasemeline planeerimine keskendub projekti nõuete ja tulemuste kindlaksmääramisele ning nende jälgimisele aja jooksul. See erineb üksikasjalikust projektiplaanist, mis koosneb kõigist projekti lõpuleviimiseks vajalikest ülesannetest. Võib öelda, et kõrgetasemeline plaan on juhi vaade projektile.
Näiteks Jira on suurepärane projekti planeerimise vahend mis võimaldab teil jälgida iga ülesannet projektis. Teamdeckseevastu aitab teil hallata ressursse oma organisatsioonis ja määrata inimesi projektidesse vastavalt nende kättesaadavusele. Teamdeck on ressursside haldamise tarkvara koos meeskonna aja jälgimise vahend, ressursside planeerimise vahendja puhkuse haldamise süsteem omadused.
Mis on kõrgetasemeline planeerimine?
Kõrgetasemeline planeerimine tähendab projekti eesmärkide, sõltuvuste ja olemasolevate ressursside haldamist (ressursside planeerimine) koos ajakava ja eelarvega. Selles sätestatakse, mida, millal ja kelle poolt tuleb teha, ilma konkreetsete ülesannete üksikasjadesse laskumata. See annab teile selge ülevaate projekti ulatusest ja vajaminevatest ressurssidest, nii et saate teha teadlikke otsuseid projekti hindamiseks ja läbiviimiseks.
Kõrgetasemeline projekti planeerimine on tihedalt seotud agiilse projektijuhtimise põhimõtetega, mille kohaselt peaks projektijuht (PM) jälgima protsessi, mida võib kirjeldada kui hõlbustav juhtimisviis.
Sellisel juhul tähendab "hõlbustav juhtimine" seda, et PMid suunavad oma meeskonda õigesse suunda ning tagavad nõuetekohase kommunikatsiooni ja projekti kulgemise, võimaldades samal ajal meeskonnal võtta vastutust projektide eest ise. Nii saavad PMid suurendada meeskonnaliikmete vastutustunnet, mis muudab nad produktiivsemaks.
Kõrgetasemelise plaani koostamisel tuleb lisada:
- Eesmärgid - nii saate otsustada, mida on vaja teie kliendi eesmärkide saavutamiseks.
- Ajastus - on väga oluline teada, kui kaua võib projekti teostamine aega võtta ja kuidas ajakava mõjutab projekti väljalaskmist, nt turunduse ja ärivõimaluste seisukohalt.
- Meeskond - teades eesmärke ja ajakava, teate, kes peaks teie projektiga tegelema, ja saate teada, kas nad on antud aja jooksul kättesaadavad.
Nii keskendute projekti nõuetele, ärieesmärkidele ja projekti elluviimiseks vajalikele rollidele ning koostate selle põhjal ajakava ja eraldada ressursse teie projektile.
|
Otsite vahendit, mis annaks teile parema ülevaate oma meeskondadest? Teamdecki abil saate igast projektist kiiresti suure pildi. Proovige seda tasuta. |
Kuidas rakendada kõrgetasemelist kava?
Me oleme juba loetlenud, millest peaks kõrgetasemeline projektiplaan koosnema.
Nüüd hindame, kuidas saate seda kasutada ressursside planeerimiseks, nende maksumuse hindamiseks ja ajakava haldamiseks.
Kuidas jaotada ressursse ja hinnata nende maksumust
Selleks, et otsustada, keda projekti kaasata, peate hindama oma projekti eesmärke ja ulatust. Kasutage projekti algfaasi, et paremini mõista projekti ja selle elluviimiseks vajalikke rolle.
Kui tegemist on ressursside eraldamisega, tuleb kõigepealt viia töötajate oskused ja kogemused vastavusse teie projekti nõuetega. Olles koostanud kõrgetasemelise projektiplaani, olete juba kursis eesmärkide ja tulemustega. Nüüd on vaja vaid koostada nimekiri töötajatest, kes vastavad projekti kriteeriumidele.
Ressursside jaotamisel ärge unustage mitte ainult seda, millega nad praegu töötavad (või tulevasi projekte, millega nad on juba määratud), vaid ka seda, millega nad on seotud:
- töötajate kättesaadavus, sealhulgas nende ajavööndid ja tööaeg (täistööajaga, osalise tööajaga, vabakutseline).
- Muud tööga seotud ülesanded.
- Vabad päevad ja riiklikud pühad.
Nii vähendate tõenäosust, et mõni ootamatu sündmus teie projekti aja jooksul segab.
Meeskonna kättesaadavuse hindamine on palju lihtsam, kui kasutate selliseid kõrgetasemelisi planeerimisvahendeid nagu Teamdeck. Sellega on kaasas ajakava, mille abil saate kontrollida oma töötajate praegust töökoormust.
Kui olete oma meeskonnaliikmed kindlaks teinud ja kinnitanud, et nad on projekti ajaks saadaval, hinnake koos nendega eelarvet, kasutades loo punktidel põhinevat hindamistehnikat, mida me kirjeldasime põhjalikumalt selles artiklis, mis käsitleb projekti algus.
Peamised järeldused: Kasutades kõrgetasemelisi projektiplaane, saate määrata kindlaks projekti elluviimiseks vajalikud ressursid, kinnitada nende kättesaadavust ja hinnata projekti eelarvet.
Kuidas juhtida oma ajakava aja jooksul
Kõrgetasemeline planeerimine ei tähenda ainult projekti algust. See on ka teie projekti järelevalve aja jooksul.
Üks tehnika, mida võite kasutada, on ressursside tasandamine. See on lihtsalt töökoormuse kohandamine vastavalt teie töötajate kättesaadavusele, et vältida ülebroneerimist (loe lähemalt töökoormuse juhtimine). Mida tuleb aga silmas pidada, on see, et see muudab projekti kulgemist, mille tulemuseks on viivitused arenduses.
Selleks, et jaotada lõtvust ühtlasemalt, võite kasutada ressursside silumise tehnikat. Vastavalt PMBOK® Guide'ile, see on "ajakavamudeli tegevuste kohandamine nii, et projekti ressursinõudlus ei ületaks teatavaid eelnevalt määratletud ressursipiiranguid".
Peamised järeldused: Kasutades ajakava oma meeskonna töökoormuse jälgimiseks projekti ajal, saate märgata, kuidas muutub meeskonnaliikmete kättesaadavus. Seejärel saate kohandada nende võimsus ja projekti ulatus, vältides alaregistreerimist või ülebroneerimist ning töötajate läbipõlemine.
Alustage oma ressursside haldamist kõrgel tasemel
Me oleme arutanud, mis on kõrgetasemeline planeerimine ja kuidas ajakava aitab oma meeskonna paremaks juhtimiseks. Kasutage seda, et saada parem ülevaade oma ressursside võimekusest ja projekti ulatusest.
Kõrgetasemelise projektiplaani rakendamiseks:
- Veenduge, et te teate täpselt, mida projekt endast kujutab, millised on selle eesmärgid, ülesanded ja nõuded.
- Leia parimad ressursid projekti elluviimiseks.
- Kasutage vahendit, mis võimaldab teil kontrollida, kas vajalikud ressursid on saadaval.
- Jälgige meeskonna töökoormust aja jooksul, et tuvastada ressursse, kellel on liiga palju või liiga vähe tööd.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
