At mestre den subtile kunst at styre arbejdsbyrden er en vigtig opgave for flere projektfokuserede roller i virksomheder. Afdelingsledere eller chefer håndterer ofte projektallokering og workload management på virksomhedsniveau, mens projektledere skal tildele opgaver til deres projektteams. Uanset omfanget er de vigtigste strategier for vellykket workload management baseret på de samme principper.
Hvad får du takket være denne artikel:
Betydningen af workload management og filosofien bag dem
Den rolle, som software til ressourcestyring i processer til styring af arbejdsbyrden
Hvad er de mest effektive strategier til planlægning af arbejdsbyrden?
Lad os sammenligne et par definitioner, før du får et par forslag til værktøjer til styring af arbejdsbyrden (eller planlægning af arbejdsbyrden - begge dele betyder det samme, hvis du vil).
Hver af dem fortæller om den rolle, som ikke en projektleder eller en leder, men en eller flere medarbejdere spiller i komplekse projekter. Det, der tiltrækker sig opmærksomhed, er opdelingen: team vs. en bestemt medarbejder. Nogle få af dem er fokuseret på et team og medarbejdere. Men kun i Forecasts øjne - vores nære konkurrent på markedet for workload management-værktøjer - er det kun en bestemt medarbejder. Hvilken filosofi er det bedste valg? Hvordan analyserer man hver enkelt medarbejders præstation? Hvad lægger nogen af dem vægt på? Lad os se nærmere på det.
Begrebet workload management står for processen med at tildele opgaver til medarbejdere og sikre, at de har tid nok til at udføre dem.
Processen med effektivt at fordele og organisere arbejdet på tværs af teams er det, workload management handler om.
Vær opmærksom på medarbejdernes tid (så de kan udføre deres opgaver) - dette er et forslag fra Teamhood - et værktøj til styring af arbejdsbyrden. Man kan sige, at effektiv styring af teamets arbejdsbyrde betyder, at lederen er i stand til at sætte opnåelige deadlines. Men hvordan undgår man urealistiske deadlines, eller hvad skal man tage udgangspunkt i, hvis man vil prioritere arbejdet og tildele andre opgaver? Lad os lade disse spørgsmål stå ubesvarede indtil videre og gå videre.
Med en omskrivning af Asana - vores konkurrent og leverandør af workload management-værktøjer - forstår de ved workload management ikke kun at fordele og måle arbejdet. De antyder, hvornår workload management-processen udføres effektivt. Værktøjet til workload management øger medarbejdernes (eller ressourcernes, som vi kunne sige) arbejdsudførelse og - det meget interessante og værd at tage i betragtning - deres tilfredshed. Ved slutningen af hver dag er medarbejderen mere glad end overvældet.
Virksomheden lægger vægt på at øge medarbejdernes arbejdsindsats og (den vigtigste del, hvis man tænker på et langsigtet forhold til en bestemt medarbejder) tilfredshed ved dagens slutning. Tilfredshed for begge parter: for lederen og for hans team.
Her opstår der flere spørgsmål om værktøjer til styring af arbejdsbyrden og projektfremdrift. For det første afhænger en medarbejders trivsel også af, hvad der sker i hans eller hendes personlige liv, som vi ikke har megen indflydelse på. For det andet skal man have et godt nok forhold til dem til at vide præcis, hvad det er i eller gennem arbejdet, der får dem til at føle sig tilfredse (og det fremgår ikke altid af en medarbejders udsagn, som under arbejdspresset måske ikke er villig til at tale om alt af frygt for, at jeg måske rent faktisk vil lave noget andet end det, de skal lave i øjeblikket). Og for det tredje - måske vigtigst af alt - hvordan måler vi denne tilfredshed? Hvordan vælger man de bedste værktøjer til workload management?
Værktøjet til styring af arbejdsbyrden henviser til at tildele arbejde til et team på en måde, der får mest muligt ud af dets færdigheder og evner og gør det muligt for det at opnå den bedste præstation og producere produkter af højeste kvalitet.
Smartsheet foreslår - endnu et projekt Planlægningsværktøj og vores konkurrent - ved første øjekast - noget mere konkret om, hvad der skal gøres. Sådanne værktøjer til styring af arbejdsbyrden lægger også vægt på projektlederens kompetencer og den stærke forbindelse til teamets præstationer. Men kun kompetencer, der er nyttige for at få medarbejdernes færdigheder frem og give dem et sted at udvikle sig. Hvordan gør man det? Hvordan øger man medarbejdernes præstationer og færdigheder, der er nyttige for virksomheden i en bestemt periode?
Workload management er (...) det, vi kalder evnen til at uddele arbejde ligeligt og give hver medarbejder sin rimelige andel og ikke mere. Medmindre der er et særligt tilfælde, der kræver mere arbejde, bør du ikke overbelaste nogen. Værktøjer til styring af arbejdsbyrden kan hjælpe.
Og det er den mest kontroversielle definition. Forecast-virksomheden går meget længere og informerer også om evnenes rolle. Men evne er rettet mod at fordele arbejdet ligeligt og på en måde, så hver medarbejder får en "fair andel" - hvad det så end betyder. Det rigtige værktøj til styring af arbejdsbyrden kan hjælpe med dette.
Men i sidste ende får vi at vide, at det handler om ikke at overbelaste nogen, undtagen i helt særlige tilfælde - men hvad er de vigtige opgaver? Er alle opgaver ikke meget vigtige? Kan alles arbejde være ligeværdigt? Hvad med erfaringsforskelle, projektkompleksitet, krav som f.eks. tidspunktet, hvor opgaverne skal udføres, og - det vigtigste - virksomhedens rentabilitet (nogle projekter er vigtigere end andre; nogle af dem kræver mere tid for at opnå et forventet resultat)? Alle læsere af denne artikel om projektledelse og værktøjer til styring af arbejdsbyrden ved, at det er forretningens behov, der afgør, hvad der skal gøres, og hvad der kan kaldes et "specialtilfælde". Punktum.
Rollen som mindst en god ressource Styring af arbejdsbyrden er ikke kun at hjælpe med at måle teamets præstationer og planlægge ressourcer, men også med at styre arbejdsbyrden.
De har hver især deres egen vision om effektiv team workload management. De understreger alle to ting - værktøjer til håndtering af arbejdsmængden er vigtige.
For det første er workload management en proces, der tager tid på grund af de mange spørgsmål og forklaringer, der bliver brugt i løbet af et stykke tid.
Og for det andet forudsætter effektiv og intelligent workload management, at en leder har en bestemt række færdigheder, som hjælper teammedlemmerne med at nå de forventede individuelle forretningsmål eller nogle gange endda meget personlige mål. Hvilken slags færdigheder og hvad vil være grundlaget for at træffe beslutninger?
Proces - på grund af mange spørgsmål og svar; gode valg er afhængige af en bestemt leders viden eller erfaring
Tildeling af opgaver til teammedlemmer og vedligeholdelse af teamets præstationer og projektets fremskridt
Sættet af - lad os sige - Færdigheder i at styre arbejdsbyrden (vi kunne tilføje "interpersonel" eller bare "sæt af bløde færdigheder" - fordi det ikke er klart i de ovenstående betydninger)
At tage sig af teammedlemmer (fordi det er en af grundene til, at de klarer sig godt med et forventet resultat for en virksomhed). Her er to udfordringer. Den første er spørgsmålet om, hvorvidt du som leder skal tage dig mere af et team eller mere af en bestemt medarbejder. Og for det andet - ordet "omsorg" har også mange betydninger i hvert af de ovennævnte citater. Så her er et andet spørgsmål: Hvad skal lederen have for øje, når han styrer alles arbejdsbyrde?
De bedste værktøjer til workload management - det kan hjælpe med projektledelse
Du tjekker ikke det nuværende teams kapacitet og arbejdsbyrde (planlægning af ressourcekapacitet)
Du tildeler ikke opgaver efter prioriteter og medarbejdernes færdigheder
Du tænker ikke på ændringer og omplaceringer
Du er "resistent over for viden" og ønsker ikke at lære af de bedste
Du tænker ikke på Agile
Du tænker ikke på at bruge en eller anden form for workload management-værktøj og projektstyringssoftware
Overbooking (eller underbooking)
Mindre produktivitet og effektivitet
Mere stress og angst
Mere overspringshandling
Mindre engagement og overvejelser om at forlade teamet
Men for at være mere seriøs - hvorfor er workload management vigtigt? Overvågning af den aktuelle arbejdsbyrde og teamets arbejde (især fjernteams) hjælper projektledere med at spotte problematiske tendenser og områder tidligere, hvilket giver dem en chance for at løse problemer, før de eskalerer. Mulighed for ressourceallokering, justering af projektplaner eller forbedring af workload managementisær, hvis du kan bruge de bedste værktøjer til styring af arbejdsbyrden og projektstyring..
Hvad er de mest effektive strategier til håndtering af arbejdsbyrden?
At have styr på det er det vigtigste element i implementeringen af workload management og brugen af værktøjer til teamworkload management. Der er mange potentielle årsager til ubalanceret arbejdsbyrde (f.eks. dårlig workflow-styring, opgavefordeling, unøjagtige projektestimater, underpræstation af enkeltpersoner i hele teamet), og for at løse problemet skal du forstå, hvor det kommer fra. Det er bedst, når du er klar over det:
Hvad skal der gøres projektmæssigt?
Hvem skal arbejde med hvad,
Hvordan er den faktiske arbejdsbyrde i forhold til projektets estimater?
Den del, der handler om, hvad der skal gøres, kan dækkes af projektdokumentation eller projektstyringssoftware. På Teamdeck, hvor vi kan tildele opgaver, bruger vi Jira til at spore alle opgaverne i vores backlog. På den måde ved vi, hvad der skal ske (og hvad tidsrammen er). Andre populære værktøjer til projekt- og opgavestyring er Trello, Asana og Podio.
Til sporing af arbejdsbyrden anbefaler jeg på den anden side at oprette en ressourcekalender. Mens nogle PM-værktøjer til opgavestyring har nogle teamstyringsfunktioner som en del af produktet, træffer mange virksomheder beslutningen om at bruge dedikeret software til styring af arbejdsbyrden.
Formålet er at fordele arbejdet mellem medarbejderne, holde styr på arbejdsbyrden og håndtere fravær. Projektledelse og Værktøjer til kapacitetsplanlægning kan ofte integreres med hinanden, så der ikke er behov for at indtaste data to gange eller bekymre sig om tabte oplysninger.
En ressourcekalender giver dig det nødvendige overblik over dit teams nuværende, tidligere og fremtidige arbejdsbyrde. Alle dine medarbejdere er opført der sammen med deres tildelte projekter.
Når du gennemgår dit teams ressourcekalender, skal du holde øje med:
Overarbejde
Forskelle mellem planlagt og faktisk arbejdstid
Medarbejdere med få eller ingen afholdte feriedage (bortset fra sygefravær)
Dette er de mest almindelige røde flag, som kan få dig til at handle. Nogle ressourceprojektstyringsværktøjer vil advare dig om medarbejdernes overarbejde eller overudnyttelse:
Teamdeck projektstyringssoftware giver dig mulighed for at oprette en arbejdsbyrderapport, der opdateres i realtid og har avancerede funktioner. Det er mere praktisk end kalendervisningen, når man skal sammenligne estimerede timer med faktisk sporet tid.
Prøv først at finde ud af, hvad der er roden til problemet, og tjek, om du bruger et godt projektstyringsprogram til opgavestyring. Nogle gange opstår overarbejdet, fordi projektet var undervurderet i første omgang, mens det i andre tilfælde er et underpræsterende (eller ikke dygtigt nok) teammedlem, der forårsager forsinkelserne.
Når arbejdsbyrden ikke er jævnt fordelt i teamet, så undersøg, om du kan fordele de daglige opgaver til de mindre travle medarbejdere ved hjælp af projektstyringssoftware. Det er ikke altid muligt, især ikke når der er en konflikt mellem kompetencer og erfaring. I så fald kan du prøve at få hjælp fra freelancere eller flytte medarbejdere mellem flere projekter.
Sammenligningen mellem bookingtid og timeseddeltid er den indikator, der bruges til at styre og optimere arbejdsbyrden.
Husk dog, at en ny person, selv en meget erfaren professionel, vil have brug for tid til at sætte sig ind i projektet og dets krav, så det er ikke altid den hurtigste løsning. Det er godt, når værktøjer har avancerede funktioner.
Hvis hele teamet er overbebyrdet, og det ikke skyldes en flaskehals i teamet, men snarere en ændring af kravene eller utilstrækkelige estimater, skal du måske forhandle om tidsplanen for dette projekt. Deadlinen kan måske ikke forlænges, og i så fald kan du forsøge at komprimere projektets varighed ved f.eks. fast-tracking. Det er en praksis, hvor man overlapper visse projektopgaver, som oprindeligt var planlagt til at ske efter hinanden:
I artiklen Teknikker til projektplanlægning kan du finde en liste med nyttige forslag til effektiv håndtering af en arbejdsbyrde. (Men det betyder ikke, at det vil redde dig fra at bruge software til ressourceplanlægning).
Der er måder at håndtere problemer med arbejdsbyrden på, når de opstår, men det er helt sikkert bedre at forebygge dem på forhånd. Det er derfor, at en datadrevet tilgang og teamkultur er så vigtige elementer i effektiv workload management.
[/vc_column_text]Få en 30-dages GRATIS prøveperiode
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...