Компанії зазвичай докладають багато зусиль для того, щоб розподіл ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому їхні завдання були цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним завданням, коли ваша команда зростає, особливо коли вам доводиться призначати людей на кілька проектів, що відбуваються одночасно.
Стаття містить:
Кілька формул, як виміряти коефіцієнт використання ресурсів
Що означає доступність у використанні ресурсів
Впливова роль програмне забезпечення для управління ресурсами у використанні ресурсів
Відмінності між продуктивним використанням та використанням, що підлягає оплаті
Як впровадити утилізацію ресурсів
Один з найпростіших способів перевірити, чи є ваші зусилля з розподілу ресурсів успішними, - це відстежити рівень використання ресурсів вашої команди та її ресурсний потенціал. Перш ніж ми познайомимо вас з різними метриками та формулами використання ресурсів, ми хотіли б визначити поняття "використання ресурсів" у зрозумілий спосіб. Тому в цій статті - як і в багатьох інших - ми представляємо порівняння визначень, значень і термінів, які використовують менеджери проектів.
Інсайт про використання співробітників або ресурсів пов'язаний з термінами "надмірне використання" і "недовикористання". Ви повинні знати про обидва ці поняття. Чому? Занадто багато роботи або обов'язків під час проекту (багатозадачність) не означає, що він буде завершений повністю або з тими функціями, про які ви думали. Отже, перш ніж ми почнемо, погляньмо на висновок Gartner з дослідження Як уникнути перевантаження команди ІТ-проекту.Перевантаження людей зазвичай має зворотні наслідки, знижуючи продуктивність і збільшуючи кількість помилок. Дослідження Gartner показує, що команди з низьким рівнем використання ресурсів можуть скоротити час, необхідний для створення цінності для бізнесу, на 30% або більше. Знаючи це, є сенс уважно стежити за показниками використання ресурсів.
Перефразовуючи визначення Інституту управління проектами (PMI), управління проектами розуміється як використання певних знань, компетенцій, навичок, пристроїв, інструментів, програмного забезпечення, процесів і методів для створення чогось, що має "цінність для людей". Це можна легко інтерпретувати як те, що управління проектами полягає в тому, щоб робити щось, використовуючи те, що ми маємо. Розумово і фізично.
А якщо б ми хотіли бути саркастичними, то могли б використати двозначність фрази "цінність для людей" і сказати, що запропонована PMI концепція проекту може також означати створення громадського руху, в тому числі політичного чи релігійного.
Але порівняно з вищезгаданим визначенням PMI, пропозицію Асоціації управління проектами можна вважати більш суворою. Останнє підкреслює об'єктивні та вимірювані критерії, такі як час та бюджет.
У бізнесі обидва варіанти, хоча і можуть бути обговорені, накладають певні проектні рамки. Незалежно від того, чи ми говоримо про завдання клієнта, чи про завдання, яке директор компанії передав до відділу маркетингу, завдання має бути виконане в очікувані або, щоб бути реальним, комерційно життєздатні часові рамки і приносити прибуток на інвестиції. Отже, згідно з APM: Управління проектами - це застосування процесів, методів, навичок, знань і досвіду для досягнення конкретних цілей проекту відповідно до критеріїв прийняття проекту в рамках узгоджених параметрів. Управління проектами має кінцеві результати, які обмежені певними часовими рамками та бюджетом. Отже, на відміну від простого менеджменту, якщо ми говоримо про проекти в управлінні проектами, кожен з них містить такі вимоги, як час і бюджет для кожного проекту, який повинен бути завершений. Деякі приклади проектних ресурсів (з деякими вимогами) продемонстровані нижче:
Створити атомну бомбу з вибуховою силою не меншою, ніж у Царської бомби, протягом 24 місяців і з бюджетом $50 млн.
будівництво дамби на річці Вісла до 31 березня 2025 року, не виходячи за межі бюджету в 120 млн. доларів США
розробка десктопного додатку (включаючи аналіз шляхів конверсії та вибір найкращого) за 8 тижнів для виробника взуття за 12 000 доларів США
оновлення позиціонування бренду (включаючи розповсюдження нових BTL-матеріалів) протягом 12 місяців в рамках бюджету $100 000
Маючи наведені вище приклади, ми можемо уявити, наскільки велика кількість кроків, адміністративних завдань і процедур задіяна в кожному проекті. Скільки людей - з відповідними навичками - стають частиною кожного з них?
Отже, як було сказано вище, управління проектами - це застосування процесу. Або можна сказати прямо: проект - це процес. А процес називається життєвим циклом управління проектами. В інтернеті можна знайти розбиття цього процесу на 3, 4, 5, навіть 6 і 7 фаз. Але найпопулярнішою є та, що належить згаданому PMI і передбачає 5.
Як бачите, кожна фаза - це група завдань, і за кожною фазою стоїть багато різних питань і проблем. Варто також додати - особливо для тих, хто знаходиться на самому початку своєї ролі менеджера проекту - що ці фази не завжди слід розглядати в хронологічному порядку. Деякі елементи можуть бути розпочаті раніше, тоді як інші є безперервним процесом під час проекту (наприклад, управління ефективністю, або - якщо бути більш точним стосовно теми цієї статті - використання інструментів планування ресурсів). І кожен з них - певним чином - оптимізується протягом усього процесу. Вирівнювання ресурсів є важливою технікою, яка використовується для збалансування розподілу ресурсів та уникнення їх надмірного або недостатнього використання протягом життєвого циклу проекту.
Повертаючись до основної теми, на якому етапі життєвого циклу ПМ важливим є використання ресурсів?
З 5 фаз процесу використання ресурсів можна знайти на третій фазі. Як частина фази моніторингу та контролю, або, якщо бути точним, як частина управління ефективністю.
Ініціація та зачаття
Планування
Запуск і виконання
Моніторинг та контроль - включає перевірку продуктивності, тобто використання ресурсів
Закриття проекту
Для лідерів використання ресурсів є найціннішим і найкориснішим показником і KPI в управлінні ефективністю.
Як ми знаємо, планування ресурсів і складання графіків ресурсів є важливими для того, щоб проектний план був успішним. Ефективне використання ресурсів - це ще одна частина цих пазлів, або, як ми хочемо сказати, управління ресурсами. У той час як розподіл ресурсів означає, простіше кажучи, призначення кваліфікованого ресурсу для виконання завдання, використання ресурсів вимірює ефективність і час, витрачений цим ресурсом під час виконання завдання (оплачувана або стратегічна робота, неоплачувані години/хвилини, години/хвилини адміністрування і т.д.).
Використання ресурсів - це показник, який допомагає керівникам проектів та менеджерам ресурсів дізнатися, як їхні співробітники витрачають свій час під час проекту. Завдяки цьому знанню вони приймають більш ефективні рішення щодо розподілу ресурсів, які підвищують продуктивність і прибутковість проекту. Використання ресурсів вимірює продуктивність кожного працівника та/або всієї команди за формулою коефіцієнта використання. Він відстежує, чи працюють ваші співробітники надмірно або недостатньо завантажені, і визначає політику управління робочим навантаженням.
Точніше кажучи, з точки зору менеджерів проектів та бізнесу, розрахунок коефіцієнта використання ресурсів - це термін, який використовується для опису відсотка доступного часу працівника, який використовується для виконання оплачуваних завдань або проектів. Коефіцієнт використання ресурсів показує, скільки часу ваша команда витрачає на оплачувані завдання, а також наскільки продуктивним є кожен член команди. Прогнозування ресурсів допомагає менеджерам проєктів передбачити майбутні потреби в ресурсах на основі поточних показників використання.
Іншими словами, використання ресурсів - це метрика, яка показує, чи вся ваша команда або окремі співробітники повністю завантажені. Це стосується процесу планування проекту та максимального використання наявних у компанії ресурсів.
Наприклад, якщо ви знаєте, що хтось уже перевантажений і просто має забагато роботи, ви можете пошукати когось іншого зі схожим набором навичок, який би підійшов для вашого проекту. Ця метрика також допомагає виявити людей, які використовуються недостатньо, щоб ви могли доручити їм нові проекти.
Єдиний спосіб з'ясувати це - переглянути варіанти і вибрати той, який найкраще відповідає вашим потребам. Методи оптимізації ресурсів можуть допомогти підвищити ефективність і точність ваших розрахунків використання ресурсів.
Типова формула використання ресурсів виглядає наступним чином:
Це значення, виражене у відсотках, показує, скільки часу ваша команда витрачає на роботу.
Незважаючи на те, що це звучить просто, є кілька питань, які виникають при спробі виміряти використання ресурсів. Чи варто базувати свій розрахунок на фактичному робочому часі (табелі обліку робочого часу) чи радше запланований робочий час? А як щодо відпусток та оплачувана відпустка? Як часто ви повинні відстежувати план використання ресурсів вашої команди? Чітко визначена стратегія розподілу ресурсів може суттєво вплинути на точність ваших розрахунків коефіцієнта використання ресурсів.
Відповідь: це залежить від ситуації. Існує так багато змінних, що практично неможливо порекомендувати універсальне рішення. Єдиний спосіб з'ясувати це - перебрати варіанти і вибрати той, який найкраще відповідає вашим потребам.
Одним із способів вимірювання використання ресурсного потенціалу є порівняння його наявності із запланованим робочим часом.
Ефективне планування ресурсів має важливе значення для того, щоб забезпечити відповідність між замовленнями та доступністю команди.
Головна перевага цього методу полягає в тому, що якщо оцінка занадто низька, ви все одно можете оптимізувати свої плани. Перейдіть до свого розкладу і перевірте, чи правильно сплановані ваші проекти. Комплексний план розподілу ресурсів може допомогти забезпечити ефективне використання всіх ресурсів і мінімізувати прогалини. Можливо, у деяких людей є прогалини в їхніх бронюваннях, або у вас є, наприклад, два розробники, які працюють над проектом 4 години на тиждень, тоді як ви могли б мати 1 людину, яка працює над ним повний робочий день?
Подумайте, як ви можете заповнити прогалини у графіку вашої команди. Можливо, вам варто розпочати R&D-проект або запровадити інноваційні вихідні? Це не тільки допоможе вам уникнути втрати продуктивності, але й буде гарним способом залучити людей до роботи. Неповне використання робочого часу розчаровує ваших співробітників більше, ніж ви можете собі уявити.
Остерігайтеся людей, у яких занадто багато справ. Існує ризик, що їхні завдання не будуть виконані вчасно (до того ж, ви не хочете, щоб вони були виснажені). Їх надмірна завантаженість може свідчити про те, що вам потрібно найняти нових членів команди.
Нарешті, розрахунок передбачуваного використання ресурсів - це простий спосіб для вашої команди продажів побачити, скільки вільного місця залишилося у вашому виробничому конвеєрі. Таким чином, ви з меншою ймовірністю втратите бізнес-можливості (або візьмете на себе зобов'язання щодо проектів, які ви не зможете виконати вчасно).
Загалом, аналіз показників використання ресурсів на основі бронювань допомагає вам оптимізувати та покращити використання і розподіл ресурсів, а також прогнозувати потреби в продажах або підборі персоналу.
Інший спосіб виміряти ресурси та досягти оптимального рівня їх використання - це порівняти зафіксовані години роботи вашої команди (табелі обліку робочого часу) з доступними годинами. Багато хто вважає, що це єдиний спосіб точно показати, як розрахувати використання ресурсів, адже ви оперуєте фактичними робочими годинами, а не лише оцінками. Відстеження ресурсів має важливе значення для точного моніторингу та обліку використання ресурсів у часі.
Багато хто вважає, що це єдиний спосіб точно показати, як розрахувати використання ресурсів, адже ви оперуєте фактичними робочими годинами, а не лише оцінками.
Оскільки це ретроспективна оцінка, ви, як правило, не можете виправити шкоду, навіть якщо ваш результат невтішний. Однак це допоможе вам приймати кращі рішення в майбутньому.
Історичні дані щодо використання ресурсів команди відрізняються і можуть бути хорошим індикатором того, чи потрібно наймати додаткових людей (або знаходити додаткові завдання для існуючих членів команди). Ви також можете перевірити, наскільки продуктивними є ваші співробітники.
Я б рекомендував використовувати обидва методи підрахунку використання ресурсів. Порівняйте фактичне (зафіксоване) використання з розрахунковим (на основі бронювання) і проаналізуйте відмінності. Вони можуть вказувати на проблеми з оцінкою робочого навантаження або проблеми з управлінням проектами. Перевірте, чи є люди або проєкти, які повторюються вище або нижче оціночного показника використання. Такий аналіз дозволяє виявити сфери, які потребують покращення, і вжити заходів. Аналіз використання ресурсів допомагає менеджерам проєктів зрозуміти закономірності та приймати рішення на основі даних для майбутніх проєктів.
Тепер, коли ви знаєте різні формули для розрахунку використання ресурсів, настав час дещо ускладнити завдання. Досі ми використовували термін "доступні години". Але що він взагалі означає? Чи слід вважати доступним час, протягом якого ваш працівник був на роботі? Чи варто включати сюди ще й відпустки та вихідні?
Спочатку ви можете подумати, що включення відгулів у загальну доступність є контрінтуїтивним, адже люди явно не були доступний тоді. Однак врахуйте, що, можливо, вам все одно доведеться компенсувати працівникам цей період, якщо ви працюєте на фіксованій заробітній платі.
Як роботодавець, ви, можливо, захочете дізнатися, скільки часу члени вашої команди фактично витрачають на роботу у великому світі речей. Якщо ви вирішите включити вихідні у свій розрахунок, майте на увазі, що ідеальний коефіцієнт використання ресурсів вашої команди може бути значно нижчим у пікові місяці відпусток (грудень і серпень). Планування доступності ресурсів допомагає забезпечити наявність потрібних ресурсів у разі потреби, навіть у пікові періоди відпусток.
Деякі компанії використовують 2080 як фіксовану кількість годин (52 тижні * 40 годин). Інші розраховують фактичну кількість доступних робочих годин у даному році. Якщо ви хочете виконати більш складну фільтрацію (наприклад, включити години відпустки, за винятком святкових днів, враховуючи працівники з неповним робочим днем), вам слід розглянути можливість використання програмного забезпечення для управління ресурсами.
Коли ваше визначення "доступних годин" буде готове, вам слід подумати, що саме ви називаєте "робочими годинами". Ви маєте на увазі всі години, які ваші співробітники витрачають на виконання робочих завдань, наприклад, на створення внутрішнього проекту? Чи, можливо, про години, які вони витрачають на роботу, за яку ви можете стягувати плату з клієнтів?
Ви можете розрахувати так зване "продуктивне використання", яке враховує всі зайняті години, і "оплачуване використання". Другий показник особливо цінний для агентств, консалтингових компаній або розробників програмного забезпечення - компаній, які працюють над проектами для своїх клієнтів. За допомогою "оплачуваного використання" ви можете виміряти, скільки часу ваші співробітники присвячують роботі, яка дійсно оплачується. Білінг ресурсів має вирішальне значення для відстеження та управління оплачуваними годинами для клієнтських проектів.
Можливо, ви вже вивели формулу, яку будете використовувати для вимірювання доступності та використання ресурсів, але ви повинні враховувати дані, що постійно змінюються. Доступність людей у майбутньому змінюється щоразу, коли вони просять вихідний або хворіють, що також впливає на ваші бронювання.
Є всі підстави вважати, що ваші дані повинні регулярно оновлюватися, а показник використання команди також повинен коригуватися в режимі реального часу. Найпростіший спосіб залишатися на висоті - використовувати програмне забезпечення для управління ресурсами. Управління ресурсами в режимі реального часу дозволяє динамічно коригувати розподіл ресурсів на основі поточних даних. Ми створили Teamdeck як інструмент управління ресурсами, який може автоматизувати ваші зусилля, щоб ви могли зосередитися на своїх обов'язки з управління проектами.
Teamdeck використовує три типи даних для розрахунків:
доступність (а також вихідні та святкові дні),
бронювання (заплановані години роботи),
табелі обліку робочого часу (зафіксований робочий час).
Таким чином, ви можете розрахувати очікувану та фактичну завантаженість команди, а потім порівняти їх. Це програмне забезпечення постачається з набором звітів, який дозволяє візуалізувати ваші дані та ділитися ними з окремими членами вашої команди (або клієнтом). Інструменти управління ресурсами надають комплексні можливості для відстеження, аналізу та оптимізації використання ресурсів.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
