Kui juhite agentuuri või tarkvaraettevõtet, kus teie meeskond töötab korraga mitme projektiga, võib olla keeruline kõigega sammu pidada. Isegi kui juhite projektijuhina ühte projekti, võib teil sageli olla raskusi selle erinevate elementide jälgimisega.
Mida õpite sellest artiklist:
- Kasulikud tööriistad, mis võimaldavad projektijuhtimise armatuurlaua ehitamist
- Armatuurlaudadest saadav kasu projektijuhtimises
- Rolli roll ressursside planeerimise tarkvara
Oleks vaid võimalus saada informatiivne ülevaade projekti seisukorrast, ilma et peaks pikalt oma PM-rakenduses kaevama.
Õnneks pakuvad projekti armatuurlauad võimalust just seda teha - need on ainus koht, kus saate kontrollida kriitilisi põhinäitajaid ja hinnata oma projekti edenemist. Samuti on need ühtseks tõeallikaks teie projekti seisu kohta - seda saate hõlpsasti jagada oma kliendi või juhtidega. Tavaliselt koosneb projektijuhtimise armatuurlaud mitmest vidinast - graafikutest, andmepunktidest või tabelitest -, mis käsitlevad projekti erinevaid elemente.
Selles blogipostituses räägime teile veidi rohkem projekti armatuurlaudade eelistest ja anname mõned näpunäited, kuidas neid koostada.
Miks peaksite koostama projektijuhtimise armatuurlaua?
Esiteks, projektijuhtimise armatuurlaud on tohutu ajasäästu inimestele, kes seda kasutavad. Näiteks meeskonnajuhina peate tavaliselt oma projektis kontrollima mitut aruannet/ekraani. planeerimisvahend et saada tervikpilt sellest, kuidas antud projekt toimib. Teisest küljest peavad projektijuhid sageli iga nädal tundide kaupa koostama projekti seisuaruanded ja põhiliste tulemusnäitajate koostamine. Armatuurlaudade abil on lihtne saada automaatselt uuendatav "aruanne", mis sisaldab reaalajas andmeid ja konkreetsele sihtrühmale kohandatud teadmisi.
Rääkides kohandatud arusaamadest, tuleb öelda, et kuigi projekti- ja ressursihaldusvahendid on tavaliselt loodud selleks, et pakkuda oma kasutajatele väärtuslikku teavet, peavad nad siiski vastama paljude meeskondade vajadustele. Selle tulemusena ei pruugi nende rakenduste raames pakutavad vaikimisi armatuurlauad või aruanded olla teie meeskonnale eriti kasulikud. Kasulik on luua kohandatud projekti- ja ressursside juhtimine armatuurlaud või isegi paar neist - igaüks neist on valmis täitma konkreetset eesmärki. Näiteks võib teie ettevõtte finantsjuht olla huvitatud teistsugustest näitajatest kui klient.
Kliendile suunatud projektijuhtimise armatuurlauad on samuti väga mugavad. Te ei saa mitte ainult säästa aega uute aruannete koostamisel aeg-ajalt, vaid ka projekti sidusrühmad saavad skaneeritavaid armatuurlaudu vaadata ja hõlpsasti aru saada, mis projektis toimub. Lisaks sellele muudab hästi kujundatud armatuurlaud teie ettevõtte kliendi silmis väga hästi nähtavaks.
Lõpuks on projekti armatuurlaua analüüsimine suurepärane võimalus tuvastada parendusvõimalusi, mida te muidu ei pruugi tähele panna. Linnupilgu vaade erinevatele projekti aspektidele võib panna teid mõtlema lahendustele, mida te veel ei ole kaalunud. Oletame, et teie projekti armatuurlaual on arusaamade kohta ressursside kasutamine ja täidetud ülesanded. See võimaldab teil neid võrrelda ja näiteks märgata, et mõned ülesanded on maha jäänud, kuid kõiki meeskonnaliikmeid ei ole optimaalselt kasutatud ja nad võiksid hõlpsasti rohkem ülesandeid võtta.
Parimad tavad projektijuhtimise armatuurlaua loomiseks
Kohandatud projekti armatuurlaua koostamisel peaksite meeles pidama mõningaid tõhusa armatuurlaua põhiomadusi.
Alustuseks sisaldavad tõeliselt võimsad armatuurlauad järgmist ainult asjakohane teave. Seetõttu on kasulik alustada nimekirja meetrikast/elementidest, mida on tõesti vaja kuvada või vastustest, millele soovite projektijuhtimise armatuurlaual vastust saada. Vastasel juhul võib teil tekkida kiusatus lisada paar täiendavat värvilist graafikut, et armatuurlaud näeks välja "professionaalsem". Kahjuks ei aita see teie meeskonnaliikmetel väärtuslikke teadmisi mürast eristada. Jällegi pidage meeles, et saate koostada eri tüüpi armatuurlauad, mis on mõeldud erinevatele sihtrühmadele ja sisaldavad ainult neid elemente, mis on neile kõige olulisemad.
Teie projekti armatuurlaud peaks olema ka lihtne skaneerida. Kui valmistate ette üksikuid vidinaid või graafikuid, mis ilmuvad armatuurlaual, veenduge alati, et need on loetavad. Teave peaks olema silmapilguga selge, ilma et peaks lugema läbi keerulisi tabeleid või tegema mõttetööd. Te võite alati küsida meeskonnaliikmelt tagasisidet armatuurlaua skaneeritavuse kohta.
Pöörake alati tähelepanu sellele, kas teie armatuurlauad sisaldavad või ei sisalda täpsed andmed. Vastasel juhul puudub kogu armatuurlaua eesmärk. Kasutage ainult usaldusväärseid andmeallikaid ja võimaluse korral kujundage projekti armatuurlaud nii, et see annaks ülevaateid reaalajas.
Tööriistad, mis võimaldavad luua projektijuhtimise armatuurlaua
Võib-olla mõtlete, kuidas ehitada projekti armatuurlauda. Kas ma pean investeerima spetsiaalsesse dashboardi tööriista?
Tegelikult on paar võimalust, mida võite järgida:
- Hankige andmete armatuurlaua rakendus. Turul on mitmeid armatuurlauarakendusi, mis võimaldavad luua kohandatud andmete armatuurlauad, sealhulgas projektijuhtimise armatuurlauad. Sellised tööriistad annavad teile tavaliselt suurt paindlikkust oma armatuurlaua kujundamisel. Siiski peate kindlaks tegema, kas andmeallikad, millele te toetute, on antud rakenduses kättesaadavad. Tööriistad, mida võiksite proovida: Geckboard, Klipfolio.
- Kasutage oma projektijuhtimise tarkvara. Paljudel projektijuhtimise rakendustel on funktsioonid, mis võimaldavad teil luua armatuurlaua projekti seisu jälgimiseks. Tööriistad, mida võiksite proovida: ClickUp, Esmaspäev.
- Kasutage oma ressursihaldustarkvara. Ettevõtted kasutavad parimad ressursihaldusvahendid planeerida ja juhtida oma meeskondade tööd. Seega sisaldavad need palju väärtuslikku teavet projektide ja ressursside heaolu kohta. Teamdeck on meie loodud ressursihaldusrakendus ja selle blogipostituse järgmises osas näitame teile, kuidas seda kasutada tugeva projekti armatuurlaua loomiseks.
Ehitage Teamdeckiga kohandatud projektijuhtimise armatuurlaud
Vaikimisi on Teamdeckil olemas isiklik armatuurlaud, mis on kättesaadav igale kasutajale, kellel on juhi tasemel õigused, kus saab kontrollida selliseid põhilisi andmeid nagu:
- mitu tundi olete sel kuul jälginud,
- kui palju puhkusepäevi olete võtnud,
- milline on teie meeskonna kasutusotstarve?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Kohandatud projektijuhtimise armatuurlaua loomiseks peate koostama aruande. Teamdeck'i aruanded töötavad nagu armatuurlauad selles mõttes, et saate kasutada erinevaid elemente, et luua reaalajas andmetel põhinev lugu. Lisaks saate luua lingi ja jagada oma aruannet kliendi või teiste projekti sidusrühmadega.
Siin on mõned näited elementidest, mida võiks kuvada teie meeskonna projekti armatuurlaual/aruandes:
- Ületundide aruanne. Võimaldab hõlpsasti näha, mitu lisatundi teie töötajad antud ajavahemikus jälgisid.
Õppige, kuidas seda graafikut Teamdeckiga koostada - lugege meie projekti seisuaruannete koostamise juhend.
- Teie meeskonna poolt jälgitud hinnangulised vs. tegelikud tunnid/kulud. Selline graafik aitab teil ühe pilguga näha, kas teie projekti eelarve on endiselt kontrolli all või mitte.
Õppige, kuidas seda graafikut Teamdeckiga koostada - lugege meie blogipostitust selle kohta. projekti kulude jälgimine.
- Arvelevõetav kasutamine. Vaadake, kui palju teie meeskonna ajast on kulunud arveldatavatele tegevustele. See aitab teil kontrollida, kas konkreetne projekt on tõepoolest kasumlik.
Loomulikult saate Teamdecki abil koostada palju erinevaid graafikuid ja tabeleid. Rakendust saate ise proovida tasuta prooviperioodi registreerimine siin. Teise võimalusena võite planeeri kõne Anielaga, meie kliendi edu ekspert. Ta näitab teile Teamdecki erinevaid võimalusi, kui tegemist on andmete esitamisega teie meeskonna tulemuslikkuse kohta.
