Якщо ви менеджер проєкту або керівник команди, вам завжди потрібно відстежувати витрати на проєкт. Неважливо, чи є ваш проект внутрішнім, чи спонсорується зовнішніми зацікавленими сторонами: знаючи, скільки витрат він згенерував, ви зможете краще керувати командою і, можливо, покращити план управління витратами.
Що ви отримаєте з цієї статті?
У цьому блозі ми розповімо покажуть, як відстежувати витрати на проєкт за допомогою Програмне забезпечення для планування ресурсів Teamdeck. Ми зосередимося на витратах, понесених членами вашої команди, які працюють над проектом - такий аналіз буде особливо корисним для компаній, які працюють за принципом "час і матеріали", де кожна година враховується в загальному бюджеті. Інші витрати, пов'язані з проектом, очевидно, також важливі, але їх, як правило, набагато легше відстежити.
Для початку нагадаємо основні переваги використання надійного додатку для відстеження бюджету проекту.
Думаємо, можна з упевненістю сказати, що ви розумієте важливість відстеження проектних витрат. Справа в тому, що багато компаній все ще покладаються на застарілі інструменти для контролю проектних бюджетів, насамперед електронні таблиці. Ми стверджуємо, що використання спеціалізованого інструмент планування проектівчи це програмне забезпечення для управління маркетинговими проектами або орієнтований на ресурси, як Teamdeck, дає вам значну перевагу.
Перш за все, потрібно, щоб дані були точними та актуальними. Після ретельного планування бюджету ви повинні мати можливість визначити, чи все йде за планом. Непросто підтримувати точність електронних таблиць, особливо коли вам доводиться відстежувати роботу кількох членів команди.
Попросити їх заповнювати табелі обліку робочого часу допоможе, але це може бути незручним варіантом, особливо якщо ваша команда працює на ходу (наприклад, організація заходів). Teamdeck - це єдине джерело правди щодо вашого команди навантаження і табелі обліку робочого часу.
Всі співробітники можуть вручну вводити свої записи про відпрацьований час або використовувати мобільний трекер часуяк вам зручніше. Менеджери проектів можуть легко розрахувати витрати на проект, виходячи з того, скільки часу кожен член команди витратив на проект.
Інший важливий аспект відстеження проектних витрат - це можливість швидко заглибитися в дані. Можливо, ви захочете дослідити витрати, понесені різними командами, або оцінити, як виглядали різні тижні в порівнянні. Додатки з функціями звітування за проектами дозволяють зробити це легко, не витрачаючи багато часу на переробку звіту. Ваш звіт про витрати проекту завжди під рукою і завжди актуальний, готовий до подальшого аналізу або обміну з іншими людьми.
[/vc_column_text]
Перше, що вам потрібно зробити, це створити обліковий запис Teamdeck. Ви можете безкоштовно протестувати додаток протягом семи днів і за цей час вивчити всі його функції, включаючи потужні звіти по проектах. Зареєструватися тут.
Перш ніж почати аналізувати витрати ваших проектів, вам потрібно мати певні дані для відстеження. Для нових користувачів Teamdeck є два варіанти:
Коли у вас є дані для аналізу, ви можете перейти до верхнього меню програми і натиснути на "Звіти".
Натиснувши кнопку "Створити новий звіт", ви можете вибрати один із шаблонних звітів або створити його з нуля. У цьому підручнику ми почнемо з порожнього звіту, тому натисніть "Створити власний".
Примітка: шаблон з назвою Бюджет проекту буде гарною альтернативою для відстеження витрат і бюджету, якщо ви хочете розпочати роботу в цьому напрямку.
Тепер, коли у вас є звіт за проектом, вам потрібно дати йому назву і вибрати діапазон дат.
Готові? Давайте почнемо додавати діаграми та таблиці до вашого відстеження бюджету проекту доповідь.
Порівняння кошторисних і фактичних витрат - це корисна діаграма, яку варто мати у звітах про відстеження витрат за проектом. У Teamdeck ви можете розрахувати кошторис, використовуючи бронювання вашої команди, і використовувати їхні табелі обліку робочого часу як фактичні витрати. Давайте створимо лінійну діаграму з цими двома значеннями:
Дивлячись на цей графік, ми бачимо, що лінія табеля обліку робочого часу перетнула лінію бронювання в одній точці, і відтоді фактично витрачений час значно перевищував кошторис. Це гарний початок для більш глибокого аналізу бюджету нашого проекту.
Примітка: Як ви можете бачити, на цьому графіку видно лише один з проектів. Це тому, що ми застосували фільтр і вирішили проаналізувати лише цей проект:
Тепер додамо таблицю, в якій ми зможемо розрахувати вартість проекту на основі табелів обліку робочого часу наших ресурсів.
Почніть з додавання таблиці до вашого звіту. За замовчуванням вона матиме кілька стовпців, але ви можете видалити їх усі, окрім табелів обліку робочого часу. Тепер нам потрібно додати два нових стовпчики - один для вказівки погодинної вартості роботи ("погодинна ставка") і один для загальної вартості ("витрати на проект").
Обидві колонки будуть складатися зі значень, які не збираються в Teamdeck за замовчуванням: нам потрібно або ввести їх вручну (погодинні ставки), або створити автоматичний розрахунок (перемножити час і погодинну вартість). Натисніть на "метрики", а потім "додати користувацькі".
Зараз ви побачите три різні варіанти - давайте швидко пояснимо, як вони працюють:
Давайте додамо стовпці зараз!
Спочатку натисніть на "Додати стовпець користувацького значення" і дайте йому назву (в нашому випадку це "Погодинна ставка"). Потім виберіть тип даних, які будуть тут зберігатися.
Коли ви збережете цей стовпець, він має з'явитися у вашому звіті. Натисніть на порожню комірку і введіть вартість години роботи вашої команди. Не можете ввести одне значення, тому що всі члени вашої команди мають різні погодинні ставки? Не хвилюйтеся! Ми розглянемо цей сценарій трохи пізніше.
Наразі давайте додамо стовпець для загальної вартості проекту. Натисніть на кнопку "Додати користувацьке поле розрахунку" і скористайтеся наступною формулою:
Табелі обліку робочого часу: Час / 60 * Користувацькі значення: Погодинна ставка
Можливо, вам цікаво, навіщо ділити перше значення на 60. Причина проста: табелі обліку робочого часу зберігаються в нашій системі у вигляді хвилин, тому для того, щоб їх можна було вважати годинами, ми повинні розділити їх на 60.
Ваш столик готовий:
Що робити, якщо над проектом працюють ресурси з різною погодинною вартістю?
Ви можете залишити те ж саме налаштування таблиці, що і в попередніх пунктах, але ви повинні вказати ставки кожного. Перейдіть до списку людей, натиснувши на стрілку поруч з назвою проекту:
Тепер введіть ставку кожної особи в порожню комірку в їхньому рядку. Ви помітите, що розрахункове поле почне заповнюватися витратами, згенерованими кожним працівником.
Звичайно, ви також хочете побачити загальні витрати. Для того, щоб підсумувати всі витрати на конкретні ресурси, вам потрібно натиснути на комірку "витрати на проект" у вікні всього і введіть наступну формулу:
=sum(вкладена(група: Люди, Користувацькі формули: Витрати проекту))
Натисніть enter - в останньому рядку з'явиться сума витрат кожної особи:
Teamdeck також дозволяє аналізувати тільки з оплатою або не підлягає оплаті годин (читайте, як розрахувати оплачувані години). Кожен запис часу, зафіксований вашими ресурсами, можна віднести до відповідної категорії (за допомогою так званих тегів табеля обліку робочого часу). Все, що вам потрібно зробити, щоб згенерувати, скажімо, витрати, що підлягають оплаті, - це ввести фільтр:
Так само ви можете зосередитися виключно на неоплачуваних годинах і, як наслідок, розрахувати внутрішні витрати.
Знання того, скільки грошей вам доведеться заплатити за діяльність, що не підлягає оплаті, може допомогти прийняти деякі рішення щодо оптимізації витрат як з точки зору бюджету проекту, так і, наприклад, зменшення кількості непотрібні зустрічі.
Може статися так, що ви не зможете пояснити певні тенденції в даних, просто дивлячись на цифри. Ось чому ви можете додати до звіту колонку для описів табеля обліку робочого часу. Описи - це коментарі, які ваші працівники роблять, коли реєструють певний запис часу. Дивлячись на опис, ви можете точно сказати, чим займався той чи інший член команди, наприклад, коли він увійшов в систему понаднормово.
Швидше за все, ви захочете поділитися своїм бюджетним звітом з іншими людьми: клієнтом, менеджерами та командою. За допомогою Teamdeck ви можете створити посилання на звіт і надіслати його відповідним людям. Пограйтеся зі звітом, який ми створили в цій статті в блозі тут..
Ми сподіваємося, що цей посібник допоможе вам створити звіт про витрати для ваших проектів. Якщо у вас є якісь потреби у звітах про витрати, які ми не розглянули в цьому блозі, ми рекомендуємо вам заплануйте дзвінок Анелі. Вона з радістю покаже вам, як створити звіт з автоматичним оновленням, який ідеально відповідає потребам вашої команди.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...