Відстеження прибутковості проектів має важливе значення для агентств, компаній-розробників програмного забезпечення або консультантів будь-якого типу. Коли ви працюєте з кількома клієнтами над кількома проектами, ви просто зобов'язані переконатися, що ваші зусилля приносять прибуток. Крім того, аналіз прибутковості ваших проектів допоможе вам покращити цінову стратегію та майбутні грошові потоки. Наприклад, може виявитися, що ви берете занадто мало або вкладаєте занадто багато неоплачуваних годин.
Що ви дізнаєтеся з цієї статті:
Справа в тому, що ви також хочете відстежувати прибутковість під час реалізації проекту, а не після його завершення. Чому? Тому що чим раніше ви помітите сфери для покращення, наприклад, що ваші співробітники витрачають багато неоплачуваного часу на зустрічі з клієнтами, тим швидше ви зможете вирішити ці проблеми.
Чи потрібні вам спеціалізовані бухгалтерські інструменти для моніторингу прибутку вашого проєкту? Зовсім не обов'язково. У цій статті ми покажемо вам, як планувати ресурси та програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників, Teamdeckможе бути зручним інструментом для відстеження витрат і прибутків проекту.
Перш ніж почати будувати звіт про прибутковість проекту, вам потрібно зареєструватися на Teamdeck (ви можете спробувати його безкоштовно протягом 7 днів, кредитна картка не потрібна). Ви будете в чудовій компанії: понад 3500 клієнтів з інтерактивних агентств, софтверних компаній та стартапів використовувати Teamdeck планувати та керувати роботою своїх команд щодня.
Тепер перейдемо до звіту про прибутковість вашого проекту. Ми розглянемо два типових типи проектних бюджетів: з фіксованою ціною та з витратами часу і матеріалів. 
Коли ви працюєте з фіксованим бюджетом, все, що вам потрібно робити, - це відстежувати витрати на проект і віднімати їх від загальної ціни. Відстежувати такі витрати, як ліцензії на програмне забезпечення або витрати на відрядження, зазвичай відносно просто, оскільки їх контролює бухгалтерія. Однак основна частина вартості вашого проекту - це праця вашої команди. Як відстежувати ці витрати?
Найпростіший спосіб зробити це впровадити облік робочого часу у вашій компанії. Він має багато перевагиодна з яких - точний моніторинг витрат на проєкт. Звичайно, щоб ваші табелі обліку робочого часу були надійними, ваша команда повинна регулярно відстежувати свій час, в ідеалі - в режимі реального часу. Надійні інструменти для відстеження часу, такі як Teamdeck, пропонують зручні командні тайм-трекери для веб та мобільний пристрої.
Коли ваші команди відстежують час, витрачений на різні проєкти, ви можете легко створити звіт про вартість проекту на командній палубі:
1. Перейдіть до пакету звітів у верхньому рядку меню і натисніть на іконку "створити новий" з плюсом. Виберіть опцію "створити користувацький", оскільки ми хочемо створити звіт з нуля, не використовуючи шаблон.
2. Додайте нову таблицю. За замовчуванням у ній будуть показані всі проекти вашої компанії разом з даними про табелі обліку робочого часу, бронювання та відпустки. Для того, щоб відстежувати витрати на робочу силу вашої команди, вам потрібні тільки табелі обліку робочого часу, тому ви можете видалити інші стовпці. Ваша таблиця повинна виглядати так (тільки з вашими проектами, перерахованими в лівій колонці):
[/vc_column_text]
3. Оскільки ви хочете відстежувати витрати лише одного проекту, ви можете відфільтрувати інші. Натисніть на "Фільтри", а потім додайте новий, який має фільтрувати інформацію за назвами проектів. Введіть назву проекту, який ви хочете проаналізувати, і натисніть "застосувати".
4. Наступний крок - підрахувати витрати кожного працівника, який працює над цим проектом. Ви можете побачити їхні табелі обліку робочого часу, натиснувши на маленьку стрілку в таблиці поруч з назвою проекту:
5. Будемо вважати, що кожен з них має різну погодинну ставку. Давайте додамо новий стовпець, де ми зможемо ввести це значення. Перейдіть до метрик -> Додати користувацькі -> Додати користувацькі значення стовпця. Потім введіть назву нового стовпця (наприклад, "Внутрішня погодинна ставка") і виберіть тип даних у валюті. Ви побачите, що у вашій таблиці з'явився новий стовпець з порожніми клітинками.
6. Стовпчик користувацьких значень працює як стовпчик електронної таблиці. Ви можете натиснути на клітинку і вручну додати туди число. Давайте заповнимо цей стовпець ставками вашої команди. Ви можете залишити перший рядок порожнім, оскільки у нас немає стандартної погодинної ставки для всієї команди.
7. Тепер давайте додамо стовпець, який буде обчислювати витрати, згенеровані кожним працівником, що працює над цим проектом. Додайте новий стовпець, але цього разу замість "стовпця зі спеціальними значеннями" виберіть "додати спеціальне поле для обчислення", оскільки нам потрібно виконати деякі математичні розрахунки.
Назвіть стовпець (наприклад, "Витрати"), виберіть тип валютних даних і введіть формулу:
(Табелі обліку робочого часу: Час / 60) * Користувацькі значення: Внутрішня погодинна ставка
Коли ви почнете вводити назви стовпців, Teamdeck запропонує правильне поле для формули. Пам'ятайте про ділення табеля на 60, якщо ви хочете оперувати годинами, оскільки в нашій системі час зберігається в хвилинах.
Ось вона - нова колонка з витратами, призначеними для кожного працівника.
8. Останнє, що ми хочемо зробити, це підсумувати всі індивідуальні значення витрат у рядку "Всього". Натисніть на нього і введіть наступну формулу:
= sum(вкладена(Група: Люди, Користувацькі формули: Витрати))
Знову ж таки, коли ви вводите значення, Teamdeck запропонує відповідні назви стовпців.
Все готово! У вас є точний звіт про витрати проекту, який ви можете порівняти з вашим фіксованим бюджетом, щоб побачити прибутковість проекту.
Чи змогли б ви створити таку таблицю в Excel? Так, але вона потребуватиме регулярних оновлень, оскільки люди продовжують відстежувати свій час. З Teamdeck ви завжди отримуєте точні дані табеля обліку робочого часу, щоб відстежувати витрати майже в режимі реального часу. Це набагато зручніше і швидше, ніж вести звіт у вигляді електронної таблиці.
Коли ви виставляєте рахунки клієнтам на основі моделі "час і матеріали", ви, швидше за все, вже відстежуєте час своєї команди. Дуже важливо мати точні дані табеля обліку робочого часу, щоб точно виставляти рахунки клієнтам.
З Teamdeck члени вашої команди можуть легко відстежувати свій час, а ви можете з великою точністю контролювати прибуток вашого проекту. Щойно хтось вносить новий запис про час у свій табель, ваш звіт про прибутковість проекту буде містити актуальну інформацію.
Щоб створити звіт, який обчислює прибуток вашого проекту, вам потрібно повторити кроки з 1 по 6 зі звіту за фіксованою ціною, описаного в першій частині цього блогу.
На цьому етапі у вас є таблиця з табелями обліку робочого часу вашої команди та їхніми внутрішніми погодинними ставками (тобто грошима, які ви платите їм за кожну годину роботи). Тепер настав час додати стовпець для зовнішніх погодинних ставок (тобто грошей, які ви берете з клієнта за годину роботи даного співробітника). Ви можете зробити це, додавши новий стовпець користувацьких значень і ввівши значення в клітинки.
Прибуток вашої компанії - це різниця між зовнішньою та внутрішньою ставкою. Давайте створимо стовпець, який обчислюватиме прибуток і помножимо його на кількість годин, відпрацьованих вашими співробітниками на цьому проекті. Додайте нове "кастомне поле для розрахунку". Назвіть його (наприклад, "Прибуток"), виберіть тип валюти і введіть наступну формулу:
(Користувацькі значення: зовнішня погодинна ставка - Користувацькі значення: внутрішня погодинна ставка) * (Табелі:Час/60)
Останнє, що потрібно зробити, це підсумувати прибуток вашого співробітника в загальному рядку. Натисніть на нього і введіть:
Ваш фінальний стіл повинен виглядати так:
Звичайно, ви можете додатково налаштувати фільтруючи інформацію або додаючи нові стовпці. Звіти Teamdeck дуже потужні, тому ви зможете адаптувати їх до потреб вашої організації.
Бажаєте поспілкуватися про додавання Teamdeck до стеку управління проектами вашої компанії? Заплануйте дзвінок Анелінашого експерта з клієнтського успіху. Вона розповість вам про додаток і допоможе налаштувати його для вашої команди.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...