Iga edukas projekt, olenemata selle suurusest või ulatusest, algab nõuetekohase projekti ajakava haldamisega. Projekti ajakava on tegevuskava, mis näitab, kuidas projekt algusest lõpuni ellu viiakse. Selles kirjeldatakse üksikasjalikult tegevuse algus- ja lõpukuupäevi ning edukaks lõpetamiseks järgitavat järjestust. Ajakava peaks näitama, kus projekt on ja mida on veel teha.
Selleks, et ajakava täidaks oma eesmärki, on projekti ajakava juhtimine siiski ülimalt oluline. See on menetlus, millega kehtestatakse dokumentatsioon ja põhimõtted ajakava väljatöötamiseks, jälgimiseks, kontrollimiseks ja haldamiseks, et ressursid ja aeg oleksid eraldatud õigeaegseks ja edukaks lõpuleviimiseks.
Käesolevas artiklis arutame projekti ajakava juhtimise rolli projekti lõpuleviimisel, tõenäoliselt tekkivaid probleeme ning tõhusa ajakava juhtimise vahendeid.
Milline on projekti ajakava juhtimise roll?
Ideaalis võib projekti ajakava juhtimist määratleda kui olulist protsessi, mis on vajalik selleks, et tagada projekti lõpuleviimine aja ja ressursside piires. Lihtsamalt öeldes on see tegevus, mis on vajalik selleks, et aidata projekti ja ressursihaldurid olema kogu projekti kestel projekti ajakava üleval. Järgnevalt kirjeldatakse ajakava juhtimise rolli projektijuhtimises.
1. Ajagraafiku väljatöötamine
Ajakava juhtimine algab projekti ajakava väljatöötamisega. Selle funktsiooni puhul on olulised järgmised tegevused:
- Ajagraafiku määratlemine - See hõlmab kõigi projekti lõpuleviimiseks vajalike tegevuste kindlaksmääramist. See annab projektijuhtidele ja meeskonnale täieliku ülevaate sellest, mida tuleb projekti lõpuleviimiseks teha.
- Järjestuse määratlemine - see hõlmab selle kindlaksmääramist, kuidas tegevused järgnevad üksteisele projektitsüklis. See näitab ka sõltuvussuhteid ja tegevuste vaheliste suhete tüüpi.
- Kestuse hindamine - see hõlmab iga tegevuse kestuse ning algus- ja lõpukuupäevade hindamist.
2. Ajagraafiku heakskiitmine
Projekti sidusrühmade nõusolek on ajakava rakendamiseks vajalik. Selles etapis on ajakava juhtimise roll pidada sidusrühmadega läbirääkimisi nende heakskiidu saamiseks. Sidusrühmad peavad ajakava heaks kiitma, et nad saaksid ülesannete täitmiseks vajalikud ressursid ja inimesed kättesaadavaks teha. Kui heakskiit on saadud, koostab projektijuht lähteülesande ja edastab ajakava meeskonnale.
3. Sõiduplaani jälgimine
Teine roll ajakava haldamisel on ajakava jälgimine selle edenedes. (ja see on põhjus, miks te peaksite teadma, et kuidas valida aja jälgimise tarkvara). See roll hõlmab keskendumist projekti edenemisele, et määrata kindlaks selle hetkeseis. Projektijuht tuvastab, kuidas ajakava muutub teiste sisemiste ja väliste tegurite mõjul ning milline on selle mõju projekti ajakavale. See on oluline ka selleks, et määrata kindlaks tegevuste põhjus, mis on vajalikud projekti tagasiviimiseks ajakavasse, et vältida viivitusi või kohandada muudatusi ajakavasse.
4. Projekti ajakava ajakohastamine
Ajakava haldamine hõlmab ka ajakava regulaarset ajakohastamist, võttes arvesse projekti algusest peale toimunud muudatusi. See nõuab, et projektijuhid määraksid kindlaks protsessi, mida kasutada ajakava ajakohastamisel, näiteks analüüsida, millist mõju avaldab muudatuste tegemine eelarvele, projekti ulatus ja kvaliteeti ning määrata kindlaks inimesed, kellel on volitused muudatuste tegemiseks. Lisaks sellele taotleb projektijuht sidusrühmade heakskiitu ja teavitab meeskonda muudatustest.
Võimalikud probleemid projekti ajakava haldamisel
Ajagraafiku haldamine ei ole mingi keskmine saavutus. Ajakava haldamise protsess alates ajakava väljatöötamisest, jälgimisest ja ajakohastamisest on ilma projektijuhtimise väljakutsed. Siin on ühised väljakutsed, mida tuleb silmas pidada.
- Ebatäpne aja hindamine
Projekti tõhusaks lõpuleviimiseks on väga oluline, et tegevuste kestus oleks õige. Ometi on see üks raskemaid asju, mida on kõige raskem õigesti teha. Lisaks alahindavad sidusrühmad heakskiitmise etapis suure tõenäosusega mõne ülesande täitmiseks kuluvat aega. Seda seetõttu, et nad ei osale aktiivselt töö tegemises või tahavad ressursse kokku hoida. Kahjuks võib aja alahindamine viia projekti aja ja ressursside ületamiseni. Meeskonna liigne survestamine vähendab tõhusust, mis takistab nende tootlikkust.
- Kehv kommunikatsioon
Kommunikatsioon on ajakava haldamisel kriitilise tähtsusega, et tagada, et kõik asjaosalised töötavad samal lehel. Ebapiisav kommunikatsioon toob kaasa ajakulu, kuna töötajad lahkuvad oma töölt, et küsida selgitusi või leida ise teavet. Teisest küljest võib liigne suhtlemine viia sõnumite ülekoormuse ja segadusteni. Projektijuhid peavad hoidma meeskonda ja sidusrühmi kursis ajakava, muutuvate prioriteetide jms kohta. Kui pidada meeles tõhusa kommunikatsiooni tähtsust projekti lõpuleviimisel, võib sellest väljakutsest kaugele jõuda.
- Kehv riskijuhtimine
Alati ei ole nii, et ajakava läheb plaanipäraselt. Projektijuhid peavad ette nägema riske ja hindama, millist mõju need võivad ajakavale avaldada, kui need ilmnevad. Kui seda ei tehta, võib tulemuseks olla ebarealistlik ajakava. Kahjuks võib võimalike riskide kindlaksmääramine olla keeruline.
Töövoogude haldamine, eriti kui tegemist on suure ulatusega, võib olla paljude inimeste jaoks üsna suur väljakutse. Kahjuks raskendab töövoogude nõuetekohase haldamise puudumine muudatuste haldamist, kuna need kalduvad projekti algsest ajakavast kõrvale.
Investeerimine projekti haldustarkvara võib aidata leevendada mõningaid neist probleemidest. Siiski on tõhus projektijuhtimine väga oluline isegi siis, kui tehnoloogia on olemas. Selleks, et tagada tõhus ajakava juhtimine, on vaja projektijuhi teadmisi nendes erinevates valdkondades. Selliste projektijuhtide kaasamine, kellel on PMP sertifitseerimise koolitus on esmatähtis. See koolitus annab projektijuhtidele oskused, mis on vajalikud projekti jälgimiseks algusest lõpuni, sealhulgas ajakava haldamine.
Tööriistad projekti ajakava tõhusaks haldamiseks
Projekti ajakava haldamise vahendid aitavad lihtsustada protsesse ja toiminguid, et säästa aega ja suurendada täpsust. Need lihtsustavad projekti ajakava väljatöötamist, jälgimist, ajakohastamist ja edastamist, hoides samal ajal meeskonda väga pühendununa. Õnneks on enamik projektijuhtimistarkvara integreeritud väärtuslike tööriistadega ajakava haldamiseks. Siin on mõned ajakava haldamise tööriistad, mida tasub jälgida:
1. Gantt diagrammid
See tööriist näitab projekti ajakava ja ülesannete vahelist sõltuvust. See võib olla abiks ajakava edenemise jälgimisel, viivituste tuvastamisel ja ajakavast kõrvalekaldumistel silma peal hoidmisel. Lisaks on see kasulik projekti õigeaegse lõpetamise tagamiseks vajalike ülesannete kindlakstegemisel.
2. Tööde liigendusstruktuur (WBS)
See vahend aitab jagada projekti eesmärki väikesteks teostatavateks sammudeks - ülesanneteks ja alamülesanneteks. Kui WBS on olemas, on lihtsam näha ajakava ajakava selgust.
3. Projekti lähteülesanne
See tööriist aitab projekti edenemist reaalajas jälgida. See aitab võrrelda projekti ajakava tegeliku täitmisega.
4. Side- ja koostöövahendid
Need on olulised tõhusa suhtluse ja meeskonnatöö tagamisel, et kõik töötaksid ühel ja samal lehel.
5. Ajajuhtimise ja ajaplaneerimise vahendid
Ajahaldusvahendid aitavad jälgida aega, mida meeskonnaliikmed kulutavad konkreetsele ülesandele. Planeerimisvahendid annavad ülevaate sellest, milliste ülesannetega meeskonnaliikmed tegelevad ja kas neil on võimalik rohkem tööd võtta.
Kokkuvõte
Projekti ajakava juhtimine on projektijuhtimise oluline aspekt. Selle ülesanded hõlmavad ajakava koostamist, ajakava heakskiitmist, ajakava jälgimist ja ajakohastamist. Siiski ei ole ajakava haldamine ilma väljakutseteta. Need ulatuvad muu hulgas ajakava ebatäpsustest kuni halva kommunikatsioonini. Hea on see, et nende probleemide leevendamiseks on olemas vahendid, mis tagavad tõhusa projekti ajakava juhtimise ning projekti eduka ja õigeaegse lõpuleviimise.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
