Управління ресурсами є важливим для кожної компанії, оскільки воно підвищує ефективність, задоволеність співробітників та економить час і гроші. У цій статті ми розкриємо тему управління ресурсами проекту і як впровадити його у вашій організації.
Що таке управління ресурсами?
Цитуючи Асоціація менеджерів проектів:
Управління ресурсами - це придбання, розподіл та управління ресурсами, такими як люди та їхні навички, фінанси, технології, матеріали, обладнання та природні ресурси, необхідні для реалізації проекту. Управління ресурсами гарантує, що внутрішні та зовнішні ресурси використовуються ефективно, вчасно і в рамках бюджету. Ресурси можуть бути отримані зсередини приймаючої організації або закуплені із зовнішніх джерел.
Правильне управління ними має колосальне значення для ефективності будь-якого бізнесу.
9 переваг ефективного управління ресурсами
1. Запобігання хаосу
Хаос - найгірший ворог оптимізації роботи. Це може статися, коли у вас занадто багато завдань і занадто мало співробітників, а також коли у вас занадто багато співробітників, яким немає чим зайнятися. Коли проекти погано сплановані або команді бракує необхідних навичок. Або коли у вас занадто багато потреб та інформації, яку потрібно обробити, і яка погано структурована та керована. Чим більша ваша компанія, чим більше процесів і проектів ви запускаєте, тим легше загубитися в лабіринті обов'язків, дедлайнів і навичок ваших співробітників. І саме запобігання хаосу є одним з головних завдань управління ресурсами.
Це дозволить вам це зробити:
- Відстежуйте статус проектів
- Розподіляйте завдання та перевіряйте їх виконання
- Дотримуйтесь дедлайнів
- Виділяйте потрібну кількість людей на проект...
- ...і переконатися, що вони володіють необхідними навичками
- Плануйте зустрічі так, щоб вони не суперечили одна одній
- Керуйте відпустками
2. Це багато плюсів, але як це зробити?
Перш за все, вам потрібна система (наприклад програмне забезпечення для управління ресурсами), де ви можете побачити, які ресурси у вас є в наявності і де вони потрібні. Вибір системи залежить від характеру вашого бізнесу: це може бути ваш особистий блокнот, дошка в конференц-залі, файл Excel або спеціальний інструмент управління роботою. Будь-який спосіб хороший, якщо він працює і якщо інформація є актуальною.
3. Більш прозорий процес
Важко підтримувати робочий процес, коли залучені люди не знають, на якому етапі перебуває проект, хто відповідає за конкретні завдання або як виглядає графік. У роботі софтверного дому задіяно багато відділів і підрозділів: розробники, менеджери проектів, відділ маркетингу, клієнти. У цьому випадку прозорість процесів набуває особливого значення.
Прозорість проекту також дозволяє швидко реагувати на потенційні проблеми та затримки, адже допомагає одразу помітити, якщо десь виникає вузьке місце. Для забезпечення прозорості процесів використовуються такі інструменти, як онлайн планувальник розкладуs, етапи проектуі табелі обліку робочого часу стануть у пригоді. Також може бути корисно показати проект у графічній формі, наприклад, у вигляді діаграми, таблиці або часової шкали.
4. Краще. використання ресурсів процес
Потенціал вашої команди є вашим основним ресурсом - без нього ніщо не може рухатися вперед. Управління ресурсами або планування ресурсів дозволяє вам керувати часом і роботою ваших співробітників таким чином, щоб вона була максимально ефективною. Як це зробити? Баланс є ключовим: важливо, щоб ваша команда не була перевантажена завданнями, оскільки це знижує мотивацію, відданість та задоволеність роботою. Експлуатація працівників не має нічого спільного з продуктивністю.
З іншого боку, мати мало обов'язків або працювати нижче своєї компетенції теж погано, оскільки працівники можуть відчувати нудьгу та зневіру. Знайдіть золоту середину, використовуючи наявні дані: перевірте табелі обліку робочого часу, щоб зрозуміти, чи працює команда занадто багато понаднормово або, навпаки, занадто мало. Зустрічі один на один також є гарною можливістю дізнатися безпосередньо від працівників, чи задоволені вони тим, як вони працюють.
5. Гладкий управління робочим процесом проекту
Навіть найкорисніший процес стає перешкодою, якщо ви використовуєте його надмірно або в неправильному контексті. Важливою є командна комунікація. Важливими є зустрічі щодо стану справ. Важливе планування роботи. Важливий зворотній зв'язок з клієнтами... АЛЕ, якщо співробітникам доводиться витрачати дві години щодня на розмови один з одним про поточну роботу, ще дві години на командне планування та наради, а потім ще годину на вислуховування відгуків клієнтів, раптом на роботу залишається набагато менше часу, ніж повинно бути. Наведений вище приклад може здатися абсурдним, але повірте, є багато компаній, які щодня проводять довгі години, обговорюючи свої поточні завдання, тому що жоден процес не є автоматизованим або чітким.
Тому ефективне управління ресурсами є ключем до безперебійного робочого процесу. Переконайтеся, що наради щодо стану справ відбуваються часто (наприклад, щоранку), але є короткими (15-20 хвилин). Робіть планування роботи регулярним, але не надто частим (ви можете розділити роботу на щотижневі спринти). Нехай відгуки клієнтів слухають двоє відданих людей, а не вся команда. Також добре дозволити співробітникам зосередитися на одному цікавому завданні протягом тривалого часу без перерви. Дозвольте співробітникам використовувати режим "не турбувати" у Skype або Slack, коли їм це потрібно. Правильно, ефективне управління ресурсами гарантує, що працівники знають, чого очікувати, як виглядає щоденна офісна рутина та які їхні обов'язки. Ставлення є потужною психологічною силою для більш плавного та ефективного робочого процесу, а управління ресурсами робить це можливим.
6. Більше контролю над проектом
Важко добре керувати проектом, коли вас постійно дивують несподівані ситуації. Звичайно, гнучкість дуже важлива. Бізнес динамічний, і потрібно вміти адаптуватися до раптових поворотів і змін. Однак робота дуже відрізняється, коли такі ситуації трапляються і коли вони трапляються постійно. Тому у ваших інтересах отримати контроль і передбачуваність у тих аспектах, де це можливо. Таким чином, несподівані проблеми не порушать функціонування всього програмного будинку. Вам також буде набагато легше знайти відповідне рішення.
Управління ресурсами - одна з основ вашого бізнесу, адже ви можете досить точно передбачити, що є у вашому розпорядженні. Скільки співробітників у вашому розпорядженні, над скількома проектами вони працюють, скільки часу мають, наскільки великий бюджет і які технології використовує ваша організація?які технології використовує ваша організація. Ці знання та вміле управління ресурсами дають вам набагато більше контролю над проектом, навіть якщо справи йдуть не так, як ви хочете.
Управління ресурсами дає вам більше контролю, коли це необхідно:
- Ведіть переговори з клієнтом - вам буде легше оцінити, чи можна розширити обсяг робіт, чи потрібно переглянути дедлайн, чи достатньо у вас часу та бюджету для внесення суттєвих змін.
- Дотримуйтесь дедлайнів - Знаючи свої ресурси і добре керуючи ними, ви можете уникнути затримок.
- Сплануйте проект - ви можете зробити точні та реалістичні припущення щодо того, які функціональні можливості ви можете реалізувати та яким має бути графік роботи.
- Пожежна охорона - надзвичайні ситуації будуть менш загрозливими для функціонування вашої організації, якщо ви добре знаєте, які ресурси є у вашому розпорядженні, а ваші співробітники роблять все необхідне в кризові моменти.
7. Ефективне використання часу та грошей
Брак часу та грошей - одні з найпоширеніших перешкод у функціонуванні компанії. Більше того, обидва ці фактори підживлюють один одного, створюючи замкнене коло. Брак часу означає, що ви не можете заробляти гроші. Брак грошей означає, що ви не можете найняти більше людей і не маєте часу на нові проекти.
Чи знали ви, що лише 43% компаній декларують, що вони зазвичай або завжди вкладаються в бюджет при реалізації проектів (Стан управління проектами 2020, Wellingtone 2020)? Ця статистика наочно демонструє масштаб проблеми. Завдання управління ресурсами полягає в тому, щоб керувати можливостями вашої компанії таким чином, щоб робота проходила безперебійно. Не менш важливо створити фінансову подушку безпеки, щоб не порушити функціонування компанії в кризові часи.
8. Задоволеність працівників
Робота в погано керованій компанії розчаровує. Відчуття, що час працівників витрачається даремно, що організація не інвестує в їхній розвиток, що роботодавець дбає лише про власний прибуток, що робота непосильна, завдань забагато, а в компанії панує хаос - все це сприяє тому, що багато людей починають запитувати себе: Чи є місце, де я працюю, найкращим варіантом для мене? Якщо відповідь "ні", то це буде першим кроком до того, щоб подати заяву про звільнення. Ми більше не живемо в епоху корпоративної безжальної гонитви за прибутком. Працівники мають право очікувати, що компанія подбає про їхній баланс між роботою та особистим життям, а також про їхню задоволеність. Без належного управління ресурсами це неможливо.
З мого досвіду, працівники дуже хвилюються, коли не знають, над яким проектом працюватимуть далі; іноді, якщо у них немає чіткого графіка, вони починають думати, що зробили щось не так! Це робить управління ресурсами критично важливим процесом у компанії, що займається розробкою програмного забезпечення, оскільки воно не лише відображає, наскільки добре вона організована, але й зменшує стрес для ваших працівників.
Патрик Земковський, керівник відділу розвитку в Apptension
9. Більше шансів на успіх завдяки управлінню ресурсами
Усі вищезгадані фактори сприяють тому, що в першу чергу стоїть на кону, а саме - більшим шансам на успіх. Тут не треба багато говорити: компанії, які краще управляють своїми ресурсами, мають кращі ринкові показники, тому що вони ефективніше використовують свій час, потужності та гроші, мають щасливіших, а отже, більш відданих і продуктивних співробітників, працюють вчасно, роблять менше помилок і здатні реалізувати більше проектів, ніж організації, в яких панує хаос. Управління ресурсами важливе не лише тому, що про нього весело хвалитися у своїй презентації. Що ще важливіше - це дає вашій компанії-розробнику реальну конкурентну перевагу.
Як покращити управління ресурсами у вашій компанії?
Ви вже зробили перший крок. Yи прочитали цю навчальну статтю і тепер знаєте трохи більше про управління ресурсами та почали...
- Дослідження - Це те, з чого слід починати будь-які зміни у вашій компанії. Вивчіть питання, з'ясуйте, що це таке, які переваги воно може принести вам і скільки коштуватиме його впровадження. Інтернет тріщить по швах від інформації про управління ресурсами. Ви можете знайти її в статтях компаній, які спеціалізуються на оптимізації роботи, на youtube, на форумах, в бізнес-книгах і статтях в галузевій пресі. Блоги інших компаній з тієї ж галузі також будуть дуже цінними, оскільки вони можуть поділитися інсайтами, схожими на ті, з якими ви стикаєтеся у власній компанії.
- Внутрішня діагностика - Після того, як ви отримаєте базове розуміння питання, вам буде легше визначити, які проблеми існують у вашому бізнесі та які сфери управління ресурсами потребують вдосконалення.
- Інструменти - Управління ресурсами передбачає обробку великої кількості інформації. Інструменти, які повідомлятимуть про табелі обліку робочого часу, відпустки, завдання, графіки, зустрічі та статус проекту. Чудовим прикладом є Teamdeck, який можна інтегрувати з іншими інструментами та налаштувати відповідно до ваших індивідуальних потреб.
- Навчання - важливо постійно вдосконалювати компетенції ваших співробітників. Особливо якщо ці компетенції допоможуть всій організації працювати краще. Цінне навчання для ваших проектних менеджерів - це, безсумнівно, вартісна інвестиція.
