Lühike vastus on: jah, sa peaksid! Hea tööjuhend (SOW) võib teid säästa palju stressi, aega ja kulusid. Kõlab nagu midagi, mida tasub proovida, eks? Selles blogipostituses käsitleme tõhusa töövõtuaruande koostamise põhitõdesid. Samuti vaatame läbi selle dokumendi kõige olulisemad eelised. Kuid kõigepealt võtame hetkeks aega, et selgitada, mis on SOW ja selle koht projektijuhtimise protsessis.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge määratleb projekti tööjuhendi. kui projekti raames pakutavate toodete, teenuste või tulemuste kirjeldust. (allikas: PMBOK® Guide - viies väljaanne).
Põhimõtteliselt on see dokument, milles kirjeldatakse projekti erinevaid aspekte, sealhulgas:
Töökava peavad allkirjastama kõik projekti sidusrühmad ja see on sageli projektilepingu osa.
Te võite imestada, mis vahe on tööjuhendi ja tööde mahu vahel. Esimene on dokumendi nimetus, mis tavaliselt sisaldab projekti ulatust. Kui me ütleme "tööde ulatus", siis tavaliselt viitame sellega töödele, mis tuleb teha projekti elluviimiseks. Reguleerimisulatuse dokumenteerimine on tõhusate projekti ulatuse juhtimine. Seda saab teha, luues nn tööde jaotusstruktuuri (WBS), mis võimaldab visualiseerida ulatust. Samuti võib olla hea mõte lisada WBS oma tööde kirjeldusele.
Selle blogipostituse alguses mainisime, et hea töökäsk võib säästa palju närve ja raha. See kehtib eriti siis, kui töötate koos väliste sidusrühmadega ja teie projekt on üsna keeruline. Kui teil on üks ja ainus tõeallikas selle kohta, milliseid töid te peaksite ja milliseid mitte, võib see olla elupäästev. Tänu tööde kirjeldusele saate:
[/vc_column_text]
Oluline on märkida, et projektid võivad olla väga erinevad, nii et sõltuvalt projektide iseloomust võivad erinevad ettevõtted kasutada väga erinevaid tööde kirjeldusi. On siiski mõned elemendid, mida teie töövõtuleping tavaliselt sisaldab. Vaatame need ükshaaval läbi:
Tööjuhendi sissejuhatus on koht, kus saate teha kokkuvõtte projektist ja kirjeldada kõiki asjaosalisi. Projekti kokkuvõte on tavaliselt koht, kus selgitate projekti eesmärki ja visiooni. Mis on selle projekti eesmärk? Mis on selle elluviimise äriline eesmärk? Millist probleemi lõpptoode lahendab?
Nende elementide selgitamine SOW alguses aitab teil anda kogu dokumendile tooni ja samuti põhjendada, miks teatud väljundid on või ei ole hõlmatud hankelepingu reguleerimisalasse.
Selles töövaldkonna kirjelduse osas püüate vastata kahele küsimusele:
Arusaadavalt ei saa see osa olla liiga ebamäärane, sest see võib põhjustada mõningaid arusaamatusi. Teisest küljest ei pruugi te näiteks kõiki ülesandeid siinkohal visandada. Kui see on nii - see on okei. Oluline on, et te kajastaksite täpselt teie ja teiste sidusrühmade poolt kokku lepitud ulatust.
Võite minna üldisemast ülevaatest ulatuse kohta kuni konkreetsete sammude ja ülesannete loetlemiseni, mida projektimeeskond peab tegema. Ärge unustage tulemusi ja olge nende osas konkreetsed. Oluline on vältida mitmetähenduslikke fraase, nagu näiteks väide, et te tarnite seda või teist. Kui soovite, et teie töövaldkonna kirjeldus oleks abiks võimalikel tulevastel läbirääkimistel kliendiga, peaks see olema võimalikult selge.
Samuti võiks olla hea mõte lisada oma SOWsse negatiivne ulatus. Tegemist on nende projekti elementidega, mida arutati kliendiga või mis on olemas konkurentide toodetes, kuid mida te lõppkokkuvõttes leppisite kokku, et neid ei lisata hankeskeemi.
Kuna te kirjeldate projekti erinevaid etappe, siis võiksite lisada projekti vahe-eesmärgid ja tähtajad samuti. Mõnedel projektidel on fikseeritud tähtajad, teistel aga mitte, nii et te ei saa alati täpset täitmisperioodi määrata. Siiski on kasulik vähemalt projekti eri etappidest ja nende ligikaudsest ajakulust SOWs teada anda.
Me oleme juba rõhutanud, et te peate kasutama täpset sõnastust tööde kirjelduses ja esitama projekti täpselt. Sama kehtib ka standardite ja vastuvõtukriteeriumide kohta, mida teie SOW peaks samuti sisaldama.
Kujutage ette, et teie meeskond töötab kliendi jaoks mobiilirakenduse kallal. SOW-s ei piisa ainult rakenduse funktsioonide kirjeldamisest. Mis siis, kui teie rakendus töötab enamikus mobiilseadmetes nii, nagu ette nähtud, kuid mitte kõigis? Kui te ja klient ei ole kokku leppinud nende platvormide loetelus, millele rakendus on suunatud, oleks teil raske väita, et töö on edukalt lõpetatud. Seepärast ongi nii oluline lisada mõned tööstusharu spetsiifilised standardid. Tarkvaraarendusprojektide puhul võivad need sisaldada üksikasju järgmistest aspektidest:
Samuti võite SOW-dokumendis mainida kliendi kohustusi - kas ta peab näiteks esitama mingeid varasid?
Lõpetuseks, fikseerige projekti edu määratlus: milliseks peab klient edukat projekti? Kes vastutab selle eest, kas projekt on edukas?
Teave eelarve kohta on SOW lahutamatu osa. Kui teil on võimalik esitada projekti kulud, kirjutage need üles. Kui te töötate aja ja materjali alusel või on olemas mõni muu kokkulepe, selgitage selle tingimusi selgelt. Ärge unustage projekti lisakulusid: litsentsitasud, seadmed, reisikulud jne.
Maksegraafik tuleks samuti täpsustada SOWs. Millal peaksite ootama makseid? Kas on ette nähtud osamaksed? Projekti eest vastutava ettevõttena on teie huvides mitte jätta ruumi kahtlustele üheski SOWi osas ja arusaadavalt ei ole see osa erandiks.
Kas olete kogunud kõik vajalikud üksikasjad oma töövõttu käsitlevasse avaldusse? Veenduge, et kõik asjaosalised on dokumendiga kursis ja laske see allkirjastada.
Nüüdseks olete juba aru saanud, kui oluline on hästi kirjutatud töövaldkondade kirjeldus. Olenemata sellest, kas juhatate butiikagentuuri või töötate suurema organisatsiooni heaks, on see kasulik element teie meeskonna projektijuhtimise protsessis. Jagage meie juhendit oma ettevõtte projektijuhtidega ja julgustage neid looma SOW-dokumente erinevate projektide jaoks, mida nad juhivad.
Siin Teamdecki blogis jagame sageli projektijuhtimise juhendeid. Siin on mõned teosed, mis võiksid teile ja teie meeskonnakaaslastele kasulikud olla:
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...