Відстеження бюджету проекту за допомогою програмного забезпечення для планування ресурсів Teamdeck.io

Багато зусиль витрачається на планування, щоб створити надійний бюджет проекту, але дуже часто цього буває недостатньо. За даними Опитування Інституту управління проектамименше 60% проектів завершуються в межах початкового бюджету. Щоб бачити, куди рухається ваш проект, вам потрібно відстежувати його прогрес і перевіряти, чи відповідають ваші оцінки фактичним даним.

Teamdeck дозволяє вам стежити за поточним бюджетом проекту, прибутком вашої компанії та потенційними ризиками. Ви також можете поділитися цією інформацією зі своєю командою або клієнтами.

Готові стати більш керованим даними проектним менеджером?

По-перше, ви ще не налаштували свій акаунт на teamdeck, зареєструйся зараз. Функції, описані в цій статті, доступні в звіти розділ.

Ви можете створити новий звіт з нуля (натиснувши створити користувацький), але я пропоную використовувати шаблон під назвою "Бюджет проекту". Назвіть свій звіт і виберіть відповідний діапазон дат.

Порівняйте свої прогнози з реальністю

Якщо поглянути на перший графік, який називається Бронювання проти табелів обліку робочого часуви можете побачити, як ваші оцінки (бронювання) порівнюються з фактичним часом, витраченим на роботу над проектом. Натисніть на налаштування -> згрупувати за і перемикатися між проекти і люди побачити одне й те саме порівняння з різних точок зору.

Така діаграма може допомогти вам визначити ризики та сфери для вдосконалення, якщо ви хочете повернутися на правильний шлях у вашому проекті.

Відстежуйте поточний бюджет проекту та загальний прибуток

Якщо ви використовуєте наш шаблонний звіт "Бюджет проекту", ви можете побачити таблицю під назвою Бюджети. Тут ви можете розрахувати прибуток вашої компанії і побачити, скільки коштує кожен проект.

Якщо ви створюєте звіт з нуля, читайте далі. Ви будете використовувати ті ж метрики і формули, що описані нижче, але вам доведеться спочатку визначити їх або імпортувати з інших звітів. Ось як створювати кастомні метрики для ваших звітів.

Ця таблиця за замовчуванням створюється для проектів з фіксованим бюджетом. Якщо ви працюєте за контрактом на час і матеріали, ви знайдете відповідну інструкцію в розділі нижче.

Перше, що ви повинні зробити з вашим Бюджети це заповнити таблицю. У ній є два стовпчики, які потребують ваших даних: Бюджет проекту і Внутрішній курс USD. Перша - це бюджет вашого проекту: сума, яку клієнт заплатить вам за виконану роботу. Друга - це середня погодинна ставка, яку ви платите своїм працівникам. Переконайтеся, що ви вводите внутрішні ставки окремо для кожної людини, яка працює над проектом.

Після цього для ваших проектів будуть розраховані дві власні метрики: Прибуток і Витрати. Ваші витрати складаються з грошей, які ви витрачаєте на оплату праці ваших співробітників, що працюють над проектом. Прибуток дорівнює сумі грошей, яка залишається, коли ви віднімаєте вищезгадані витрати з бюджету вашого проекту.

Розрахуйте бюджет проєкту на основі табелів обліку робочого часу вашої команди

Ви виставляєте рахунки своїм клієнтам на основі контракту на час і матеріали? У цьому випадку ви не можете вказати фіксований бюджет проекту, але можете розрахувати його на основі табелів обліку робочого часу вашої команди.

Скористайтеся кнопкою Бюджети таблицю (ви можете видалити таблицю Бюджет проекту з нього) і додайте стовпчик користувацьких значень під назвою, наприклад, "Зовнішній курс".

Після того, як стовпчик з'явиться у вашій таблиці, заповніть його відповідно до того, скільки ви берете з клієнта за годину.

Давайте створимо ще одну колонку, в якій буде вказано, скільки ваш клієнт повинен заплатити вам за певний період. Натисніть на метрики у верхньому правому меню вашого столу і виберіть додати користувацький -> додати власне поле для розрахунку.

Створіть обчислення під назвою "виручка" або "дохід", вказавши валюту як формат даних. Тепер введіть формулу:

(Табелі обліку робочого часу: Час / 60) * Користувацькі значення: Зовнішня ставка

Зверніть увагу, що якщо ви вкажете різні тарифи для різних людей, ваші витрати і доходи будуть розраховані окремо для кожного заповненого рядка:

Тепер, коли у вас є дохід обчислюється, вам також потрібно відредагувати формулу Прибуток. Змініть його:

Користувацькі значення: Бюджет проекту - сума(вкладений(Група:Люди, Користувацькі формули: Витрати USD))

до

sum(вкладена(Група: Люди, Користувацькі формули: Виручка)) - sum(вкладена(Група:Люди, Користувацькі формули: Витрати USD))

Ось так! Ваш загальний прибуток готовий.

Отримайте більше інформації про дані табеля обліку робочого часу вашої команди

За допомогою звітів Teamdeck ви можете не тільки перерахувати відстежуваний час вашої команди, але й заглибитися в табелі обліку робочого часу. Кожен запис часу, зареєстрований вашими співробітниками, може супроводжуватися "описом" - коментарем члена команди про даний запис. Ви можете імпортувати ці описи до звіту про бюджет проекту. Просто додайте стовпчик "опис табеля" до будь-якої з таблиць вашого звіту:

Ви також можете переглянути опис бронювання вашої команди і порівняти його з коментарями в табелі обліку робочого часу:

Такий аналіз може допомогти вам виявити відмінності між запланованими та фактичними роботами і краще зрозуміти, як витрачається бюджет проекту.

Візуалізація швидкості горіння

Ви можете додати лінійну діаграму до звіту, щоб проаналізувати рівень витрат за проектом.

Вибирай. Бронювання: Час і Табелі обліку робочого часу: Час як метрики, які ви хочете візуалізувати та використовувати фільтр щоб обрати релевантні проекти.

Така діаграма допоможе вам зрозуміти, куди рухається ваш проект. Чи перевищили фактичні витрати кошторис? Чи загрожує це бюджету вашого проєкту? Визначайте тривожні тенденції, як тільки вони з'являються.

Розкажіть іншим про хід реалізації вашого проєкту

Teamdeck дозволяє вам ділитися звітами з членами вашої команди або зовнішніми зацікавленими сторонами. Все, що вам потрібно зробити, це натиснути частка і вирішіть, з ким ви хочете поділитися своїм звітом. Люди, які мають акаунти на teamdeck, можуть отримати права на редагування вашого звіту, тоді як інші зможуть його переглянути.

Створіть власний звіт

Ви керівник проєкту, який керується даними? Аналіз інсайтів може допомогти вам приймати кращі бізнес-рішення, щоб ви могли ефективніше керувати проектами. Якщо ви використовуєте Teamdeck, інформація про роботу вашої команди в режимі реального часу буде у вас під рукою: почніть зараз![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]