Управління відпустками - один з ключових елементів вашої організації. Воно дозволяє оптимізувати робочий процес, уникнути вузьких місць та підвищити продуктивність вашої команди. Перевірте, чи потрібна вашій організації система управління відпустками та який інструмент обрати!
Що ви дізнаєтеся з цієї статті:
Погляньмо правді в очі - у більшості компаній управління відпустками - це безлад. Запити, надіслані на ресурсі або електронною поштою, часто залишаються без відповіді протягом декількох днів або легко забуваються. Працівники, які не знають, хто буде у відпустці в той чи інший момент, не можуть планувати свої завдання разом з іншими членами команди. Вузькі місця через відсутність достатньої пропускної спроможності в напружені періоди, такі як свята або кінець року. Державні свята припадають на різні дні в різних країнах, що дуже важливо, коли ви керуєте міжнародною командою.
Поганий процес управління відпустками дуже негативно впливає на робочий процес у всій компанії, спричиняючи затримки та хаос. Тому доцільно впровадити ефективне, куленепробивне програмне забезпечення для управління відпустками онлайн.
Ви вже знаєте про переваги системи управління відпустками. Тепер запитайте себе, чи потрібна вона вашому бізнесу? Хто знає, можливо, у вас вже є ідеальний інструмент для цієї мети. З іншого боку, оскільки ви читаєте цю статтю, ви, ймовірно, шукаєте інформацію про те, як можна підвищити якість управління відпустками. Тож дайте відповідь на кілька запитань і визначте, чи потрібне вашому бізнесу нове рішення.
Вам буде складно щоразу перевіряти, скільки вихідних має працівник, перш ніж ви приймете його заяву на роботу. прохання про відпустку. Крім того, ручне введення використаних днів після кожної завершеної відпустки - це ще одна трудомістка діяльність, яка може не знадобитися, якщо система зробить це за вас. Хороша система управління відпустками автоматично заблокує вам можливість взяти відпустку, яка перевищує кількість доступних вихідних днів.
Іноді легко пропустити запит на відпустку, тому ваша система повинна повідомити вас про це через канал, яким ви користуєтеся найчастіше. Переконайтеся, що ваш інструмент управління відпустками надсилає повідомлення на електронну пошту про те, що запит отримано, і нагадує вам про необхідність його прийняти.
Ніщо так не подовжує процес узгодження, як передача запиту від однієї особи до іншої. Працівник надсилає запит на відпустку своєму керівнику групи, той надсилає його керівнику відділу, той має передати його ще комусь і так далі. Зробіть так, щоб запити потрапляли безпосередньо до тієї особи, яка може їх затвердити. Добре розроблена система управління відпустками дасть вам можливість автоматично направляти запити до потрібних людей. Це дозволяє уникнути плутанини і робить весь процес швидким і зрозумілим.
Як ми вже згадували, управління міжнародною командою є складною справою, зокрема через місцеві свята. Це не проблема, коли ваші співробітники працюють в одній країні - ви всі святкуєте одні й ті ж національні свята, і вам навіть не потрібно вводити їх в систему.
Інша справа, якщо ваша команда працює в 10 різних країнах, і в кожній з них різні місцеві банківські свята. Якщо вам важко відстежувати міжнародні свята, знайдіть систему, яка автоматично блокує вихідні для людей, що працюють у певній країні.
Відпустки не бувають однаковими. Окрім класичної відпустки, існують також декретні, лікарняні, відпустки на вимогу або для догляду за дитиною. Кожна з них обліковується дещо по-різному, залежно від договору та обставин. Тому важливо, щоб ваші працівники могли самостійно визначати причини та час відпустки. Це дозволить уникнути додаткової плутанини з обліком вихідних днів.
Свята впливають на інші аспекти організації, такі як управління ресурсами проекту. Було б дуже трудомістко, якби вам щоразу доводилося розраховувати, як вихідні впливають на потужність вашої компанії.
Тому хороша система управління відпустками повинна мати можливість легко інтегруватися з іншими інструментами управління роботою... В ідеалі, управління відпустками, ресурсами, завданнями та часом повинно бути можливим за допомогою одного комплексного інструменту.
Це не таке просте завдання, оскільки кожен намагається переконати вас, що його рішення є найкращим, тому нижче ми підсумували деякі з найкращих інструментів, доступних на ринку.
Teamdeck - хмарне програмне забезпечення для управління ресурсами - це універсальний, зрозумілий і прозорий інструмент для управління різними аспектами роботи. Він був створений досвідченим софтверним домом для задоволення потреб інших софтверних домів та технологічної індустрії. Однак швидко стало очевидно, що відмінний ефективний спосіб управління роботою софтверного дому також був прийнятий іншими галузями, такими як креативні агентства, фінансові організації, стартапи, що розвиваються, та великі сучасні корпорації. Teamdeck.io включає в себе програмне забезпечення для управління відпустками з функціями управління відгулами та відсутністю на робочому місці.
Система спрощує процеси управління відпустками - надсилати запити на відпустку працівникам із зазначенням причин і тривалості відпустки та адресувати їх відповідним особам. Вона полегшує управління міжнародною командою, оскільки враховує місцеві банківські свята та часові пояси відповідної країни.
Поточні відпустки всіх членів команди миттєво завантажуються в їхню панель доступності та розкладу, тож ви завжди можете швидко побачити, які ресурси є у вашому розпорядженні. Система управління відпустками Teamdeck доступна для всіх обраних вами співробітників, включаючи фрілансерів, які можуть легко позначити час своєї відсутності, наприклад, на весь тиждень або лише кілька годин на день.
У "The функція користувацьких причин дає вам можливість використовувати індивідуальний тип відпустки, позначати її як оплачувану або неоплачувану, а також призначати відповідним працівникам і відділам індивідуальну політику відпусток. Таким чином, на додаток до класичних типів відпусток, таких як щорічна відпустка або лікарняний, ви також можете відстежувати і легко керувати іншими причинами для відгулів.
Ви можете виконати весь процес у додатку, але Teamdeck надішле вам додаткове сповіщення на електронну пошту, коли запит на відпустку буде отримано. Якщо ви хочете перевірити статистику вихідних у вашій організації, Teamdeck створить для вас чіткий і повний звіт.
Це простий і зручний інструмент для управління відпустками. Він базується на спільному календарі, тому кожен, хто додається до системи, може одразу бачити доступність своїх колег. Він дозволяє легко надсилати запити і одразу ж приймати їх, а також дає можливість створювати звіти. Якщо того, що вам потрібно, немає в типових типах відпусток за замовчуванням, ви можете легко створити власні опції.
Це кадрове програмне забезпечення надає кожному працівнику доступ до свого індивідуального облікового запису, щоб побачити, скільки вихідних днів у нього залишилося, а також статус прийняття його запитів. Додаток доступний у веб-версії та версії для мобільних пристроїв. Sage HR інтегрований зі Slack, тому ви можете приймати працівник запити на відгули безпосередньо з цього інструменту.
Podio - це інструмент, створений для тих, кого не влаштовують готові рішення. Система дає вам багато можливостей для кастомізації та може бути адаптована до індивідуальних потреб компанії. По-перше, фронтенд Podio побудований на API, тому розробники можуть гнучко розвивати систему відповідно до потреб всієї компанії.
По-друге, система має широкі можливості інтеграції з іншими інструментами. Завантаживши вибрані розширення, ви можете використовувати інші додатки в Podio. Система не є типовою системою управління відпустками, але ви можете інтегрувати її, наприклад, з Google Calendar або Teamdeck. Таким чином, ви можете реалізувати індивідуальний функціонал для вашого бізнесу та отримайте функції, необхідні для відстеження та прийняття вихідних днів ваших співробітників. І навіть більше.
У bamboo HR працівники можуть швидко і легко подавати заявки на відпустку, а менеджери можуть так само швидко і легко їх приймати. Система показує можливі конфлікти в розкладі з нарадами або відпустками інших працівників, щоб надати всі дані, необхідні для прийняття запиту. Обидві сторони можуть додати до запиту примітку з обґрунтуванням запиту та рішення.
Система управління відпустками конвертує вибрані дні в години, щоб полегшити планування робочого часу в компанії. Один Політика відбору потужності можуть не підходити для кожної компанії, тому в Bamboo HR можна створити власні налаштування. Лише кількома кліками в додатку можна згенерувати кілька типів звітів про відпустки. Це полегшує менеджерам перевірку тенденцій щодо відпусток, навіть тих, які не є очевидними на перший погляд. Це полегшує їм планування стратегічного робочого процесу організації.
Hi Bob - це проста у використанні система управління відпустками. Вона дозволяє працівникам обирати будь-який тип відпустки, наприклад, відпустку, лікарняний, Відстеження валу відбору потужностівідпустку, дні відпустки або відпустку по догляду за дитиною. Вони можуть вказати тривалість своєї відпустки та надіслати запит безпосередньо своєму керівнику.
Важливою перевагою додатку є його інтеграція зі Slack та MS Teams, завдяки чому менеджери можуть швидко затверджувати відпустки, використовуючи свої щоденні інструменти комунікації. Звісно, все це також доступно у вигляді веб та мобільного додатків.
Додаток також дозволяє створювати і призначати кастомні політики для обраних груп співробітників і посад, що робить інструмент дуже гнучким, незалежно від форми зайнятості. Система автоматично звітує про поточні, минулі та очікувані запити на відпустки, тому ви можете легко перевірити статистику та статуси різних типів запитів для окремих працівників та відділів.
Управління відпустками є проблемою для кожної організації, незалежно від її розміру, галузі чи схеми роботи. Не дозволяйте відсутності належних процедур та інструментів знижувати вашу ефективність та задоволеність працівників. Проаналізуйте потреби вашої компанії, перевірте слабкі місця вашого поточного рішення і дозвольте професійній системі управління відпустками розкрити новий потенціал вашої команди.
Згідно з дослідженням CIPD, працівники беруть в середньому 6 вихідних днів на рік з різних причин. Це може здатися не так вже й багато, але відсутність правильних процедур для організації такої відпустки може зруйнувати організацію роботи за принципом снігової кулі.
Управління відпустками - це процес прийняття, оптимізації та відстеження вихідних і святкових днів працівників в організації. Він має колосальний вплив на здоров'я вашого бізнесу, і ви повинні зробити його пріоритетом. Які переваги це може принести вашому бізнесу? Як оцінити, чи потрібен вашій організації інструмент управління відпустками?
Навіть найцікавіша та надихаюча робота може бути виснажливою, і співробітники мають повне право відпочити та зарядитися енергією для наступного виклику. Дуже прикро, коли ваша команда відчуває, що не може піти на заслужену відпустку, тому що вони потрібні компанії, а замінити їх ніким. За словами дослідника Марка Роузкінда з Alertness Solutions, "Ефект перепочинку від відпустки може підвищити продуктивність на 80%. Час реакції працівників, які повернулися з відпустки, збільшився на 40%".
Людина, яка знає, що організація піклується про її добробут і баланс між роботою та особистим життям, просто буде більш продуктивною, тому що її потреби будуть задоволені. Керівництво зобов'язане зробити все можливе, щоб кожен міг взяти вихідний і щоб робота протікала безперебійно. Це і є ознакою ефективного управління відпустками.
Кожна компанія має свої пріоритети та найважливіші проекти. Однак природно, що іноді виникають термінові завдання і запити, які не були заплановані в розкладі. У цьому немає нічого поганого, якщо це не відбувається на шкоду ключовим обов'язкам.
Управління відпустками дозволяє краще оцінити, чи є у працівника простір, щоб подбати про додаткові завдання перед відпусткою, або ж йому краще зосередитися на пріоритетах, які не можуть чекати два тижні до його повернення.
Управління командою, яка працює віддалено з різних країн, вимагає потужної системи управління відпустками, яка враховує різні часові пояси та національні свята в багатьох країнах.
Знання потенціалу вашої компанії є основою належного управління ресурсами. За допомогою системи управління відпустками ви зможете бачити, хто з працівників перебуває у відпустці, та ефективно знаходити їм заміну, розподіляти завдання відповідно до можливостей відповідних відділів і надавати підтримку там, де вона необхідна.
Вузькі місця - це кризовий момент для кожної компанії. Вони виникають, коли у вас не вистачає ресурсів (грошей, працівників, технологій, часу) для виконання певного завдання. Відпустки співробітників часто створюють вузькі місця, оскільки неповна команда має меншу продуктивність, ніж зазвичай. Ефективне управління відпустками дозволить вам заздалегідь підготуватися до таких ситуацій і мінімізувати труднощі, пов'язані з підтриманням нормального темпу роботи.
Відпустка працівника - це не інформація, яка важлива лише для керівника. Компанія - це система взаємодіючих елементів, тому кожен працівник повинен знати про наявність в організації інших людей. І мова йде не тільки про членів однієї команди. Плануючи свою роботу, люди повинні знати, чи буде доступна в цей час людина, яка може допомогти їм з тим чи іншим завданням. Це стосується кожного відділу та посади. Таким чином, управління відпустками забезпечує чітку структуру робочого процесу і сприяє підвищенню ефективності.
Перш ніж ви отримаєте від нас знання про управління відпустками, ви також повинні знати, де управління відпустками розміщене на ринку, щоб мати більш повну картину і приймати більш точні рішення про покупку програмного забезпечення для систем управління відпустками
Управління відпустками є частиною управління часом та відвідуванням. Отже, давайте розглянемо ці дві складові. Але щоб не заглиблюватися в питання, які не є предметом цієї глави, тайм-менеджмент - це процес планування та контролю часу, витраченого на певні види діяльності. Особливо тих, які пов'язані з підвищенням ефективності, результативності та продуктивності. Простіше кажучи, це про те, як розподілити час між різними діями і залишатися продуктивним для кожної з них.
Тоді як управління відвідуваністю - це спосіб обліку робочого часу співробітників. Це система для документування часу, коли працівники працюють, і часу, коли вони йдуть на перерву. Її основна мета - запобігти втраті робочого часу співробітників, відстежуючи робочий час, час входу в систему, вихід на роботу, перерви та вихідні.
Отже, настав час для головного терміну нашої розмови - управління відпустками. Нікому не потрібно довго роздумувати над тим, що означає управління відпустками. Управління відпустками (або просто управління відгулами, або PTO-менеджмент) - це управління запитами працівників на відпустки. Якщо бути більш конкретним, мова йде про відпустки по догляду за дитиною, лікарняні, відпустки по догляду за дитиною, відпустки по догляду за дитиною, відпустки по догляду за дитиною, канікули та інші, іноді незаплановані рішення про відпустку.
І головна мета цього комплексу заходів, що має назву "управління відпустками", - забезпечити працівникам можливість безперешкодно користуватися своїми відпустками, не допускаючи при цьому негативного впливу на функціонування бізнесу.
Управління відпустками - це адміністрування відпусток працівників відповідно до політики компанії щодо відпусток не лише для дотримання вимог законодавства, але й для кращого залучення працівників, підвищення продуктивності праці та покращення іміджу роботодавця. (GreytHR.com)
Як ми можемо прочитати далі на сайті GreyHR, управління відпустками складається з трьох основних частин: розробка політики відпусток, впровадження та виконання політики відпусток, а також регулярне адміністрування відпусток. Тим не менш, GreyHR нічого не згадує про величезний зв'язок між управлінням відпустками та просуванням бізнесу, або, якщо говорити більш доречно, між відпусткою працівника та прогресом проектів.
Мета управління відпустками полягає в тому, щоб справедливо і точно обробляти запити працівників на відпустку, щоб бізнес працював безперебійно, а працівники отримували належні їм пільги. (Lucidchart.com)
У той час як GreyHR акцентує увагу на залученості та продуктивності (і брендингу роботодавця) як безсумнівних проблемах планування відгулів, Lucidhart звертає увагу на незмінну ефективність бізнесу як критерій або фокус, що визначає рішення щодо надання відгулів.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...