Як підвищити концентрацію команди за допомогою програмного забезпечення для планування робочого часу

Проєктні менеджери зазвичай мислять з точки зору багатозадачності. Зустрічі протягом усього дня, постійні сповіщення про відставання та тисяча завдань на хвилину - це їхній хліб насущний. Однак багато робочих місць виглядають інакше. Працівникам аналітичних, креативних та продуктових відділів потрібен час, щоб зосередитися та увійти в "потік" або "фазу", коли вони найбільш продуктивні. Як допомогти своїй команді зосередитися? 

Фокус - прискорювач продуктивності

Ми живемо в епоху багатозадачності. Ми працюємо і слухаємо музику, їдемо в автобусі і гортаємо смартфони, готуємо вечерю і відповідаємо на електронні листи. Ми рідко робимо щось одне за раз, і, нарешті, нам стає все важче зосереджуватися та утримувати увагу протягом тривалого часу.

За даними Національного центру біотехнологічної інформації, У 2000 році наша середня тривалість уваги становила 12 секунд. У 2015 році - лише 8,25 секунди! Нам стає дедалі важче залишатися зосередженими, адже ми звикли постійно отримувати нові стимули. Відволікаючі фактори повсюди впливають на продуктивність і якість роботи, яку ми виконуємо. Це величезний виклик для організацій, де ефективне використання часу має важливе значення. На жаль, багато з них хочуть зробити якомога більше за якомога менший проміжок часу, але в підсумку вони знижують потенціал своїх співробітників.

Історія про те, як компанії саботують власну ефективність

Компанії роблять багато помилок, які негативно впливають на ефективність команди. 

• По-перше, графіку роботи команди не існує, а ритм роботи визначається ситуативними завданнями. 

• По-друге, планування роботи не враховує індивідуальні відмінності. 

• По-третє, робочий графік складається з точки зору керівника проекту, а не з точки зору виконавця. 

• По-четверте, компанії не цінують час своїх співробітників і не розставляють пріоритети у виконанні завдань, наприклад, занадто багато зустрічей, в яких беруть участь усі, навіть якщо вони не потрібні. 

• По-п'яте, компанії не аналізують дані про свою ефективність, наприклад, звіти про використання робочого часу або зворотній зв'язок з командою. 

Чи означає це, що надії немає і ми всі приречені працювати неефективно? Зовсім ні! Є багато способів підвищити продуктивність, починаючи з хорошого інструмент управління персоналом, гнучкий підхід та усвідомлення процесу фокусування. У цій статті ми поговоримо про те, як підвищити якість і комфорт вашої роботи за допомогою правильного планування.

Як підвищити концентрацію команди за допомогою програмного забезпечення для управління роботою?

1. Індивідуальний підхід

Всі люди різні. Так, ми знаємо, що це звучить банально, але, шукаючи ідеальну робочу модель, ви повинні враховувати індивідуальні уподобання ваших людей. Хтось краще працює вранці, хтось - ввечері. Хтось швидко нудьгує і любить різноманітність, а хтось вважає за краще зосередитися на одному великому завданні, перш ніж переходити до наступного. Використовуйте програмне забезпечення для планування ресурсів призначати потрібні завдання потрібним людям. Функція призначення ролей також буде дуже корисною - так кожен зможе одразу побачити, хто за що відповідає.

2. Контролюйте навантаження

Під час управління навантаженнямважливо ставити перед собою амбітні цілі та давати команді відчуття досягнення і зростання. Однак легко потрапити в пастку перевантаження ваших співробітників. Якщо вони ефективно працювали один місяць і досягли етап проектунаступного місяця вони отримують ще більше, і так далі. Ця стратегія є дуже короткостроковою - зрештою, всі втомлюються, розчаровуються, стають менш продуктивними та демотивованими, бо відчувають, що робота ніколи не закінчується. Щоб уникнути цього, контролювати навантаження вашої команди. Ви можете спробувати працювати в інтервалах, де один тиждень буде більш інтенсивним, а інший - трохи менш, або ж дотримуватися балансу в щоденному навантаженні. Використовуйте програмне забезпечення для управління ресурсами щоб переконатися, що ваші співробітники не перебувають під надмірним тиском. Впровадження віртуальна кімната обробки даних також може підвищити безпеку та ефективність управління проектами.

3. Дайте трохи часу, щоб зосередитися 

Згідно з дослідженням Каліфорнійського університету в Ірвіні, людині потрібно 23 хвилини і 15 секунд, щоб повернутися до стану зосередженості на завданні після того, як вона відволіклася. Це може здатися небагато, але якщо щодня співробітник має 3 зустрічі та 10 повідомлень у Slack - це стає величезною втратою ефективності. Як цьому запобігти? Запропонуйте своїм співробітникам забронювати собі час для фокусування. За допомогою календаря вони можуть призначити собі зустріч - наприклад, 2 години вдень. Ви можете бути впевнені, що коли ваша команда отримає час, в який вони зможуть зосередитися тільки на завданні - продуктивність зросте.

4. Розставити пріоритети

У багатьох організаціях існує тенденція позначати кожне завдання як дуже термінове і дуже важливе. Ідея полягає в тому, що визначення пріоритетності кожного завдання змусить працівника ставитися до нього однаково серйозно. В результаті люди відчувають надмірний тиск і не можуть зосередитися на чомусь одному, бо постійно думають про наступні 5 завдань, які чекають на них якнайшвидше. Тому, плануючи роботу, використовуйте опцію пріоритизації - позначайте завдання відповідно до дедлайнів і терміновості, щоб ваші співробітники могли скласти свою особисту стратегію роботи.

5. Зменшити кількість непотрібних зустрічей

Зустрічі в компанії потрібні і важливі. Але не всі. Поширеною організаційною помилкою є проведення зустрічей щоразу, коли потрібно щось "обговорити". Особливо це характерно для людей, які координують роботу, наприклад, менеджерів проектів - їхня робота полягає в тому, щоб перевіряти, чи все працює так, як треба, спілкуватися і збирати інформацію, а також приймати рішення про наступні кроки. У їхньому випадку зустріч часто є основним інструментом роботи. Для людей, які виконують роботу, кожна зустріч - це перерва в потоці і відволікання, яке вимагає часу після неї, щоб повернутися до попереднього стану зосередженості.

Складаючи свій щоденний або тижневий робочий графік, намагайтеся обмежити кількість зустрічей лише необхідними. Перевірте онлайн планувальник календаря регулярно, щоб ваші співробітники не були на зв'язку щогодини і мали час на творчість у спокої. Чудовою ідеєю буде план завдань - кожне завдання повинно мати детальний опис вимог та етапів, щоб кожен міг легко перевірити результати, не витрачаючи час на непотрібні збори.

6. Перерви в планах

Людям потрібні перерви. За статистикою, вам слід взяти 15-хвилинна перерва кожні 1,5 години освіжити мозок і підвищити продуктивність. На жаль, в інтенсивному робочому графіку часто немає місця для перерви. В результаті люди працюють більше, але насправді роблять менше, оскільки їхня продуктивність падає. Спробуйте модель планування перерв, заохочуйте своїх співробітників записувати короткі перерви в календарі, відходити від комп'ютера на деякий час, виходити на терасу на свіже повітря з чашкою кави або робити прості фізичні вправи для насичення мозку киснем. Ви будете вражені позитивним ефектом.

7. Урізноманітніть роботу вашої команди

Багато великих проектів, здається, тягнуться вічно. Це дуже демотивує, коли ви працюєте над одним і тим же місяцями, а до кінця ще далеко. Це дозволяє легко застопоритися і втратити мотивацію та продуктивність. Спробуйте урізноманітнити завдання, які отримує ваша команда. Якщо хтось працює над одним і тим же протягом тижня - залучіть його до чогось нового, щоб він зміг побачити перспективу і повернутися зі свіжими ідеями. Звичайно, тут також важливий індивідуальний підхід і розмова з вашими співробітниками - деякі вважають за краще урізноманітнювати свою роботу і переходити від одного завдання до іншого, інші - зосереджуватися на одному проекті від початку і до кінця. Гнучкість - це ключ до успіху.

8. Розділіть роботу на менші етапи

Цей пункт пов'язаний з попереднім. Якщо ви працюєте над великим проектом, який потрібно завершити, і у вас немає можливості урізноманітнити свою роботу - розділіть її на етапи. Завершення етапу роботи - це успіх. Успіх - це мотивація. Якщо ви працюєте над піврічним проектом - розбийте його на етапи проекту і святкуйте з командою досягнення кожного етапу. 

9. Скористайтеся кнопкою найкраще програмне забезпечення для управління персоналом з найкраще програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників особливість

Впроваджуючи стратегію підвищення продуктивності, потрібно стежити за всіма процесами, що відбуваються в команді. Використовуйте інструмент, де ви зможете мати всю інформацію в одному місці.

Чудовим прикладом є Teamdeck - це система, в якій можна створювати продуманий робочий графік, планувати зустрічі в календарі, розподіляти завдання, перевіряти завантаженість співробітників, контролювати робочий час за допомогою табелів обліку робочого часу, призначати ролі, додавати описи завдань та багато іншого! Добре спланована робота, де кожен має простір для зосередження та відпочинку і точно знає, що потрібно робити, - це секрет вищої продуктивності.

Підвищуйте продуктивність вашої команди та уникайте конфліктів у розкладі за допомогою програмне забезпечення для планування роботи

Кожна організація прагне одного: високої продуктивності та хороших результатів. Для досягнення цієї мети найважливішим фактором є умови праці вашої команди, адаптовані до їхніх обов'язків та посад. Ретельно спланований робочий графік підніме вашу продуктивність до рівня, про який ви раніше навіть не мріяли!

Шукаєте найкраще програмне забезпечення для планування роботи?

Спробуйте рішення для планування ресурсів, щоб скласти графік роботи співробітників і керувати їхньою ефективністю в різних місцях