Економіка концертів перебуває на підйомі. Протягом останніх 5 років, 3,7 мільйона нових фрілансерів лише на ринку США. Ця тенденція, ймовірно, збережеться і надалі, оскільки робота з неповним робочим днем особливо популярна серед молодих працівників. Згідно з опитуванням 2018 року, проведеним Upwork, 42% американських працівників у віці від 18 до 34 років є фрілансерами.
Що ви отримаєте завдяки цій статті:
- Про роль програмне забезпечення для управління ресурсами в управлінні працівниками, які працюють неповний робочий день
- Як правильно управляти неповною зайнятістю, щоб принести компанії успіх
Управління працівниками з неповною зайнятістю та фрілансерами - звичайне явище в ІТ-секторі. У той час як економіка гігів стає все більш поширеною в усіх галузях, ІТ все ще залишається оплотом фрілансу33% працівників зазначили, що їхня робота на громадських засадах є основним або вторинним джерелом доходу.
Тож не дивно, що керівникам ІТ-проектів регулярно доводиться керувати командами, що складаються з працівників з різним робочим графіком. Хоча це може здатися складним завданням, існує кілька перевірених тактик, які допоможуть зробити управління працівниками, що працюють неповний робочий день, простішим та ефективнішим.
Зверніть увагу, що ця стаття зосереджена на повсякденному управлінні працівниками: наприклад, на керівництві проектною командою. Для того, щоб найняти працівників на неповний робочий день, вся ваша компанія повинна бути готова до цього з точки зору культури та процесів.
Наразі давайте зосередимося на тому, що ви, як керівник, можете зробити, щоб створити позитивне та продуктивне робоче середовище для ваших колег, які працюють неповний робочий день.
Встановіть деякі основні правила
Дехто вважає встановлення правил ознакою негнучкого стилю керівництва. Насправді, однак, самі працівники почуваються набагато краще, коли прозоре робоче середовищеде висловлюються чіткі очікування.
Обов'язково обговоріть наступні аспекти, пов'язані з працівниками, які працюють неповний робочий день:
- Будь-які політики компанії, які стосуються вашої команди.
- Яка їхня роль у проекті? Хто ще входить до команди?
- Основні канали зв'язку.
- Періодичні зустрічі, які вони повинні відвідувати (особисто або офлайн).
- Очікувана доступність (чи має вона збігатися з робочим часом команди?)
- Наскільки заздалегідь потрібно планувати їхній графік?
- Звітність про роботу та облік робочого часу - як вони повинні відстежувати свою роботу?
Обговорення таких речей заздалегідь обмежить потенційні непорозуміння в подальшому.
Розуміти графік роботи за сумісництвом
Для того, щоб керувати працівниками, які працюють неповний робочий день, вам потрібно знати, коли вони доступні і як довго. Це важливо для того, щоб створити доступність/календар ресурсів де ваші колеги по команді можуть встановлювати свій робочий час. Залежно від вашої домовленості, вони можуть заповнювати його самостійно або спочатку попросити вас затвердити їхній графік.
Доступність співробітників, які працюють неповний робочий день, є частиною календаря Teamdeck. Люди з фіксованим графіком неповної зайнятості можуть встановлювати правила для повторення своєї доступності.
Є ще один аспект розуміння графіка вашого співробітника. Люди, які працюють неповний робочий день, працюють неповний робочий день не просто так. Хтось хоче мати більше часу на підробіток або особисті справи. Хтось живе так, деякий час або довше, тому що мусить, а хтось - тому що хоче. Тим не менше - гнучкий графік і корисні програмне забезпечення для управління ресурсами або система управління персоналом стати іманентним елементом компанії.
Було б корисно зрозуміти ситуацію, в якій перебуває член вашої команди (не надто втручаючись), і наскільки гнучким є його графік. Таким чином, ви знатимете, чи не запланувати дзвінок, який завадить йому виконувати інші обов'язки. 
Підтримуйте оптимальне робоче навантаження
Знання того, хто доступний і коли, робить планування ресурсів набагато простіше. Наступний крок - спланувати їхні завдання таким чином, щоб вони відповідали їхнім можливостям і потребам вашого проекту.
Звичайно, ви повинні переконатися, що заплановані замовлення не перевищують доступності вашого співробітника, але це лише половина роботи. Інша частина полягає в тому, щоб переглянути план проекту та дослідити будь-які залежності між завданнями вашого працівника на умовах неповної зайнятості та рештою обов'язків команди. Ви ж не хочете опинитися в ситуації, коли вся команда чекає на ресурс, який за пару днів підготує дизайнер-фрілансер. Ви також не очікуєте, що цей дизайнер буде працювати у свій вільний час (якщо тільки ви не домовилися з ним, що він не проти попрацювати кілька додаткових годин).
Після того, як проект сплановано, вам потрібно контролювати фактичне навантаження членів вашої команди (читайте про управління навантаженням). Людям, які працюють в офісі, простіше, але для тих, хто працює віддалено, може бути складно помітити ознаки недостатнього або надмірного використання робочого часу (читайте про використання ресурсів). Ось чому вам буде корисно використовувати інструменти та методи, які підвищують видимість співробітників. Відстеження робочого часу співробітників, за умови правильної реалізаціїє однією з таких методик. Вона дозволяє керівникам зрозуміти реальну завантаженість їхньої команди. Співробітники, зі свого боку, відчувають, що їхні зусилля помічають.
Табелі обліку робочого часу допомагають менеджерам проєктів зрозуміти фактичне використання їхньої команди. Понаднормову роботу можна легко помітити завдяки червоним смужкам.
У Teamdeck ми віримо, що оптимальне робоче навантаження - це один із трьох стовпів командного щастя (інші - прозорість і баланс між роботою та особистим життям). Якщо ви дотримуєтесь усіх трьох пунктів, ви можете очікувати, що всі ваші співробітники, включаючи сумісників та фрілансерів, будуть більш задоволені своїм робочим місцем.
Зробіть їх частиною своєї команди
Навіть якщо робота ваших співробітників ретельно спланована і достатньо проаналізована, вам все одно потрібно дати їм відчути себе частиною команди, якщо ви хочете, щоб проект пройшов гладко.
Існує безліч способів побудувати почуття товариськості серед членів вашої команди: від ігор для розморожування льоду до командних виїздів. Однак не можна забувати про залучення працівників, які працюють неповний робочий день, до фактичного життєвого циклу проекту. Вони повинні бути в курсі будь-яких оновлень і приймати участь у прийнятті рішень командою.
Якщо в рамках проекту проводяться зустрічі або семінари, переконайтеся, що всі готові піти на них. Часто здається, що час фрілансерів і працівників, які працюють неповний робочий день, занадто цінний, щоб витрачати його на зустрічі: їх завжди можна проінформувати пізніше. Якщо це так, то, можливо, ця зустріч не потрібна в першу чергу, і більшій кількості людей в команді краще просто отримати інформацію про неї. Наявність у вашій команді людей з різним рівнем доступності насправді може позитивно вплинути на ефективність вашої команди.
Говорячи про ефективність, намагайтеся використовувати інструменти, які підтримують асинхронну співпрацю. Коли ви наймаєте графічних дизайнерів чи ілюстраторів-фрілансерів для створення візуальних активів для вашого бренду, ви, як правило, хочете переглянути їхні роботи. Використовуючи програмне забезпечення для управління персоналом За допомогою онлайн-функцій перевірки, таких як ProofHub, ви можете легко вказати на будь-які побажання безпосередньо в переглянутому матеріалі. Фрілансери, з якими ви працюєте, зможуть швидко зрозуміти ваш фідбек, не переписуючись з вами електронною поштою чи телефоном. Це також надзвичайно корисно для управління віддаленими командами.
Ми розпитали Вартіку Кашьяп, CMO Proofhub, про важливість управління віддаленими співробітниками:
Без ProofHub дані віддалених команд були розкидані по різних платформах - вони керували дедлайнами та завданнями через електронну пошту, спілкувалися в чаті на іншій платформі, отримували оновлення по телефону, відгуки про дизайн були заплутаними і губилися в довгих потоках електронної пошти, а також не було єдиного місця для огляду роботи та продуктивності. ProofHub об'єднує всі інструменти, необхідні командам, менеджерам і клієнтам, під одним дахом. Елісон Далзіл з Localise навіть описала управління віддаленими командами без ProofHub як "собак і котів". "ProofHub вирішив нашу проблему підтримки проектів віддалено", - додала вона.
Чи готові ви почати ефективно керувати працівниками, які працюють неповний робочий день?
По суті, управління працівниками, які працюють на умовах неповної зайнятості, не надто відрізняється від управління командою штатних працівників, особливо віддалених працівників, які працюють на умовах повної зайнятості. В обох випадках безперешкодна комунікація, взаєморозуміння і трохи емпатії допоможуть досягти бажаного результату.
Однак, коли мова йде про фрілансерів та осіб, які працюють неповний робочий день, ви повинні бути особливо уважними, оскільки багато проблем можуть залишитися непоміченими. Легко не помітити перевтомленого працівника, якщо він не працює в офісі, а його робочий час не відстежується. Переконайтеся, що ви використовуєте різні способи підвищення видимості співробітників, щоб завжди бути в курсі їхньої поточної ситуації.
