Управління командою - одна з найскладніших частин роботи менеджера проекту.
Як менеджер, ви повинні знати людей, з якими працюєте, визнавати їхні сильні сторони, те, як вони працюють і як співпрацюють з колегами по команді.
У невеликих командах це набагато простіше. Але в міру того, як ваша команда зростає, або коли члени команди працюють з різних місць, все стає все більш заплутаним.
Управління ресурсами має на меті допомогти менеджерам краще організувати ресурси своєї компанії, щоб використовувати їх на повну потужність.
Але чи достатньо у вас інформації про ваших співробітників та їхню ефективність, щоб оптимально планувати їхню роботу?
Спробуйте відповісти на ці запитання, щоб дізнатися, наскільки добре ви знаєте робочі звички та доступність своїх співробітників:
- Чи відстежуєте ви робочий час своєї команди?
- Чи відстежуєте ви вихідні дні своїх співробітників у табелі обліку робочого часу?
- Чи знаєте ви про національні свята в країнах членів вашої команди?
- Чи можете ви визначити доступність вашого співробітника?
- Скільки інструментів ви використовуєте для цього?
Проблема в тому, що ви, швидше за все, не зможете відповісти на всі ці запитання. Перемикаючись з одного інструменту на інший, заповнюючи таблиці та виконуючи нескінченну паперову роботу, ви можете легко випустити з уваги реальне навантаження та продуктивність вашої команди.
Хороша новина в тому, що Teamdeck має все необхідне для вас.
Teamdeck - це комплексне програмне забезпечення для управління ресурсами
По-перше, ви повинні знати, що це програмне забезпечення для управління ресурсами дозволяє вам керувати командою комплексно, без необхідності інтегрувати кілька інструментів. Таким чином, це зменшує час, витрачений на перемикання між різними інструментами, і скорочує витрати на численні підписки.
Ось що ви отримуєте з Teamdeck з першого погляду:
Давайте тепер детальніше розглянемо, чого можна досягти, використовуючи всі ці процеси разом.
Керуйте всіма співробітниками та проектами, на які вони призначені
Коли ви плануєте проект, ви повинні взяти до уваги низку факторів:
- Які люди доступні?
- Які їхні навички?
- Чи доступні вони на повний робочий день?
- Чи не заважають відпустки або свята?
Всі вони створюють складну мережу динамічних залежностей, яку нелегко подолати за допомогою простої електронної таблиці. Teamdeck дає вам огляд завантаженості та доступності вашої команди в режимі реального часу. Хочете додати навички та місцезнаходження ваших колег по команді? Використовуйте кастомні поля, щоб урізноманітнити свій графік і скоротити процес прийняття рішень.
Коли ви створюєте глобальний розклад вашої команди, ви можете ефективно призначати співробітників на різні завдання, навіть якщо ви жонглюєте кількома проектами одночасно.
Розклади Teamdeck зрозумілі, показують всю інформацію з першого погляду. Крім того, їх легко редагувати.
Розклад у Teamdeck чітко показує, хто над чим працює і як довго, щоб ви могли краще планувати та розподіляти ресурсиуникаючи недостатнього або надмірного використання працівників.
Смуги завантаженості показують доступність співробітників.
Уявіть, що вам потрібно перевести члена команди на інший проект. У вашому розкладі ви бачите, які можливості є у решти команди. Таким чином, ви бачите, чи перевантажені вони зараз завданнями і чи потрібно залучати до проекту більше людей, чи ні.
Наприклад, якщо ви працюєте над проектом з віддаленими членами команди або тими, хто працює неповний робочий день, ви можете дізнатися, скільки годин на день вони доступні, а потім вирішити, чи достатньо цього для завершення проекту.
Крім того, в розкладі ви бачите вихідні та національні свята, тому можете враховувати їх при плануванні проектів і управлінні робочим навантаженням.
Відстежуйте час, який ваша команда витрачає на різні проекти
Відстеження часу стало обов'язковим для багатьох професійних послуг, особливо якщо ваша організація виставляє рахунки на погодинну оплату.
У той же час, багато хто компаній зазнають невдач у відстеженні часу. Це відбувається тому, що
- вони не відстежують все
- вони не мотивують працівників регулярно відстежувати час
- працівники заповнюють таблиці після виконання завдання, замість того, щоб відстежувати час під час роботи
Найгірше те, що компанії створюють звіти на основі вгаданого часу, а потім використовують ці помилкові дані для створення нових оцінок.
Чим відрізняється Teamdeck? Це додаток для відстеження часу, який вимагає від користувача лише вибрати проект, а потім натиснути кнопку "Старт/Стоп", щоб записати часовий запис. Потім вони автоматично перетворюються на точні табелі обліку робочого часу.
Відстежувати час за допомогою веб-додатку Teamdeck просто і не займає багато часу.
Це робить весь процес набагато швидшим і терпимішим, тому все більше працівників готові робити це щодня.
Користувачі також можуть оновлювати свій табель вручну, тому ті, хто вважає за краще підбивати підсумки своєї роботи в кінці дня, можуть дотримуватися своїх уподобань.
Керуйте відпусткою без зайвих дзвінків
Скільки разів ви чули ці запитання від своїх співробітників?
- Чи можу я взяти вихідний?
- Скільки вихідних я взяв?
- Чи був схвалений мій запит на відпустку?
Особиста комунікація дуже часто не є ефективною, оскільки люди схильні забувати або неправильно розуміти один одного, наприклад, обговорюючи питання про те, щоб піти з офісу раніше. Керування цим у додатку допомагає уникнути подібних проблем.
Як менеджер, ви можете додавати вихідні дні співробітників до їхніх графіків.
Як керівник компанії, ви можете визначити, які типи відгулів прийнятні у вашій компанії (і які з них оплачуються). Таким чином, працівники самі можуть заповнити просту форму, визначити тип відсутності (оплачувана відпустка, лікарняний тощо), тривалість відсутності, ввести додаткові коментарі і, нарешті, вибрати менеджера, який повинен отримати це повідомлення.
Додавання нового запиту на відпустку як працівника.
Як ефективно планувати проекти за допомогою Teamdeck?
Якщо ви хочете ефективно управляти своїми ресурсами, то зосередження лише на одній частині управління ресурсами може фактично зашкодити вашим результатам.
Ви можете досягти набагато більшого, впроваджуючи різні аспекти управління співробітниками, і Teamdeck може стати в цьому величезною підмогою.
Це дає вам повний огляд доступності ваших співробітників, їхньої продуктивності та проектів, в яких вони беруть участь.
Якщо ви не зберігаєте та не аналізуєте інформацію про минулі та поточні проекти, то як ви можете планувати майбутні?
Початок успішних проектів вимагає не лише розуміння вимог та бізнес-цілей, але й того, як працює ваша команда та наскільки вона готова до роботи.
Teamdeck допомагає вам краще зрозуміти свою команду, щоб ви могли зосередитися на виконанні проектів.
