У бізнесі можна виділити кілька критично важливих ресурсів, які визначають зростання вашого бізнесу. Одним з найважливіших є потужність, тобто те, скільки ви можете зробити за певний час. Такий важливий фактор не можна залишати без уваги, саме тому було розроблено багато інструментів управління потенціалом. Але як вибрати найкращий з них?
У цій статті ви дізнаєтеся:
Важливі особливості при виборі інструменту планування потужностей
Кілька пропозицій щодо найкращих практик у планування ресурсного потенціалу процес
Яким чином програмне забезпечення для планування ресурсів зробити процес планування потужностей більш ефективним
Управління потенціалом є непростим завданням, головним чином тому, що цей один фактор складається з кількох інших, які взаємодіють один з одним. Кількість працівників, їхній час, доступність та компетенції - кожна з цих даних впливає на спроможність вашої компанії. Ось чому інструменти планування потенціалу є важливими.
Це нелегко зрозуміти, маючи лише десять працівників. А як щодо того, коли у вашій організації 100 або 200 людей? Щоб уникнути вузьких місць, хаосу та розчарувань, вам потрібна підтримка спеціального додатку - особливо від кожного учасника процесу планування ресурсів.
Балансування між наявними ресурсами (працівниками) та вимогами проекту або клієнта - для багатьох це суть планування ресурсів (або управління ресурсами, якщо хочете) в управлінні проектами. Важливість планування ресурсів обумовлена його тісним зв'язком з іншими сферами управління проектами: часом, командою, роботою та управління ресурсами проекту. Але давайте почнемо із загального питання про потенціал.
Потенціал визначається як здатність досягати, зберігати або виробляти. Для організації потенціал - це здатність певної системи виробляти продукцію протягом певного періоду часу.
"Здатність досягти", здається, є основним питанням планування потенціалу, особливо якщо порівняти його з наведеними нижче визначеннями. Намагання дати дуже хорошу, обґрунтовану відповідь на питання "чи маємо ми спроможність досягти?" ніколи не полишає нас і постійно надихає на оптимізацію, аналіз і так далі. Ось чому інструменти планування спроможності можуть бути корисними.
Пошук ресурсів на основі навичок [Джерело: Teamdeck - Інструмент управління ресурсами та планування потенціалу].
Щоб мати повне уявлення про те, чи володіє ваша компанія або конкретний співробітник достатніми твердими і м'якими компетенціями, які не підведуть вас - що буде визначено як "здатність досягати" - ви повинні бути досить близькі до нього/неї.
Час, витрачений на виконання завдань, наявність або зрілість та очікуваний досвід у певній галузі - ось кілька критеріїв, які беруться до уваги під час відбору. планування ресурсного потенціалу процес, під час якого ви спробуєте з'ясувати, чи є ресурс підставою вважати, що зазначений працівник, ваша команда або компанія має "здатність до досягнення", особливо за допомогою інструментів планування потенціалу.
Щоб ускладнити завдання, все, що ми знаємо, це те, що ми перебуваємо в бізнес-середовищі. Тож час не є єдиним показником, що визначає ваші рішення. Так стверджує наш конкурент - постачальник інструментів для планування виробничих потужностей - і ми з цим погоджуємося:
Планування потенціалу - це управлінський процес, який гарантує, що ваша організація має навички та ресурси, необхідні для завершення проектів вчасно, в рамках бюджету та відповідно до очікувань замовника.
Це визначення підкреслює, що висококваліфіковані ресурси (працівники) повинні відповідати трьом викликам: (обмеженому) часу, (обмеженому) бюджету та очікуванням клієнта (іншими словами, вимогам проекту). Або, інакше кажучи, ці навички мають бути достатньо хорошими, щоб допомогти вирішити згадані проблеми. І роль особи, відповідальної за планування ресурсів, полягає в тому, щоб забезпечити точну кількість кваліфікованих працівників. У зв'язку з цим, важливими є інструменти планування кадрового потенціалу.
Частиною процесу планування потенціалу є визначення того, що ми маємо, як швидко і де ми можемо отримати необхідні ресурси.
Планування потенціалу - це процес, який визначає, чи є у вас ресурси та навички для виконання роботи, або ж пропозиція відповідає попиту.
Як бачимо, управління потенціалом не є простим завданням, головним чином тому, що цей один фактор складається з кількох інших, які взаємодіють між собою. Кількість працівників, їхній час, доступність, продуктивність, використання, а також тверді та м'які компетенції - кожна з цих даних впливає на потенціал вашої компанії. Ось чому найкращі інструменти планування потенціалу можуть допомогти.
Це важко зрозуміти, маючи лише 5 працівників. А як щодо того, коли у вашій організації 15, 35 чи 50 людей?
Можливо, про це не було сказано вище, але автори цієї статті - люди з компанії, що займається розробкою програмного забезпечення. Кожен з наведених нижче інструментів планування ресурсного потенціалу був перевірений нами - керівниками, менеджерами проектів, розробниками, маркетологами тощо. Деякі з них, коли ми були частиною нинішньої компанії, а деякі - на попередніх етапах нашої кар'єри.
Ціна: $ 3.99 / Повний член / щомісяця
Огляд використання команди доступності в Teamdeck.io - інструмент управління ресурсами з функціями планування ресурсного потенціалу.
Інструмент для відстеження часу команди і табелі обліку робочого часу
Планування ресурсів і проектів
Управління робочим навантаженням
Планування проекту
Індивідуальний час роботи та доступність організації
Можливість призначати кастомні поля для людей і проектів, тобто посади, навички, технології тощо.
Прозорий перегляд розкладу роботи та доступності для різних відділів і посад за допомогою календарного перегляду
Користувацькі теги
Процес прийняття відпусток
Автоматичні вихідні для кількох локалізацій
Доступно в мобільній версії
Інтеграція з іншими системами, такими як Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier та REST API
Безкоштовна пробна версія
Відсутня функція перевірки процесів набору персоналу
Немає функцій планування робочого процесу
Мобільний додаток для відстеження годин не дозволяє бачити лише активні проекти
Ціноутворення: $12.5 для Планування ресурсів + відстеження часу на людину
Проста у використанні панель перетягування
Багатопроектне планування
Планування майбутніх проектів
Можливість призначення ролей, відділів, компетенцій та статусів
Доступність на замовлення
Прогнозування та звітність
Доступно в мобільній версії
Додаткові функції: планування ресурсів, система управління відпустками
Інтеграція з іншими системами, такими як Jira, Teamwork, Asana, Trello
Безкоштовна пробна версія
Недоліки інструменту управління проектами Float
Ціна - $6 - $10 за особу
Відсутність функціоналу для перевірки процесів підбору персоналу.
Float - це дуже впізнаване програмне забезпечення для управління проектами, яке також допомагає у плануванні ресурсів.
Ціноутворення: $40 на користувача на місяць
ProjectCOR - додаток для управління потенціалом команди, або управління ресурсами.
На основі штучного інтелекту
Видимість доступності в реальному часі для кожної команди та учасника
Інструмент планування проектів функції
Оцінка необхідних компетенцій та часу
Можливість призначати ролі та навички
Прозоре бачення статусу та потенціалу проекту
Централізує інформацію, комунікацію та файли в одному місці
Інші функції, такі як автоматизований облік робочого часу, панель бізнес-аналітики
Безкоштовна пробна версія
Без звітності
Відсутність управління відпустками
Ніяких інтеграцій
UX часто є причиною того, що деякі з них відкидаються менеджерами проектів одразу після випробування.
Будь-хто - і в приватному житті, і в бізнесі - користується багатьма додатками. У бізнесі, залежно від посади, ми використовуємо багато інтерфейсів. Це формує звички. І це причина, чому планування ресурсного потенціалу функції інструменту є джерелом роздратування.
Тож візьміть до уваги, чи містить інструмент планування потужностей лише дійсно корисні функції, чи зрозумілий інтерфейс для всіх співробітників компанії, чи має він високий рівень автоматизації і чи достатньо гнучкий, щоб відповідати специфічним потребам вашої компанії. І - останнє, але не менш важливе - з'ясуйте, чи залишиться інструмент корисним, якщо структура вашої компанії або бізнес-цілі зміняться.
У сучасному бізнесі все рідше можна зустріти стандартну робочу модель - в офісі з 9 ранку до 5 вечора. Люди працюють у різний час, неповний робочий день, у різних часових поясах.
Управління доступністю ресурсів значно спрощується завдяки індивідуальним налаштуванням. [Екран з програмного забезпечення для планування потужностей]
Ці змінні та налаштування є критично важливими для точного розрахунку потужності, тому ідеальний інструмент повинен мати можливість налаштовувати доступність кожного працівника, коли це необхідно. Також важливо, щоб користувачі інструментів планування потужності мали змогу редагувати свою доступність і робочий час, коли вони змінюються.
Деякі постачальники програмного забезпечення для планування потужностей пропонують багато звітів, але лише деякі з них можна налаштувати.
Компанії використовують різні метрики (інструменти планування потужностей) для вимірювання ефективності бізнесу залежно від галузі або структури компанії. Багато постачальників систем пропонують заздалегідь визначені звіти, які, можна сказати, є невід'ємною частиною пропозиції... настільки невід'ємною, що її неможливо змінити або, що ще гірше, неможливо пристосувати до очікувань проектних команд.
Тож остерігайтеся постачальників інструментів для планування потужностей, які пропонують звіти, що не тільки відповідають вашим очікуванням, але й не відкриті до змін, поки ваша організація зростає. Чи є звіти достатньо кастомізованими? Чи можна ними ділитися та експортувати? Легше розвивати хороші практики в компанії, знаходити слабкі та сильні сторони, якщо ви можете аналізувати дані. Ідеальний інструмент повинен мати багатий функціонал для створення звітів.
У випадку з планом розвитку потенціалу, ефективне планування потенціалу та/або прозорість стратегії планування потенціалу є критично важливими.
Доступ до даних за допомогою інструментів планування спроможностей повинен дозволяти зосередитися на невеликому періоді, але також отримати перспективу на ширший діапазон дат. Керівники команд і менеджери проектів планують залучення своєї команди з урахуванням необхідного набору навичок, а також попередніх або непідтверджених проектів.
Крім того, важлива видимість нових співробітників, а також того, коли вони приєднуються до компанії і стають доступними для роботи. Робота різних відділів і команд тісно пов'язана між собою, тому обраний вами інструмент повинен давати уявлення про всю ключову інформацію. Особливо це стосується даних відділу продажів.
Для оцінки потенціалу важливими є не лише час і кількість працівників, але й їхні компетенції.
Керування тегами в Teamdeck.io - програмне забезпечення для управління потужністю.
8 годин для старшого і 8 годин для стажера мають абсолютно різну цінність з точки зору виконаної роботи. Аналогічно, коли йдеться про виконання конкретних завдань - якщо вам потрібен графічний дизайн, не допоможе те, що ваш HR-спеціаліст просто має трохи вільного часу.
Щоб оптимально планувати ресурси і призначати потрібних людей на проекти, вам потрібні найкращі інструменти планування ресурсів і додаткова інформація, така як навички, назви посад, відділи та інші теги, щоб визначити роль кожного в проекті. Також важливо мати можливість позначати кожну частину інформації, тобто розмежовувати проекти, що підлягають і не підлягають оплаті, або відстежувати час, витрачений на зустрічі, щоб краще розраховувати тарифи за допомогою функцій звітності.
Функція управління відпустками з використанням найкращих інструментів планування персоналу. Однією з найпоширеніших помилок при оцінці пропускної здатності є неврахування святкових і вихідних днів. У добре керованій організації кожен працівник є важливим і впливає не лише на щоденний робочий процес, але й загалом на проектні та ресурсні робочі процеси.
Щоб спланувати свій навантаження на команду і робочий процес проекту В оптимальному варіанті вам потрібна система, яка враховує різні типи відпусток: відпустка, лікарняний, декретна відпустка, банківські вихідні (які можуть бути різними для кожної локалізації в міжнародній організації).
Постійні процеси підбору персоналу. Кожна компанія стикається з плинністю кадрів.
Це абсолютно нормально в сучасних реаліях, але ви не можете дозволити цьому паралізувати ваш бізнес. Інструменти планування кадрового потенціалу повинні враховувати поточні процеси рекрутингу та періоди попередження про звільнення. Таким чином, ви зможете одразу побачити, скільки людей у вас є в команді, готових до роботи, включно з належним процесом адаптації.
Інтеграції. Враховуйте не тільки логотипи, але й потенціал API та можливість швидкої інтеграції.
Нехай вас не вводить в оману кількість логотипів, що сяють на веб-сайтах. Кількість нових інструментів продовжує зростати, тому кількість логотипів також буде зростати. Отже, важливо не те, скільки логотипів ви бачите, а те, як швидко постачальник програмного забезпечення для планування виробничих потужностей може інтегруватися з новим технологічним рішенням.
Отже, якщо ви шукаєте інтеграції та інструмент, який має бути відкритим для нових, скажімо так, підключень, звертайте увагу не лише на логотипи, але й на гнучкість API.
Інструменти планування виробничих потужностей рекламують себе як такі, що "оптимізують ваш робочий процес", "виводять вашу організацію на абсолютно новий рівень" та "дозволяють досягати результатів, як ніколи раніше". Це все гарні гасла, але давайте перейдемо до справи. Що РЕАЛЬНО дадуть вам інструменти планування потенціалу?
Завдяки інструментам планування потужностей ви зможете бачити, чим зараз займається кожен працівник, команда та відділ, і скільки вони мають зробити. Це допоможе вам вирішити, кому доручити більше завдань, щоб не допустити ситуації, коли одні люди будуть перевантажені роботою, а інші матимуть замало обов'язків.
Ситуація з потужностями дуже динамічна. Свята, завершення завдань, нові проекти, нові співробітники. Це дуже важливі фактори, що впливають на ваші рішення щодо планування роботи, тому вам буде дуже важко робити це ефективно без достатніх знань.
Програмне забезпечення для планування потужностей надсилатиме вам поточні сповіщення про зміни або потенційні вузькі місця у вашій компанії. Звичайно, для багатьох фахівців з планування потужностей дуже важливо, щоб інструмент управління ресурсами дозволяв вирішувати, які сповіщення слід увімкнути, а які - вимкнути.
Ця функція інструментів планування ресурсів дозволяє відстежувати, скільки часу ваші співробітники витрачають на виконання певних завдань, чи є у них вільний час, чи, навпаки, вони працюють понаднормово. Ці знання допоможуть вам оцінити потенціал команди та вирішити, які проекти та відділи потребують більшої підтримки, а кому можна доручити нові завдання.
Проекти в кожній компанії мають різні пріоритети та дедлайни. Як керівник проекту, ви напевно неодноразово вирішували, що є найважливішим на даний момент і потребує залучення всіх ресурсів для виконання контракту. Інструмент планування ресурсів дозволить вам відстежувати статус ваших проектів і розподіляти ресурси відповідно до ваших потреб.
Ви не можете покращити щось або підтримувати хороші стратегії за допомогою інструментів планування потенціалу, якщо ви не знаєте, чи вони ефективні. І не все можна вивести з простого спостереження. Однією з найважливіших функцій інструменту планування спроможностей є надання вам даних про ключові показники, пов'язані з плануванням роботи. До них відносяться
Тобто можливості вашої компанії проти її потреб.
Тобто, наскільки використовується потенціал вашої організації, чи не бракує якихось компетенцій або ресурсів, чи не забагато їх.
Тобто передбачення того, як виглядатиме ваша спроможність у майбутньому на основі інформації, яку ви надаєте (заплановані проекти, майбутні події, новий набір персоналу тощо).
Показує, які особи призначені для певного проекту, їхню доступність, посади та компетенції.
Ми вже обговорювали, як саме вибрати найкращий інструмент планування потужностей і як вони допомагають нашому бізнесу. Хороший інструмент зробить за вас майже всю брудну роботу, але щоб отримати від нього максимум користі, спочатку потрібно зрозуміти процес планування потужностей. Зараз ми обговоримо його крок за кроком.
Відправною точкою для роботи з інструментами планування потенціалу над будь-яким процесом в організації є розуміння того, як він виглядає на даний момент. Тільки тоді ви зможете оцінити сильні та слабкі сторони і вирішити, що вам потрібно. Перевірте, яким є потенціал вашої компанії: скільки у вас працівників, яка їхня доступність і які вони мають навички.
Далі, використовуючи інструменти планування потенціалу, ви повинні оцінити потребу вашої компанії в різних ресурсах. Порівнюючи цей фактор з вашими можливостями, ви зможете легко побачити, яких ресурсів вам не вистачає. Це матиме вирішальне значення при плануванні стратегії зростання.
На цьому етапі перевірте, чи всі ресурси вашої компанії сплановані найбільш ефективно. Можливо, деякі співробітники мають компетенції, які не використовуються, або певні процеси займають більше часу, ніж мали б, наприклад, тривалі наради або сесії з доопрацювання.
Як керівник великої компанії, ви не в змозі знати і помічати все, і це абсолютно нормально. Однак корисно знати якомога більше, і ніхто не може розповісти про процеси у вашій компанії більше, ніж працівники, які беруть у них участь. Регулярно проводьте зустрічі 1:1 та отримуйте зворотній зв'язок від вашої команди про те, що їх розчаровує, ускладнює роботу, марнує їхній час або є неефективним. Їхнє бачення може мати величезний вплив на вашу стратегію за допомогою інструментів планування потужностей.
Тепер, коли ви знаєте, що має і чого потребує ваша організація, настав час планувати рішення. Підготуйте стратегію, в якій буде описано, що потрібно зробити, щоб бізнес працював оптимально. Можливо, вам доведеться найняти більше людей, призначити співробітників для підтримки інших проектів або реструктуризувати певні процеси. Також включіть у свій план ключові цілі та етапи. Так вам буде легше відстежувати прогрес.
Оптимізація процесу управління потенціалом - це виклик, з яким стикається майже кожна компанія. У когось це виходить краще, у когось гірше, адже вони обирають різні шляхи досягнення своєї мети, які не завжди відповідають індивідуальним потребам їхньої компанії. Однак ми маємо кілька універсальних порад, які допоможуть вам стати майстром у плануванні виробничих потужностей.
Використовуйте хороший інструмент планування потужностей, щоб постійно перевіряти наявні ресурси та попит, а також збирати всю важливу інформацію про компанію в одному місці
Плануйте продуману стратегію замість того, щоб вносити зміни від випадку до випадку
Спрогнозуйте свої майбутні потужності та попит, щоб оптимізувати використання
Збирайте відгуки від працівників про процеси, які можна покращити
Уникайте витрачання часу на неефективні процедури та скорочуйте час очікування
Повною мірою використовуйте потенціал своїх співробітників і знайте про їхні навички
Плануйте процеси підбору персоналу на основі можливостей кожного відділу
Управління потенціалом - один з найважливіших процесів у кожній організації. Це дозволяє підвищити ефективність, краще використовувати бюджет, підвищити задоволеність і продуктивність співробітників, запобігти потенційним вузьким місцям і дізнатися про робочий процес вашої компанії зсередини. Це велика робота, але її результати неможливо переоцінити. І ринок пропонує ідеально розроблені інструменти, щоб зробити цей процес комфортним та інтуїтивно зрозумілим.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...