Як власник агенції або менеджер креативної команди, ви, ймовірно, вже чули, що тайм-трекінг підвищує продуктивність агенції та дає значний поштовх вашому бізнесу. Проте деякі команди ставляться до тайм-трекінгу з пересторогою, оскільки він може здаватися нав'язливим. Однак, зрештою, якщо ви обираєте найкраще програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників для потреб вашої команди та сприяти розвитку культури обліку робочого часу, це дуже корисний інструмент. У цій статті ми розповімо про переваги, які може отримати ваша агенція, якщо почне відстежувати час.
Попросивши співробітників відстежувати свій час, ви отримаєте чудову картину того, як творчі команди витрачають свій час. Ви знатимете, хто перевантажений роботою, а хто має замало завдань. Ви також знатимете, які проекти клієнтів ризикують затягнутися або вийти за рамки бюджету. Ці інсайти дозволять вам:
Якщо ви не покладаєтесь на табелі обліку робочого часу для виставлення рахунків клієнтам, швидше за все, ви берете з них занадто мало. Багато працівників забувають записати, що вони витратили додаткову годину чи дві, працюючи над певним проектом. На жаль, ці неоплачені години мають тенденцію накопичуватися, якщо ви дивитеся на місячну або річну перспективу. Як агентство, ви не можете дозволити собі подібні витоки грошей. Точний облік робочого часу дозволяє вам бачити, чим займався кожен співробітник. Жодна робота з клієнтом не залишиться непоміченою.
[/vc_column_text]
Життя агенції може бути неспокійним, і більшість працівників не звикли працювати понаднормово. Проте агенції не повинні ігнорувати завантаженість своїх працівників, оскільки наслідки надмірного використання робочого часу можуть бути дуже серйозними. У той же час, працівники, які просто не мають достатньо конкретних завдань, щоб заповнити свій день також незадоволені. Як керівник команди, ви повинні намагатися підтримувати збалансований використання ресурсів. Завдяки табелям обліку робочого часу ви можете легко визначити, хто має занадто багато роботи, а хто недопрацьовує.
Багато агентств виставляють рахунки своїм клієнтам за моделлю "час і матеріали". Якщо ви працюєте за такою моделлю, у вас просто немає виправдань для того, щоб не відстежувати час членів вашої команди. Коли у вас є точний табель обліку робочого часу, дуже просто виставити рахунок на його основі. Ваш фінансовий відділ, безумовно, оцінить доступ до повних даних про роботу над проектом.
Прогнозування ресурсів означає передбачити, скільки ресурсів вам знадобиться і коли. Тут вам дуже допоможуть історичні дані, зібрані з табелів обліку робочого часу вашої команди. Подивіться, скільки часу ваші команди відстежували в різні місяці або тижні, і ви, швидше за все, помітите закономірності (наприклад, більше годин було відмічено під час роботи над зимовими святковими кампаніями). Цього року замість того, щоб поспішати з наймом нових співробітників або наймати фрілансерів за вищими цінами, ви знатимете, що потрібно заздалегідь подбати про більшу кількість людських ресурсів.
Агенції часто працюють з підрядниками або фрілансерами. Попросіть їх відстежувати час разом з вашою командою, і ви побачите, скільки часу вони витрачають на ваш проект і скільки ви повинні їм заплатити. Якщо ви використовуєте Teamdeckви також можете попросити цих людей реєструвати свою щоденну доступність. Ви точно знатимете, скільки часу вони можуть витратити на ваш проект і коли.
Звичайно, кошториси рідко бувають "по-справжньому" точними, але відстеження часу допоможе вам удосконалити процес оцінювання у вашій організації. По-перше, проаналізуйте свої минулі проекти, порівнюючи кошторис і фактичні дані (заплановані години і відстежений час). Спробуйте виявити закономірності: наприклад, може виявитися, що ваша команда часто недооцінює етап дизайну проекту. Маючи таке розуміння, ви зможете складати наступні кошториси з більшою впевненістю.
У попередніх параграфах ми згадували про закономірності, які часто можна побачити в табелях обліку робочого часу. Переглядаючи записи часу вашої команди, ви також можете виявити деякі сфери для покращення їхньої продуктивності. Наприклад, ви можете бути здивовані тим, скільки годин ваші співробітники проводять сидячи в зустрічі. Швидше за все, у вас миттєво з'являться ідеї щодо оптимізації внутрішніх процесів вашої компанії або вдосконалення методів управління проектами. Ще корисніше, якщо ваша команда відстежує час, позначаючи години, що не підлягають оплаті, та години, що підлягають оплаті. Таким чином, ви одразу побачите, які види діяльності коштують вам найбільше.
Якщо говорити про оплачувані години, то вони також дуже важливі, коли йдеться про оцінку прибутковості ваших проектів. Може статися так, що ваша команда дуже старанно працює над проектом, встигає виконати його вчасно, але при цьому ваша агенція майже не отримує прибутку. Якщо це так, вам неодмінно слід шукати можливості оптимізувати ціноутворення або переглянути умови контракту. Наприклад, якщо ви вважаєте, що впровадження змін на вимогу клієнта не підлягає оплаті, але при цьому займає значну частину робочого часу вашої команди, можливо, вам варто брати за це гроші. Хронометраж надає вам інструменти для пояснення та обґрунтування таких рішень вашим клієнтам.
Ви хочете, щоб команда вашої агенції була щасливою та зацікавлена в роботі. Це само собою зрозуміло. Відстежуючи їхній час, ви будете впевнені, що триматимете під контролем їхнє робоче навантаження. Чи нещодавно хтось почав реєструвати серйозні понаднормові? Ви побачите це в табелі обліку робочого часу і зможете відреагувати або покращити поточний стан управління понаднормовими роботами. Вашій команді буде приємно працювати в компанії, де помічають їхні зусилля. Вони також побачать, що відстеження часу позитивно впливає на їхню особисту продуктивність.
На ринку є багато інструментів для управління проектами (також призначених для креативної індустрії) або, якщо говорити більш конкретно, додатків для відстеження часу. Від комплексних платформ до спеціалізованих інструментів для конкретних завдань та обов'язків. Кожен з них має дещо відмінні можливості та варіанти використання, а іноді має всі необхідні функції в одному додатку за розумною ціною.
В одній з наших нещодавніх статей ми перерахували поради щодо як вибрати програмне забезпечення для обліку робочого часу співробітників. Коротше кажучи, вам потрібно зрозуміти, чого ви хочете досягти за допомогою програми для відстеження і як ваша команда буде її використовувати. Потім виберіть інструмент, який найкраще відповідає вашим потребам.
У Teamdeckзручний трекер часу є частиною комплексного програмного забезпечення для управління ресурсами, яке також може допомогти вам з плануванням ресурсів або управлінням відпустками. Якщо ви хочете ближче познайомитися з нашим додатком, отримайте 30-денну безкоштовну пробну версію або записатися на консультацію до Анелінашого експерта з успіху клієнтів.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...