Ретроспективата на Scrum е важна среща в календара на екипа ви. Това е възможност да се анализира предишният спринт и "да се създаде план за подобрения, които да се въведат по време на следващия спринт" (източник: ръководството за Scrum). Ако искате екипът ви да работи по-добре, а членовете му да се чувстват по-добре в работата си, ретроспекцията е срещата, на която трябва да обърнете голямо внимание.
Тъй като ретроспективите се провеждат редовно (между всеки преглед на спринта и планирането на спринта), имате много възможности да вдъхновите членовете на екипа си да споделят идеите си за подобрения. Недостатъкът на честото провеждане на ретроспективи е, че те лесно могат да се превърнат в рутинни събирания, на които хората искат просто да седнат и да оцелеят.
Ако и вашият екип е засегнат от умората от ретроспекциите или не виждате осезаеми резултати от тези срещи, тази публикация в блога ще ви бъде особено полезна. Събрали сме няколко идеи, с които да освежите церемонията си по гъвкава ретроспекция и да увеличите ползите за екипа си.
Разклатете обичайните части на гъвкавите ретроспективи
Тук не откриваме колелото наново. Ретроспективата на Scrum има установена структура, която не е необходимо да се разглобява, за да се да направите срещата по-продуктивна. Въпреки това можете да промените начина, по който обикновено извършвате някои части от ретроспекцията:
Събиране на обратна връзка и събиране на данни
Събирането на бележки от различни членове на екипа е съществена част от ретроспекцията на Scrum. Има вероятност от известно време да използвате една и съща формула за събиране на обратна връзка. Тя може да бъде таблица с начало, спрете, продължете колони или ветроходна лодка метафора. В началото те може да са работили добре, но с течение на времето малко се изчерпват.
Можете да освежите нещата, като правите същото, но леко промените формата на това упражнение. То ще се почувства свежо и може да вдъхнови екипа ви да предложи нови елементи:
- Колони/диаграми - можете да се придържате към тях като основа на упражнението си, но сменете категориите на научил, липсваше, обичаше или радостен, ядосан, тъжен. Тази промяна не е революционна, но може да даде на хората нов поглед върху това, което искат да кажат или напишат на своите лепящи се листчета. Ако искате да проявите творчество, можете да използвате супергероите и техните основни качества като категории (Супермен е супер, Доктор Стрейндж е странно, и Батман може да бъде лош ако просто размените една буква в прякора му ;). Заслугата за подхода към супергероите е на Ралф ван Роосмален от Гъвкави стъпки.
- Метафори - ако ви харесва упражнението с платноходката, но екипът ви може би е малко уморен от използването му, можете да преминете към подобни, но в крайна сметка малко по-различни аналогии. Опитайте балон с горещ въздух или планински поход.
Генериране на прозрения
Целта на този етап от ретроспективата е да се задълбочите в точките, повдигнати от вашия екип. Искате да знаете защо нещата се случиха по този начин? Преди да се задълбочите в избраните елементи, трябва да изберете кои от тях изискват най-голямо внимание. Това решение често се взема чрез гласуване. Можете обаче да намерите различни начини за вземане на решение по темата за останалата част от вашата гъвкава ретроспекция.
Една от идеите за филтриране на лепящите се бележки (или на виртуалните бележки, ако провеждате ретроспекция на Scrum за отдалечени служители) е да ги поставите на лероятност срещу въздействие диаграма. Начертайте диаграма, на която оста x представлява въздействието на дадено действие (ако бъде успешно завършено), а оста y - вероятността това действие да се случи.
След това помолете групата да постави всички предмети на съответните места в таблицата. След като бъдат нанесени на картата, можете да изберете приоритетните елементи (голямо въздействие, голяма вероятност) и тези, които вероятно не е необходимо да бъдат обсъждани (малко въздействие, малка вероятност). Това упражнение е описано от Забавни ретроспекции.
Точки за действие
Предизвикателството при създаването на точки за действие е да ги накарате да се придържат. Ако сте забелязали, че точките за действие от предишни ретроспективи са били бързо изоставени, трябва да промените начина, по който ги формулирате.
Помислете за рамката SMART. Вашите елементи за действие (и целите, които те подкрепят) трябва да бъдат:
- Специфичен
- Измерими
- Постижимо
- Съответно
- Обвързани със срокове
Уверете се, че участниците в ретроспекцията ще могат да отговорят на следните въпроси относно своите действия:
- Какво искаме да постигнем?
- Кои стъпки са необходими за завършване на този елемент?
- Как ще разберем, че това е постигнато?
- Кога трябва да бъде извършена?
Това, което можете да направите за тези елементи за действие, е да увеличите тяхната видимост. Ако е възможно, изложете ги на лепящи се листчета или като талони във вашия софтуер за управление на проекти. Непрекъснатите действия (напр. "Актуализирай работното си време след всеки ден") могат да бъдат улеснени с автоматични напомняния в Slack (или друг инструмент, който използвате за комуникация).
Въвеждане на нови елементи в ретроспективните срещи на Agile
Следващите дейности могат да станат част от следващата ви гъвкава ретроспекция. Не е задължително да въведете всички от тях, но опитайте поне една или две.
Напомнете на хората за целта на ретроспекцията на Scrum
Ретроспекциите лесно могат да се превърнат в мрачни фестивали на оплакванията. Може би си мислите, че това не е лошо: това е повод да се говори и за лошите неща. Това е така, но срещата трябва да доведе до набор от точки за действие, които значително ще подобрят процесите в екипа ви. Ако това е просто един час (или три часа) на оплакване, подобрението вероятно няма да се случи.
Друг жизненоважен елемент на успешната ретроспекция е да се уверите, че срещата е без вина. Разбира се, хората се насърчават да изказват мнението си, но това не означава, че трябва да сочат с пръст. В края на краищата целта е да се стигне до конструктивни идеи за подобрение. Това невинаги е лесно да се постигне, особено когато scrum ретроспективата се организира след неприятен инцидент по време на спринта (прекъсване на софтуера или конфликт в екипа).
Как да се уверите, че екипът ви се съобразява с тези правила? Можете да ги повторите, когато започвате ретроспекцията, или да използвате визуални напомняния: плакати или скицници които напомнят на членовете на екипа за естеството на тази среща.
Може би вашият екип ще се вдъхнови от думите на Основна директива:
Независимо от това, което открием, ние разбираме и наистина вярваме, че всеки е свършил най-добрата работа, която е могъл да свърши, като се има предвид това, което е знаел по това време, неговите умения и способности, наличните ресурси и ситуацията.
Норм Керт, Ретроспективи на проекта: Наръчник за преглед на екипа
Наблюдавайте благосъстоянието на екипа си в началото на ретроспекцията
Проверката на чувствата на екипа е полезна за фасилитатора на срещата, но също така е и отличен ледоразбивач в началото на гъвкавата ретроспекция.
Използвайте флипчарт, бяла дъска или лепящи се листчета, за да представите визуално настроенията на хората. Помолете ги да покажат чувствата си с емотикони или да направят скала, на която да се поставят. Това ще ви помогне да разчетете стаята по време на ретроспекцията. Ако редовно събирате този вид данни, можете да откриете интересни модели.
Смяна на фасилитатора
Ако вие сте човекът, който винаги води ретроспективите, нещата може да станат малко повтарящи се за участниците. Една от идеите за ретроспекция, която екипите намират за ефективна, е да се помолят различни хора да улеснят поне част от срещата. Това позволява на други хора да се включат, да навлязат малко по-дълбоко в теорията зад ретроспективите. Новият ви фасилитатор може да предложи идеи за упражнения в рамките на срещата, които да активизират целия екип.
Използване на количествени показатели
Като ръководител на проект или ръководител на екип имате достъп до доклади, пълни с ценни прозрения в представянето на вашия екип. Добре е да ги споделите с участниците в ретроспекцията. Те ще научат важни факти, а цялата дискусия можете да базирате и на двете: качествена обратна връзка и количествени данни.
Какви данни можете да използвате?
- Диаграма на проекта: можете да я намерите в инструмента си за управление на проекти (напр. Jira)
- Сравнението на планираните и действителните часове или доклад за извънредния труд: те могат да бъдат генерирани в Teamdeck, вашето решение за управление на ресурсите.
Използвайте тези идеи за гъвкава ретроспекция, за да вдъхнете нов живот на срещите на екипа си
Надяваме се, че това ръководство ще ви даде идеи за ретроспекция, които могат да бъдат използвани във вашия проект. Които и от тях да изберете, не забравяйте, че за да накарате екипа си да се съгласи с новите инициативи, най-добре е да му дадете представа за целите на тези действия. Когато знаят защо го правите, те ще са по-склонни да го следват и може би дори да допринесат за вашия набор от инструменти за ретроспекция със свои собствени идеи.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
