Kaugtöö populariseerimine on tekitanud palju küsimusi kaugtöö meeskonna juhtimise kohta, eriti kui tegemist on rahvusvahelise meeskonnaga. Selline töösüsteem nõuab täiesti uut lähenemist ja vahendeid, samuti prioriteetide seadmist. Tänases artiklis tutvustame 10 nõuannet eri riikides töötava kaugtöörühma juhtimiseks.
Viirus = kaugtöötajad
Covid-19 on muutnud paljude ettevõtete töökorraldust. Inimesed kinnistes kontorihoonetes suurendasid viiruse leviku ohtu, seega pidi juhtkond leidma lahenduse. Selleks osutus kaugtöö. Loomulikult ei leiutatud kaugtööd koos pandeemiaga, kuid alles nüüd on ettevõtted hakanud seda mudelit nii suures ulatuses rakendama. Mõnedel ettevõtetel on juba kogemusi kodukontoris töötamisega. Teiste organisatsioonide jaoks oli see aga täiesti uus väljakutse, mis nõudis olemasolevate juhtimismustrite täielikku ümberkujundamist.
Kaugtöötajate juhtimisest saadav vastastikune kasu
Kaugtöö pakub uusi võimalusi, aga ka uusi probleeme., kuid hästi teostatud kaugtöötlemise süsteem võib anda teie ettevõttele suurt kasu. Eriti kuna praegu on kaugtöö tegemise võime väga oluline kriteerium, et organisatsioon oleks turul konkurentsivõimeline. Growmotely aruande kohaselt on nii palju kui 97% küsitletud töötajatest ei soovi täistööajaga kontorisse naasta. See näitab, kui oluline on, et saaks vähemalt osaliselt kasutada kodukontorit.
Pealegi tähendab kaugtöö tööandja jaoks ka palju eeliseid, mida tasub arvesse võtta. Esiteks - väiksemad ettevõtte juhtimiskulud. Lihtsalt asjaolu, et kui teie meeskond töötab kodus, ei pea te rentima nii suurt kontorit. Mõned ettevõtted on isegi loobunud kontorist üldse. Sellise ruumi rentimise kulud on ju väga suured.
Teiseks, töötajad on vähem tõenäoline, et nad puuduvad töölt. Kui nad ei tunne end hästi, kuid ei ole veel väga haiged, eelistavad nad sageli mitte võtta vaba päeva, vaid töötada voodist. Samuti on neil sageli lihtsam peatada töö üheks või kaheks tunniks, kui neil on vaja teha asju, samas kui kui nad töötaksid kodus, võtaksid nad tõenäoliselt puhkepäeva. Stanfordi uuring leidis ka, et töötajad, kes saavad töötada kodus, on 22% tootlikumad. 32,2% küsitletud personalijuhtidest kinnitas, et kaugtöötajate tootlikkus on suurenenud.
Otsid rohkem ekspertide nõuandeid projektijuhtimise kohta? Vaadake meie TASUTA sprindi planeerimise kontrollnimekiri nüüd!
Valige endale sobivaim mudel
Loomulikult ei ole kaugtöö mudelid ühtsed ja sõltuvad teie ettevõtte vajadustest ja eripärast. Tehnoloogia- ja rahvusvahelistel ettevõtetel on kindlasti lihtsam saata töötajaid kodukontorisse kui käsitsi töötamisel põhinevatel ettevõtetel. Vaadake oma organisatsiooni ja otsustage, milline vorm on teie jaoks parim: kas täielik kaugtöö või ehk hübriidvorm? Või jätke valik oma töötajatele - nemad ju teavad, kus nad kõige paremini töötavad. Ükskõik, millise mudeli kasuks otsustate, see juhend aitab teid kaugtöötajate juhtimisel.
1. Selge organisatsiooniline struktuur
Üks suurimaid muutusi töötajate jaoks kaugtöö puhul on suhtlemine. Kontoris on alati lihtne küsida kõrval istuva kolleegi käest, kelle poole pöörduda konkreetse küsimusega või kas keegi on parajasti puhkusel või puhkusel. Kaugtööd tehes võib sellise teabe otsimine olla väga aeganõudev, eriti suures või keskmise suurusega ettevõttes. Seepärast on oluline kasutada süsteemi, mis seda lihtsustab.
Näiteks Teamdecki kohandatud väljad funktsioon (ressursside haldamise tarkvara), võib aidata teid, rühmitada töötajaid nende osakondade ja oskuste järgi, kuhu nad kuuluvad. See on väga kasulik inimeste määramisel projektidele ja aruannete koostamisel. Samuti teeb see lihtsamaks näha, kes mille eest ettevõttes vastutab.
2. Täpselt määratletud ülesanded ja selged ootused
Selgelt määratletud ülesanded ja ootused on töö aluseks üldiselt. Kaugrežiimis muutub see aga millekski ülioluliseks. On raske kirjeldada, kui palju pettumust, arusaamatusi ja viivitusi võib põhjustada see, kui puudub selgelt määratletud tööülesanne. Seepärast ongi nii oluline, et teie töötajad teaksid täpselt, mida te neilt nõuate, mida nad peavad tegema ja millised on nende tähtajad. Kasutage reaalajas ajakohastatavat segapaneeli. Nii antakse igale töötajale sprindis konkreetsed ülesanded. Nad teavad täpselt, millised on nende ülesanded ja millal te ootate neilt konkreetse vahe-eesmärgi täitmist. Teie kui juhi ülesanne on tagada selgus ja avatus.
3. Meeskonna ja töötajate autonoomia
Kaugtööd tehes peate arvestama sellega, et kaotate mõningase kontrolli. Te ei saa pidevalt kontrollida, mida teie töötajad teevad. Väga oluline on palgata inimesi, kes suudavad oma aega ja eesmärke hallata. Sõltumatus ja usaldus on olulised, kui juhitakse rahvusvahelist meeskonda, mis ei tööta kontorist. Loomulikult ei tähenda see, et töötajad jäetakse üksi ja te kaotate ülevaate projekti edenemisest.
Peate andma oma meeskonnale maksimaalset toetust ja üksikasjalikku teavet nende ülesannete kohta, mida nad peavad täitma. Samuti on väga oluline jälgida oluliste projektide võtmeetappe, et te teaksite, mis ettevõttes toimub ja kas kõik kulgeb plaanipäraselt. Kui aga püüate pidevalt jälgida oma meeskonna töö iga elementi, ei saavuta te üldse soovitud tulemusi. Te raiskate palju aega, et kontrollida, kas kõik teevad seda, mida nad peaksid tegema. Teie töötajad tunnevad end pettununa ja kontrollituna ning nende sisemine motivatsioon väheneb, sest nad ei tunne, et nad vastutavad oma töö eest.
4. Teadmised teie meeskonna kättesaadavusest
Kontoris võite alati küsida kelleltki, kas teil on aega lühikeseks kohtumiseks. Või lihtsalt tulla ja esitada oma juhtum 5 minutiga. Kui meeskond töötab eemalt, muutub juhtum palju keerulisemaks. Eriti siis, kui teil töötab palju inimesi üle maailma ja te ei saa kontrollida nende aega terve päeva, nädala või kuu jooksul. See on väga oluline ka siis, kui kasutate eri ajavööndites või osalise tööajaga töötavaid inimesi.
Sellises olukorras muutub kättesaadavuse haldamine veelgi keerulisemaks. Et teie ettevõte toimiks tõrgeteta, peate teadma oma meeskonna kättesaadavust. See aitab teil oma kalendrit võimalikult optimaalselt planeerida. Siinkohal tuleb kasuks ka meie tööriist. Teamdecki kalendrist leiate Kättesaadavus funktsioon.
Iga töötaja saab igal ajal sisestada oma vaba aega, mis lihtsustab vahetuste ja koosolekute planeerimist. Samuti saate lisada korduva kättesaadavuse, selle asemel et määrata seda iga päev.
Eri riikides töötavate kaugtöötajate juhtimisel on väga oluline arvestada ka kohalike puhkustega. See on koht, kus Organisatsioonilised üksused funktsioon on kasulik. See võimaldab teil rühmitada oma meeskonda asukoha järgi ja määrata neile sobivad puhkepäevad. Sel viisil, kui soovite oma töötajale koosoleku või ülesande planeerida, võtab kalender arvesse, millises riigis nad asuvad ja millised on seal kehtivad kohalikud pühad.
5. Ajajuhtimine ja tööplaani jälgimine
Projekti aja juhtimine - kas te olete seda kunagi kuulnud? Te ei saa pidevalt küsida igalt meeskonnaliikmelt: "Kas te olete selle juba teinud?", "Millal te seda teete?", "Kas me peame tähtajast kinni?". Isegi statsionaarsel töökohal töötades oleks see täiesti ebaefektiivne, rääkimata sellest, kui teil töötab palju inimesi üle maailma! Teil peab olema süsteem projektide ja tööplaanide haldamiseks.
Kui kogute kõik pikaajaliste projektide ülesanded ja ajakavad selgesse paneeli, on teil palju lihtsam kontrollida, et kõik kulgeb plaanipäraselt, ja te saate sekkuda ainult siis, kui see on vajalik. Selline projektiressursside haldamise tarkvara säästab tohutult aega. Samuti tagab see, et sa ei jäta midagi vahele, sest automaatne tööriist jätab olulised asjad sinu eest meelde!
6. Kasutage kaugjuhtimispulti projektimeeskonna juhtimise tarkvara
See nõuanne on oluline ka siis, kui te töötate statsionaarselt, kuid kui te töötate eemalt, muutub see väga oluliseks, sest teil ei ole tegelikult muid võimalusi. Te ei saa jälgida kõike, mis teie ettevõttes toimub, ilma kaasaegse juhtimise ja kommunikatsioonivahendid. Nende kasutuselevõtt teie ettevõttes ei ole enam isegi mitte valikuküsimus - ilma nendeta ei saa te lihtsalt igapäevaselt töötada.
Kaugtöö puhul on oluline parandada meeskonnaliikmete vahelist suhtlust. Kontoris piisab sageli e-kirjadest, sest iga väikese asja puhul võiks lihtsalt teise laua juurde tulla. Kui töötajad jäävad kodukontorisse, ei ole e-post parim lahendus, sest see ei ole mugav pidevaks, kiireks ja reageerivaks suhtlemiseks. Kaaluge kiirsõnumiteenust, nagu Slack või Skype, et hõlbustada kiiret teabevahetust inimeste vahel. Kui töötate rahvusvahelises ettevõttes, on silmast-silma kohtumised tõeline haruldus, seega on vaja mugavat veebipõhist koosolekute korraldamise vahendit. Zoom, Google Meets või Microsoft Teams teevad seda tööd suurepäraselt. Nagu me juba mainisime, on äärmiselt oluline ka teie meeskonna töö juhtimine. Ülesannete määramine, projektide edenemise kontrollimine, vahe-eesmärkide ja tähtaegade seadmine, aruannete koostamine ning kalendri ja puhkuste haldamine. Vaadake, mida pakuvad teile sellised tööriistad nagu Teamdeck, Asana või Jira.
7. Meeskonnatöö ja ühtekuuluvustunde loomine
Raske on säilitada meeskonnatunnet, kui sa isegi ei näe oma kolleege. Võõrandumise ja üksilduse tunne on üks kaugtöö suurimaid puudusi ja suur väljakutse tööandjatele. On ütlematagi selge, kui oluline on töötajatele ja nende motivatsioonile tunda end osana oma meeskonnast. Kirjutasime sellest veidi lähemalt artiklis see artikkel. Kuidas siis korralikult hoolitseda meeskonnakujunduse eest, kui juhitakse eri riikides töötavat kaugtöötajat?
Alustuseks peate keskenduma sellele, mis on teile igapäevaselt kättesaadav, milleks on veebipõhine suhtlus. Sellest on palju abi, kui iga päev vähemalt lühikest aega on kogu meeskonnal üks staatuse kõne. Sellel saate arutada jooksvat tööd ja edusamme, aga ka küsida, kuidas kõigil läheb ja kuidas nad end tunnevad. See aitab luua tunde, et olete regulaarselt ühenduses. Samuti on hea mõte olla 1:1 kohtumised, mitte ainult oma juhiga, vaid ka teiste inimestega ettevõttes. Võite rakendada süsteemi, mis sobitab töötajad juhuslikeks paarideks ja korraldab pooletunnise kohtumise, kus nad saavad üksteist paremini tundma õppida.
Regulaarsed kohtumised kogu ettevõttega on samuti väga olulised, kus saab arutada suuremaid muutusi ja saavutusi. Vestlused ja kanalid, näiteks Slackis, võimaldavad samuti olla kursis sellega, mis toimub teiste inimestega ettevõttes. Samuti on hea mõte, et töötajatel oleks erinevaid tegevusi, näiteks online-sport või raamatuklubi. Kui teil on selleks võimalus, tasub korraldada ka meeskonnatööüritus, et töötajad saaksid isiklikult kohtuda. Sellisel viisil kolleegidega tutvudes on hiljem lihtsam suhteid luua, isegi kui need toimuvad ainult veebis.
8. Läbipaistvuse tagamine ja meeskonna teavitamine
On üks asi, mis võib olla iga juhi häda ja õnnistus. Klatš. Kontoris piisab mõnikord vaid sellest, kui paarile inimesele midagi öelda, ja hetkega teavad kõik. Ja see ei pea olema halbade või raskete teemade kohta, vaid ka arenguvestluste, ürituste korraldamise, uute inimeste meeskonnaga liitumise ja muude päevakajaliste teemade kohta. Kaugtöötajate juhtimine nõuab aga, et te oleksite palju valvsam selle suhtes, kas töötajad teavad kõike, mida nad peaksid teadma.
Kontoris räägitakse asjadest lihtsalt lõuna ajal või kohvimasina juures. Kui teie töötajad on kodukontoris, on teie kohustus olla läbipaistev ja hoida neid kursis kõigi oluliste asjadega. Mõnikord nõuab see harjumist ja oma seniste harjumuste muutmist. Kindlasti peate kogu meeskonnale sagedamini e-kirju kirjutama ja kasutama ühist jututuba. Siiski võite olla kindel, et meeskonna kursis hoidmine ettevõttes toimuvaga aitab teid juhtimisel palju. Palju mugavam on töötada koos inimestega, kes teavad kõike, mis toimub. Pealegi tunnevad töötajad end osana ettevõttest ja on selle asjade vastu rohkem huvitatud.
9. Luua ühtne ettevõtte identiteet, ettevõtte väärtused ja kultuur.
Kui kõik töötajad on eemal, erinevates riikides ja kultuurikontekstides, on raske säilitada ettevõttes kogukonnatunnet. Seega tagage, et teie ettevõttel oleks oma isikupära ja identiteet. Looge oma ettevõttele ühtne kommunikatsioon. Määratlege, mis on selle jaoks oluline, millised on tema väärtused, missioon. Laske oma töötajatel tunda, et nad kuuluvad kohta, millel on oma iseloom. On oluline, et kõik tunneksid end ettevõttes hästi, seega küsige oma inimestelt, mida nad ettevõtte poliitikast arvavad. Võib-olla on neil mõned ettepanekud või arusaamad? See on väga väärtuslik. Eriti kaugtöö puhul tuleb töötajaid kaasata ettevõtte kujundamisse ja anda neile tunne, et nende hääl on oluline. Kuulumine rühma ja organisatsiooni suurendab ühtekuuluvustunnet ja motivatsiooni.
10. Tagada suurepärane sisseelamisprotsess
Kui teie meeskond töötab kontorist, kipub tööleasumine toimuma sarnaselt. Uue töötajaga kohtumisel räägite veidi ettevõttest ja sellest, millega te töötate. Tõsi on aga see, et suurema osa põhiteabest oma ülesannete, protsesside, töövoogude ja kõige muu olulise kohta saab töötaja kolleegidelt, küsides neid häirivate asjade kohta. Kaugtöö puhul sellist võimalust ei ole. Töötajad visatakse kohe uute kohustuste juurde. Nõu küsida on raskem, sest nad ei tea alati kohe, kelle poole pöörduda. Mõnda asja on ka võrgus raskem selgitada. Kuigi muidugi saab peaaegu kõike teha veebis ja meeskonna toetus on väga oluline. Et uue töötaja sisseelamine oleks võimalikult lihtne, on väga oluline suurepärane sisseelamisprotsess.
Lepi kokku kohtumised teiste meeskonnaliikmetega, kes tutvustavad uuele inimesele ettevõtte erinevaid aspekte. Võite teha ka küsimuste ja vastuste sessiooni kaugtöötajatega, kes mitte ainult ei vasta küsimustele, vaid annavad ka ülevaate. Proovige pakkuda veebikursust, näiteks e-õppe platvormil. Nii saab uus töötaja alati tagasi pöörduda mis tahes õppetundide juurde, kuni ta tunneb end uues töökohas kindlalt.
Eri riikides töötava kaugtöörühma juhtimine on suur väljakutse. Sellise töömudeli optimeerimine nõuab uut lähenemist ja mõningaid muudatusi. Siiski võite olla kindel, et kui rakendate eespool toodud näpunäiteid, märkate kiiresti paranemist oma kaugtöörühma juhtimises.
