Табелі обліку робочого часу рідко отримують багато позитивних відгуків від працівників. Слід визнати, що вони часто виправдовують свою погану репутацію: ніхто не любить підписувати тонни паперів лише для того, щоб "довести", що він відпрацював певну кількість робочого часу. Однак, з іншого боку, табелі обліку робочого часу можуть бути дійсно корисними як для керівників, так і для членів їхньої команди.
Що ви дізнаєтеся з цієї статті:
Почнемо з самого питання:
Простіше кажучи: табельний облік - це практика моніторингу та аналізу табелів обліку робочого часу працівників та хронометражу (обліку робочого часу). Це також може включати в себе виконання різних дій, наприклад, розрахунок заробітної плати працівників або виставлення рахунку клієнту на основі цих табелів обліку робочого часу.
Раніше робочий час підсумовувався на аркуші паперу, звідси і назва табеля. Сьогодні набагато популярнішими є онлайн-табелі обліку робочого часу, хоча і тут є кілька варіантів: від простих електронних таблиць до програмних інструментів на основі штучного інтелекту.
Як я вже згадував на початку цієї статті, табелі обліку робочого часу, як відомо, не користуються популярністю серед працівників. Давайте зануримося в цю тему і спробуємо відповісти на питання, яке часто піднімається:
Не обов'язково, але, безумовно, є випадки, коли табелі обліку робочого часу - це марна трата часу, яка може значною мірою сприяти незадоволенню людей своїм робочим місцем.
Історично склалося так, що табелі обліку робочого часу були способом довести, що люди дійсно виконали свою роботу. Ось тут і виникають проблеми. Перш за все, це може легко створити культуру, в якій люди відчувають, що їхні табелі обліку робочого часу важливіші за результати їхньої роботи. Не дуже приємно доводити, що ти працював, або що за тобою так пильно стежать (і засікають час) твої керівники.
Крім того, це не стимулює людей бути більш ефективними на роботі. Навіщо шукати краще рішення, якщо можна просто відмітити більше часу в табелі обліку робочого часу (і, можливо, отримати більшу зарплату)?
Це не означає, що погодинна оплата обов'язково погана, навіть у проектному середовищі. Хоча в цьому тексті ми не вдаємося в подробиці використання табелів обліку робочого часу для визначення місячного заробітку, ми розуміємо, що це важливий кейс використання для компаній, які, наприклад, працюють з фрілансерами. Саме тому ми створили окремий Посібник з розрахунку заробітної плати працівників.
Нарешті, люди дуже погано пам'ятають, скільки часу вони насправді витратили на роботу над чимось. Ось чому заповнення табелів обліку робочого часу в кінці тижня або, що ще гірше, місяця - це більше схоже на написання фантастики, ніж на збір достовірних даних.
Загалом, можна сказати, що табелі обліку робочого часу мають незначний ефект, якщо тільки:
Останній аспект варто підкреслити, оскільки багато команд все ще покладаються на прості електронні таблиці для виконання роботи (більшість компаній, на щастя, відійшли від використання звичайних аркушів паперу). Це крок у правильному напрямку, оскільки онлайн-документ може бути легко оновлений і доступний кільком членам команди за потреби, але це все одно аркуш, який потрібно заповнювати, а це не найзручніше заняття.
Перевірте це безкоштовний конвертер pdf в excel якщо ви все ще любите електронні таблиці.
Сучасні інструменти для відстеження робочого часу співробітників часто оснащені трекерами запуску/зупинки, які можна вмикати та вимикати одним клацанням миші. Інші пропонують маячки, які автоматично реєструють прихід і вихід на роботу.
З управлінської точки зору, ще одним важливим аспектом є те, що програмне забезпечення для проектування табеля обліку робочого часу в парі з інструмент управління відпустками. Люди повинні мати можливість реєструвати свій робочий час, а також час відпочинку, інакше вам доведеться турбуватися про порожні табелі обліку робочого часу когось, хто просто перебуває у відпустці.
Використання програмного забезпечення, яке також слугує розкладом вашої команди, дає вам додаткову перевагу - можливість порівняти заплановані робочі години із записаними. Керівники проектів, які керуються даними, можуть використовувати цю інформацію, щоб оцінити стан свого проекту і визначити, чи потрібно щось коригувати.
Це лише один із прикладів як табельний облік може допомогти менеджерам з управління персоналом у виконанні своїх завдань, але є й інші. Насправді, наступний розділ я присвячу ідеям щодо того, як ви можете використовувати табелі обліку робочого часу вашої команди на користь команді та проекту.
Обов'язковий інструмент для компаній, які працюють за контрактами на час і матеріали. Оскільки ви виставляєте рахунки клієнтам за працю, яку ваша команда вкладає в проект, ви можете просто використовувати їхні табелі обліку робочого часу як основу для виставлення рахунку. Багато інструментів управління ресурсами дозволяють експортувати дані табеля або ділитися ними з іншими користувачами.
Аналіз табелів обліку робочого часу вашої команди - це чудова можливість зануритися в дані та виявити можливості для вдосконалення. Багато програм для відстеження часу пропонують можливість позначати записаний час заздалегідь визначеними категоріями або додавати до нього коментарі. Таким чином ви можете проаналізувати, скільки часу ваша команда витрачає на неоплачувану діяльність. Звісно, значна частина цього часу, ймовірно, цілком виправдана, але ви також можете помітити тривожні тенденції. Що це може бути? Надмірна кількість зустрічей може бути тривожним сигналом. Люди, які витрачають багато часу на адміністративні завдання, - ще один сигнал. Може виявитися, що інвестиції в інструменти для співпраці або обміну знаннями допоможуть заощадити гроші в довгостроковій перспективі. Моральний дух вашої команди також виграє від більш надійного процесу.
Історичні дані, такі як табелі обліку робочого часу, також можуть бути використані для прогнозування потреб у рекрутингу. Дивлячись на цифри за попередні роки або місяці, компанії можуть виявити тенденції, які, ймовірно, повторяться знову. Один з клієнтів Teamdeck помітили. що працівники з певними навичками користуються більшим попитом у певні місяці. Дізнайтеся, як створити власний звіт по табелю обліку робочого часу для прогнозування людських ресурсів тут..
Іноді труднощі в проекті досить просто помітити, просто переглянувши записані табелі обліку робочого часу. Наприклад, люди можуть почати реєструвати багато понаднормової роботи, щоб виконати наступні етапи.
Однак, це хороша практика - регулярно порівнювати записи часу, зроблені вашою командою, з розрахунковим графіком. Це дозволить вам виявити будь-які невідповідності до того, як вони призведуть до зриву дедлайнів.
Ще одна важлива річ, про яку слід пам'ятати, коли справа доходить до управління табелем обліку робочого часу, полягає в тому, що табелі обліку робочого часу не можуть замінити регулярне спілкування з командою.
Цифри нададуть вам інформацію про те, що щось відбувається. Але для того, щоб зрозуміти "чому", вам потрібно обговорити питання з командою проекту. Так ви не тільки зможете докопатися до суті проблеми, але й побудувати культуру на робочому місці, в якій працівників дійсно чують і поважають. Таким чином, вони з меншою ймовірністю будуть ставитися до табелів обліку робочого часу як до неминучого зла, що нависає над їхніми головами.
Табелі обліку робочого часу самі по собі не розкажуть вам всього, що вам потрібно знати про ефективність вашої команди або якість роботи, але вони можуть надати важливі сигнали для керівників проектів, на які варто звернути увагу. Створення виваженої та прозорої політики ведення табеля обліку робочого часу, підкріпленої відкритим спілкуванням з командою, допоможе вам тримати проекти під контролем, зберігаючи при цьому високий рівень задоволеності співробітників.
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...