Управління проектами в креативній агенції - це балансування на межі. Як лідер контент-менеджменту або просто одна з ланок процесу управління проектами, ви повинні планувати роботу, керувати креативом і стежити за тим, щоб ваш проект вкладався в терміни, не перевищував бюджет і - що не менш важливо, якщо не більш важливо - відповідав очікуванням клієнта. Саме тут і з'являються інструменти управління маркетинговими ресурсами.
Що ви отримаєте завдяки цій статті:
-
Яка креативна агенція обрала наш маркетинг програмне забезпечення для управління ресурсами
-
Як ефективно управляти ресурсами під час маркетингових інвестицій
-
Причини, чому відділи маркетингу використовують інструменти управління ресурсами
-
Як збільшити управління робочим процесом проекту з програмним забезпеченням MRM
Для того, щоб успішно завершити проект, потрібно:
-
переконайтеся, що у вас є всі необхідні ресурси,
-
оцініть, як довго вам знадобляться ці ресурси, і
-
скласти розклад, який відповідає дедлайну та доступності вашої команди.
-
використовувати найкраще програмне забезпечення для управління ресурсами
На щастя, дотримання найкращих практик управління ресурсами дозволить вам збалансувати робоче навантаження (читайте про управління навантаженням) і контролювати бюджет своїх проектів. Але чому управління ресурсами так важливо для креативних агенцій та маркетингових відділів?
Коли ми говоримо про управління проектами, відстеження часу є його незамінною частиною. І крапка. [Екран з програми для управління ресурсами]
Чому його варто використовувати програмне забезпечення для управління маркетинговими ресурсами?
Ви, напевно, вже використовуєте кілька інструментів для запуску проектів та управління командою - маркетингові інструменти, інструменти аналітикитощо. Швидше за все, ви працюєте зі штатними співробітниками, віддаленими командами та фрілансерами. На такому складному робочому місці легко випустити з уваги загальну ефективність роботи вашої команди над кількома проектами.
У цій статті я збираюся переконати вас, що як продюсер, який працює в креативній агенції будь-якого розміру, ви можете отримати користь від програмного забезпечення для управління маркетинговими ресурсами на різних етапах проекту, будь то етап пітчингу (або підготовки пропозиції), управління роботою або звітування.
Початок - розуміння управління маркетинговими ресурсами та важливості використання програмного забезпечення для управління маркетинговими ресурсами
Давайте почнемо цей розділ з відповіді на питання: який зв'язок між управлінням ресурсами та маркетингом? Чому програмне забезпечення для управління ресурсами безсиле? Щоб спробувати відповісти, нам потрібно почати з правильного розуміння того, що таке управління ресурсами і чому програмне забезпечення для управління проектами або рішення для управління ресурсами від кадрових агентств можуть бути корисними.
Серед проектних менеджерів цифрових маркетингових кампаній не існує однозначного розуміння управління ресурсами. Досить популярним (і правильним) підходом є те, що управління ресурсами містить такі елементи, як планування та розподіл ресурсів, а також використання програмного забезпечення для управління маркетинговими ресурсами. Однак, можна виявити, що управління ресурсами проекту це те ж саме, що і планування ресурсів. Його можна знайти у багатьох джерелах, де планування ресурсів чергується з розподілом ресурсів. Планування ресурсів - часто сприймається як альтернатива управлінню ресурсами - можна знайти як один з багатьох елементів останнього слова, управління ресурсами. Тож будьте в курсі того, що відбувається, або зверніться за допомогою до агентства з управління ресурсами.
Настав час наблизити найцікавіший термін. Асоціація управління проектами підготувала широке визначення.
Управління ресурсами - це придбання, розподіл та управління ресурсами, такими як люди та їхні навички, фінанси, технології, матеріали, обладнання та природні ресурси, необхідні для реалізації проекту. (APM)
Звичайно, менеджер не має необмеженого часу на виконання цих завдань. Бюджет не може бути збільшений за одним клацанням пальця. Час - це гроші, проекти мають бути виконані вчасно. Таким чином, кінцева мета процесу управління ресурсами полягає в тому, щоб забезпечити ефективне, своєчасне і в рамках бюджету використання ресурсів, використовуючи програмне забезпечення для управління маркетинговими ресурсами і вдаючись до допомоги агентських ресурсних рішень.
Роль (маркетингового) управління ресурсами як практики полягає в тому, щоб забезпечити ефективне використання ресурсів для завершення проекту з очікуваними результатами, в очікувані терміни і в рамках бюджету.
Для кого потрібне управління маркетинговими ресурсами?
Як ми тепер знаємо, роль управління маркетинговими ресурсами за допомогою програмного забезпечення для управління ресурсами полягає в тому, щоб забезпечити ефективне використання внутрішніх і/або зовнішніх ресурсів для завершення проекту з очікуваними результатами, в очікуваний час і в межах бюджету. Як це пов'язано з маркетинговими чи креативними агенціями?
Ключовий з них, розуміння управління маркетинговими ресурсами (MRM), розбитий на два сегменти. Один з них визначається як підхід, а другий - як програмне забезпечення для управління маркетинговими ресурсами.
Програмне забезпечення для управління маркетинговими ресурсами - все, що вам потрібно знати
Управління маркетинговими ресурсами за допомогою агентських ресурсних рішень - це підхід відповідно до маркетингового менеджменту. Він фокусується на всьому пулі ресурсів маркетингової команди, від маркетингової команди та маркетингових матеріалів (онлайн і офлайн) до маркетингового бюджету. Він також включає співпрацю із зовнішніми постачальниками, виробничі процеси, маркетингові операції та управління цифровими активами.
Звісно, як було сказано вище, в межах часу та бюджету.
Друге значення MRM пов'язане з технологіями. Це програмне забезпечення для управління технологіями та маркетинговими ресурсами, яке допомагає відділам маркетингу або креативним агенціям координувати та консолідувати ресурси. Від процесів, операцій, виробництва контенту та робочих процесів до обміну інформацією та файлами. Все в єдиній програмній системі для прискорення та постійної оптимізації управління маркетинговими проектами діяльність.
Додатки для управління маркетинговими ресурсами, такі як програмне забезпечення для управління маркетинговими ресурсами, дозволяють здійснювати стратегічне планування (маркетингові стратегії) та бюджетування, управління програмами, творчий розвиток та дистрибуцію, управління контентом, медіа-планування та реалізацію, координацію подій та вимірювання ресурсів. (Gartner.com)
З точки зору Gartner (спеціаліста з дистанційного обслуговування), управління маркетинговими ресурсами - це сукупність маркетингових або програмне забезпечення для управління проєктами агенцій які підтримують стратегію та оптимізацію робочих процесів співробітників, проектних команд та організацій. Ці інструменти допомагають командам працювати та централізувати маркетингові проекти. Від багатоканальних маркетингових кампаній до одноразових активів. Водночас забезпечуючи інтегроване середовище для планування, виробництва, управління та виконання контенту.
1. Створення пітчу - розберіться з цим в рамках подорожі з управлінням маркетинговими ресурсами
Під час створення пітчу як фахівця з дистанційного обслуговування природно зосередитися на своїй творчій ідеї. Але в той же час ви ведете переговори щодо термінів і бюджету проекту. Ось як оцінювати проекти більш впевнено, щоб згодом з меншою ймовірністю вийти за рамки бюджету.
Знайдіть ресурси, які можуть знадобитися вам як менеджеру цифрових активів
Виходячи з обсягу проекту, ви можете визначити, хто вам знадобиться для його реалізації з точки зору кваліфікації.
Один із способів просунутися вперед - створити матрицю навичок, щоб ви могли визначити компетенції, необхідні для проекту. Тепер знайдіть співробітників з такими компетенціями, щоб бути впевненими, що ваша компанія має достатньо ресурсів, щоб виконати те, що ви обіцяєте у своєму пітчі або запиті на участь у проекті. Інструменти планування ресурсів з фільтрами, що дозволяють знаходити працівників за їхніми навичками, значно прискорюють цей процес. Фахівці з дистанційного обслуговування можуть це підтвердити.
Teamdeck дозволяє легко сортувати співробітників за посадами, щоб ви могли швидко знайти члена команди, який вам потрібен для творчих проектів.
Спрогнозуйте доступність ваших маркетингових ресурсів як фахівця з дистанційного обслуговування
Коли ви знаєте, яких працівників вам потрібно забронювати для вашого проекту, прогнозування ресурсів і планування потужностей дозволить вам це зробити:
-
Перевірте, чи доступні необхідні вам ресурси протягом усього терміну реалізації проекту.
-
Плануйте ресурси для вашого проекту.
-
Дізнайтеся, чи не заважають ваші бронювання виробничому конвеєру вашого агентства.
Попередні замовлення від віддалених спеціалістів полегшують вам планування необхідних ресурсів, не використовуючи їх у повному обсязі. Водночас ви повідомляєте інших виробників про те, що вам можуть знадобитися певні ресурси, щоб вони могли врахувати цей фактор при плануванні.
Це також працює і навпаки. Якщо ви бачите, що інша людина вже має необхідні вам маркетингові ресурси, ви можете провести переговори з нею і, можливо, знайти рішення, яке задовольнить вас обох.
Календар Teamdeck дає вам швидкий огляд замовлень організації або маркетингових команд.
Створіть бюджет проекту як фахівець з віддаленого обслуговування
Знаючи, хто вам потрібен і на який час, ви можете точніше оцінити бюджет. Таким чином, фахівці з віддаленого обслуговування з меншою ймовірністю не вкладатимуться в графік і не перевищать бюджет.
Водночас, точна оцінка та бюджетування допоможуть спрогнозувати доходи агентства та вирішити, чи є цей проект вигідним для вашого агентства, і чому маркетингова аналітика є важливою.
2. Ви виграли проект для своєї агенції - що тепер? (Роль управління маркетинговими ресурсами)
Давайте обговоримо, як ви можете використовувати управління маркетинговими ресурсами після того, як ви розпочали новий проект або коли ви керуєте поточним проектом.
Відстежуйте час та заощаджуйте на процесах управління маркетинговими ресурсами
Незалежно від того, чи використовуєте ви час і матеріали, чи фіксовану ціну, ви повинні відстежувати оплачуваний час, витрачений вашими співробітниками на проект (маркетингові зусилля), щоб знати, чи відповідає проект бюджету.
Щоб зробити табелі обліку робочого часу надійними та максимально використати відстеження робочого часу командиви повинні переконатися, що ваші працівники регулярно заповнюють їх. Якщо ваші табелі обліку робочого часу залишаються точними, ви можете з упевненістю робити висновки і використовувати записи про час для своїх звітів.
Керуйте всією командою маркетингу, штатними співробітниками, віртуальними командами та фрілансерами
Креативні агенції, що спеціалізуються на маркетингу, не завжди покладаються виключно на штатних працівників. Керування працівниками, які працюють неповний робочий день, або фрілансерами, особливо у віддаленій команді, може бути складним завданням, але його можна вирішити за допомогою управління маркетинговими ресурсами.
Маючи уявлення про графік вашого співробітника з висоти пташиного польоту (графік ресурсів), легше збалансувати його робоче навантаження. Змінюючи часові рамки, зміщуючи пріоритети тощо, ви повинні переконатися, що жоден з членів вашої команди не є недостатньо або надмірно завантаженим, оскільки це може призвести до вигорання або плинності кадрів.
Управління маркетинговими ресурсами - це не тільки про співробітників - агентські ресурсні рішення
Під час роботи над проектом вам дуже часто може знадобитися залучити до нього не лише працівників, але й обладнання чи робочі місця. Якщо це стосується вашого проєкту, правила розподіл ресурсів подайте відповідну заявку. Подумайте про ресурсні рішення агентства.
По-перше, вирішіть, які маркетингові та інструменти управління проєктами агентстваобладнання чи робочі місця, які вам потрібні. Потім з'ясуйте, чи є вони доступними впродовж терміну реалізації вашого проекту, і заплануйте їх, коли вони вам знадобляться. В ідеалі - як і у випадку з вашими співробітниками - ви повинні мати огляд використання ресурсів у вашій організації, щоб бачити, коли вони доступні або коли вони зайняті в інших проектах.
Вимірювати та звітувати - причини ефективного управління маркетинговими ресурсами
Оскільки обсяг, терміни або результати проекту можуть змінюватися, ви повинні постійно стежити за проектом і відповідно перерозподіляти ресурси. Для цього вам потрібен простий спосіб відстежувати та вимірювати продуктивність вашої команди, а також використання ресурсів. Тож вам потрібні хороші агентські ресурсні рішення.
Стеження за різними показниками допоможе вам залишатися на висоті, навіть якщо відбудуться зміни. Один із способів виявити недостатнє або надмірне використання працівників на ранніх стадіях - це відстежувати, чи не перевищують їхні бронювання або табелі обліку робочого часу кількість вільних працівників. У Teamdeck це дуже просто - ви можете одразу побачити це, подивившись на панелі "Табелі/Доступність" та "Бронювання/Доступність". Якщо вони червоні, це чіткий сигнал, що у даного співробітника занадто багато справ. Існують цікаві рішення для управління ресурсами агенцій.
Ви також можете створювати звіти для контролю використання працівників або бюджету. У цьому випадку в нагоді стануть записи про час і бронювання співробітників, оскільки на основі цих даних ви можете швидко розрахувати продуктивність вашої команди або бюджет проекту.
Звіти Teamdeck дозволяють продюсерам і маркетологам відстежувати різні метрики та KPI на свій вибір і легко ділитися ними зі своєю командою або клієнтом.
Звіти Teamdeck дозволяють маркетологам відстежувати різні метрики та KPI на свій вибір і легко ділитися ними зі своїми командами або клієнтом - цікаві рішення для управління ресурсами агентства.
3. Впевнено планувати майбутні маркетингові ініціативи та проекти
І останнє, але не менш важливе: управління маркетинговими ресурсами дає вам можливість краще планувати та оцінювати майбутні проекти і знаходити рішення щодо ресурсів агентства. Тут вам стане в нагоді вид з висоти пташиного польоту на ваш виробничий конвеєр, доступні ресурси, їх поточне використання та час, відстежений вашими співробітниками. Ви просто бачите, чи є місце для нового проекту у вашому виробничому конвеєрі.
Проаналізуйте історичні дані, щоб виявити закономірності, які виявилися згубними для ваших минулих проектів. Можливо, ви схильні недооцінювати етап проектування або часто перевантажені завданнями під час сезону відпусток. Розуміння цих недоліків допоможе вам уникнути їх у майбутніх проектах.
Як менеджери проектів отримують вигоду від управління маркетинговими ресурсами та агентських рішень
Як ви дізналися з цієї статті, управління маркетинговими ресурсами та агентські ресурсні рішення можуть бути корисними для продюсерів та креативних агенцій у багатьох аспектах. Давайте підсумуємо це списком переваг управління маркетинговими ресурсами:
-
Як продюсер, ви отримуєте повне уявлення про проекти, над якими працюєте, доступні ресурси та завантаженість вашої команди.
-
Ви можете ефективно збалансувати навантаження для всіх членів вашої команди, включаючи віддалених працівників та фрілансерів.
-
Ви можете зменшити ризик недотримання дедлайнів і перевищення бюджету.
-
Видимість доступних ресурсів покращує співпрацю між вами та іншими продюсерами вашої агенції.
-
Ви маєте кращий огляд вашого виробничого конвеєра.
-
Вам буде простіше створювати звіт про ваш проект.
Якщо ви хочете отримати максимальну віддачу від управління маркетинговими ресурсами, вам потрібно переконатися, що це послідовний процес, якого регулярно дотримуються у вашій агенції.
