"Пълзящ обхват" при управлението на проекти - как да го предотвратим

Когато отговаряте за даден проект, обикновено знаете много добре какво трябва да направи екипът ви, за да изпълни изискванията на проекта. Но какво става, ако клиентът ви предложи нова функция, колкото и малка да е тя, по която трябва да започнете да работите в допълнение към съществуващия обхват на проекта?

Какво ще научите благодарение на тази статия:

• Значението на пълзящия обхват в управлението на проекти
• Причини и начини за предотвратяване на разширяването на обхвата при управлението на проекти

Като ръководител на проекти вероятно сте запознати с този сценарий, тъй като проектите често се променят поради обратна връзка с потребителите или динамични пазарни условия. Това е естествено и може да доведе до много положителни резултати (например по-качествен краен продукт). Работата обаче е там, че тези неочаквани редакции могат да доведат до разширяване на обхвата до степен, в която имате много малък контрол върху напредъка на проекта.

Нека да разгледаме по-отблизо разширяването на обхвата на проекта и да обсъдим как можете да се справите с него в кариерата си в областта на управлението на проекти.

Какво представлява разширяването на обхвата при управлението на проекти?

Обхват на проекта

На първо място, какъв е обхватът на проекта? Под обхват в управлението на проекти се разбират всички задачи, процеси, дейности, изисквания и резултати на проекта. Казано по-просто, това е цялата работа, която се изисква, за да се завърши даден проект.

Обхватът на проекта е част от планирането на проекта. Резултатът от тази фаза от жизнения цикъл на управлението на проекта е Декларацията за обхвата на проекта. Това е документация за обхвата на проекта (наричана още "декларация за обхвата" или "техническо задание"), която съдържа установен контролен списък с точни

• целите на проекта и тяхната обосновка,
• резултати,
• задачи,
• отговорности на членовете на екипа,
• разходи,
• процедури за проверка,
• и крайни срокове.

След като се определи обхватът на проекта, е време за фаза, наречена план за управление на обхвата на проекта. Той очертава всички процеси, свързани с изпълнението на проекта, и служи като насока за поддържане на проекта в рамките на определените очаквания и ограничения.

Пълзене на обхвата при управлението на проекти = излизане извън рамките на предположенията

Най-лесният начин да се опише пълзящият обхват е да се каже, че той е добавяне на функции и изисквания, които са извън договорения обхват на проекта. И двете части на това определение са важни, тъй като промяната или разширяването на обхвата на проекта не е непременно същото като разширяване на обхвата.

Напротив, промяната е напълно нормално явление в управлението на проекти. Обхватът пълзи, когато промените не са съгласувани, а увеличаването на изискванията на проекта е неконтролируемо.

Определението, дадено в Ръководството на PMBOK® (5-то издание), гласи, че пълзенето в обхвата е неконтролируемото разширяване на обхвата на продукта или проекта без корекции във времето, разходите и ресурсите. Това описание набляга на важен фактор, който трябва да ви помогне да си представите потенциалните последици от разширяването на обхвата. Говоря за това как тези новите функции в обхвата на проекта не са съобразени с графика, ресурсите или бюджетите.. Това по същество означава, че всяка (или всички) от тези променливи може да се обърка и да провали проекта ви.

След като дефинирахме понятието "разширяване на обхвата", нека обсъдим основните причини за него.

Какви са причините за разширяване на обхвата при управлението на проекти?

Разширяването на обхвата вероятно се дължи на комбинация от следните фактори:

Лош обхват на проекта. Това обикновено е основният фактор, който допринася за разширяването на обхвата. Когато обхватът на проекта ви е неясен или не съществува, как можете да го контролирате? Наличието на ясна декларация за обхвата обаче не е крайното решение на това предизвикателство. Трябва да потвърдите обхвата и да го подпишете с всички заинтересовани страни по проекта.

Друг проблем може да възникне, когато не консултирате изискванията с правилните хора в екипа си. Например някои изисквания може да се окажат технически неприложими, дори когато обхватът им е ясен и клиентът им е дал зелена светлина. Ето защо е от съществено значение да:

• събиране на изисквания към проекта от всички заинтересовани страни,
• да анализирате изискванията (и техните последствия),
• да обсъдите изискванията с екипа си,
• създаване на ясен обхват и структура на разбивката на работата (WBS),
• Подпишете обхвата си от всички заинтересовани страни.

Искате ли да научите повече за този процес? Разгледайте нашия ръководство за управление на обхвата на проекта. Това ще ви помогне да управлявате успешно обхвата.

Разширяването на обхвата е вероятно да се случи и когато нямате установени процедури за работа с искания за промени. Или може би сте установили някои правила за контрол на промените, но заинтересованите страни не са запознати с тях. В следващия раздел на тази публикация в блога ще поговорим малко повече за управлението на промените, така че те да не провалят проекта ви.

Една от по-малко очакваните причини за разширяване на обхвата е, когато членовете на екипа ви са пряко повлияни от клиента да добавят нова функция или да разширят съществуваща. Такъв външен натиск може да бъде трудно забележим за ръководителите на проекти, особено ако членовете на екипа не го съобщават прозрачно.

Друга възможна опасност е, когато заинтересованите страни проявяват различно участие в проекта. Представете си ситуация, в която клиентът ви не обръща особено внимание на обхвата на проекта по време на етапа на събиране на изискванията. Може би са заети с други неща или просто не са истински ангажирани с проекта. След като обаче видят първите резултати от вашата работа, те изведнъж стават по-ангажирани и започват да предлагат нови функции или да предефинират целите на проекта. Можете да си представите как това лесно може да доведе до разширяване на обхвата.

Накрая трябва да споменем и външните влияния, които често са извън вашия контрол. Трудно е да се подготвите за неочаквани сценарии, но като ръководител на проект трябва да имате подготвени някои планове за непредвидени ситуации. Те ще ви помогнат да се справите с промените, дори ако те ви изненадат.

Както виждате, има много възможни причини за разширяване на обхвата - нашият списък определено не е изчерпателен. Това, което трябва да имате предвид, е, че разширяването на обхвата ще се случи и поради комбинация от различни фактори. Ето защо е полезно да знаете как потенциално можете изобщо да избегнете разширяването на обхвата.

Как можете да предотвратите разширяването на обхвата при управлението на проекти?

Като начало нека кажем, че промените в обхвата не са нещо, което трябва да избягвате на всяка цена. Ако работите в гъвкава среда, вероятно очаквате промените да се случат. Това, което искате да смекчите, е резултатът от неконтролируемото нарастване на обхвата ви. Нека да разгледаме някои стратегии за предотвратяване на пълзящия обхват:

• Подгответе ясно описание на работата (SoW), като посочите както нещата, които са в обхвата (по същество, описание на обхвата), така и тези, които са извън обхвата (напр. изисквания, които вие и клиентът сте обсъждали, но в крайна сметка са били изключени от обхвата). Уверете се, че всички заинтересовани страни по проекта са прегледали и подписали обхвата.
• Въвеждане на процес за контрол на промените. Това е ключов елемент от управлението на проекта, който ви помага да разглеждате внимателно всяка промяна, настъпила по време на проекта: да проучвате причините, както и последиците за графика, бюджета или ресурсите. Уверете се, че всички заинтересовани страни са запознати и приемат вашия процес за контрол на промените.
• Създайте насоки за комуникация за всички заинтересовани страни. Уведомете ги кои канали трябва да използват, кога е подходящ момент за обсъждане на нови изисквания, с кого трябва да се свържат в екипа и т.н. Това може да ви помогне да избегнете външен натиск върху екипа.
• Не обещавайте прекалено много и не изпълнявайте прекалено много. Още от самото начало на проекта се уверете, че всички промени са надлежно документирани и е анализирано тяхното въздействие върху обхвата. Доставянето на "бонуси" само за да бъде клиентът щастлив, в крайна сметка може да се отрази негативно на проекта (и на нивото на щастие на клиента ви). Не забравяйте да говорите за "позлатяването" с екипа си: те не трябва сами да добавят към задачите си неща извън обхвата. В духа на прозрачност на проекта, първо трябва да обсъдите всички проблеми, които могат да възникнат.
• Имате известна гъвкавост в рамките на бюджета/сроковете. Промяната в управлението на проекта е неизбежна. Трябва да имате буфер, за да се чувствате комфортно и да не вземате решения единствено въз основа на страха от превишаване на бюджета.
• Знайте кои изисквания са най-важни. Приоритизиране на задачите на проекта ще ви помогне изключително много. Когато знаете кои задачи от обхвата са потенциално излишни, можете да се справите по-добре с нарастването на обхвата.
• Съобщавайте на клиента състоянието на всеки елемент от проекта, който показвате. Непоисканата обратна връзка от заинтересованите страни може лесно да доведе до разширяване на обхвата. Бъдете наясно кога обратната връзка или новите идеи са полезни и кога показвате части от проекта с друга цел.
• Проследяване на анализите на проекта. Вашият проект или софтуер за управление на ресурсите вероятно има набор от функции за отчитане - използвайте ги във ваша полза! Особено препоръчваме проследяването на прогнозите и актуалните резултати: когато сравнявате планираните часове с действителната работа, записана от членовете на екипа, вероятно ще забележите по-бързо признаците, сочещи към разширяване на обхвата. (Прочетете повече за доклади за състоянието на проекта).

Някои ръководители на проекти може да смятат, че "създаването на ясен обхват на проекта" често е по-лесно да се каже, отколкото да се направи - и имат право. При много проекти, особено иновативни, може да не сте 100% сигурни как ще изглежда крайният продукт. Такъв е случаят с много проекти за разработване на софтуер, където често се въвеждат промени въз основа на обратна връзка от потребителите и тестове. Екипите на проектите се сблъскват с още едно предизвикателство, когато решат да използват авангардни технологии или експериментални решения.

Това обаче не означава, че при тези сценарии е задължително да се получи разширяване на обхвата. Все още можете да увеличите шансовете си за изграждане на разумен обхват, като започнете с така наречената фаза на откриване на проекта. Това е период, през който можете да тествате хипотези, да оспорвате предположения или да изграждате прототипи. Всичко това с цел да потвърдите идеите си и да проверите дали предложените решения са жизнеспособни.

Обхватът на проекта ми се увеличи неконтролируемо. Какво трябва да направя?

Току-що обсъдихме няколко най-добри практики за избягване на разширяването на обхвата, но какво да правите, ако вече се сблъсквате с него? Може би то е започнало от на пръв поглед незначителни искания за промени или може би заинтересованите страни очакват допълнителни функции още от началото на проекта. Управлението на нарастването на обхвата е възможно и ето няколко възможности за вас.

На първо място, разширяването на обхвата може да е обезкуражаващо, но това не е моментът да станете пасивни и победени. Проектите, при които се наблюдава разширяване на обхвата, все пак могат да се окажат добри.

Уверете се, че разглеждате внимателно всички искания за промени и анализирате внимателно техните последствия. Преценете как промените ще се отразят на бюджета и графика на проекта. Дори ако екипът ви вече е приложил дадена промяна, все пак е ценно да проучите потенциалното ѝ въздействие върху останалата част от проекта.

Това е и подходящ момент да обърнете внимание на прогнозиране на ресурсите. Заявките за промяна може да са повлияли и на този аспект на проекта. Разполагате ли с достатъчно налични членове на екипа, за да реализирате този проект? Ще се наложи ли да наемете/изнесете някои хора? Вземете предвид наличността на служителите и натовареност на екипа (прочетете за управление на работното натоварване). Не искате да претоварите членовете на екипа си и евентуално да ги изгорите заради разширяването на обхвата.

Друга стратегия за справяне с нарастването на обхвата е да се намали обхватът на някои от първоначалните изисквания. Ако списъкът с неизпълнени проекти е приоритизиран, би трябвало да можете да идентифицирате елементи, които могат да бъдат заменени с новодобавени. В резултат на това може да спечелите известно допълнително време и разходи за изпълнение на проекта.

Тъй като заявките за промени продължават да се трупат, екипът ви може да е малко дезориентиран относно очакванията на проекта. Това, от своя страна, може да доведе до позлатяване и изразходване на още повече време за определени задачи. Трябва да проверите два пъти дали всеки от членовете на екипа разбира новите изисквания на проекта.

Не забравяйте да разгледате цялостната картина на проекта си. Това се отразява и на разширяването на обхвата. Може би сега има смисъл вие и заинтересованите страни по проекта да обсъдите създаването на подпроект(и) или пускането на MVP? Една от отрицателните страни на пълзящия обхват е, че екипите губят инерция и проектите отнемат повече време от очакваното. Предоставянето на част от обхвата на проекта като отделна версия може да помогне за възвръщане на инерцията и да накара екипа ви да се чувства по-успешен. Този подход има и бизнес ползи: ранното пускане на MVP (минимален жизнеспособен продукт) може да помогне на вашия клиент да тества продукта и да получи ранен успех сред клиентите.

И накрая, дори и да имате проблеми с разширяването на обхвата, трябва редовно да наблюдавате състоянието на проекта. Доклади за проекти ще ви помогне да оценка на работата на екипа. и да изчислите ефектите от нарастващия обхват.

Прочетете още ресурси за управление на проекти

Разширяването на обхвата не е рядко явление. Като ръководител на проект сте почти сигурни, че ще се сблъскате с него в даден момент от кариерата си. Половината от респондентите, анкетирани от Института за управление на проекти в изследването за 2018 г. Проучване "Пулсът на професията са се сблъскали с разширяване на обхвата през последните 12 месеца. През 2020 г, по-новото издание на този доклад показва, че компаниите, които са по-зрели в своите възможности, са по-малко засегнати от пълзящ обхват, отколкото организациите с ниска степен на зрялост (30% до 47%).

Тези прозрения не са изненадващи, тъй като разширяването на обхвата, макар и потенциално вредно, е управляемо, особено от добре запознати ръководители на проекти и изпълнителни директори. Надяваме се, че тази публикация в блога ви е помогнала да откриете начини за управление на разширяването на обхвата в полза на вашия екип.

Искате ли да научите повече за управлението на проекти? Защо не разгледате други ресурси за ръководители на проекти, които сме публикували:

• Ръководство за управление на ресурсите на проекта - от планиране на ресурсите към разпределение на ресурсите и планиране, това ръководство ще ви покаже как вие и вашият екип можете да се възползвате от ефективно управление на ресурсите.
• Как да избегнете конфликти при планирането на проекта? - конфликт в планирането може да провали проектите ви. Научете как да планирате няколко проекта, без да се сблъсквате с конфликти в планирането.
• Микромениджмънт при управлението на проекти - тази публикация в блога ще ви помогне да прецените дали сте микромениджър. Също така ще научите дали микромениджмънтът винаги е лош (спойлер: не непременно).
• Ръководство за планиране на капацитета на ресурсите – след като сте определили обхвата на проекта, трябва да помислите за капацитета на екипа си и да съобразите нуждите на проекта с възможностите на хората.
• Ефективно управление на срещи - искате да изпълнявате проекти по-ефективно? Не забравяйте за срещите: те могат да ви струват много време и пари. В тази публикация в блога ще намерите няколко съвета за това как да провеждате ефективни срещи.
• Изпълняване на длъжността при управлението на проекти - вече знаете за разширяването на обхвата, но чували ли сте за разширяването на работата? Това се случва, когато някой изпълнява задачи, които са извън неговата роля. Това е реална грижа за ръководителите на проекти - вижте защо.
• Ефективна комуникация за отдалечени екипи - Независимо дали работите дистанционно по свой избор, или ви се налага да го направите поради настоящите обстоятелства: тази публикация в блога ще ви помогне да установите насоки за комуникация за екипа на проекта.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]