Tõenäoliselt ei ole teile üllatus, et koosolekud on sageli seotud ajaraiskamisega. Vastavalt Atlassiani aruanne, võivad inimesed iga kuu kuni 31 tundi istuda ebaproduktiivsetel koosolekutel. See on peaaegu terve töönädal!
Arusaadavalt püüavad meeskonnajuhid ja juhid võtta mõningaid meetmeid, et vähendada koosolekute kulusid. Mõne ettevõtte puhul võib see olla näiteks kõigi staatuskoosolekute keelamine. Teiste jaoks tähendab see rakenduste ja tehnikate kasutuselevõttu koosolekute tõhususe suurendamiseks. Selles artiklis jagame näpunäiteid, mida saate kasutada edukate koosolekute planeerimiseks ja läbiviimiseks.
Mis teeb koosoleku tulemuslikuks?
Tõhusad koosolekud annavad käegakatsutavaid tulemusi, millel on positiivne mõju teie projektile või organisatsioonile tervikuna. See on nende üldine idee. Üksikasjad sõltuvad teie koosoleku eesmärgist. Tõhusad koosolekud on need, mis saavutavad koosoleku juhi seatud eesmärgid. Seega on absoluutselt oluline, et iga koosoleku jaoks oleks selge eesmärk, mida te peate, ja jagada neid eesmärke osalejatega. Sellest lähemalt järgmises jaotises.
Kuidas planeerida tõhusat koosolekut?
Alustage eesmärgist. Mida soovite selle koosoleku korraldamisega saavutada? Kas teil on vaja teha mõni oluline äriotsus? Kas plaanite ajurünnakut? Kas on uuendusi, mida tuleks oma meeskonnaga jagada vaimus projekti läbipaistvus? Määratud eesmärgid mõjutavad tõenäoliselt kohtumise iseloomu. Nad võivad teid isegi veenda... mitte korraldama koosolekut üldse.
Kas te peate tõesti seda koosolekut pidama?
Paljud ettevõtted järgivad kohtumine vaikimisi poliitika: kui on kahtlusi - kutsu koosolek kokku. Kahjuks ei ole see kõige produktiivsem viis töötajate aja kulutamiseks. Paljud viimastel aastatel avaldatud aruanded rõhutavad tarbetute koosolekute suurt hulka. Atlassian analüüsis andmeid ja jõudis järeldusele, et pooled koosolekutest peetakse ajaraiskamiseks. Pool neist! See paneb mind mõtlema, et peaaegu kõik võiksid vähendada istungite arvu, mida nad otsustavad korraldada.
Üks koosolekutüüp, mida sageli kritiseeritakse, on kurikuulus statuskoosolek. Jason Fried, Basecampi asutaja ja tegevjuht, kirjutab et staatuskoosolekud on kõige hullemad koosolekud. Kui kaotate need, saate tegelikult rohkem teada, säästate hulga raha ja saate tagasi kümneid töötunde kuus. Ta ei ole selles arvamuses üksi. Mitmed organisatsioonid tunnistavad avalikult, et nad loobusid kohtumistest lihtsalt selleks, et vahetada töö senist edenemist. Selle asemel suhtlevad nad tõhusamalt kirjalike staatuste abil. See lähenemisviis on eriti väärtuslik hajutatud meeskondade puhul, kus selleks, et koguda rühm inimesi reaalajas kokku, tuleb teha märkimisväärseid jõupingutusi ajakava koostamisel. Slackis või Slacki raames avaldatud olekuteated projektijuhtimine valitud tarkvara nõuavad vähem aega kui nende isiklikud vasted.
Võin ette kujutada, et mõned teist võivad selle idee suhtes ettevaatlikud olla: inimesed räägivad ju kiiremini, kui nad asju kirja panevad. Kas koosolekud ei ole mitte tõhusamad, kui asju kirja panna? Noh, antud juhul mitte. Inimrühmade staatuse koosolekud võtavad kauem aega kui lühikese märkuse koostamine oma edusammude kohta. Pealegi ei pööra koosolekutel osalejad tõenäoliselt võrdselt tähelepanu kõigile asjadele, mida kõik antud koosolekul osalejad räägivad.
Pealegi on asjade üleskirjutamine suurepärane võimalus sünteesida teavet ja edastada iga punkt lühidalt. Selle tulemusena suudate toota sisukaid ja kauakestvaid teabetükke. On palju rakendusi ja lisaseadmeid, mis toetavad teie ettevõtet üleminekul isiklike staatuskoosolekute asemel asünkroonsete kokkuvõtete tegemisele. Proovige Standuply või Porgandnäiteks.
Olukorra arutelud ei ole ainus koosolekutüüp, mille võiks teie kalendrist välja jätta. Kui te ei ole kindel, kas antud koosolek peaks toimuma või mitte, võite küsida nõu lõbusast, kuid kasulikust rakendusest: Kas see peaks olema kohtumine?
Nüüd, kui olete kindlaks teinud, et ärikohtumise korraldamine on põhjendatud, peate seda hoolikalt planeerima. Ei ole ruumi improviseeritud "ma lihtsalt möödusin teie laua juurest" seansiks: andmed näitavad et 40% inimestest peab neid oluliseks häirivaks teguriks.
Kutsuge oma koosolekule õiged inimesed
Üks produktiivsete koosolekute võtmetegureid on õigete inimeste kokkukutsumine. Kutsuge töötajad, kes tõenäoliselt aitavad kaasa teie koosoleku eesmärgi saavutamisele. Korraldage projektimeeskonna koosolek, kui soovite jagada olulisi uuendusi ja korraldada pärast seda lühikesi küsimusi ja vastuseid. Kui teie eesmärk on selle istungi käigus juhtkonna otsuse tegemine, veenduge, et otsustajad ka tegelikult osalevad sellel istungil. Vastasel juhul vaevalt, et sellest saab tõhus arutelu.
Koosolekul osalejate arvu osas olete võib-olla kokku puutunud kahe pizza reegliga. mida populariseeris Jeff Bezos. Selles on öeldud, et kahest pitsast peaks piisama, et toita kogu koosoleku rühma. See on mugav reegel, kuid ma soovitan seda mitte niivõrd mõõtevalemina vaadata (pitsad on ju väga erineva suurusega). Selle asemel kasutage seda võimalusena, et mõelda oma osalejate nimekiri läbi, enne kui saadate välja kutsekõne.
Teine punkt, mida peaksite siinkohal arvesse võtma, on teie kohtumise kulud. Mõnikord tunneme, et säästame ettevõtte raha, kui korraldame koosoleku ja seega "liigutame asju edasi". Mida pikem on koosolek ja mida rohkem inimesi on kaasatud, seda suuremad on aga ettevõtte kulud. Järgmine kord, kui proovite otsustada, keda oma koosolekule kutsuda, võiksite vaadata koosoleku kulude kalkulaator mida jagab Harvard Business Review. Tulemused võivad teid üllatada.
Koostage koosoleku päevakord
Olles kavandanud koosoleku eesmärgid ja meeles pidanud koosolekul osalevate töötajate nimekirja, peate koostama tegevuskava. Koosoleku päevakorra kujundamiseks püüdke vastata järgmistele küsimustele:
- Kuidas peaks koosolek välja nägema?
- Kes peaks rääkima ja millal?
- Millised sammud on vajalikud eesmärgi saavutamiseks?
- Milliseid otsuseid tuleb teha?
- Kui palju aega peaksite planeerima igale päevakorrapunktile?
- Mis kell peaks koosolek algama?
- Kes teeb märkmeid ja kuidas?
Kohtumise õige aja valimine võib olla keeruline, eriti kui kutsute inimesi, kelle kättesaadavus ei ole kindel. Kõigepealt vaadake oma meeskonna ressursikalendrit, et määrata kindlaks sobiv kuupäev koosoleku toimumiseks. Pange tähele, et teie istungi algusaeg ei tohiks olla juhuslik. Nagu näidatud Doodle'i 2019. aasta koosolekute olukorra aruanne, ainult 12% inimestest eelistab kohtumisi pärast kella 14.00. Tööriistad nagu Calendly või Meetingbird toetada teid õige kohtumise aja leidmisel.
Pange tähele, et meeskonnakoosolekute päevakorrad tuleks ideaalis saata koos kutsega, mitte lisada hiljem ürituse kirjeldusele. Viimane variant võib põhjustada selle, et mõned osalejad ei saa päevakorda kätte ja seetõttu ei tea, mida koosoleku ajal oodata. Teie päevakavas peaks olema selgelt kirjas, et te olete selle koosoleku juht ja/või moderaator. Kui koosoleku omanikku ei ole eraldi, on raske kõiki etappe edukalt läbi viia. Veenduge, et kõik, kes koosolekul osalevad, teavad, mida ette valmistada. Vastasel juhul on teil raske arutelu tõhusalt juhtida.
Kuidas korraldada tõhusat koosolekut?
Koosoleku korraldajana vastutate teie koosoleku kulgemise eest. Teie otsustate, millal koosolek algab ja kas tegevuskava järgitakse. Pidage kogu aeg meeles arutelu põhieesmärki. Need on tõhusate koosolekute põhielemendid:
- Aeg - Arvestage ajaga. Näiteks kui koosolek peaks algama, kuid üks osalejatest on hiljaks jäänud, peaksite tõenäoliselt arutelu alustama ilma temata. Loomulikult juhtub asju ja mõnikord võivad hilinemise põhjuseks olla välised asjaolud. Aga mis siis, kui teie meeskonnas on keegi, kes on kurikuulsalt hiljaks jäänud ja alati "liiga hõivatud", et kohale tulla? Olen kindel, et olete hoolikalt valinud aja ja hinnanud selle kohtumise kulusid. Miks peaksite kogu seda vaeva raiskama ainult sellepärast, et keegi ei austa kohtumisi?
- Reeglid - Koosolekute korraldaja vastutab suuniste kehtestamise eest, mida kõik osalejad peaksid järgima. Üks tava, mis tõeliselt suurendab koosolekul osalejate tootlikkust, on mitut ülesannet mitte täita. See tähendab tavaliselt, et kõik sülearvutid tuleb sulgeda ja telefonid ära panna. Kas on midagi tüütumat kui see inimene, kes on istunud teie koosolekul veebi sirvides ja ütleb siis: "Kas te saate seda viimast osa korrata? Ma ei pööranud tähelepanu." See on kohutav aja- ja raharaiskamine. Lisaks mõjutab see negatiivselt kõigi ruumis viibivate inimeste energiat.
- Märkused – märkmete tegemine on peaaegu iga koosoleku puhul hädavajalik. Võite määrata isiku, kes kirjutab istungil tehtud otsused üles, või teha seda ise. Alternatiivina võite julgustada kõiki osalejaid asju üles kirjutama (kui see ei ole ettekäändeks e-postkasti või Slacki sirvimiseks). Üks idee, mida tasub uurida, on kasutada visuaalseid märkmeid (visuaalsed märkmed) kui peamist tehnikat. Lugege meie juhend projektijuhtidele sketchnotingi kohta näha, et visuaalset märkmete tegemist võib igaüks teha (joonistamisoskust ei ole vaja!). Kui valisite oma koosolekule ühe märkmete tegija, saatke tema märkmed teistele osalejatele. Tahate, et kõik oleksid koosoleku tulemuste osas ühel ja samal leheküljel. Vt selle kohta rohkem selle artikli viimases osas.
Erinevat tüüpi koosolekutel osalejate tõhus juhtimine
Internetis leiate palju ressursse, mis kirjeldavad erinevaid koosolekute isiksuse tüüpe (näiteks see, või see, või see üks). Kõik need artiklid erinevad pisut, kui juttu on kohtumiste arvust või nende nimedest. Ühine on neile kõigile aga see, et tõenäoliselt kohtate osalejaid, kes domineerivad koosolekul oma arvamuste, valju märkuste või isegi teemavälise aruteluga. Teisalt on teil ka inimesi, kellel võib olla midagi äärmiselt väärtuslikku öelda, kuid ühel või teisel põhjusel jäävad nad vaikseks.
Üks meetod, kuidas viia läbi produktiivseid koosolekuid erinevate isiksuste osalusel, on püüda kõrvaldada võimustruktuur. Nii julgustate kõiki osalejaid panustama, ilma et nad peaksid muretsema, et nad räägivad kordamööda. Suurepärane näide selle lähenemisviisi kohta on Pixari kaasasutaja Ed Catmull. Ta täpsustas seda oma intervjuus Slacki tegevjuhiga: [kohtumise ajal] keegi, alates loomingulisest direktorist kuni Catmullini isiklikult, ei saa tagasiside saamiseks tulnud tootmismeeskonna üle sõita. Põhjus on lihtne: nad juba teavad, et midagi ei tööta - nad ei taha hinnangut, vaid lahendusi. Catmull tunnistab, et nad ei saa alati õigesti aru. "Aeg-ajalt on see kuradi katastroof," ütleb ta. "Aga mõnikord juhtub maagia. Ja maagia all pean ma silmas seda, et ego on ruumist lahkunud."
Ego ruumis võib verbaalselt väljenduda ka päevakorra ületamise ja teemavälise arutelu alustamisega. Koosoleku juht võib sellise käitumise korral kergesti üllatada. Seepärast ongi kõige parem sellisteks katkestusteks eelnevalt valmistuda. Võite luua nn ideede parkimiskoha: valge tahvli või paberi, kuhu kirjutate üles osalejate poolt tõstatatud asjad, mis ei olnud tegevuskavas kirjas. Tõhusa koosoleku korraldamine on palju lihtsam, kui sa suudad öelda: "See on huvitav punkt, paneme selle parklasse ja tuleme selle juurde tagasi pärast seda koosolekut."
Pärast koosolekut võetavad meetmed
Tõhusad koosolekud lõppevad harva konverentsiruumist lahkumisega. Tavaliselt tuleb veel midagi ette võtta. Teil võib olla vaja rakendada koosolekutel tehtud otsus. Või on olemas grupi poolt genereeritud ideede nimekiri, mida tuleb jagada teiste inimestega.
Jagage koosoleku märkmeid kõigi osalejatega. Lisage oma märkmetesse kindlasti tegevuspunktid ja järgmised sammud. Kõigile ülesannetele, mis tuleb teha, tuleks määrata omanikud.
Pärast koosolekut hinnake seda ja kontrollige, kas on mingeid koosoleku juhtimise elemente, mida võiks tulevikus täiustada. Selline lähenemine aitab teil muuta koosolekud vähem võitluseks ja rohkem tõhusaks ärivahendiks. Palju õnne!
