Ми впевнені, що вам знайоме хвилююче відчуття наближення до місця призначення. У дорозі цю функцію виконують знаки, що вказують на міста, які ви проїжджаєте, і на відстань, яку вам залишилося подолати. Залишати позаду послідовні таблички, що символізують етапи вашої подорожі, приносить величезне задоволення, і в роботі це нічим не відрізняється. Що таке віхи проекту, як їх встановлювати і яких помилок уникати?
Орієнтири вашого проекту управління віхи
Проект віхи - це певні моменти в часі, які використовуються для вимірювання прогресу на шляху до кінцевої мети проекту. Кожна така точка позначає основний і важливий етап проекту, дозволяючи вам підтримувати чітку структуру робіт у вашому графіку. Таким чином, кожна зацікавлена сторона може мати загальне уявлення про стан виконання завдань.
Прикладами етапів проекту є
- Ініціювання та завершення проекту.
- Створення проектної команди.
- Виконання окремих етапів.
- Прийняття календарного плану та кошторису витрат.
- Відправлення великих поставок клієнту.
- Прийняття наступних етапів проекту.
- Зустрічі із зацікавленими сторонами.
- Виконуємо критичні завдання.
- Ключові рішення та презентації.
Що повинні містити віхи проекту?
Найважливішою особливістю віх проекту є їхні назви та дати завершення (це може бути період або конкретний дедлайн). Це дуже корисно, коли ви пишете окремі пункти на часовій шкалі, щоб відразу бачити весь зріз проекту. У багатьох випадках, наприклад, у моделі водоспаду, корисно також пов'язуйте їх з платежами і бюджет. Також варто позначити на кожному етапі додаткові вимоги, наприклад, більше людей в команді, зустріч з клієнтом тощо. Однак, роблячи все це, пам'ятайте, що віхи проекту не повинні бути занадто складними і технічними. Їх мета - дати можливість кожній людині, залученій до проекту, регулярно стежити за ходом роботи. З цієї причини всі зацікавлені сторони повинні мати однакове розуміння того, що було зроблено.
Яку роль відіграють віхи управління проектом у плануванні роботи
1. Планування
Віхи - це інструмент планування, який дозволяє планувати найважливіші етапи проекту в часі та оцінювати, на якому етапі знаходяться цілі. На загальному графіку проекту вони показують нам найважливіші етапи роботи, що полегшує візуалізацію прогресу.
2. Постійне оновлення для всіх зацікавлених сторін
У компанії, що займається розробкою програмного забезпечення, це все про ефективність та оптимізація діяльності. Чи можете ви уявити, що кожного разу, коли ви хочете перевірити статус проекту, вам доведеться переглядати всі виконані завдання, а потім вирішувати, що зроблено, а що ні? Або що ви повинні консультуватися зі своєю командою щодо кожного пункту в графіку, щоб дізнатися, чи немає затримок? Це зайняло б дуже багато часу! Завдяки віхам проекту кожен учасник проекту може самостійно перевірити, чи досягає команда визначених віх, чи не відстає проект від графіка. Від віх проекту виграють усі: розробники, менеджери проектів, клієнти та маркетинг.
3. Контрольно-пропускні пункти не є чимось новим в оптимізації етапів проекту
Ми всі знаємо, що профілактика краще, ніж лікування, але іноді проектний менеджер не може приділяти всю свою увагу всім проектам одночасно. Зазвичай, команда має досить багато автономії, в той час як менеджер проекту втручається, коли потрібні рішення або реакція. Завдяки чітким проміжним етапам, керівник проекту може одразу побачити, де виникають проблеми в проекті, і вжити відповідних заходів, щоб забезпечити безперебійну роботу.
4. Підвищення продуктивності
Деякі проекти тягнуться вічно. Коли ваша команда працює над одним і тим же місяцями, і кінця-краю цьому не видно - мотивація знижується. Проєктні віхи не прискорюють роботу, але вони дозволяють розбити її на етапи. Таким чином, замість проекту з точки А в точку Б, ми маємо менші цілі на шляху, і прагнення досягти їх підвищує мотивацію і прискорює прогрес.
5. Підвищення бойового духу
З дитинства ми звикли отримувати винагороду за свої зусилля - так працює класичне обумовлювання. Послідовні досягнення є позитивним підкріпленням, яке збільшує наше задоволення. Вони викликають бажання працювати далі, щоб отримати більше приємних емоцій. Реалізація віх - це якраз різновид такої винагороди, можливість відсвяткувати для команди, яка завершила важливий етап роботи. Завдяки цьому ви можете похвалитися досягненнями своєї команди перед іншими відділами або клієнтами і привітати себе з добре виконаним завданням. Почуття гордості, пов'язане з прогресом і розвитком, дуже важливе для добробуту співробітників.
6. Інформація для інших команд
Чим більша компанія, що займається розробкою програмного забезпечення Чим більше в компанії проектів, тим складніше всім бути в курсі всього, що відбувається в компанії. Завдяки віхам проекту співробітники завжди можуть перевірити, які проекти ведуть інші відділи. Співробітникам набагато легше формувати почуття приналежності до організації та командної інтеграції. Більше того, коли працівники знають, над чим працюють інші команди і на чому вони спеціалізуються, вони завжди зможуть звернутися за допомогою до потрібної людини з певної теми.
Визначення етапів проекту - як це зробити правильно?
Не існує універсального правила щодо того, як позначати етапи проекту... Що ж, ця інформація була не найкориснішою, чи не так? Але все це пов'язано з тим, що віхи настільки ж різні, як і продукти, яких вони стосуються. Потрібен індивідуальний підхід, усвідомлення ключових цілей та часових рамок проекту.
Найважливіше - це кількість і частота.
Важливо, щоб віхи з'являлися відносно регулярно і щоб інтервали між ними не були занадто довгими. Наприклад, якщо проект триватиме близько року, віхи можуть з'являтися більш-менш щомісяця. Звичайно, ця частота є лише орієнтовною, але ви розумієте, що ми маємо на увазі - якщо в цілому довгому проекті є лише 4 етапи, розділені цілими кварталами, вони не будуть виконувати свою систематизуючу та оновлюючу роль в поточному процесі. З іншого боку, ставтеся до віх як до чогось особливого. Це не звичайні завдання які ми проводимо щодня. Для того, щоб вони підвищували мотивацію і були досягненням для працівників, вони не можуть відбуватися кожні два дні, бо не будуть винагородою.
Зрозуміло для всіх
Віхи проекту повинні бути зрозумілими для всіх, хто має з ними працювати, тобто для людей з різних посад, відділів, а іноді навіть компаній (наприклад, клієнтів і партнерів). Вони не потребують технічних специфікацій. Віхи - це дороговкази, які показують статус роботи, тому вони повинні бути максимально чіткими і однозначними.
Порядок має значення
В ідеалі, віхи повинні позначати відносно окремі етапи, щоб після завершення етапу команда могла вважати його завершеним. Завершення віхи, а потім постійне повернення до цієї частини проекту призводить до хаосу.
Важливо також хронологічно розставити етапи на часовій шкалі. Таким чином вони допомагають систематизувати та впорядкувати робочий процес. Це особливо важливо в методі водоспаду.
Найпоширеніші помилки у визначенні етапів управління проектами
У кожній галузі ключовою навичкою є вміння вчитися на помилках... бажано на чужих. Тож давайте розглянемо, чого слід уникати при використанні віх.
- Визначення занадто великої кількості етапів може створити плутанину серед стейкхолдерів і знизити важливість їх досягнення. Як наслідок, команда не отримує емоційної винагороди та можливості відсвяткувати досягнення проміжних результатів.
- Також помилкою є встановлюєте етапи проекту занадто далеко один від одного. Занадто великий проміжок часу між етапами робить їх недосяжними, і команда відчуває себе пригніченою, а не вмотивованою.
- Ще однією поширеною помилкою є те, що припускаючи, що віхи є періодичними подіями в проекті. Віхи не можуть бути запланованими подіями через певні проміжки часу, це скоріше конкретні моменти в часі. Це важливе досягнення для проекту.
- Занадто складні/технічні описи. Віхи проекту - це не просто інструмент для команди розробників. Це, перш за все, спосіб чіткого інформування про стан проекту, який приносить користь усім - від менеджерів проектів до клієнтів, партнерів та інших відділів і команд в організації. Віхи повинні бути короткими, чіткими і надавати інформацію про те, де ви знаходитесь в проекті і що було зроблено.
Керуйте етапами управління проектами якомога оптимальніше
Тепер, коли ви знаєте все про те, що таке віхи, як їх встановлювати і яких помилок уникати, давайте перейдемо до управління ними. Найпростіший спосіб зробити це - скористатися інструментом організації роботи, таким як Teamdeck, де ми щойно представили функцію, присвячену віхам проекту! У нашій системі ви можете легко керувати проміжними етапами, призначати відповідний доступ і відстежувати статус кожного етапу роботи на чіткій часовій шкалі.
Оскільки Teamdeck - це комплексний програмне забезпечення для управління ресурсамиВи також можете легко перевірити повний графік, людей, які беруть участь у проекті, їхні можливості, можливість зустрічей, та багато іншого. Тож ви завжди можете вбудувати віхи в ширший контекст вашої організації та використовувати їх максимально зручно. Teamdeck - це інструмент, створений софтверним домом для софтверних домів, саме тому ми гарантуємо, що він буде корисним і функціональним, та адаптований для ІТ-індустрії.
Етапний проект для вашої компанії
Віхи проекту, якщо їх правильно використовувати, є дуже корисним інструментом під час роботи над додатком або програмним забезпеченням. По-перше, вони полегшують впорядкування та планування роботи, задаючи її належний ритм. По-друге, вони забезпечують ясність проекту для всіх залучених людей. По-третє, вони виконують дуже важливу функцію мотивації та підвищення морального духу команди, даючи привід для гордості, відчуття досягнень і розвитку на роботі. Якщо ви ще не впровадили віхи у своїй організації - не варто чекати!
Якщо у вас виникли запитання, будь ласка зв'яжіться з нами - ми будемо раді допомогти вам персоналізувати наш інструмент так, щоб він найкраще відповідав усім потребам вашого бізнесу.
Шукаєте програмне забезпечення, яке допомагає організувати етапи управління проектами?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
