Ressursikulude erinevus on üks ressursside juhtimise peamised näitajad millel peaksite kindlasti silma peal hoidma. Seda näitajat väljendatakse tavaliselt protsentides. See näitab, milline on kavandatud kulude suhe ühe projektimeeskonna liikme kohta ja tegelike kulude suhe ühe meeskonnaliikme kohta.
Kuidas on see kasulik?
Kõigepealt võimaldab ressursikulude erinevuse jälgimine jälgida projekti kasumlikkust. See on eriti oluline, kui töötate fikseeritud eelarve alusel. Mis juhtub, kui näete, et teie meeskonnaliikmed tekitavad oodatust rohkem kulusid? Saate rakendada vajalikke optimeerimisi, et projekt ei mõjutaks teie lõpptulemust negatiivselt.
Ettevõtted, mis tegutsevad aja- ja materjalieelarvete alusel, peaksid regulaarselt kontrollima ka ressursikulude erinevust, et olla võimeline õigeaegselt reageerima murettekitavatele mustritele.
Hinnanguliste ja tegelike kulude võrdlemine võib samuti anda teile väärtuslikke teadmisi seoses projekti hindamisprotsess teie ettevõttes. Kindlasti ei ole hinnangud kunagi täpselt õiged, kuid mõned meeskonnad kipuvad oma projektide teatud aspekte tugevalt alahindama. Sellised mustrid peaksid ilmnema, kui võrdlete oma projektimeeskonna erinevate rollide või projekti eri etappide ressursikulude varieeruvust.
Kõige lihtsam valem on jagada teie meeskonna tegelikud kulud (jälgitavad tunnid korrutatud töötajate tunnikuludega) planeeritud kuludega (projekti prognoosid korrutatud tunnikuludega). Nüüd näete, kui palju raha te peaksite kliendilt küsima võrreldes sellega, kui palju te arvasite, et te küsite kliendilt. Kui soovite süveneda, saate eristada ka sisekulusid - raha, mida maksate oma meeskonnaliikmetele + halduskulud - ja raha, mida saate kliendilt. Nii saate täpselt kindlaks teha, millist kasumit teie organisatsioon teenib.
Nagu võite ette kujutada, peaksite oma meeskonna tegelike kulude kohta usaldusväärsete andmete saamiseks kasutama töötaja aja jälgimise tarkvara. Nüüd näitame teile, kuidas arvutada ressursikulude erinevust hõlpsasti, kasutades täielikku ressursihaldusrakendust-Teamdeck.
Teamdeck on ressursside haldamise tarkvara võimsate aruandlusfunktsioonidega, mis on kättesaadavad kõigile kasutajatele - kõik, mida peate tegema, on alustada konto siin. Te saate Teamdecki 7 päeva jooksul tasuta testida. Pärast tasuta prooviperioodi maksab ühe meeskonnaliikme kohta $3.99, mis sisaldab ressursside planeerimist, aja jälgimist ja puhkuse haldamise süsteem omadused.
Teie Teamdecki konto on valmis? Selleks, et luua sisuline aruanne teie projektimeeskondade kohta, peate paluma neil alustada oma aja jälgimist, kasutades selleks Teamdeck'i mobiilne tööaja jälgimise rakendus või sisestades oma ajakirjed veebirakenduse kaudu.
Kui aga soovite lihtsalt näha, kuidas selline aruanne töötab, saate kiiresti luua näidisandmetega täidetud demokonto. Klõpsake lihtsalt "Mängi näidisandmetega", kui olete Teamdecki Organisatsioonide sektsioonis.
Olenemata sellest, kas töötate oma meeskonna tegelike andmete või näidisandmetega, on järgmised sammud samad. Valige ülemises menüüs käsk Aruanded ja klõpsake paremas alumises nurgas oleval plussikoonil. Täna näitame teile, kuidas luua ressursikulude erinevuse aruanne nullist, seega klõpsake nupule "luua kohandatud".
Seejärel nimetage oma aruanne ja määrake sobiv kuupäevade vahemik.
Teamdecki aruanded toimivad nii, et te otsustate, millest need koosnevad. Saate luua erinevaid interaktiivsete väljadega diagramme ja tabeleid. Alustuseks loome tulpdiagrammi, mis annab meile hea ülevaate, kuidas võrrelda hinnanguid ja tegelikke andmeid.
Klõpsake nurgas oleval plussikoonil ja valige tulpdiagramm. Vaikimisi koosneb see tulpadest, mis illustreerivad teie meeskonna broneeringuid (planeeritud tunnid), tööajatabelit (jälgitud tunnid), vabu tunde ja puhkuse tunde. Meil on vaja võrrelda ainult broneeringuid ja töögraafikuid, nii et suunduge jaotisse Metrics ja eemaldage märkeruut nii puhkuste kui ka vabade tundide kohta.
Teie tabel peaks välja nägema selline:
Muidugi, kui teie meeskonnas on palju inimesi, on tulpdiagramm palju vähem loetav. Ressursikulude erinevus arvutatakse tavaliselt ühe projekti kohta, nii et saate muud projektid välja filtreerida. Klõpsake filtritel ja lisage sobiv.
Klõpsake nuppu apply ja nautige ainult asjakohaste andmetega täidetud diagrammi. Seda graafikut vaadates näete, millised töötajad tegid oodatust rohkem tunde ja millised inimesed jäid alla oma hinnangulise tunnikoguse. Kuid selleks, et saada siin täpseid numbreid, on parem lisada informatiivne tabel.
Klõpsake nurgas oleval plussikoonil ja lisage tabel. Võite korrata mõningaid samme eelmisest tabelist: võtke mittevajalikud mõõdikud maha (jätke esialgu ainult tööajatabelid ja broneeringud) ning filtreerige asjaomane projekt.
Samuti võite muuta oma tabelis olevate andmete rühmitamist. Vaikimisi grupeeritakse see kõigepealt projektide ja seejärel meeskonnaliikmete järgi. Selle seadistuse muutmiseks klõpsake nupule Grupeerimine ja vahetage andmeplokke ümber. Kui kasutate filtrit, võite tegelikult "Projektid" üldse eemaldada.
Meie näidisaruandes näeb lõplik rühmitus välja selline:
Nüüd, kui teie tabel koosneb kahest andmesambast (Broneeringud ja Tööajatabelid), on aeg lisada veel veerud, mis näitavad hinnangulisi ja tegelikke kulusid. Kõigepealt peate lisama veeru oma meeskonna tunnikulude jaoks. Klõpsake nupul Metrics ja seejärel nupul "Add custom" -> "Add custom values column" (Lisa kohandatud väärtuste veerg). Andke oma uuele veerule nimi (nt "Tundide maksumus") ja valige valuutaandmete vorming.
Kui te rakendate neid muudatusi, näete, et tabelisse on lisatud tühi veerg. See töötab sarnaselt Exceli tabeliga - klõpsake mis tahes lahtril, et sisestada sinna andmeid.
Kui teie meeskonna tunnikulud on paigas, saate lisada veerud, mis arvutavad automaatselt nende hinnangulised kogukulud ja tegelikud kulud. Minge taas Metrikatesse ja klõpsake "Add customs", kuid valige nüüd "Add custom calculation field", sest me tahame, et Teamdeck arvutaks tulemuse ise välja. Andke veerule nimi, valige valuutaandmete vorming ja sisestage valem.
Plaaniliste kulude puhul on valem järgmine:
= (Broneeringud: aeg / 60) * kohandatud väärtused: Tundide maksumus
Tegelikud kulud:
= (Tööajatabelid: aeg / 60) * kohandatud väärtused: Tundide maksumus
Kui hakkate muutujat sisestama, pakub Teamdeck välja olemasolevad valikud.
Praegu peaks teie tabelis olema 5 veergu, sealhulgas kaks uut veergu hinnanguliste ja tegelike kulude jaoks.
Viimane veerg, mille me peaksime tabelisse lisama, on see, mida see aruanne käsitleb: ressursikulude erinevus. Selle arvutamiseks loome veel ühe kohandatud arvutusvälja veeru. Seekord tuleks valida protsentuaalne andmeformaat ja sisestada järgmine valem:
= (kohandatud valemid: tegelikud kulud / kohandatud valemid: kavandatud kulud)*100
Märkus: kui teie veerud on erinevalt nimetatud, peate kohandama valemit vastavalt sellele.
Nüüd ongi teie tabelis uus veerg, kus on iga teie projektis töötava töötaja ressursikulu erinevuse väärtus.
Kui väärtus on üle 100%, tähendab see, et see meeskonnaliige on arvestuslikust rohkem aega kasutanud. Kui väärtus on väiksem kui 100%, tähendab see, et esialgset hinnangut ei saavutatud.
Viimane asi, mida võiksite teha, on muuta "summaarse" rea arvutamise viisi. Vaikimisi on see kõigi antud veeru väärtuste summa. Keskmine väärtus oleks siin palju kasulikum. Viimane rida on klõpsatav ja redigeeritav nagu tabeli lahter, nii et peate lihtsalt sisestama järgmise valemi:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: resource cost variance))
Erinevate kontinentide tarkvarafirmad ja loovagentuurid kasutavad Teamdeck'i oma meeskondade töö planeerimiseks ja jälgimiseks. Kui arvate, et ka teie organisatsioon saaks kasu tõhusast ressursside juhtimisest, siis proovige kindlasti. Me julgustame teid planeeri kõne Anielaga, meie kliendi eduekspert, kes näitab teile rakendust ja aitab teie meeskonnal sujuvalt tööle saada.
Vaid iga viies inimene (18%) omab kasulikku ajajuhtimise meetodit. Ajajuhtimisstrateegiad ja projekti ajajuhtimisvahendid aitavad teil määratud tööga hakkama saada olemasoleva aja piires. Töötades projektijuhina,...
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...