Aja jälgimise eelised: Miks teie ettevõte ebaõnnestub aja jälgimisel?

Ettevõtte või idufirma juhtimisel võite soovida hoida silma peal igal detailil. Kui palkate tarkvaraarendajaid, disainereid ja projektijuhte, on töötundide jälgimine tõenäoliselt see, millega te igapäevaselt tegelete. See ei pruugi olla teie lemmikülesanne tööl, see võib olla hirmutav ja frustreeriv, kuid enamiku professionaalsete teenuste puhul on see muutunud kohustuslikuks.

Aja jälgimine võimaldab juhtida töötajate tootlikkust, jälgida konkreetsele ülesandele kuluvat aega ja lõpuks aitab see paremini optimeerida tööjõu edasist jaotust ettevõttes.

Veelgi olulisem on see, et see aitab näidata klientidele, mille eest nad tegelikult maksavad.

"Aja jälgimine on vajalik spetsialistidele, kes teevad arveid tunnipõhiselt" - Fast Company

Noh, vähemalt see on peamine põhjus, miks seda teha.

Miks on aja jälgimine mõttekas

Uuringud on näidanud, et ettevõtted, kes ei kasuta ajajuhtimist, kaotavad üle $18,000 keskmiselt igal aastal.

Õigesti rakendatuna võib aja jälgimine aidata teie ettevõttel olla tõhusam ja läbipaistvam nii meeskondade kui ka klientide suhtes, vahendab Small Business Trends:

"Korralik aja- ja projekti jälgimise tarkvara võib aidata ettevõtetel mõista ja arvestada oma töötajate panust, hoolimata keerukamatest mõõdikutest, mille alusel seda panust nüüd tuleb mõõta."

Ideaalis võib aja jälgimine vähendada arvamist tööjõu määramisel või tulevaste projektide hindamisel, aidates ettevõttel paremini eelarvet planeerida.

Tegelikkus on aga hoopis teistsugune, nagu on märgitud McKinsey & Company aruandes:

"Keskmiselt ületavad suured IT-projektid eelarvet 45 protsenti ja aega 7 protsenti, kuid annavad samas 56 protsenti vähem väärtust kui prognoositud. Tarkvaraprojektide puhul on kulude ja ajakava ületamise risk kõige suurem."

Nii et te võite nüüd mõelda:

Miks, kui tööaja jälgimine on nii vajalik, siis te ütlete, et see ei pruugi mulle hea olla?

Ma selgitan seda kohe.

Kui aja jälgimine ei ole mõttekas

Paljud ettevõtted rakendavad töötaja aja jälgimise tarkvara selleks, et seda teha.

Michał Bielak pöörab oma raamatus "Projektijuhi juhend aja jälgimiseks" tähelepanu väga olulisele juhtumile:

"...aja jälgimine, kui seda ei rakendata õigesti, võib jätta teie töötajad ülekoormatuks ja tegelikult isegi mitte veidi produktiivsemaks."

See on tegelik probleem arendajate kogukonnas, mida on hästi väljendanud hr Anne Dev raamatus "I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation" (Ma olen halb arendaja, see on ainus mõistlik selgitus). Ta kirjeldab, kuidas teda hirmutasid, hirmutasid ja isegi häbistasid teda ajajuhtimise rakendused ta seisis silmitsi:

"Ma tundsin end sittana ja olin vihane. Tundsin end oma meeskonnale koormana. Ja ma tundsin, et nelja tunnise lõunasöögi võrdlemine kliendiga nelja tunni kodeerimisega on jama. Aga kas neil oli õigus minu alatöötamise suhtes? Või olin ma oma eneseväärtuse ja tootlikkuse suhtes eituses?"

Selle probleemi ulatust saab näha vastustest ja kommentaaridest, mida ta sai Mediumil ja alates Hacker News kogukond. Kaasarendajad tunnevad talle kaasa, sest ka nemad on tundnud, et nende tööd hinnatakse valesti ja inimesed ei mõista, et tarkvaraarendus on keeruline ja seda ei saa alati mõõta rangete tundidega või võrrelda teiste projektidega.

Aja jälgimise ohud

Kuidas siis ajaarvestusest kõige rohkem kasu saada, ilma et see samal ajal töötajaid ärritaks?

Parim viis on vältida neid viit tavalist viga:

1. Aja raiskamine aja jälgimisele

Paljude töötajate jaoks on aja jälgimine häiriv. Nad peavad pühendama lisaaega ainult tööajatabelite täitmiseks.

Projektijuhtide jaoks on olemas palju tarkvaravahendeid, nagu Harvest või Basecamp, kuid need nõuavad, et kasutajad mäletaksid oma töötundide jälgimiseks spetsiaalsete vormide täitmist. Sellised aruanded võivad olla ebatäpsed, mida ma kohe täpsemalt selgitan, kuid need on ka töötajatele aeganõudvad.

Siiski on olemas reaalajas jälgimisvahendid nagu Toggl, mis ei nõua üldse tööajatabelite täitmist. Selle asemel käivitavad ja peatavad töötajad jälgimisprogrammi, millal iganes nad seda vajavad. See võimaldab neil tegelikult tööd teha ja säästab frustratsiooni.

2. Ei jälgi kõike

Me ei ole täiuslikud - tunnistagem seda. Me teeme vigu, valetame või unustame. Kuidas saab siis tabelite tagantjärele täitmisel põhinev ajakulu olla täpne?

Teine uuring näitab, kui palju asju me oma tööaja jälgimisel ei arvesta, lihtsalt seetõttu, et need ei ole arveldatavad: need on peamiselt e-kirjad, koosolekud või suhtlemine meeskonnas. E-kirjade mittearvestamine toob näiteks kaasa tõsiseid rahalisi kaotusi.

Harvard Business Review andmetel kaotab USA majandus 50 miljonit tundi ehk $7,4 miljardit eurot päevas tootlikkust. See juhtub lihtsalt seetõttu, et inimesed unustavad e-kirjade lugemisele ja neile vastamisele kuluvat aega tööajana jälgida.

3. Ei motiveeri meeskonda oma aega jälgima

Aja jälgimine ei ole midagi, mida meile meeldib teha. Paljude jaoks on see ebaloomulik või isegi mõttetu.

Juhi kohustus on harida töötajaid selle kohta, kui oluline on projekti aja jälgimine ja näidata neile, kuidas seda õigesti teha.

Nagu Michał Bielak ütles oma PM-juhendis:

"[sa ei saa] lihtsalt ühel päeval oma meeskonnaliikmeid ühte ruumi kokku kutsuda ja öelda: "Nüüdsest alates kasutame me seda IT-tööaja jälgimise tarkvara, et näha, kuidas teie töö edeneb. Vajutage siia, nüüd vajutage sinna, täiuslik, aitäh, koosolek on lõppenud".

Konteksti puudumine võib viia selliste olukordadeni, nagu Anne Devi poolt kirjeldatud, mida mainiti varem selles artiklis: inimesed võivad hakata end halvasti tundma tööajatabelisse kantud aja pärast, nad muutuvad pettunud ja vihased kogu protsessi suhtes.

4. Aja jälgimine pärast ülesande täitmist

Olen sellest juba varemgi rääkinud - töötajad kipuvad tööajatabelid täitma pärast tööülesande täitmist, mis viib oletuste ja oletuste tegemiseni.

Ebatäpsel ajaarvestusel põhinevad aruanded on eksitavad, põhjustades ettevõttele nii juhtimis- kui ka finantsraskusi.

Mis veelgi hullem, 9,1% töötajatest täidavad oma tööajatabelid kord nädalas ja 3,6% teevad seda kord kuus, mis põhjustab veelgi rohkem ebatäpsusi nende sisestatud andmetes. Tuletage oma töötajatele meelde, et nad täidaksid tööajatabelid regulaarselt või minge üle reaalajas jälgimisvahenditele.

5. Eksitavate aruannete koostamine

Kuidas saate oma ressursse jaotada, kui tööajatabelitest saadud andmed on ebatäpsed?

Kuna te ei tea täpselt, kui palju aega teie töötajad teatud ülesannetele pühendavad, võite tulevasi projekte alahinnata või ülehinnata, mis võib mõjutada isegi teie ettevõtte eelarvet.

Projektijuhtimises on oluline roll projektide nõuetekohasel prognoosimisel, seega ei taha te teha otsuseid valede andmete põhjal.

Kaaluge ressursside haldamist

Kui aja jälgimine võimaldab teil jälgida, mitu tundi teie töötajad ülesannetega tegelemiseks kulutasid, siis ressursside juhtimine aitab ressursse tõhusalt jaotada, lähtudes töömahust ja olemasolevatest meeskonnaliikmetest.

Nii tagate, et te ei koormata töötajaid liiga suure tööga, vältides samal ajal teiste meeskondade tööseisakuid.

Sellele lihtsale ideele tuginedes oleme loonud Teamdeck.io - lihtsa ressursside planeerimise vahendi, mis aitab kaasa tööajatabelite aruanded või rakendades ajajuhtimise strateegiad. Kuna meil on tugev taust tarkvaraarenduse valdkonnas, mõistame, kui oluline on tööjõu õige jaotamine hiljutistes ja tulevastes projektides, et tagada ettevõtte töövoog ning töötajate ja klientide rahulolu.

Põhjus ressursside planeerimise tööriista rakendamiseks on see, et hakata keskenduma kogu protsessile, saades oma meeskonnast kõrgetasemelise ülevaate. Sellise tööriista abil saate kontrollida kõiki töötajaid korraga, jälgides neile määratud projekte, puhkusi ja vabu päevi.

Ülesannetega seotud aja jälgimine võib viia üldpildi eiramiseni, samas kui ressursside juhtimine aitab teil tööjõudu paremini jaotada mitte ainult selle aja alusel, mida nad kulutavad konkreetsele ülesandele, vaid ka nende kättesaadavuse ja töövõime alusel.

Uuri välja, mis töötab sinu ettevõtte jaoks

Kuna ma ei püüa teid veenda, et valite kas aja jälgimise või ressursside planeerimise (mõlema kasutamine on täiesti mõistlik), siis loodan, et olete teadlikum aja jälgimise ohtudest, eriti kui seda ei ole organisatsioonis korralikult rakendatud.

Kui soovite oma ettevõttes aja jälgimist maksimaalselt ära kasutada, pidage meeles, et järgige neid mõningaid samme:

• tehke see nii lihtsaks kui võimalik, et mitte häirida oma töötajaid
• õpetada oma meeskonda jälgima iga tegevust, nii arveldatavat kui ka mittearveldatavat.
• tuletage oma meeskonnale meelde, et nad jälgiksid regulaarselt oma aega.
• veenduge, et jälgite täpseid andmeid