Virtuaalsete meeskondade juhtimine projektides - vahendid ja näpunäited kaugtöötajate jaoks

Virtuaalsete meeskondade projektide käivitamine nõuab teistsuguseid suhtlemisoskusi, -taktikaid ja -vahendeid kui projekti käivitamine, mis hõlmab ettevõttesiseseid töötajaid. Apptensionis, tarkvaramaja Teamdeck'i taga (Teamdecki ressursside haldamise tarkvara), töötame ka kaugtöötajatega. Ja me ei räägi programmeerijatest, kes asuvad lähedalasuvates linnades.

Selles artiklis jagame teiega, kuidas:

• valida parim projekti- ja ressursihaldusvahendid kaugtöötajate jaoks
• koondada meeskond virtuaalsete meeskondade tõhusaks juhtimiseks
• luua projekt
• kehtestab virtuaalse meeskonna juhtimise kommunikatsiooniprotsessi

Meie meeskonnaliikmed elavad ja töötavad erinevates riikides ja ajavööndites, sealhulgas Jaapanis ja Ühendkuningriigis. Me teame, milliseid eeliseid ja vaevusi toob kaasa koostöö inimestega, kellega ei saa lihtsalt ühes ruumis kokku saada ja rääkida kohta projekti. Või siis pärast tööpäeva, et tähistada järjekordset edukat sprinti (mis on muide väga oluline tihedalt seotud meeskonna loomiseks).

Enne kui me selle juurde jõuame, võtame kiiresti kokku, mis on virtuaalsed meeskonnad ja kas see on tõesti arenev trend töötajate värbamisel ja juhtimisel.

Virtuaalse projektijuhtimise tõus

Virtuaalsed meeskonnad on töötajate rühmad, kes töötavad ühe ja sama projekti kallal eri asukohtadest, suheldes omavahel e-kirjade või sõnumirakenduste kaudu.

Kaugtöö on üha enam levinud ettevõtete seas, mis tuginevad teadmistepõhistele töötajatele, kes saavad töötada ükskõik millisest kohast, kasutades sageli vaid sülearvutit ja korralikku WiFi-ühendust.

Vastavalt BBC poolt mainitud ametlik statistika, töötas 2016. aastal rohkem kui neli miljonit briti kodus. Kaugtöö säästab raha inimestele, kes ei pea siis pendeldama või üürima korterit konkreetses linnas.

Otsid rohkem ekspertide nõuandeid projektijuhtimise kohta? Vaadake meie TASUTA sprindi planeerimise kontrollnimekiri nüüd!

Kuidas on lood nn digitaalsete nomaadidega? Vastavalt Digitaalse nomaadi uuring52% küsitletutest peab end "asukohast sõltumatuks", samas kui ülejäänud 40% sooviksid seda olla. Digitaalsed nomaadid soovivad töötada kodus (67%), kohvikutes (36%) ja tööruumides (33%), külastades isegi kuni 5-10 riiki aastas (30% vastanutest).

Üldist suundumust paindliku töö, sealhulgas virtuaalsete meeskondade suunas on tunnustatud Maailma Majandusfoorumi aruandesTöökohtade tulevik'. Autorid viitavad vajadusele "määratleda uuesti piir oma töö ja eraelu vahel". Kuna kaugtöö võib aidata tööandjatel kergemini leida ja palgata andekaid töötajaid ning töötajatel elada oma elu iseseisvamalt, on üks mure, mis tuleb lahendada:

"Nii tööandjate, üksikisikute kui ka valitsuste ülesanne on leida viise ja vahendeid, mis tagaksid, et töö muutuv olemus oleks kõigile kasulik."

Interneti suurenev kättesaadavus, pilvepõhised lahendused nagu Citrix või Amazon WorkSpaces alternatiivid ühistöö jaoks, on coworking-pindade levik muutnud virtuaalsetes meeskondades töötamise veelgi lihtsamaks. Õigete taktikate ja vahendite haldamisega ei olegi need meeskonnad nii keerulised.

Loe edasi, et teada saada, kuidas projekti juhtimisel virtuaalsete meeskondadega toime tulla.

Virtuaalse meeskonna juhtimise alustamine 

Tõeliselt keeruline on muuta rühm üksikisikuid, kes ei ole üksteist kunagi kohtunud, meeskonnaks.

Paradoksaalsel kombel öeldakse, et kui võimalik, siis peaksite, koondada meeskond kokku füüsiliselt varakult. Näost-näkku kohtumine võib aidata projektimeeskonna juhtimine, üksteise tundmaõppimine ning usalduse ja suhete loomine.

Kui see ei ole võimalik, ärge muretsege. Andke endast parima, et aidata oma kaugtöötajatel arendada meeskonnavaimu virtuaalselt, näiteks luues vestlusgruppe, mis on mõeldud "vesikoolerihetkede" edastamiseks. Seal saavad teie töötajad pidada oma juhuslikke vestlusi, vahetades mõtteid, mis ei pruugi olla seotud nende juhitavate projektidega.

Kuna me kasutame Slacki enamiku oma igapäevase suhtluse jaoks, oleme loonud #internal kanali, kus toimuvad juhuslikud vestlused. Peale selle julgustame oma töötajaid looma oma kanaleid, keskenduma neile huvipakkuvatele teemadele ja seejärel kutsuma teisi, samasuguseid kolleege. Inimesed saavad üksteist tundma õppida ka lõbusate tegevuste kaudu. On olemas mängud, mis on mõeldud spetsiaalselt kaugtöötajate jaoks. Need on suurepärased jää murdmiseks projekti alguses.

Kaugtöötajatega töötades on väga oluline edendada töötajate omavahelist tuttavlikkust, et nad oleksid rohkem valmis töötama koos, jagama oma teadmisi ja aitaksid üksteist projekti arendamisel.

Projekti loomine

Projekti edukas käivitamine sõltub kahest asjast:

• Koguda võimalikult palju teavet projekti kohta, et mõista täielikult selle keerukust, kliendi ootusi ja ärilisi eesmärke.
• Andke need teadmised oma meeskonnale edasi ja veenduge, et kõik saavad aru, mida neilt nõutakse.

Mida paremini te seda suudate teha, seda lihtsam on teie meeskonnal täita ootusi.

Üks peamisi erinevusi virtuaalse meeskonnaga projekti alustamisel võrreldes ettevõttesisese meeskonna juhtimisega on see, et peate rohkem tähelepanu pöörama mikrojuhtimise vältimisele.

Alustage otseste eesmärkide ja projekti eesmärkide seadmisest. Tehke need kõigile protsessis osalejatele selgeks, et vältida hiljem segadust ja üks-ühele küsimusi. Kasutage ülesannete määramiseks ühiseid tahvleid nagu Jira või Trello, et kõik töötajad näeksid, kes mille eest vastutab.

Ülesannete määramisel võtke arvesse töötajate kättesaadavust. Töötades virtuaalsete meeskondadega, peate silmas pidama:

• erinevad ajavööndid ja kuidas need võivad mõjutada teie suhtlust
• riiklikud pühad ja isiklikud vabad päevad
• tunnipõhine kättesaadavus - eriti oluline osalise tööajaga töötajate ja vabakutseliste töötajate puhul.

Kui teil on kõik see ühes, ühises ajakavas, aitab see teil säilitada projekti nõuetekohast kulgemist. Samuti saate vältida viivitusi, mis tulenevad mõne meeskonnaliikme puudumisest, keda ei ole töövoos arvesse võetud.

Virtuaalsele projektijuhtimisele mõeldes mõelge kommunikatsiooniprotsessile

Kaugtöötajatega töötades on oluline luua algusest peale selge kommunikatsiooniprotsess.

Kuna suurem osa teie suhtlusest toimub e-kirjade ja sõnumirakenduste kaudu, ütleb Wade Foster Zapierist, et kaugtöötajate värbamisel on soovitav, et palgata häid kirjanikke. Teie töötajate hea kirjalik suhtlemisoskus lihtsustab arusaamatuste vältimist.

Projekti juhtides leidke viis, kuidas määrata oma meeskonnaga ühine koosolekute ajakava. Igapäevased kõned, mis hõlmavad kõiki projektis osalejaid, võivad aidata mõista hetkeseisu: mis on tehtud, mida on vaja teha ja kuidas seda teha.

See lihtsustab ka tööprotsessi jälgimist.

Muude kõnedega, nagu projekti planeerimise koosolekud või ülevaatused, kliendikõned jne, püüdke kõik ette planeerida ja broneerige koosolekud oma töötajate kalendrites. Kasutades virtuaalne telefonisüsteem aitab suurendada tootlikkust, vähendada valesuhtlust ja vähendada vastamata jäänud kõnesid. Töötajad saavad teha ja vastu võtta kodused telefonikõned kus iganes ja millal iganes, parandades töötajate rahulolu ja muutes kaugtöö produktiivsemaks. Pidage meeles aegade erinevust ja andke oma meeskonnakaaslastele ette teatada.

Üks suurimaid väljakutseid seoses virtuaalse meeskonnaga suhtlemisega on ad hoc kõnede korraldamine. Mõnikord, kui midagi kiireloomulist ilmneb, võib tekkida soov kiirelt kõne peale hüpata, kuid asünkroonse suhtluse puhul ei pruugi see olla võimalik. Üks võimalus selle lahendamiseks võiks olla päeva jooksul määrata kellaaeg, mil kõik teie meeskonnaliikmed (või vähemalt enamik neist) on kättesaadavad, ja teha need kõned nendel kellaaegadel.

Otsustage üks sõnumirakendus, mida kõik meeskonnaliikmed kasutavad. Slack, Hipchat, Google Hangouts või Skype - mida iganes. Valige lihtsalt üks ja veenduge, et kõik töötajad kasutavad seda omavaheliseks suhtlemiseks projekti ajal.

Kontrollige parimaid projektijuhtimise vahendeid kaugtöötajate jaoks

Õige tööriistakomplekt on kaugtöötajate juhtimiseks hädavajalik. Kuna te ei saa lihtsalt füüsiliselt ühes ruumis kokku tulla ja projekti arutada, vajate ülesannete planeerimiseks, ülesannete planeerimiseks ja suhtlemiseks veebipõhiseid vahendeid, mis võimaldavad ühistööd.

Lubage mul kiiresti tutvustada teile vahendeid, mida me kasutame, mis aitavad meil hallata üle 50 töötaja, sealhulgas kaugtöötajate, kes asuvad erinevates asukohtades ja ajavööndites.

1. JIRA

Töötajatele ülesannete planeerimiseks ja määramiseks kasutame Jira't. See üks vahend võimaldab meil hõlpsasti planeerida, jälgida ja hallata kõiki meie projekte.

Virtuaalsete meeskondade haldamisel soovite, et kõik näeksid ülesannete staatust töövoos, määratud isikut ja selle eest vastutavat isikut. Jiras saate konfigureerida oma töövoogu, mis muudab ülesannete haldamise tahvlites veelgi lihtsamaks. Seega teavad kõik täpselt, mis toimub.

2. Kokkupõrge

Meeskonna koostöö, näiteks töö ühiste dokumentidega, sealhulgas koosolekute märkmete, projektiplaanide, tootenõuete, teadmistebaaside ja dokumentatsiooniga - selleks kasutame Confluence'i.

Selle integreerimine Jiraga muudab projektiga seotud ressursside haldamise väga lihtsaks. Võimalus luua ühiseid dokumente, mis on seotud määratud ülesannetega, aitab meie töötajatel projektist paremini aru saada.

3. Teamdeck

Viimasena, kuid mitte vähem tähtsana, kasutame meie ressursside planeerimise tarkvara ressursside planeerimiseks, tööaja jälgimiseks ja puhkuste haldamiseks. Selle abil saame kontrollida töötajate kättesaadavust, broneerida neid projektidesse ja jälgida, kui palju aega nad on neile kulutanud.

Teamdeck lihtsustab ka virtuaalsete meeskondade, osalise tööajaga töötajate ja vabakutseliste töötajatega töötamist. Ajastuskalender annab projektijuhtidele kiire juurdepääsu töötajate broneeringutele, puhkustele, tunnipõhisele kättesaadavusele ja muule. See omakorda suurendab meeskonna nähtavust, mis viib lõpuks tõhusama ressursside eraldamine projektijuhtimises.

4. Bitbucket

Bitbucket on Atlassiani versioonihaldussüsteem. Meie programmeerijad kasutavad seda, et töötada koos projekti kallal mis tahes asukohast ja ajavööndist. See võimaldab koostööd koodi kvaliteedi kallal vastastikuse koodi ülevaatamise kaudu.

5. Slack

Kogu meie igapäevaseks suhtlemiseks kasutame Slacki. Siin saame pidada üks-ühele vestlusi, grupivestlusi ja avatud või privaatseid kanaleid kõikvõimalike arutelude jaoks. Lisaks teeb suur hulk lisasid ja robotid seda veelgi paremini meie meeskondade vajadustele vastavaks.

Näiteks kuna me kasutame Culture Ampi 360-kraadiste uuringute jaoks, lisasime nende bot'i meie Slacki. Selle tulemusel saavad meie töötajad tulevastest uuringutest teada chat'i kaudu.

Kokkuvõte

Virtuaalse meeskonna juhtimine tugineb suhtlemisoskustele, taktikatele ja vahenditele (näiteks töötajate juhtimissüsteem) kasutate.

Kuna teil ei ole enamasti võimalik isiklikult kohtuda, et arutada projekti, selle eesmärke ja probleeme, siis see, kuidas te seda internetis teete, muudab projekti kas või katki.

Veebipõhiste töövahendite kasutamine koostööks ning selle kooskõlastamine õigete protsesside ja läbipaistvusega aitab teil saavutada oma eesmärke ja viia projekt ellu ootuspäraselt. Leidke enda jaoks parimad, võtke oma meeskond tööle ja looge koos üle maailma laiali asuvate inimestega suuri asju.

Kas teil on kogemusi virtuaalsete meeskondadega töötamisel? Jagage seda meiega kommentaarides.