简短的回答是：是的，您应该这样做！一份好的工作说明书（SOW）可以为您节省大量的压力、时间和成本。听起来值得一试，对吗？在这篇博文中，我们将介绍撰写有效工作说明书的基础知识。我们还将介绍这份文件的最大优点。但首先，让我们花点时间解释一下什么是工作说明书及其在项目管理流程中的地位。
什么是项目管理工作说明书？
项目管理知识体系指南》定义了项目工作说明书 作为项目要交付的产品、服务或成果的叙述性说明 (来源：PMBOK® Guide - 第五版）。
本质上，它是 概述项目各个方面的文件包括
- 目标
- 工作范围、
- 时间表和到期日、
- 成功的标准和定义、
- 付款详情。
工作说明书需要所有项目利益相关者签字认可，通常是项目合同的一部分。
您可能想知道工作说明书和工作范围之间的区别。前者是文件的名称，通常包括项目的范围。当我们说 "工作范围 "时，我们通常指的是交付项目需要完成的工作。记录工作范围是有效开展项目的基本要素。 项目范围管理.您可以通过创建所谓的工作分解结构 (WBS)来实现这一点，该结构可以让您直观地了解工作范围。将 WBS 添加到工作说明书中也是一个好主意。
创建项目管理工作说明书的主要好处
在本博文的开头，我们提到一份好的工作说明书可以让你省心省钱。尤其是当你与外部利益相关者合作，并且你的项目相当复杂时，更是如此。拥有一份关于你应该做和不应该做的工作的单一真相来源可以救你一命。有了工作说明书，您就可以
- 管理预期--您的 SOW 应明确列出项目范围内外的内容。这不仅对项目团队有帮助，还能让您管理客户的期望。当出现以下情况时 项目透明度所有各方都知道什么时候该做什么。
- 决心 时间冲突 和其他冲突--有时，即使您明确定义了团队要做的工作，也可能会出现争议或误解。工作说明书可以帮助您解决这些问题：有疑问时，请参考工作说明书！可以理解的是，这意味着您的 SOW 应该足够准确和详细，以便在您和客户需要澄清某些问题时提供帮助。
- 避免范围蠕变 范围蠕变如果工作定义不明确，项目范围的不可控增长就更有可能发生。有了 "工作说明书"，每个参与其中的人不仅知道需要做什么，还知道何时交付以及 "最终产品 "是什么。当然，还应该制定一些变更控制流程，以便在需要对项目进行调整时使用。
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项目管理工作说明书应包括哪些内容？
必须注意的是，项目可能千差万别，因此，根据所交付项目的性质，不同的公司可能会使用截然不同的工作说明书。不过，您的工作说明书通常会包括一些要素。下面让我们逐一介绍：
项目摘要
在工作说明书的引言部分，您可以对项目进行总结，并概述所有参与方。项目摘要通常是解释项目目的和愿景的地方。这个项目是关于什么的？交付该项目的业务目标是什么？最终产品将解决什么问题？
在 SOW 的开头解释这些要素将有助于为整个文件定下基调，并为在范围中包含或不包含特定交付成果提供理由。
项目范围
在工作说明书的这一部分，您要回答两个问题：
- 将交付什么？
- 哪些东西不会交付？
可以理解的是，这一部分不能太含糊，否则可能会导致一些误解。另一方面，例如，您可能无法在此时概述所有任务。如果是这样，也没关系。最关键的是，你要准确地反映出你和其他利益相关者已经商定的范围。
您可以从范围的一般概述到列出项目团队需要完成的特定步骤和任务。不要忘记可交付成果，并对其进行具体说明。重要的是要避免模棱两可的措辞，比如说您将交付 这或那。 如果您希望您的工作说明书有助于将来与客户进行潜在的谈判，那么它就应该尽可能清晰。
在 SOW 中包含负面范围也是一个好主意。我们所说的负面范围是指与客户讨论过的项目要素或竞争对手产品中存在的要素，但您最终同意不将其列入范围。
时间表和里程碑
在描述项目的不同步骤时，您可能需要包括以下内容 项目里程碑 和截止日期。有些项目有固定的截止日期，而有些项目则没有，因此您不一定能明确规定确切的执行时间。不过，至少在 SOW 中说明项目的不同阶段以及这些阶段大约需要的时间还是很有帮助的。
验收标准、成功定义
我们已经强调过，您需要在工作说明书中使用准确的语言并准确地介绍项目。同样，您的工作说明书也应包括标准和验收标准。
想象一下，您的团队正在为客户开发一款移动应用程序。仅仅在 SOW 中描述应用程序的功能是不够的。如果您的应用程序能在大多数移动设备上正常运行，但不能在所有移动设备上运行，那该怎么办？如果您和客户没有就应用程序的目标平台列表达成一致，您将很难证明工作已经成功完成。这就是为什么包含一些特定行业标准非常重要的原因。对于软件开发项目来说，这些标准可能包括以下细节：
- 测试（如何测试产品？）
- 设备、浏览器和操作系统。
- 产品停机和维护、
- 安全标准等。
您还可以在 SOW 文档中提及客户的责任--例如，他们是否需要提供任何资产？
最后，记录项目对成功的定义：客户期望成功的项目是什么样的？谁将负责确定项目是否成功？
价格和付款条件
预算信息是 SOW 不可分割的一部分。如果您能提供项目成本，请将其写下来。如果您是以时间和材料为基础开展工作，或者有其他安排，请清楚地解释其条款。不要忘记额外的项目成本：许可费、设备、差旅费等。
SOW 中还应规定付款时间表。何时付款？是否有分期付款？作为负责项目的公司，最好不要在 SOW 的任何部分留下疑点，可以理解的是，这一部分也不例外。
您是否收集了工作说明书中需要的所有细节？确保所有相关方都熟悉该文件并签字确认。
