Hver gang du estimere et nyt projekt og tildele ressourcer til det, opretter du en projektplan på højt niveau. Planlægning på højt niveau fokuserer på at fastlægge projektets krav og leverancer og derefter spore dem over tid. Det adskiller sig fra en detaljeret projektplan, som består af alle de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Man kan sige, at en plan på højt niveau er en leders syn på projektet.
For eksempel er Jira et godt værktøj til projektplanlægning der giver dig mulighed for at spore hver enkelt opgave i et projekt. TeamdeckTeamdeck hjælper dig derimod med at administrere ressourcer i din organisation og tildele folk til projekter baseret på deres tilgængelighed. Teamdeck er software til ressourcestyring med en værktøj til registrering af teamtid, værktøj til ressourceplanlægningog orlovsadministrationssystem funktioner.
Planlægning på højt niveau betyder, at du styrer dit projekts mål, afhængigheder og tilgængelige ressourcer (ressourceplanlægning), sammen med en tidslinje og et budget. Den angiver, hvad der skal gøres, hvornår og af hvem, uden at gå i detaljer med bestemte opgaver. Det giver dig et klart overblik over omfanget og de nødvendige ressourcer, så du kan træffe kvalificerede beslutninger om estimering og gennemførelse af dit projekt.
Projektplanlægning på højt niveau er tæt forbundet med agile projektledelsesprincipper, som siger, at en projektleder (PM) skal føre tilsyn med processen, der kan beskrives som en Faciliterende måde at lede på.
I dette tilfælde betyder "faciliterende ledelse", at PM'er peger deres teams i den rigtige retning og sikrer korrekt kommunikation og projektflow, samtidig med at de giver teamet mulighed for selv at tage ansvar for projekterne. På den måde kan PM'erne øge følelsen af ejerskab blandt teammedlemmerne, hvilket viser sig at gøre dem mere produktive.
Når du laver en plan på højt niveau, skal du inkludere:
På den måde fokuserer du på projektkrav, forretningsmål og roller, der er nødvendige for at levere projektet, og på den baggrund laver du en tidsplan og tildele ressourcer til dit projekt.
|
Leder du efter et værktøj, der kan give dig et bedre overblik over dine teams? Med Teamdeck kan du hurtigt få et overblik over alle projekter. Prøv det gratis. |
Vi har allerede nævnt, hvad en projektplan på højt niveau bør indeholde.
Lad os nu vurdere, hvordan du kan bruge det til at planlægge ressourcer, estimere deres omkostninger og styre din tidsplan.
Du skal evaluere dit projekts mål og omfang for at kunne beslutte, hvem der skal være med i projektet. Brug en kick-off-fase til bedre at forstå projektet og de roller, der er nødvendige for at gennemføre det.
Når man skal allokere ressourcer, er det første, man skal gøre, at afstemme medarbejdernes færdigheder og erfaring med projektets krav. Når du har udarbejdet en projektplan på højt niveau, er du allerede bekendt med mål og leverancer. Det eneste, det kræver nu, er en liste over medarbejdere, der opfylder projektets kriterier.
Når man tildeler ressourcer, skal man huske ikke kun at medtage det, de arbejder på i øjeblikket (eller de fremtidige projekter, de allerede har fået tildelt), men også:
På den måde mindsker du risikoen for, at nogle uventede begivenheder forstyrrer dit projekt over tid.
Det er meget lettere at vurdere dit teams tilgængelighed, når du bruger planlægningsværktøjer på højt niveau som Teamdeck. Det kommer med et skema, hvor du kan tjekke dine medarbejderes aktuelle arbejdsbyrde.
Når du har identificeret dine teammedlemmer og bekræftet, at de er tilgængelige i hele projektperioden, skal du estimere budgettet sammen med dem ved hjælp af den historiepunktsbaserede estimeringsteknik, som vi beskrev mere grundigt i denne artikel om Projektets kick-off.
Det vigtigste at tage med: Ved hjælp af projektplaner på højt niveau kan du identificere de ressourcer, du har brug for til at levere et projekt, bekræfte deres tilgængelighed og estimere projektets budget.
Planlægning på højt niveau handler ikke kun om projektets start. Det handler også om at overvåge dit projekt over tid.
En af de teknikker, du måske vil bruge, er ressourceudjævning. Det er ganske enkelt at tilpasse arbejdsbyrden til dine medarbejderes tilgængelighed for at undgå overbooking (læs om Styring af arbejdsbyrden). Det, du skal være opmærksom på, er, at det ændrer projektets kurs og resulterer i forsinkelser i udviklingen.
For at fordele slækket mere jævnt kan du bruge ressourceudjævningsteknikken. I henhold til PMBOK® GuideDet er at justere "aktiviteterne i en tidsmodel, så behovet for ressourcer i projektet ikke overstiger visse foruddefinerede ressourcegrænser".
Det vigtigste at tage med: Når du bruger en tidsplan til at overvåge dit teams arbejdsbyrde i løbet af projektet, kan du se, hvordan dine teammedlemmers tilgængelighed ændrer sig. Derefter kan du justere deres kapacitet og projektomfang, undgå under- eller overbooking, og medarbejdernes udbrændthed.
Vi har diskuteret, hvad planlægning på højt niveau er, og hvordan det hjælper at have et skema for bedre at kunne styre dit team. Brug det til at få et bedre overblik over dine ressourcers kapacitet og projektets omfang.
For at kunne implementere en projektplan på højt niveau:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...