Olenemata sellest, kas olete projektijuht või ettevõtte juht, on teie prioriteet tagada, et teie meeskond viib oma projektid edukalt ellu: õigeaegselt ja eelarve piires. Teisest küljest soovite aga ka, et teie meeskonnaliikmed oleksid rahul ja õnnelikud tööl. Mõlema eesmärgi saavutamine võib tunduda keeruline, kuid ühe eesmärgi eiramine võib teie ettevõtte jaoks kaasa tuua katastroofilisi tulemusi.
Mida sa saad tänu sellele artiklile:
- kuidas projekti ja ressursihaldurid näha ressursside haldamise tähtsust
- miks nad kasutavad ressursside haldamise tarkvara
Paljude meeskondade jaoks osutus ressursihaldusprotsess edukaks strateegiaks mõlema eesmärgi saavutamiseks. Miks on projekti ressursside juhtimine oluline? See on strateegia, millega saavutatakse käegakatsutav äriline kasu, hoides samal ajal oma meeskonda rahul. Tõhusa ressursihalduse korral võidavad kõik. Vaatleme lähemalt ressursihalduse peamisi eeliseid, mis puudutavad nii organisatsioone kui ka ressursse.
Millised on ressursihalduse eelised?
Enne kui me hakkame loetlema eeliseid, võtame kokku, mida ressursihaldus võimaldab teil teha, sest see on kõigi allpool kirjeldatud eeliste alus.
Esiteks, kasutades Teamdeck ressursside haldamise tarkvara (kas see on spetsiaalne rakendus või lihtsalt ressursside kalender), teate täpselt, kes on teie projektiga töötamiseks saadaval ja kui kaua. Selle tulemusel saate jaotada ressursid erinevatele ülesannetele, pidades silmas ärilisi eesmärke.
Kuid ressursside haldamine ei lõpe sellega, et ressursside eraldamine-Te peate ka jälgima oma meeskonda, kui nad projekti kallal töötavad, ja vastavalt sellele tegema otsuseid, nt meeskonna vahetamine või muutmine ja töökoormuse haldamine konkreetsete inimeste kohta. Lühidalt öeldes annab ressursihaldus teile põhjaliku ülevaate teie meeskonna võimekusest, töökoormusest ja tulemuslikkusest.
Mida saavutate, kui hakkate ressursse strateegiliselt haldama?
Projektide elluviimise tõhusus ja tulemuslikkus
Ressursside juhtimine võib projektide elluviimist positiivselt mõjutada. Seepärast on see projektijuhtimise oluline aspekt. Kui te rakendate strateegilist ressursside planeerimine ja jaotamine, tagate, et õiged inimesed töötavad õigete projektidega.
Samuti suureneb projektide elluviimise tõhusus ja tulemuslikkus, sest te suudate märgata võimalikke probleeme (ajakonfliktid, ressursside nappus, liiga palju ületunde) ette ja kohandage oma projekti ajakava enne, kui need probleemid eskaleeruvad. Selline hoiatus võib päästa teie projekti ebaõnnestumisest. Kui neid küsiti 2017. aastal oma varasemate projektide ebaõnnestumise peamiste põhjuste kohta, siis 23% of Projektijuhtimise Instituudi vastajad nimega "ebapiisav ressursside prognoosimine" ja "ressursisõltuvus".
Läbipaistvus ja parem teabevahetus
Projektijuhid teavad, et projekti läbipaistvus on oluline, et säilitada usaldus oma meeskonnas. Ressursside juhtimine toetab suuresti töötajate ja nende juhtide, aga ka erinevate projektijuhtide vahelisi terveid suhteid. Selle põhjuseks on see, et kui teil on ülevaade ressursside olemasolust ja kavandatud töökoormusest, siis ei ole tõenäoline, et te teete selle kohta valesid otsuseid. Selle tulemusena ei hakka te näiteks teatud töötajaid topelt broneerima.
Samuti ei pea te aega raiskama e-kirjade saatmisele, mida selle asemel käsitletakse teie ressursihaldusrakenduses. Näiteks kui te kavatsete lisada oma projektimeeskonda konkreetse inimressursi, kuid projekt ise ei ole 100% rohelise loa saanud, ei pea te võtma ühendust teiste PM-idega ja "kutsuma dibs" mõnele töötajale. Teie tööriist peaks võimaldama teil lisada sellele inimesele esialgse broneeringu: teised juhid näevad, et see inimene liitub tõenäoliselt teie meeskonnaga.
Käivitame veel ühe stsenaariumi: seekord on tegemist töötajaga, kes soovib minna lühikesele puhkusele. Ta saadab e-kirja oma projektile või ressursihaldur või mõnele teisele ülemusele ja algab e-posti ahel. Kui teil on puhkuse haldamise süsteem paika, saavad töötajad puhkuse taotlusi käsitleda paari klikiga. Lisaks registreeritakse puhkus ise süsteemis, nii et sel päeval ei toimu mingeid ebamugavaid "kas sa töötad täna?" vestlusi. See viib meid tegelikult järgmise punkti juurde - meeskonna õnne.
Meeskonna õnne
Kujutage ette, et täna on teie vaba päev. Teil on mõned plaanid või ehk valmistute lihtsalt selleks, et terve päev lõõgastuda. Mõlemal juhul oleks vist üsna tüütu saada oma töökaaslastelt e-kirju või Slacki sõnumeid, nagu oleksite sel päeval tööl. Tunduks, et nad ei märka tegelikult teie ajakava. Sama kehtib ka aegade kohta, kui oled tööga ülekoormatud, kuid sulle määratakse aina rohkem ja rohkem ülesandeid. Või kui te olete osalise tööajaga töötaja keda teatavasti kutsutakse koosolekutele, mis toimuvad väljaspool nende tööaega.
Neid olukordi saab vältida, kui te kasutate ressursside kalender ja järgida ressursside haldamise parimaid tavasid. On hädavajalik, et teie inimressursid tunneksid, et neid märgatakse ja nende ajakava austatakse. Kui teil on lihtne juurdepääs nimetatud ajakavale, on palju lihtsam nende ajaga arvestada. See omakorda võib suurendada teie töötajate rahulolu.
Teie meeskonnaliikmed hindavad ka optimaalset töökoormust, mis võimaldab neil olla tööl produktiivne ja samas hoida töö- ja eraelu tasakaal. Kui te juhina teate, kui palju igaühel on oma taldrikutes, saate märgata üle- või mahajäämuse. alakasutatud inimesed kohe.
Strateegiline planeerimine ja parem otsuste tegemine
Kui teil on ülevaade teie ettevõtte ressurssidest, nende ajakavast ja kättesaadavusest, saate teha paremaid otsuseid oma ettevõtte põhiaspektide kohta.
Näiteks saate te kindlalt teada, kas teie meeskonnal on võimsus uue projekti jaoks. Isegi kui te ei suuda midagi kohe ressursikalendris märgata, saate andmete abil teha teadliku otsuse. Analüüsige oma meeskonna ajalehed mõnest varasemast projektist, et näha nende tulemuslikkuse mustreid või kontrollida oma ettevõtte praegust ressursside kasutamine-ressursside juhtimine annab teile väärtuslikke vahendeid, mis aitavad teil raskeid otsuseid teha.
Samuti saate paremini planeerida tulevasi värbamisi: siin on, kuidas kasutada meeskonna kasutamise aruandeid ja ajaloolisi andmeid, et inimressursside prognoosimine.
Kulude kärpimine
Te juba teate, et ressursside juhtimine parandab teie meeskonna suhtlemist ja säästab selle tulemusena raha. Oluline on ka see, et spetsiaalse tarkvara kasutamine aitab teil vähendada mõningaid tarbetuid halduskulusid (paberkandjal tööajatabelite täitmine või puudumiste jälgimine käsitsi). Kui olete huvitatud sellest, kuidas säästa raha ressursihaldusvahenditega, peaksite kindlasti tutvuma järgmisega Apptensioni juhtumiuuring. Neil on õnnestunud säästa peaaegu $10k kuus, kui nad rakendasid Teamdecki organisatsioonis.
Mis on tõhus ressursside juhtimine?
Eespool kirjeldatud eelised on tähisega: need on nähtavad ainult siis, kui teie ressursihaldusprotsess on tõhus. Võib-olla mõtlete: kuidas tagada, et minu jõupingutused on edukad? Lühike retsept selleks on: järgige parimaid tavasid ja jälgige regulaarselt oma tulemusi. Siin on, kuidas.
Siin Teamdeck'i blogis avaldame regulaarselt ressursside juhtimise ja projektijuhtimise juhendeid nii algajatele kui ka professionaalidele. Kui soovite rohkem teada saada tõhusast ressursihaldusest, võiksite alustada sellest projekti ressursside juhtimine juhend.
Need blogipostitused aitavad teil ka ressursside haldamisel paremini hakkama saada:
- Projekti ressursside tõhus juhtimine
- Meeskonna töökoormuse juhtimine
- Ressursside planeerimine projektijuhtimises
- Ressursside eraldamine - täielik juhend projektijuhtidele
Mõõtke oma ressursside haldamise jõupingutusi
Tulemuste jälgimine on parim viis, kuidas tuvastada parendusvaldkondi ja näha, mis töötab hästi projekti ressursside haldamisel.
Mida saab mõõta?
- teie ressursside planeerimisprotsesside tõhusus (võrrelge hinnangulisi töötunde jälgitud töötundidega).
- teie inimressursi kasutamine (nii ületöötanud kui ka alakasutatud töötajate tuvastamine)
- ületunnitöö maht ja selle jaotamine
- teie projekti eelarve läbipõlemine
- erinevate projektimeeskondade ja rollide poolt nende projektide raames registreeritud kulud ja aeg.
Tõsi, nende näitajate jälgimine on võimatu, kui te ei kogu andmeid oma meeskonna kättesaadavuse, broneeringute, jälgitud aja või puhkuste kohta. Mõnel projektijuhtimise tööriistal on ressursside haldamisele pühendatud funktsioonid, kuid oma protsesside analüüsimiseks võite kasutada ka spetsiaalset ressursside haldamise tarkvara.
Teamdeck on ressursihaldustarkvara, mis võimaldab teil planeerida ressursse mitme projekti lõikes. Töötajad saavad ise planeerida oma puhkuste ajakava, registreerida kättesaadavust ja jälgida erinevate ülesannetega töötamise aega. Teamdeck'i aruandlusfunktsioonid võimaldavad teil luua automaatselt ajakohastuvaid analüütilisi armatuurtahvleid, mida saate hiljem jagada oma juhtidele või klientidele. Saate registreeruda ja proovida rakendust tasuta. siin.
Kui otsite projektiaruande malle ja ideid, siis vaadake neid postitusi:
- Kujundage jõuline projektiaruanne + jälgida projekti eelarvet
- Loo võimas tööajatabelite aruanne
- Ehitage tõhus puudumiste jälgimine protsess
Kas olete valmis oma organisatsioonis ressursihaldust juurutama?
Loodame, et see blogipostitus veenis teid, et ressursihaldus võib teie ettevõttele olulist kasu tuua. Samas mõistame, et uue kogu ettevõtet hõlmava protsessi rakendamine võib olla keeruline ülesanne. Kui see on teie puhul nii, siis võite planeeri kõne Anielaga, meie kliendi edu ekspert. Ta aitab teil välja selgitada teie ettevõtte ressursside haldamise vajadused, näitab teile, kuidas ressursse tõhusalt hallata spetsiaalse tööriista abil, ja koostab plaani selle strateegia kasutuselevõtuks teie organisatsioonis.