Ettevõtte või meeskonna juhina olete kahtlemata teadlik sellest, millist mõju KPId võivad avaldada teie meeskonna moraalile ja tulemuslikkusele. Hoolikalt valitud tulemusnäitajad aitavad kõigil teie meeskonnaliikmetel näha, kas nad on õigel teel. Peale selle aitavad need hoida kõigi keskendumist olulistele mõõdikutele, mis esindavad hästi projekti eesmärke.
Mida saate selle artikliga:
- Peamiste tulemusnäitajate väärtused, erinevused, tüübid
- Kasulikud projektijuhtimise protsesside meetodid KPI-de arvutamiseks
- Rolli roll ressursside haldamise tarkvara tulemuslikkuse juhtimises
Tüüpilised personalimõõdikud hõlmavad näiteks selle jälgimist, kas on suur voolavus või kui palju aega võtab vabade ametikohtade täitmine. Teisalt on ressursihalduse mõõdikud tihedalt seotud mõju mõõtmisega ressursside planeerimine ja projektijuhtimine.
Oluliste näitajate korrapärane jälgimine on ülioluline, sest see võimaldab teil probleeme kohe lahendada ja potentsiaalselt projekti hädast päästa. Teie töötajad hindavad ka seda, et andmepõhine lähenemine ressursside haldamisele, sest see tähendab, et nende ajakava on tõenäoliselt tasakaalustatum.
Selle blogipostituse esimeses osas loetleme mõned olulised mõõdikud, mis on seotud järgmisega projekti ressursside juhtimine. Saate teada, kuidas need võivad teile kasulikud olla ja kust neid võtta. Hiljem räägime teile natuke Teamdeckist, on see parim ressursside haldamise vahend mis teeb kõigi nende näitajate jälgimise teie ettevõttes lihtsaks.
Hinnangud vs. tegelikud andmed
Projekti planeerimise etapis välja töötatud hinnanguliste väärtuste võrdlemine tegelike tulemustega on suurepärane võimalus kontrollida, kas teie projekt kulgeb plaanipäraselt. Soovitame kontrollida nii seda, kui palju aega teie töötajad antud projektile kulutavad, kui ka sellega kaasnevaid kulusid. Seejärel võrrelge seda oma hinnangutega.
Hinnanguline vs. tegelik töötundide arv meeskonnaliikme kohta
Projekti planeerimisel ja ressursside eraldamine, hindate, mitu tundi iga töötaja sellesse panustab. Kui projekt algab, peaksite neid hinnanguid regulaarselt võrdlema oma meeskonnaliikmete poolt jälgitud tegelike töötundidega.
Kuidas on see kasulik?
See on suurepärane meetod projekti hilinemise varajaste märkide avastamiseks: kui keegi kulutab konkreetse ülesande täitmisele oodatust palju rohkem aega, võib see oluliselt mõjutada projekti ajakava. Neid mõõdikuid saate kasutada ka oma tulevaste projektide strateegiliseks ressursside planeerimiseks. Kui teate igaühe tüüpilist tempot, on lihtsam hinnata nende aega.
Hinnangulised vs. tegelikud kulud meeskonnaliikme kohta (ressursikulude erinevus)
Loomulikult tahate vaadata ka kulusid, mis tekivad teie meeskonna tööjõust. Tugevad ressursside haldamise vahendid, nagu Teamdeck, võimaldavad määrata igale töötajale tunni- või päevamäära ja luua projekti kulude jälgimine teatab nende ja teie meeskonna tööajatabelite põhjal.
Kuidas on see kasulik?
Teie projektide jooksvate kulude mõistmine on väga oluline, et hoida oma ettevõte kasumlikuna. Teades, et mingi projekt on tõenäoliselt kallim, saate selle teabe põhjal tegutseda. Näiteks saate pidada oma kliendiga läbirääkimisi eelarve üle või muuta projekti ulatus.
Arveldatavad vs. mitte-arveldatavad tunnid
Tulususest rääkides peaksite tähelepanu pöörama ka tasuliste ja mitte tasuliste tundide jaotusele oma projektides. Arvutage mõlemad arvud ja vaadake, kui palju teie meeskonna ajast kulub mittearvutatavatele tegevustele, näiteks haldusülesannetele, üldkoosolekutele või koolitustele.
Kuidas on see kasulik?
Kui inimesed registreerivad palju mittearvutatavaid töötunde, võib see olla märk sellest, et teil on vaja optimeerida mõningaid protsesse oma ettevõttes. Võib-olla võiksite korraldada vähem kogu ettevõtet hõlmavaid koosolekuid? Teise võimalusena võib projektiga seotud mittearvutatavate tundide suur osakaal olla põhjuseks, et pidada kliendiga uuesti läbirääkimisi mõne lepingu aspekti üle. Näiteks võiksite leppida kokku, et teatavat liiki tunde käsitatakse tasustatavatena, kuigi te ei ole nende eest seni tasu küsinud.
Ressursside kasutamine
Ressursside kasutegur on üks olulisemaid näitajaid, mida võiksite oma ettevõttes jälgida. Te ju ei taha, et teie töötajad oleksid ülekoormatud, kuid te ei taha ka jätta mõnda inimest ilma tööülesannetest. On olemas kaks võimalust arvutamiseks ressursside kasutamineja neid võiks kasutada projekti elutsükli kahes erinevas etapis.
Projekti planeerimisel arvutage kavandatud kasutusala.
Planeeritud kasutamise valem on lihtne. Võtke arvesse oma töötajate hinnangulised broneeringud (nt 50 tundi projekti kohta kuus) ja jagage see inimeste planeeritud võimsusega (kui palju aega nad on antud ajavahemikus saadaval). Tõsi, selle arvutuse tegemine on lihtsam, kui teil on ressursihaldusrakendus, mis salvestab ressursi mahte ja broneeringuid. (Veel mõned sõnad selle kohta, et ressursimahu planeerimine).
Kuidas on see kasulik?
Tõhus ressursside juhtimine ei ole võimalik, kui te ei pööra tähelepanu oma meeskonna tasakaalustatud ajakava koostamisele. Kontrollida tuleb, kuidas teie planeeritud ajakavad näevad välja võrreldes teie ressursside võimekusega. (Ja see on põhjus, miks meid peetakse võimsuse planeerimise vahend samuti). Projekti kavandamise etapis on teil tõenäoliselt veel veidi manööverdamisruumi. Te võite mõned inimesed ümber paigutada või jagada broneeringu mitme meeskonnaliikme vahel.
Projekti käigus jälgige tegelikku kasutamist
See tulemuslikkuse näitaja on väga sarnane eelmisele. Ainus erinevus on see, et broneeringute asemel võetakse arvesse tööajatabelid (tegelikud töötunnid). Selle tulemusena saate oma meeskonna tegeliku kasutuse protsentuaalse väärtuse.
Kuidas on see kasulik?
Te peaksite regulaarselt jälgima ressursside kasutamist. Kahjuks on sageli nii, et töö ei ole kõigi jaoks võrdselt tasakaalustatud. Mõnel inimesel on lihtsalt palju rohkem tööd kui teistel. Siiski võib selguda, et teil on ressursse, kes on täiesti sobilikud konkreetse töö tegemiseks, kuid kes jäid näiteks ressursside planeerimise etapis tähelepanuta. Ilmselgelt on inimesed, kes peavad töötama üle oma võimsus võib pettuda ja lõpuks isegi töölt lahkuda. Huvitav on see, et inimesed, kes on alakasutatud ei ole ka rahul.
Kuidas mõõta ressursihalduse põhinäitajaid?
Ilmselt võite ette kujutada, et kõigi nende tulemusnäitajate arvutamine tabelis oleks tüütu. Pealegi on ressursihalduse näitajate jälgimise mõte usaldusväärsete andmete kasutamine, millele teil ei ole juurdepääsu, kui teie ettevõte ei kasuta näiteks tööaja jälgimise või puhkuste haldamise süsteeme.
Kõige tõhusam viis eespool nimetatud põhinäitajate jälgimiseks on nende jälgimine vahendiga, mida teie ettevõte kasutab ressursside haldamiseks. On mitmeid ressursside haldamise vahendid turul saadaval, nii et peaksite leidma oma ettevõtte jaoks sobiva. Oleme erakordselt uhked Teamdeck'i üle, rakenduse üle, mille ehitasime, kui saime aru, et ei ole ühtegi agentuurisõbralikku lahendust, mis ühendaks endas projekti planeerimise tarkvara, töötajate tööaja jälgimineja leave haldussüsteem omadused.
Kuidas saab Teamdeck aidata teil jälgida oma ressursihalduse näitajaid? Esiteks on see rakendus, mille abil saate oma meeskonna tööd planeerida ja hallata ilma probleemideta. Seal on ressursikalender - ühtne tõeallikas seoses teie meeskonnakaaslastega:
- broneeringud
- ajalehed
- igapäevane kättesaadavus
- puhkused.
Teamdecki ressursikalendri abil saate hõlpsasti vastata järgmistele küsimustele:
- Kes millise projektiga töötab?
- Kas meil on uue projektiga tegelemiseks piisavalt võimsust?
- Kes on minu projektis osalemiseks saadaval (ja kellel on vajalikud oskused)?
- Kes on ülekoormatud ja kellel on aega rohkem ülesandeid võtta?
Kuna inimeste töögraafikuid on võimalik näha aadressil ressursside kalender, peab neil olema võimalus aega jälgida. Teamdecki abil saavad nad kas kasutada mugavat mobiilse tööaja jälgimise rakendust või sisestada oma ajakirjed käsitsi kalendrisse, näiteks iga tööpäeva lõpus.
Samuti oleme välja töötanud puhkuse haldamise funktsioonid, et tagada maksimaalne mugavus kõigile asjaosalistele. Iga töötaja saab saata puhkuseavalduse vaid paari klikiga otse ressursikalendrist. Ka ressursside haldamise eest vastutavad inimesed näevad seda taotlust rakenduses ja saavad kohe vastata. Kõik vastuvõetud puhkused ilmuvad kalendrisse kohe, et vältida võimalikke ajakonflikte.
Kui tegemist on erinevate KPIde mõõtmisega, siis Teamdecki aruandluspakett meeldib teile kindlasti. Oleme selle välja töötanud nii, et see aitab meeskonnajuhendajatel, projektijuhtidel ja personalispetsialistidel luua kohandatud projekti- ja meeskonnaaruandeid.
Sa seadistad oma aruande üks kord ja seejärel saad seda regulaarselt jälgida kogu projekti vältel. Andmeid uuendatakse automaatselt, kui inimesed registreerivad rohkem ajakirjeid, broneeringud muutuvad jne.
Oluline on see, et saate oma aruannetesse sisestada väärtusi väljastpoolt Teamdecki, näiteks oma ressursside tunnitasud või projektide eelarved. Paindlikud valemid võimaldavad teha veelgi põhjalikumaid analüüse.