Оволодіння тонким мистецтвом управління робочим навантаженням є важливим завданням для кількох проектно-орієнтованих ролей у компаніях. Керівники відділів або виконавчі директори часто займаються розподілом проектів та управлінням робочим навантаженням на рівні всієї компанії, тоді як керівники проектів повинні призначати завдання своїм проектним командам. Незалежно від масштабу, основні стратегії успішного управління робочим навантаженням ґрунтуються на однакових принципах.
Що ви отримаєте завдяки цій статті:
-
Значення управління робочим навантаженням та філософія, що стоїть за ним
-
Роль програмне забезпечення для управління ресурсами в процесах управління робочим навантаженням
-
Які стратегії планування робочого навантаження є найефективнішими
Що таке управління робочим навантаженням? Порівняння правильних значень управління робочим навантаженням в команді. Чому інструменти управління навантаженням важливі?
Давайте порівняємо кілька визначень, перш ніж ви отримаєте кілька пропозицій, пов'язаних з інструментами управління робочим навантаженням (або плануванням робочого навантаження - якщо хочете, обидва поняття означають одне й те саме).
Інструменти управління навантаженням у складних проектах
Кожна з них інформує про роль не керівника чи лідера проекту, а працівника чи працівників у складних проектах. Привертає увагу поділ: команда vs конкретний працівник. Деякі з них сфокусовані на команді та співробітниках. Але тільки в очах Forecast - нашого близького конкурента на ринку інструментів управління робочим навантаженням - це просто конкретний працівник. Яку філософію краще обрати? Як аналізувати ефективність кожного працівника? На чому акцентує увагу кожен з них? Розглянемо докладніше.
Під терміном "управління робочим навантаженням" розуміють процес розподілу завдань між працівниками та забезпечення достатнього часу щоб виконати їх.
Процес ефективного розподілу та організації роботи між командами - це і є управління робочим навантаженням.
Турбота про час співробітників (що дозволить їм виконувати свої завдання) - це пропозиція Teamhood - інструмент управління робочим навантаженням. Можна сказати, що ефективне управління навантаженням команди означає, що керівник вміє встановлювати досяжні дедлайни. Але як уникнути нереалістичних дедлайнів або від чого відштовхуватися, якщо ви хочете визначити пріоритети в роботі та призначити інші завдання? Залишимо ці питання поки що без відповіді і підемо далі.
Перефразовуючи слова Asana - нашого конкурента і постачальника інструментів для управління робочим навантаженням - під управлінням робочим навантаженням вони розуміють не лише розподіл і вимірювання роботи. Вони підказують, коли процес управління навантаженням відбувається ефективно. Інструмент управління робочим навантаженням підвищує продуктивність роботи співробітників (або, як ми можемо сказати, ресурсів) і - що дуже цікаво і варто взяти до уваги - їх задоволеність. Наприкінці кожного дня працівник більше задоволений, ніж пригнічений.
Чому варто використовувати інструмент управління навантаженням у складних проектах?
Компанія робить акцент на підвищенні продуктивності праці співробітників і (що є найважливішим, якщо йдеться про довгострокові відносини з конкретним співробітником) задоволеності наприкінці робочого дня. Задоволення для обох сторін: для менеджера і для його команди.
Важливі питання про інструменти управління робочим навантаженням під час виконання проекту
Тут виникає кілька питань щодо інструментів управління робочим навантаженням і прогресу проекту. По-перше, добробут працівника також залежить від того, що відбувається в його особистому житті, на яке ми мало можемо вплинути. По-друге, потрібно мати достатньо хороші стосунки з ним, щоб точно знати, що саме в роботі або через роботу змушує його відчувати себе задоволеним (а це не завжди видно з декларацій працівника, який під тиском робочого місця може не захотіти говорити про все, побоюючись, що я можу захотіти насправді робити щось інше, ніж те, що він зараз повинен робити). І третє - можливо, найважливіше - як виміряти цю задоволеність? Як обрати найкращі інструменти управління робочим навантаженням?
Інструмент управління робочим навантаженням - це розподіл роботи між членами команди таким чином, щоб максимально використати їхні навички та здібності, досягти найкращої продуктивності та отримати результати найвищої якості.
Smartsheet пропонує - ще один проект інструмент планування а нашому конкуренту - на перший погляд - щось більш конкретне про те, що потрібно зробити. Такі інструменти управління робочим навантаженням також підкреслюють компетенції проектного менеджера та їхній тісний зв'язок з ефективністю роботи команди. Але тільки ті компетенції, які корисні для того, щоб витягнути навички співробітників і дати їм місце для розвитку. Як це зробити? Як підвищити продуктивність співробітників та їхні навички, корисні для компанії в конкретний період часу?
Управління робочим навантаженням - це (...) те, що ми називаємо здатністю розповсюджувати працювати однаково, даючи кожному працівнику його справедливу частку і не більше. Якщо немає особливого випадку, який вимагає більше роботи, не варто нікого перевантажувати. Інструменти управління робочим навантаженням можуть допомогти.
І це найбільш суперечливе визначення. Компанія Forecast йде набагато далі і також інформує про роль здібностей. Але здібності спрямовані на те, щоб розподілити роботу рівномірно і так, щоб кожен працівник отримав "справедливу частку" - що б це не означало. У цьому може допомогти правильний інструмент управління робочим навантаженням.
Але врешті-решт ми дізнаємося, що йдеться про те, щоб нікого не перевантажувати, за винятком дуже особливих випадків - але які завдання є важливими? Чи не кожне завдання є дуже важливим? Чи може робота кожного бути однаковою? Як щодо різниці в досвіді, складності проекту, вимог, таких як час, коли завдання повинні бути виконані, і - найважливіше - прибутковість бізнесу (деякі проекти важливіші за інші; деякі з них вимагають більше часу для досягнення очікуваного результату)? Кожен читач цієї статті про управління проектами та інструменти управління робочим навантаженням знає, що бізнес-потреба визначає, що має бути зроблено, а що можна назвати "особливим випадком". І крапка.
Роль принаймні хорошого ресурсу управління навантаженням допомогти не лише у вимірюванні продуктивності команди та плануванні ресурсів, але й в управлінні робочим навантаженням.
Кожен з них має власне бачення ефективного управління робочим навантаженням команди. Кожен наголошує на двох речах - інструменти управління навантаженням є важливими.
По-перше, управління робочим навантаженням - це процес, він займає певний час через багато питань і багато пояснень, які використовуються протягом певного часу.
І друге - ефективне та розумне управління робочим навантаженням передбачає наявність у керівника певного набору навичок, які допомагають членам команди досягати очікуваних ними індивідуальних бізнес-цілей, а іноді навіть дуже особистих. Що це за навички і на основі чого будуть прийматися рішення?
Що є типовим у визначеннях управління робочим навантаженням?
-
Процес - через багато запитань і відповідей; правильний вибір залежить від знань і досвіду конкретного лідера
-
Розподіл завдань членам команди та підтримання продуктивності команди і прогресу проєкту
-
Набір - скажімо так - навички управління робочим навантаженням (ми могли б додати "міжособистісні" або просто "набір м'яких навичок" - тому що це не зовсім зрозуміло у наведених вище значеннях)
-
Турбота про членів команди (тому що це причина, чому вони добре працюють з очікуваним для компанії результатом). Тут є два виклики. Перший - це питання, чи ви, як лідер, повинні дбати більше про команду, чи більше про конкретного працівника. І друге - слово "турбота" також має багато значень у кожній з наведених вище цитат. Тож виникає ще одне питання: що має бути в очах лідера, коли він керує робочим навантаженням кожного?
-
Найкращі інструменти управління навантаженням - це може допомогти в управлінні проектами
Погане управління робочим навантаженням - як це зробити за допомогою найкращих інструментів управління робочим навантаженням?
Як погано управляти навантаженням команди та проектами? Як не повинно виглядати управління навантаженням?
-
Ви не перевіряєте можливості та навантаження поточної команди (планування ресурсного потенціалу)
-
Ви не розподіляєте завдання за пріоритетами та навичками співробітників
-
Ви не думаєте про модифікації та перепризначення
-
Ви "несприйнятливі до знань" і не хочете вчитися у найкращих
-
Ви не думаєте про Agile
-
Ви не думаєте про те, щоб використовувати якийсь інструмент управління робочим навантаженням і програмне забезпечення для управління проектами
За це дуже цінують і вдячні членам команди:
-
Перебронювання (або недобронювання)
-
Менша продуктивність та ефективність
-
Більше стресу та тривоги
-
Більше зволікань
-
Менша залученість і думки про те, щоб покинути команду
Але якщо бути більш серйозним - чому управління навантаженням важливе? Моніторинг поточного навантаження та роботи команди (особливо віддалених команд) допомагає менеджерам проектів раніше виявляти проблемні тенденції та області, даючи їм шанс вирішити проблеми до того, як вони загостряться. Можливість розподілити ресурси, скоригувати графік проєкту або покращити управління навантаженням.особливо, якщо ви можете використовувати найкращі інструменти управління робочим навантаженням та інструменти управління проектами.
Які стратегії управління робочим навантаженням є найбільш ефективними?
Видимість - ключ до успішного управління робочим навантаженням і завданнями
Інформованість є важливим елементом впровадження управління робочим навантаженням та використання інструментів управління робочим навантаженням команди. Існує багато потенційних причин незбалансованого навантаження (наприклад, погане управління робочим процесом, розподіл завдань, неточні оцінки проєктів, недостатня ефективність окремих членів команди), і для того, щоб вирішити проблему, ви повинні розуміти, звідки вона береться. Найкраще, коли ви знаєте про це:
-
Що потрібно зробити на рівні проекту?
-
Хто над чим має працювати,
-
Як фактичне робоче навантаження співвідноситься з проектними оцінками?
Чи можна сьогодні ефективно управляти робочим навантаженням без відповідного програмного забезпечення для управління проектами?
Частина "що потрібно зробити" може бути покрита проектною документацією або програмним забезпеченням для управління проектами. У Teamdeck, де ми можемо призначати завдання, ми використовуємо Jira для відстеження всіх завдань у нашому беклозі. Таким чином, ми знаємо, що має відбутися (і які часові рамки). Інші популярні інструменти для управління проектами та завданнями - Trello, Asana та Podio.
З іншого боку, для відстеження навантаження я рекомендую встановити календар ресурсів. Хоча деякі інструменти PM для управління завданнями мають деякі функції управління командами як частину продукту, багато компаній приймають рішення використовувати спеціальне програмне забезпечення для управління робочим навантаженням.
Управління проектами на практиці - все, що потрібно знати про управління завданнями
Його мета - розподіляти роботу між співробітниками, відстежувати навантаження та керувати відсутністю на робочому місці. Управління проектами та інструменти планування потужностей часто можуть бути інтегровані один з одним, тому не потрібно вводити дані двічі або турбуватися про втрату інформації.
Календар ресурсів дає вам необхідну видимість поточного, минулого і майбутнього робочого навантаження вашої команди. Тут перераховані всі ваші співробітники разом з призначеними їм проектами.
Календар ресурсів в інструменті управління навантаженням та управління проектами
Переглядаючи календар ресурсів вашої команди, зверніть увагу на це:
-
Понаднормові
-
Різниця між запланованим та фактичним робочим часом
-
Працівники, які мають мало днів відпустки або взагалі не мають відпустки (за винятком лікарняних)
Це найпоширеніші червоні прапорці, які можуть спонукати вас вжити заходів. Деякі інструменти управління проектами попередять вас про понаднормову роботу або надмірне використання працівників:
Програмне забезпечення для управління проектами Teamdeck дозволяє створювати звіт про завантаженість, який оновлюється в режимі реального часу і має розширені функції. Це зручніше, ніж перегляд календаря, при порівнянні розрахункових годин з фактичним відстежуваним часом.
Чи правильно здійснюється управління робочим навантаженням? Що робити, коли з'являються ознаки незбалансованого навантаження?
По-перше, спробуйте з'ясувати, в чому корінь проблеми, і перевірте, чи використовуєте ви хороше програмне забезпечення для управління проектами. Іноді понаднормова робота виникає через те, що проект спочатку був недооцінений, тоді як в інших випадках причиною затримок є недостатньо ефективний (або недостатньо кваліфікований) член команди.
Якщо навантаження на команду розподілене нерівномірно, перевірте, чи можете ви розподілити повсякденні завдання між менш завантаженими працівниками, використовуючи програмне забезпечення для управління проектами. Це не завжди можливо, особливо якщо у вас є конфлікт навичок/досвіду. У такому випадку ви можете спробувати залучити допомогу фрілансерів або розподілити працівників між кількома проектами.
Порівняння часу бронювання з часом, зазначеним у табелі обліку робочого часу, є показником, який використовується при управлінні робочим навантаженням та його оптимізації.
Інструмент управління проектами - що потрібно пам'ятати?
Однак майте на увазі, що новій людині, навіть дуже досвідченому професіоналу, знадобиться деякий час, щоб ознайомитися з проектом і його вимогами, тому це не завжди найшвидше рішення. Добре, коли інструменти мають розширені функції.
Якщо вся команда перевантажена роботою, і це не пов'язано з вузькими місцями в команді, а скоріше зі зміною вимог або неадекватними оцінками, вам, можливо, доведеться обговорити графік проекту. Дедлайн може бути таким, що не підлягає продовженню, і в цьому випадку ви можете спробувати скоротити тривалість проекту, наприклад, за допомогою прискореного виконання. Це практика перекриття певних завдань проекту, які спочатку планувалися як такі, що відбуваються одна за одною:
Метод швидкого відстеження розкладу, що надається програмним забезпеченням для управління робочим навантаженням і для управління завданнями
У статті Методи планування проектів ви можете знайти список корисних порад для ефективного управління робочим навантаженням. (Але це не означає, що це врятує вас від використання програмне забезпечення для планування ресурсів).
Існують способи вирішувати проблеми з навантаженням, коли вони виникають, але, безумовно, краще запобігти їм заздалегідь. Ось чому підхід, заснований на даних, і командна культура є такими важливими елементами ефективного управління навантаженням.
Шукаєте найкраще програмне забезпечення для керування робочим навантаженням?
[/vc_column_text]Отримайте 30-денну безкоштовну пробну версію
