Overarbejde, dvs. den mængde arbejde, der udføres ud over det planlagte, er et for komplekst emne til blot at give et råd om at undgå det for enhver pris. Faktisk kan de ekstra timer være den eneste måde at redde et projekt på, når der opstår uventede komplikationer.
Det, du ikke ønsker, er, at overarbejde bliver en regelmæssig begivenhed, da det kan skade din virksomhed både økonomisk og kulturelt. Heldigvis er der nogle gennemprøvede metoder, der kan hjælpe dig med at håndtere overarbejde på en fornuftig måde. I denne artikel gennemgår vi dem én efter én.
Hvad får du som tak for denne artikel?
Effektiv styring af overarbejde (og Strategi for tidsstyring) starter med at planlægge en afbalanceret arbejdsplan. Det er her, du kan begå dyre fejl, som vil formere sig gennem hele projektet. Hvordan undgår man dem? Når det er muligt, så prøv fleksibel planlægningDet giver mulighed for alternative scenarier og tidsjusteringer.
Det kan også være en god idé at analysere den planlagte arbejdsbyrde for alle dine medarbejdere: Vær ekstra opmærksom på folk med unikke færdigheder, hvis opgaver ikke kan overføres til andre teammedlemmer. Hvis deres arbejdsbyrde er høj, er der større sandsynlighed for overarbejde, da der ikke er andre til at hjælpe.
En måde at undgå det på er at opbygge et netværk af freelancere, som kan kobles på projektet, når der er brug for det. En anden er at ansætte en ny person med lignende færdigheder, som kan påtage sig nogle af arbejdsopgaverne. Øg produktiviteten fra 9 til 5
Det er vigtigt at overvåge arbejdsbyrden, men det er ikke altid nok til at undgå overarbejde. Projekter med stramme tidsplaner og ufravigelige deadlines har meget lidt spillerum, når noget går galt.
En syg medarbejder eller et teknisk problem kan hurtigt resultere i, at teamet må lægge ekstra timer. For at minimere overarbejdet kan du indføre et par regler, der hjælper folk med at fokusere på deres 9-5-arbejde.
Først og fremmest skal du sørge for, at dit team ved, hvad deres kommende opgaver er. Hvor indlysende det end lyder, er det ikke altid tilfældet. Teammedlemmer, der ikke kender deres opgaver (eller ikke helt forstår deres omfang), vil sandsynligvis miste en masse dyrebar tid, før de går i gang med arbejdet.
Næste skridt er at skære alle møder væk, som ikke er absolut nødvendige. Hvis du følger en agil tilgang til projektledelse, kan du planlægge scrum-møder. De er designet til at dække de væsentlige punkter uden at spilde tid og ressourcer.
En anden måde at øge effektiviteten på er at lette kommunikationen mellem teammedlemmerne. Der er mange samarbejdsværktøjer på markedet: lige fra chat-apps (f.eks. Slap af) til projektstyringssoftware (f.eks. JIRA).
Når du har valgt dine værktøjer, skal du prøve at integrere dem med hinanden for at skabe smidige arbejdsgange. Et eksempel kunne være at installere JIRA-notifikationer på Slack: På den måde kan teammedlemmerne se opdateringerne i realtid og reagere i overensstemmelse hermed.
Når projektet er sat i gang, skal du følge udviklingen i leverancerne og den faktiske arbejdsbyrde (læs mere om Styring af arbejdsbyrden). Hvordan gør man det? En effektiv måde at holde styr på dine medarbejderes arbejdstid er at bruge tidsregistreringssoftware. Det er faktisk også praktisk for teamet.
Takket være timesedler kan dine teammedlemmer være sikre på, at du ser deres ekstra indsats. En fordel for lederne? Jo hurtigere du får besked om overarbejdet, jo hurtigere kan du komme til bunds i problemet.
For at overvåge dit teams timesedler effektivt er det bedst at bruge en automatisk opdatering. timeseddel-rapport. Når man ser på de registrerede tidsdata, er det også nyttigt at analysere timesedlens beskrivelser. Beskrivelser er kommentarer, som dine medarbejdere kan indtaste, når de logger en given tidspost. Hvis du tjekker beskrivelserne, kan du få værdifuld indsigt i dit teams overtidsmønstre:
På billedet ovenfor kan du se, at Rose kun loggede betydeligt overarbejde, når hun havde opgaver, der krævede, at hun interagerede med kunden (workshops, gennemgang af aktiver). Måske er det noget, der er værd at se nærmere på?
Afhængigt af årsagen til overarbejdet kan du enten justere projektplanen (læs mere om teknikker til projektplanlægning) eller sætte ekstra hjælp ind. Hvis du mener, at det er umuligt at undgå overarbejde, skal du sørge for at kommunikere dine forventninger til teamet.
Mange medarbejdere er villige til at gøre en ekstra indsats, men deres overarbejde fører til en negativ balance mellem arbejdsliv og privatliv. Derfor betaler de fleste virksomheder ekstra for den tid, der ligger ud over den normale arbejdstid. Da alle udgifter bør være inkluderet i projektbudgettet (læs mere om sporing af projektbudget)er det vigtigt at vide, hvor mange penge der går til overtidsbetaling.
Nogle værktøjer til ressourcestyring gøre denne opgave lettere ved at levere rapporter, du kan trække fra timesedler. I Teamdeck kan du oprette en automatisk opdaterende kompensationsrapport, som hjælper dig med at håndtere overarbejde.
Du skal blot vælge de datapunkter, du har brug for, og indtaste dit teams overtidssatser. Du kan bruge forskellige satser for forskellige teammedlemmer. Efterhånden som projektet skrider frem, skal du bare åbne din rapport og tjekke det aktuelle overtidsforbrug. Du kan endda dele linket til rapporten med dit lønningsteam for også at gøre deres arbejde lettere.
Når du har en passende politik for håndtering af overarbejde, skal du huske at kommunikere forventningerne til dit team. Arbejdsplads og Projektets gennemsigtighed er særligt vigtige her, da det kan hjælpe dig med at undgå medarbejdernes udbrændthed.
En nylig undersøgelse foretaget af Gallup viste, at mens Uhåndterlig arbejdsbyrde er faktisk en af 5 faktorer, der er korreleret med udbrændthed, så er manglende kommunikation og støtte fra ledere og urimeligt tidspres. Åben kommunikation, forståelse for projektets tidsbegrænsninger og klare regler for overtidsbetaling er nødvendige for, at dine teammedlemmer kan få det bedre med deres nuværende arbejdsbyrde.
Teamdeck gør det lettere at styre dit teams overarbejde. Med timesedler og rapporter om overtidskompensation kan du holde styr på dit teams arbejdsbyrde og projektets budget på samme tid. Planlæg et opkald med Aniela og lær, hvordan du driver dit team effektivt!
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...