Компанії, які виконують один або кілька проектів одночасно, наприклад, агентства або розробники програмного забезпечення, повинні переконатися, що їхні зусилля з планування є ефективними. Один із способів зробити це - виміряти оплачуваний коефіцієнт використання. У цій статті ми покажемо вам, як розрахувати коефіцієнт використання за допомогою надійного програмне забезпечення для управління ресурсами - Teamdeck. Але спочатку давайте пояснимо, чому відстеження цієї метрики може бути корисним для вашого бізнесу в першу чергу.
Що ви отримаєте з цієї статті?
Коли ви виставляєте клієнтам рахунки за годинами, використовуючи модель "час і матеріали", ви знаєте, що не всі робочі години вашої команди зараховуються до загального рахунку. До оплачуваних годин зазвичай відносять час, який ваші співробітники витратили на оплачувану діяльність: наприклад, на розробку програмного забезпечення для клієнтів або написання текстів для їхньої кампанії. Однак ви також повинні враховувати роботу, яка не підлягає оплаті, а саме: тренінги, підготовку пропозицій для клієнтів, роботу над внутрішніми проектами тощо.
Звичайно, неоплачувана робота може бути необхідною для підтримки вашого бізнесу в робочому стані. Проте, ви повинні слідкуйте за кількістю та розрахувати оплачувані години і ті, що не підлягають оплаті, щоб ваша компанія залишалася прибутковою. Якщо це співвідношення порушується, ви можете почати втрачати гроші - адже вам все одно потрібно платити працівникам і покривати операційні витрати.
Можливо, вам цікаво, чи варто починати відслідковувати оплачуване використання, якщо ви вже відстежуєте загальне використання працівників.
Бачиш, коли ти обчислити використання ресурсівви зазвичай порівнюєте кількість годин, які хтось відпрацював, із загальною продуктивністю. Це багато про що говорить: ви можете виявити перевтомлених членів команди або визначити людей, які недостатньо використовуються. Однак, як ви вже знаєте, не всі години однакові. Те, що хтось зайнятий, не обов'язково означає, що його робота безпосередньо сприяє збільшенню прибутку вашої компанії. З іншого боку, коли ви відстежуєте оплачуване використання, ви можете побачити, яка частка доступного часу кожного витрачається на оплачувану діяльність.
Це не означає, що коефіцієнт використання кожного має бути максимально високим. Зрештою, у вашій компанії, ймовірно, є люди, які взагалі не працюють над клієнтськими проектами. Для них ви можете покладатися на загальну завантаженість, щоб переконатися, що їхнє навантаження збалансоване. Однак, коли мова йде про членів команди, які беруть участь у роботі над клієнтськими проектами, їхній оплачуваний коефіцієнт використання може дати вам цінну інформацію.
Перш за все, відстеження коефіцієнтів використання дозволяє оцінити планування в управлінні проектами. Якщо хтось, хто повинен переважно працювати над оплачуваними завданнями, має коефіцієнт використання 20%, це може означати, що його розклад був спланований неоптимально. Можливо, це пов'язано з тим, що кошторис проекту не були точними, і цьому конкретному працівникові просто не потрібен весь цей відведений час для виконання своєї роботи. Можливо, він бере участь у занадто великій кількості потенційно непотрібних зустрічей. У будь-якому випадку, є місце для оптимізації.
Уявіть іншу ситуацію: скажімо, коефіцієнт використання робочого часу працівника становить 110%. Це означає, що він витрачає більше часу на роботу, ніж може дозволити його продуктивність. Нерідко буває так, що проект вимагає додаткових годин роботи безпосередньо перед дедлайном. Проте, якщо ви вчасно не помітите перевтомленого працівника, він може розчаруватися або навіть вирішити покинути вашу компанію.
Нарешті, розрахунок оплачуваної зайнятості - це чудовий спосіб оцінити, які ролі користуються найбільшим попитом і коли. Таке розуміння дає змогу точно прогнозувати людські ресурси і правильно розподіляти час у процесі найму.
Можливо, ви вже здогадалися, але для збору достовірних даних про використання ресурсів ваша команда повинна використовувати інструмент для відстеження часу. Без нього ви матимете справу з припущеннями, а не з точною інформацією. Звісно, є ще багато інших переваги програмне забезпечення для відстеження робочого часу агентстватож якщо ви ще цього не зробили, обов'язково спробуйте!
Табелі обліку робочого часу вашої команди нададуть вам інформацію про те, скільки часу було витрачено на різні проекти. Однак, щоб враховувати лише оплачувану роботу, вам потрібен інструмент, який дозволить вашим співробітникам позначати записаний ними час як оплачуваний або неоплачуваний.
Teamdeck дозволяє членам вашої команди робити таке розмежування. Вони можуть використовувати так звані мітки табеля, щоб позначати свій час як "оплачуваний", "понаднормовий", "робота з дому" тощо. Ви можете вибрати власні мітки та іконки, які відповідають вашим потребам.
Коли ваша команда відстежує свій час за допомогою Teamdeck і використовує табелі обліку робочого часу, ви можете легко створити звіт про використання робочого часу з можливістю виставлення рахунку.
Перейдіть до розділу "Звіти" у верхньому меню, а потім натисніть на іконку з плюсом у правому нижньому куті, щоб додати новий звіт. Виберіть "створити користувацький" - ми будемо створювати звіт з нуля, а не на основі шаблону.
Дайте заголовку назву і виберіть відповідний діапазон дат. Тепер настав час додати до звіту діаграми і таблиці. Давайте почнемо з простої гістограми, яка покаже нам оплачуваний час, витрачений на кожного члена команди. Натисніть "Додати графік" і "Додати гістограму". За замовчуванням, ви побачите порівняння всіх бронювань, табелів обліку робочого часу, годин відпустки та доступності. Натисніть на "метрики" (це іконка з трьома стовпчиками) і зніміть позначку з непотрібних метрик. Замість цього прокрутіть вниз до категорії "Мітки табеля обліку робочого часу" і виберіть "Оплачувані".
Ця проста діаграма дозволяє побачити, скільки оплачуваних годин записала кожна людина. Однак вона не дає вам багато контексту щодо того, яким був коефіцієнт використання, що підлягає оплаті. Давайте додамо ще одну метрику до цього графіка - "Табелі обліку робочого часу: час". Тепер ви можете одразу побачити, якою була частка оплачуваних годин до всіх годин, відстежених певною особою.
Тепер давайте додамо до вашого звіту таблицю, яка дозволить нам розрахувати коефіцієнт використання, що підлягає оплаті, для всіх співробітників.
За замовчуванням нова таблиця, додана до звіту, організована за проектами. Ви можете змінити це налаштування, натиснувши на "групування" і помінявши місцями людей і проекти в редакторі перетягування. Якщо вам не потрібно бачити дані з розбивкою по днях, ви можете сміливо видалити їх з групування. Натисніть "застосувати", щоб зберегти групування.
Перейдіть до метрик і зніміть галочки з непотрібних стовпчиків (бронювання, доступність, відпустки). Ми пропонуємо додати колонку для тегів табеля: оплачувані. Наразі ваша таблиця має виглядати так:
Це практично та сама інформація, що й у стовпчиковій діаграмі, яку ми створили раніше. Було б чудово додати до таблиці коефіцієнт використання, виражений у відсотках. Ви можете зробити це, натиснувши на "метрики", потім "додати користувацьке", а потім "додати користувацьке поле для розрахунку". Оплачуване використання не є метрикою, яка розраховується за замовчуванням в Teamdeck, оскільки не всі організації використовують теги табеля обліку робочого часу, але ми можемо ввести формулу використання і створити власну метрику.
Формула утилізації виглядає наступним чином:
(Оплачувані години/Всі табелі обліку робочого часу)*100
Натисніть "Зберегти і застосувати" - у вашому звіті з'явиться нова колонка. Тут ви можете побачити коефіцієнт використання ваших співробітників.
У нашому випадку є кілька членів команди, які мають дуже високий коефіцієнт використання робочого часу, що підлягає оплаті. Зрозуміло, що більшість їхніх годин йде на роботу з клієнтами. З іншого боку, у нас також є ресурси з коефіцієнтом використання 0%. Можливо, їхня робота не пов'язана з оплачуваними послугами, тому не варто очікувати, що вони будуть реєструвати оплачувані години.
Останнє, що ми можемо зробити, щоб зробити звіт ще більш зрозумілим, - це змінити формулу в рядку "Всього" таблиці. Наразі це сума значень у всіх рядках. Хоча це корисно для перших двох стовпчиків, це не дуже багато говорить нам про стовпчик "Оплачуване використання". Середнє значення було б набагато кращим. На щастя, ми можемо легко його обчислити. Натисніть на цю комірку і введіть:
= average(вкладений(Група: Люди, Користувацькі формули: Оплачуване використання))
Зауважте, що Teamdeck надасть вам підказки, коли ви почнете вводити імена змінних. Натисніть Enter, щоб побачити результат. Тепер ми знаємо, що середній коефіцієнт використання нашої команди становить 53.05%
Моніторинг ефективності роботи вашої команди - це чудова можливість виявити сфери, які можна оптимізувати на користь вашої організації. Ваші співробітники також будуть вдячні вам за те, що ви стежите за їхньою завантаженістю - адже вони не хочуть перевтомлюватися.
Якщо ви відчуваєте, що Teamdeck може бути корисним інструментом для вашої команди, обов'язково спробуйте. Ви можете запишіться на тест-драйв самостійно або заплануйте дзвінок Анелінашого експерта з успіху клієнтів. Ми будемо раді допомогти вам максимально ефективно використовувати цей додаток і значно покращити процеси управління проектами та ресурсами у вашій компанії.
Лише 1 з 5 людей (18%) має корисний метод управління часом. Стратегії тайм-менеджменту та інструменти управління часом у проєктах допомагають впоратися з поставленими завданнями у відведений для цього час. Працюючи менеджером проекту,...
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...