Коли ви працюєте над кількома проектами одночасно, це нормально, що речі стають трохи хаотичними, чи не так?
Тим не менш, на ринку є безліч рішень, які допоможуть вам тримати проекти в курсі подій і переконатися, що робота вашої команди добре спланована. Проєктні менеджери часто використовують програмне забезпечення для планування ресурсівале як щодо додатків для управління ресурсами? Чи потрібно інвестувати в обидва типи рішень?
У цьому блозі ми поділимося деякими індикаторами, які вашій компанії варто серйозно замислитися над впровадженням програмного забезпечення для управління ресурсами, щоб краще планувати та керувати роботою вашої команди.
Для кожної з ознак, які ми розглянемо нижче, ми також покажемо, як вам може допомогти надійний додаток для управління ресурсами.
Перш ніж ми обговоримо конкретні проблеми, з якими стикаються компанії, давайте коротко нагадаємо, що таке інструменти управління ресурсами.
Програмне забезпечення для управління ресурсами допомагає вам краще планувати роботу вашої команди та вимірювати результати. Як випливає з назви, основна увага тут приділяється вашій команді:
Більшість програм для управління ресурсами містять функції для планування та розподілу ресурсів. Ви також можете знайти більш комплексні інструменти, такі як Teamdeck, який поєднує в собі планування ресурсів, відстеження часу та управління відпустками. Якщо ви хочете перевірити його, ви можете зареєструватися на безкоштовну пробну версію.
Тепер давайте поговоримо про виклики, з якими ви можете зіткнутися:
Існує багато причин для провалу проектів, але управління ресурсами може суттєво допомогти вам успішно реалізувати ваші проекти.
Перш за все, потрібно звернути увагу на розподіл ресурсів та переконатися, що правильні люди працюють над правильними проектами. Це нелегко зробити, коли у вас велика команда і великий портфель проектів. Для того, щоб переконатися, що ви обираєте найкращих співробітників для конкретного проекту, зручно мати загальнокорпоративну календар ресурсів.
Такий календар дозволяє легко побачити, хто з працівників може приєднатися до вашого проекту. Крім того, хороший інструмент планування ресурсів допоможе вам відфільтрувати членів команди за навичками, стажем або місцезнаходженням. На основі цього ви зможете залучити до проекту потрібних людей.
Ще одна причина невдалих проектів - нездатність відстежувати їхній прогрес. Програмне забезпечення для управління проектами часто дозволяє створювати діаграми Ганта, щоб проілюструвати графік проекту. Однак вам також варто відстежувати роботу вашої команди за допомогою табелів обліку робочого часу. Навіщо це потрібно? Наприклад, коли ви бачите, що люди витрачають на виконання певного завдання набагато більше часу, ніж планувалося, це може бути ознакою того, що весь проект може затягнутися.
Чому це так? використання ресурсів настільки важливий для добробуту вашої команди та стану ваших проектів? З одного боку, як роботодавець, ви не хочете, щоб ваші команди були перевантажені роботою. Програмне забезпечення для планування ресурсів, таке як Teamdeck, дозволяє вам миттєво визначити понаднормові в табелі обліку робочого часу ваших співробітників і контролюйте їх навантаження в реальному часі.
Збалансоване використання ресурсів також має вирішальне значення з точки зору бізнесу. Ви просто не можете дозволити собі мати у своїй команді людей, які не мають достатньо роботи. Самі члени команди також є схильні до розчарування про те, що їм не вистачає завдань. На жаль, ви можете легко пропустити деяких людей, якщо у вас немає централізованого інструменту планування ресурсів. Регулярне вимірювання використання ресурсів у вашій команді має важливе значення для того, щоб ваші співробітники були задоволені, а ваш бізнес був прибутковим.
Як дізнатися, чи добре йдуть справи у ваших проектах? Перевірка розділу "виконано" в таск-менеджері вашої команди - це один з варіантів, але ми пропонуємо вам також звернути увагу на час, який ваша команда витрачає на той чи інший проект.
Варто порівняти передбачувані години проекту з фактичним часом, який відстежує ваша команда. В ідеалі, ви побачите, як ці значення змінюються з часом. Погляньте на цю діаграму, створену в Teamdeck's Project Reporting Suite:
Темно-зелені стовпчики відображають бронювання вашої команди - передбачувані години. Світло-зелені смуги - це фактичні години, зафіксовані за допомогою програми для відстеження часу. Ви можете бачити, що від початку проекту люди відстежували трохи більше годин, ніж було заплановано спочатку. Різниця між оцінкою і фактом була помітна, але не така вже й велика. Однак 17 січня команда відстежила вдвічі більше годин, ніж передбачалося. Для менеджерів це показник того, що в проекті щось не так. Можливо, від клієнта надійшов несподіваний запит на зміну? А може, одне із завдань виявилося набагато складнішим, ніж очікувалося? Звісно, пара зайвих годин не повинні бути великою проблемою в загальній схемі речей, але уявіть, що така ситуація може тривати тижнями або місяцями. Якщо ви не використовуєте програмне забезпечення для управління ресурсами, ви можете не помітити, що проект рухається не в правильному напрямку, і не відстежуватимете час.
Більшість компаній використовують той чи інший додаток для управління проектами. Це може бути проста дошка Kanban або комплексне рішення з можливостями планування ресурсів. Однак, якщо ваш PM-інструмент зосереджений лише на завданнях та етапах проєкту, вам знадобиться інший додаток, щоб керувати проєктом і командою однаково добре.
На щастя, інструменти управління ресурсами зазвичай мають вбудовану інтеграцію з додатками для управління проектами, публічний API або Zapier. програми.
Це може статися з кількох причин. Ми вже згадували, що розподіл ресурсів є значним викликом для менеджерів проектів. Ще одна проблема полягає в тому, що багато компаній працюють над кількома проектами одночасно. Без інструменту планування ресурсів ви можете легко записати людей на два проекти або спричинити конфлікти в плануванні проекту. Нарешті, планування проекту надзвичайно ускладнюється, коли ви не маєте уявлення про доступність та заплановану відсутність працівників. Уявіть, що ви наймаєте програміста для швидкого проекту, а потім дізнаєтесь, що він пішов у двотижневу відпустку прямо посеред проекту.
Як ви можете собі уявити, програми для управління ресурсами можуть позбавити вас усіх цих проблем, якщо вони пропонують функції управління відпустками на додаток до можливостей планування ресурсів.
Використовуючи Teamdeck, ви можете відображати розклад, доступність та відпустки кожного. Таким чином, ви можете планувати свої проекти з більшою впевненістю. Що робити, якщо потрібно внести зміни? У Teamdeck є функція перетягуванняКалендарний планувальник nlineтому ви можете легко редагувати розклад і повернутися до управління своєю командою.
Ви вже знаєте, що деякі інструменти планування ресурсів поєднують планування з управлінням відгулами (система управління відпустками). Це чудова можливість вивести HR-процеси вашої компанії на новий рівень.
На жаль, багато команд все ще покладаються на електронні таблиці та неструктуровану комунікацію для управління відгулами. Це неефективно для всіх учасників процесу: працівники вважають, що надсилання запиту на відпустку забирає багато часу, а менеджери можуть легко загубитися в хаосі.
Як наслідок, менеджери проектів можуть мати дуже слабке уявлення про наявність ресурсів і заплановану відсутність. Звичайно, це може призвести до дорогих помилок у плануванні. Ефективне управління ресурсами а планування ресурсів можливе лише тоді, коли ви знаєте, хто з вашої команди доступний і коли.
З Teamdeck співробітники можуть відпроситися з роботи всього в пару кліків. Кожна прийнята відсутність відображається в календарі ресурсів, тому менеджери проектів можуть враховувати її при плануванні нових проектів.
Розуміння того, скільки оплачуваних і неоплачуваних годин відстежують ваші команди, має важливе значення для моніторинг прибутковості проекту. Після того, як ви побачите розподіл годин, ви можете спробувати шукати можливості для оптимізації і, наприклад, зменшити кількість годин, що не підлягають оплаті, на підвищити ефективність зустрічей вашої команди.
Як розрахувати години, що підлягають оплаті? У Teamdeck співробітники можуть присвоювати теги "не підлягає оплаті" своїм записам під час відстеження часу. Все, що вам потрібно зробити як менеджеру, це створити простий звіт для аналізу вибраних команд або проектів. Більше того, ви можете використовувати той самий звіт для розрахунку заробітної плати співробітників або суми, яку ви маєте виставити клієнту.
Сподіваємося, ви бачите, що програмне забезпечення для управління ресурсами може стати чудовим доповненням до інструментарію вашої команди. Тепер вам потрібно знайти правильний інструмент для вашої команди. Ми пропонуємо почати з прочитання статті огляд популярних інструментів планування ресурсів. Використовуйте його, щоб порівняти можливості та ціни різних хмарних інструментів, доступних на ринку.
Можливо, вам сподобалося те, що ви побачили в цьому блозі, і ви хочете дізнатися більше про Teamdeck? Заплануйте дзвінок Анелінашого експерта з клієнтського успіху. Вона покаже вам найважливіші функції Teamdeck і пояснить, як ви можете оптимізувати процеси у вашій компанії за допомогою управління ресурсами.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...