Raske on ette kujutada agentuuri, tarkvarafirmat või isegi tootekeskse idufirma ilma projektijuhita. Nad hoolitsevad selle eest, et projektid, kuidas iganes need konkreetses ettevõttes ka ei oleks määratletud, viiakse edukalt ellu: õigeaegselt ja eelarve piires. Projektijuhtidel on keskne roll projekti juhtimisel algusest kuni selle lõpuleviimiseni, tagades, et kõik meeskonnaliikmed on eesmärkidega kooskõlas ja et ressursse kasutatakse tõhusalt. Selles artiklis heidame rohkem valgust rollile ja ressursijuhi kohustustele ning ehk veename teid isegi selles, et projekti ressursside juhtimise ja planeerimise eest ainuisikuliselt vastutava isiku olemasolu on teie organisatsiooni jaoks väärtuslik investeering.
Ressursihaldur projektijuhtimise protsessi ajal - ressursside määramine [Teamdeck - ressursihaldustarkvara ekraan]
Ressursijuht on seevastu roll, mida ei näe projektijuhtimismeeskondades nii sageli. Mitte sellepärast, et nende töö ei ole nii oluline: vastupidi. Enamasti on aga projekti ressursihalduse jõupingutused jagatud mitme rolli vahel. Selles artiklis heidame ressursijuhi rollile rohkem valgust ja ehk isegi veename teid, et ressursijuhi ametijuhendi olemasolu, kes vastutab ainult projekti ressursside juhtimise ja planeerimise eest, on teie organisatsiooni jaoks väärtuslik investeering.
Enne kui mõistate ressursihalduriga seotud tähtsust, oskusi, teadmisi ja kohustusi, peate teadma, kus nad paiknevad projekti ja projektijuhtimise kontekstis.
Nagu paljud teavad, mõistame projekti all - eriti projektijuhtimise ühiskonnas - paljusid asju, mis hõlmavad paljusid erinevaid ressursse. Alates materjalidest ja varustusest kuni kõige tähtsama - inimesteni ja nende oskusteni. Projekti puhul tuleks ette kujutada: veebilehe arendamist, pudelite disaini ümberkujundamist - näiteks - õlletööstuses; müügi laienemist uuele turule, tammi ehitamist mõnele jõele jne. Nagu võite ette kujutada, tähendab igaüks neist palju inimesi, käsitööd, alltöövõtjaid, seadmeid, vahendeid, konfiguratsioone, sõltuvusi, väikseid samme ja ülesandeid, mis hõlmavad projekti. Kuid ükski projekt ei eksisteeri ilma kõige tähtsama elemendita - inimesteta. Inimesed - need, kes selle tellivad, ja need, kes seda teostavad. Nagu Project Management Institute soovitab: Projektijuhtimine on konkreetsete teadmiste, oskuste, vahendite ja tehnikate kasutamine, et pakkuda inimestele midagi väärtuslikku. Alates juhtidest kuni tööjõu ja alltöövõtjateni. Inimestest, kes koostavad ajakava, kuni inimesteni, kes on valitud osalema mõnes projekti etapis. Loomulikult ei ole projektid sarnased ja vajavad palju erinevaid pädevusi. Kuid kuigi neil on palju erinevusi, on neil midagi ühist.
Olenemata sellest, kas olete turundusprojektide juhtimise spetsialist või juht, kas esindate loovagentuuride projektijuhtimist, iga projekt on korraldatud ja organiseeritud protsess. Et seda lihtsamalt kujutada, kasutame lihtsat määratlust, mille on andnud projectmanager.com: Projektijuhtimine on projektide planeerimise, elluviimise ja lõpetamise distsipliin. Selle definitsiooni iga mõiste võiks teeselda eraldi teemat, kuid seda me ei tahaks rõhutada. Mida te peaksite nägema, on protsess.
Eespool esitatud määratluse kohaselt on projektijuhtimine protsess, mis koosneb kolmest etapist. Kuid seda protsessi võib jagada neljaks, viieks ja kuueks etapiks. Sellest hoolimata sisaldab igaüks neist veel mõningaid elementide rühmi, väiksemaid protsesse, ülesandeid ja - loomulikult - väljakutseid. Protsessil on oma termin. See on projektijuhtimise elutsükkel. Ja kõige levinum on viie etapiga versioon. See on välja töötatud Projektijuhtimise Instituudi poolt ja hõlmab kontseptsiooni ja algatamist, planeerimist, teostamist, tulemuslikkust/järelevalvet ning projekti lõpetamist.
Kuna selle artikli põhiteema on kahe rolli - projektijuhi ja ressursijuhi - kokkupõrkamine, tasub korraks peatuda ja ülaltoodud pilti lähemalt vaadata. Miks? Sest ressursijuht osaleb paljudes ülaltoodud etappides ja protsessides, mis on seotud iga etapiga.
[Allikas: "The State of Project Management" aastaaruanne, Wellington 2020].
Et visualiseerida ressursijuhtimise (või ressursijuhi - et seda otse öelda) tähtsust, kasutame kokkuvõtet iga-aastasest uuringust The State of Project Management, mille on tutvustanud Wellingtoni ettevõte. Tänu APM Body of Knowledge'ile on ressursikasutuse juhtimine defineeritud järgmiselt:
"(...) projekti jaoks vajalike ressursside, näiteks inimeste ja nende oskuste, rahaliste vahendite, tehnoloogia, materjalide, masinate ja loodusvarade hankimine, eraldamine ja haldamine. Ressursside juhtimine tagab, et sisemisi ja väliseid ressursse kasutatakse tõhusalt, õigeaegselt ja eelarve kohaselt."
See ei ole päris lihtsaim definitsioon, mis on kunagi tehtud, sest selle terminid on mitmetähenduslikud, seega võiks see olla päris hea akadeemilise doktoritöö jaoks. Kuid ilma liiga sügavale kaevamata on ressursijuhi tööülesande üldine roll planeerida, planeerida ja jaotada kõige kasulikumad, kõige sobivamad ressursid (enamasti sobiva kvalifikatsiooniga töötajad või alltöövõtjad), et viia projekt lõpule nõutud ootuste ja eelnevalt määratletud aja ja eelarvega.
Kui me võrdleme projektijuhtimise ja ressursijuhtimise määratlusi, näeme - esmapilgul - palju sarnasusi nende kahe ametikirjelduse vahel. Kuidas on siis projektijuht seotud ressursijuhiga?
Tõenäoliselt on kõige lihtsam mõista personalijuhtide ja projektijuhtide erinevust, kui analüüsida tasandit, millel nad tegutsevad:
Veel üks aspekt, mis eristab projektijuhte RMidest, on asjaolu, et projektijuht tegeleb tavaliselt mitme ajaliselt piiratud protsessiga. Nende projektidel on kindlad ajakavad või näiteks sprintkalendrid, mida nad järgivad. Ressursijuht seevastu töötab pidevalt, kuna ta on tavaliselt seotud kõigi ettevõttes toimuvate projektidega.
Ressursihaldur vastutab tavaliselt ressursside haldamise eest!:
Ressursijuhtidel on oluline roll ressursside jaotamise jälgimisel, ressursitaotluste täitmisel ja projektide edukuse tagamisel, aidates seeläbi oluliselt kaasa organisatsiooni tootlikkusele ja strateegilistele eesmärkidele.
Ressursijuhid teevad organisatsioonis koostööd mitmete personalimeeskondadega:
Olenevalt ettevõtte ressursihaldurid võivad eeldada, et nad teevad koostööd ka teiste osakondadega, sõltuvalt ettevõtte ressurssidest, suurusest ja struktuurist. Nagu Neil Whitten ütles: Ressursijuhil on peaaegu võimatu töö - nõudmised tulevad igast mõeldavast suunast -, kuid see on töö, mis võib organisatsiooni edule sügavalt mõjuda.
Tõhus ressursside juhtimine on eduka projektijuhtimise oluline tegur. Projekti on palju lihtsam koordineerida, kui teil on meeskond, mis on võimeline täitma oma ressursinõudeid (nii oskuste kui ka kättesaadavuse osas). Ettevõtjad hakkavad tavaliselt märkama halva ressursihalduse negatiivseid tagajärgi, kui nad kasvavad. Väikeses organisatsioonis on PM-idel täiesti võimalik määrata oma meeskonnad või saada nõu juhtkonnalt, kui tekib ressursikonflikt. Kui projekte, töötajaid ja PM-e on rohkem, on hea aeg võtta oma meeskonda kasutusele ressursihaldur.
Pidage meeles, et spetsiaalne ressursihaldur on tohutu abi, kuid see ei ole ainus viis, kuidas teha paremaid otsuseid ressursside planeerimise kohta. Juba enne esimese ressursihalduri palkamist saate oma projektijuhte toetada, andes neile juurdepääsu spetsiaalsele SaaS-ressursihaldustarkvarale.
Ressursside planeerimise eksperdid ja edukad projektijuhid nimetavad Teamdecki oma lemmikuks ressursside haldamise vahendiks. Meie rakendus aitab planeerida ressursse, jälgida nende töökoormust ja mõõta nende tulemuslikkust. Teamdecki ressursikalender näitab, kes on saadaval, kes on hõivatud ja kes on puhkusel: inimeste määramine projektidele on nii palju lihtsam. Soovite näha meie tööriista töös? Lepige kokku kõne Anielaga.
Ressursside haldamise tarkvara, nagu Teamdeck, aitab lihtsustada ressursside jaotamise protsessi, muutes ressursside tõhusa haldamise lihtsamaks. See vähendab ülekasutusvõimalusi ja tagab ressursside optimaalse jaotamise.
Ressursihaldusvahendite kasutamine võib märkimisväärselt parandada projektijuhtimise tõhusust. Need vahendid annavad selge ülevaate ressursside kättesaadavusest, oskustest ja jaotusest, mis aitab projekte paremini planeerida ja ellu viia.
Tehnoloogia mängib ressursihalduses olulist rolli. Täiustatud tarkvaralahendused pakuvad selliseid funktsioone nagu reaalajas jälgimine, automaatne ajakava ja üksikasjalik aruandlus, mis aitavad teha teadlikke otsuseid ressursside jaotamise kohta.
Ressursside haldamine ei ole ilma väljakutseteta. Sellised probleemid nagu ressursside nappus, üle- ja alakasutus võivad kujutada endast märkimisväärseid takistusi. Tõhus ressursihaldus nõuab hoolikat planeerimist, pidevat järelevalvet ja õigeaegset sekkumist.
Ressursside haldamisega seotud probleemide lahendamiseks võivad ettevõtted võtta kasutusele mitmeid strateegiaid. Nende hulka kuuluvad korrapärane võimsuse planeerimine, ressursside pidev koolitus ja arendamine ning ressursside juhtimise täiustatud vahendite kasutamine.
Ressursside haldamise valdkond areneb pidevalt. Tekkivad suundumused, nagu tehisintellekti, masinõppe ja andmeanalüütika kasutamine, muudavad eeldatavasti tulevikus ressursside haldamise revolutsiooniliselt.
Kokkuvõtteks võib öelda, et projektijuhtide ja ressursijuhtide rollid on mõlemad olulised projektide edukaks elluviimiseks mis tahes organisatsioonis. Kuigi nende ülesanded võivad mõnes valdkonnas kattuda, pakuvad mõlemad rollid ainulaadseid oskusi ja vaatenurki, mis on projekti eesmärkide saavutamise seisukohalt olulised. Nende rollide ja nende vastastikuse täiendavuse mõistmine on oluline iga ettevõtte jaoks, kes soovib parandada oma projektijuhtimisvõimet.
Projektijuhid: Need spetsialistid vastutavad projekti üldise elluviimise ja lõpetamise eest. Nad koordineerivad projektimeeskonna jõupingutusi, haldavad projekti ajakava, jälgivad eelarvet ja tagavad, et projekti tulemused vastavad nõutavatele standarditele. Projektijuhid on projekti peamised suhtlejad, kes peavad sidet sidusrühmade, meeskonnaliikmete ja välispartneritega, et tagada, et kõik oleksid kooskõlas ja töötaksid samade eesmärkide nimel. Samuti teevad nad kindlaks riskid ja võimalused, tehes strateegilisi otsuseid, et hoida projekt õigel teel.
Ressursihaldurid: Teisest küljest tegutsevad ressursside haldajad laiemal tasandil. Nad jälgivad ressursside jaotamist ja haldamist mitme projekti raames organisatsioonis. Nende peamine eesmärk on tagada, et õiged ressursid oleksid õigel ajal kättesaadavad ja et neil oleksid vajalikud oskused, et vastata projekti nõudmistele. Ressursijuhid teevad tihedat koostööd projektijuhtidega, et lahendada konflikte, jaotada ressursse vastavalt vajadusele ümber ja toetada üldist ressursside planeerimisprotsessi. Neil on oluline roll ka võimsuse planeerimisel, tööjõu arendamisel ja mõnikord isegi personaliga seotud ülesannetes, nagu töölevõtmine ja koolitus.
Projekti- ja ressursihaldurite vaheline sünergia: Projektijuhtide ja ressursijuhtide vaheline koostöö on projekti optimaalse tulemuse saavutamiseks väga oluline. Kui projektijuhid keskenduvad üksikute projektide spetsiifikale, siis ressursijuhid tagavad, et organisatsiooni ressursse kasutatakse tõhusalt kõigis projektides. See koostoime aitab tasakaalustada töökoormust, vältida ressursside puudujääki ja maksimeerida projektimeeskonna tootlikkust. Samuti võimaldab see strateegilisemat planeerimist ja paremat ettenägemist, kuna ressursijuhid saavad anda laiema ülevaate ressursside kättesaadavusest ja piirangutest.
Ressursihaldustarkvara tähtsus: Spetsiaalse ressursihaldustarkvara, nagu Teamdeck, kasutamine võib märkimisväärselt suurendada nii projektijuhtide kui ka ressursihaldurite tõhusust ja tulemuslikkust. Need vahendid pakuvad tsentraliseeritud platvormi ressursside kättesaadavuse, oskuste ja ülesannete jälgimiseks. Nad pakuvad reaalajas ülevaateid, automaatset ajakava ja üksikasjalikku aruandlust, mis on teadlike otsuste tegemisel hindamatu väärtusega. Sellist tarkvara kasutades saavad organisatsioonid parandada oma ressursside planeerimisprotsesse, vähendada üle- või alakasutuse riski ning tagada, et projektid on asjakohaselt mehitatud.
Väljakutsete ja tulevaste suundumustega tegelemine: Tõhus ressursihaldus ei ole ilma probleemideta. Organisatsioonid peavad toime tulema selliste probleemidega nagu ressursside nappus, muutuvad projektinõuded ja tasakaalu säilitamine mitme projekti vahel. Õigete strateegiate ja vahendite abil saab neid probleeme siiski tõhusalt lahendada. Regulaarne võimsuse planeerimine, pidev koolitus ja arendamine ning kõrgtehnoloogiate, näiteks tehisintellekti ja masinõppe kasutamine on mõned strateegiad, mis aitavad organisatsioonidel eesrindlikuks jääda.
Tulevikku vaadates areneb ressursihalduse valdkond koos uute tehnoloogiate integreerimisega veelgi. Näiteks tehisintellekt ja masinõpe võivad pakkuda prognoosivat analüüsi, mis aitab juhtidel prognoosida ressursivajadusi ja tuvastada võimalikke probleeme enne nende tekkimist. Selline ennetav lähenemisviis ressursside juhtimisele võib viia projektide tõhusamaks elluviimiseks ja paremate tulemusteni.
Lõplikud mõtted: Lõppkokkuvõttes on nii projektijuhid kui ka ressursijuhid organisatsiooni projektijuhtimise raamistikus hädavajalikud. Mõistes nende erinevaid rolle ja kasutades nende unikaalseid tugevusi, saavad ettevõtted saavutada ühtsema ja tõhusama lähenemisviisi projektide juhtimisele. Investeeringud ressursihaldusvahenditesse ja -strateegiatesse ei toeta mitte ainult neid rolle, vaid suurendavad ka organisatsiooni üldist tõhusust ja edu. Tõhusa koostöö ja strateegilise planeerimise abil saavad projektijuhid ja ressursijuhid viia projektid edukalt lõpule, tagades, et ressursse kasutatakse optimaalselt ning eesmärgid saavutatakse soovitud aja- ja eelarvevahendite piires. Selline terviklik lähenemine projekti- ja ressursijuhtimisele on võtmetähtsusega, et edendada produktiivset ja jätkusuutlikku projektikeskkonda igas organisatsioonis.
Täielik personalijuhtimine lahendus kontori- ja kaugtöötajate jaoks
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...