Mange virksomheder er i øjeblikket på udkig efter ideer til omkostningsoptimering som reaktion på den globale pandemi og dens økonomiske konsekvenser. Når de forsøger at minimere HR-omkostningerne, beslutter teams at indføre ansættelsesstop eller bruge deres HR-teknologi mere effektivt, alt sammen for at forblive rentable og undgå afskedigelser. I en ånd af bedre udnyttelse af tilgængelig teknologi vil vi gerne vise dig, hvordan virksomheder kan reducere deres omkostninger med styring af projektressourcer.
Vores tips kan bruges i mange forskellige brancher, men virksomheder, der arbejder for flere kunder ad gangen (bureauer, konsulentfirmaer, softwarehuse), vil måske finde dem særligt nyttige. Når man jonglerer med flere projekter på samme tid, er det nemlig en stor udfordring at planlægge og styre ressourcerne.
Lad os først definere ressourcestyring.
I vores guide til styring af projektressourcerdefinerede vi det som at gøre den mest effektive brug af de begrænsede ressourcer, du har til rådighed. Hvilken slags ressourcer taler vi om? Mennesker, selvfølgelig, men også udstyr, lokaler, køretøjer eller noget helt andet, afhængigt af din virksomheds karakter. I dette blogindlæg vil vi dog fokusere på human resource management.
Den mest effektive udnyttelse af dine ressourcer betyder, at du udnytter dem effektivt, Tildel de rigtige mennesker til de rigtige projekter (ressourceallokering)og analyser dit teams arbejde for at finde optimeringsmuligheder. Disse trin er afgørende for at reducere virksomhedens omkostninger, som du vil se i de næste par afsnit.
Brug af godt software til ressourceplanlægning vil hjælpe dig enormt meget. Appen vil selvfølgelig ikke gøre alt arbejdet for dig, men den vil give dig mulighed for at gøre tingene effektivt og spare tid og penge i processen. I dette blogindlæg kan du se skærmbilleder fra Teamdecken app, der bruges af hold over hele verden.
Udvikling Teamdecksom er en komplet app til ressourcestyring, taler vi ofte med vores kunder om den effekt, ressourcestyring har på deres budgetter.
Apptension var en af de første virksomheder, der brugte Teamdeck til at planlægge og styre deres medarbejderes arbejde. Piotr Bandosz, Apptension's chef for økonomi og mennesker, fortalte os det:
Uden Teamdeck havde vi spildt $11.130 i medarbejdernes tid hver måned på at håndtere almindelige ledelseskampe. Teamdeck hjalp os med at reducere dette spild til $1.249,50, hvilket giver os en besparelse på $9.880,50 om måneden.
Apptension er et team på 50 personer, så hvis du driver en større virksomhed, kan du forvente endnu flere besparelser. Hvordan er det muligt? Lad os gå i detaljer - hvordan sparer du penge, når du implementerer ressourcestyring?
Hvorfor er ressourceudnyttelse så afgørende? Kort sagt: Det gavner både arbejdsgiveren og medarbejderne. Tænk f.eks. på underudnyttelse. Folk, der venter på opgaver, genererer omkostninger for virksomheden, men kan også bliver selv meget frustrerede. På den anden side kan overudnyttelse føre til medarbejdernes udbrændthed og ekstra omkostninger for arbejdsgiveren, hvis du betaler mere for overarbejde. Det er ganske enkelt: Med optimal udnyttelse genererer du ikke unødvendige omkostninger, og dine teammedlemmer kan nyde godt af en afbalanceret Teamets arbejdsbyrde.
Ressourcestyring er nøglen til at opretholde en god ressourceudnyttelse. Det kræver, at du er opmærksom på ressourceplanlægning og tildele arbejde til medarbejdere, der kan påtage sig flere opgaver. Når du ser alle dine teammedlemmers bookinger i Ressourcekalenderer det meget nemmere at få øje på folk, der er under- eller overudnyttede.
En af grundene til, at ressourcestyring påvirker projekters rentabilitet, er, at den hjælper dig med at vælge de bedste folk til en given opgave. Det virker nemt nok, når dit team består af f.eks. ti personer. Men hvad nu, hvis du skal lede 200+ medarbejdere?
Værktøjer til ressourcestyring som Teamdeck giver dig et godt overblik over talentmassen. Du kan se, hvem der kan deltage i et nyt projekt, men du kan også filtrere dine teammedlemmer efter færdigheder, jobanciennitet eller placering. Når de bedst mulige folk arbejder på et projekt, er der større sandsynlighed for, at det bliver en succes.
Men selv om det lykkes dine bedste talenter at levere projektet inden for deadline og budget, kan det vise sig, at det næppe er rentabelt. Det hele handler om det budget, du aftaler med kunden, og om faktureringsmetoden.
Når du f.eks. fakturerer på timebasis (tid og materiale), er det værd at analysere dit teams fakturerbare og ikke-fakturerbare tid. Registrering af medarbejdernes tid er et vigtigt aspekt af ressourcestyring. Det giver dig mulighed for at foretage forbedringer på det personlige plan (f.eks. justere din arbejdsbyrde) og på projekt- eller endda organisationsniveau.
Gå ind i dit teams timeseddel-rapport og se, hvordan fordelingen er mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Brug derefter et øjeblik på at tænke over, hvordan du kan forbedre forholdet til din fordel. For eksempel kan du se, at dine projektteams bruger meget tid på lange all-hands-møder eller på administrative opgaver som projektrapportering. Du vil bogstaveligt talt kunne se, hvor du taber penge.
Hvordan kan du løse det? En idé er at forbedre virksomhedens interne processer. En anden ville være at gribe fremtidige budgetter anderledes an og f.eks. afsætte en større buffer.
Kommunikation er afgørende, især for virksomheder, der er gået over til fjernarbejde. Hvis du er i denne situation, kan du læse vores blogindlæg om Effektiv kommunikation for fjernteams.
Men det er også sandt, at kommunikation kan være frustrerende og tidskrævende. Et eksempel? Forestil dig, at du er leder af et team og har følgende samtale med din kollega:
Endnu et eksempel er, når folk ikke er sikre på, hvad de skal fokusere på en given dag. Det lyder måske overraskende, men det er ikke et sjældent fænomen, især ikke i roller, der understøtter flere projekter i løbet af en uge (f.eks. illustratorer og DevOps-specialister).
Det virker uskyldigt nok, men lignende samtaler kan tage timer fra dine medarbejderes uger. Ville det ikke være dejligt at slippe for disse samtaler og i stedet have effektive systemer til at planlægge og administrere arbejds- og ferietid? Det er her, ressourcestyringsværktøjer er nyttige.
Når dit team er engageret i ressourcestyring, er det nemt for medarbejderne at tjekke deres prioriteter for de kommende dage. Ferietillæg og -anmodninger kan også håndteres på en gnidningsfri måde. Du sparer penge som virksomhed, og dine medarbejdere kan fokusere på den kommunikation, der betyder noget for dem.
Har du nogensinde været igennem en dyr rekrutteringsproces for så at ansætte en medarbejder, der alligevel ikke havde så meget at lave? Eller måske har du sikret dig et par projekter for så at indse, at du ikke har nok kapacitet til at levere dem og måtte hyre freelancere eller outsource teams for en ekstra omkostning? Begge scenarier kunne have været undgået med ressourceprognoser. Det betyder, at du forsøger at forudsige, hvor mange ressourcer du får brug for og hvornår.
Hvordan kan ressourcestyring hjælpe dig med Forudsigelse af menneskelige ressourcer?
Først og fremmest har dine ledere bedre overblik over dit teams kapacitet og aktuelle arbejdsbyrde, så de kan planlægge produktionen i overensstemmelse hermed. For det andet kan du analysere historiske data fra dit teams timesedler for at identificere mønstre. For eksempel oplever mange bureauer en sæsonbetinget efterspørgsel efter ressourcer: Der er måneder, hvor der simpelthen er mere arbejde. Når du ved det på forhånd, kan du forberede dig på ressourcemangel og starte en rekrutteringsproces eller forhandle en bedre aftale med et outsourcingfirma. På den måde optimerer du dine udgifter og kan planlægge din økonomi bedre.
Når du står over for en krise, kan dit første instinkt være at sætte et loft over udgifterne. At investere i en app til ressourcestyring kan virke kontraintuitivt, når du desperat ønsker at spare penge, ikke sandt? I virkeligheden er det sådan, at så længe dit ledelsesteam er engageret i effektiv ressourceplanlægning og -styringbør afkastet af investeringen være højt.
Tag Apptension, virksomheden, der anslog, at de sparer $10k hver måned takket være Teamdeck. Hvor meget bruger de på det? En licens til én person koster $3,99, så et team på 50 personer betaler $199,50 hver måned. Som du kan se, er det kun en brøkdel af de besparelser, de er i stand til at generere på grund af den effektive styring af deres ressourcer.
Spekulerer du på, hvordan investeringsafkastet vil være for din virksomhed? Lad os tale om det! Planlæg et opkald med Aniela: Hun vil diskutere dine behov for ressourcestyring og vise dig, hvordan Teamdeck kan hjælpe dig med at reducere virksomhedens omkostninger.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...