Управління одним проектом може бути складним. Керувати кількома проектами набагато складніше. Коли кілька проєктів ведуться одночасно, вам доводиться жонглювати різними бізнес-завданнями, цілями, графіками та дедлайнами. Оскільки ваші обов'язки та кількість завдань, якими вам потрібно керувати, зростають, дуже легко припуститися помилок, які можуть дорого коштувати. Ось кілька ідей, як відповісти на типові виклики, з якими стикаються керівники проектів під час управління кількома проектами одночасно.
|
Шукаєте інструмент, який допоможе вам керувати ресурсами в декількох проектах? З Teamdeck ви можете отримати кращий огляд ваших команд і проектів, над якими вони працюють. Спробуйте Teamdeck з 30-денною безкоштовною пробною версією вже сьогодні. |
Управління кількома проектами починається зі створення одного плану для всіх ваших проектів
Без генерального плану, що охоплює всі ваші проекти, ви ризикуєте загубитися або щось переплутати.
Згідно з документом PMI про ключові фактори ефективності в управлінні декількома проектамивам потрібно думати про свої проекти як про портфоліо, компоненти якого впливають один на одного:
"Керуйте всіма проектами як колекцією, коригуючи та пов'язуючи їхні графіки відповідно до наявних ресурсів та усуваючи непотрібні розбіжності в навантаженні менеджерів кількох проектів"
Створіть власний розклад, що складається з усіх проектів, які ви ведете. Таким чином, ви зможете контролювати свій час і бачити, якими проектами вам слід займатися в даний момент.
Підтримуйте свої плани в актуальному стані
Управління змінами є неминучим для керівників проектів. Один із способів досягти успіху на цій посаді - навчитися реагувати на них, як тільки вони відбуваються.
Керуючи проектами, слідкуйте за тим, щоб ваші плани завжди були актуальними, щоб нічого не пропустити. Щойно відбудуться зміни, вирішіть, наскільки вони впливають на обсяг проекту і чи зможете ви реалізувати проект з тими ресурсами, які у вас є.
Щоб дізнатися про поточний стан вашого проєкту, слідкуйте за графіком у вашому інструмент планування ресурсів або розмовляйте зі своєю командою під час щоденних стендапів. Запитайте їх, чи є якісь обмеження або перешкоди, щоб ви могли усунути перешкоди, як тільки вони з'являться.
Уникайте мікроменеджменту при управлінні кількома проектами
Може виникнути спокуса керувати якомога більшою кількістю речей. Контролювати виконання кожного завдання, затверджувати навіть найдрібніші деталі, спілкуватися з керівниками або клієнтами від імені вашої команди, навіть якщо вони могли б зробити це самі, - це все мікроменеджмент.
Незважаючи на те, що мікроменеджмент може дати вам відчуття контролю, з часом він не тільки виснажить вас, але й негативно позначиться на моральному дусі вашої команди. Хоча це чудово, що ви готові засукати рукава і виконувати додаткову роботу, керуючи кількома проектами, вам потрібно навчитися делегувати повноваження.
Призначаючи людей на проекти, чітко визначте їхні ролі та обов'язки, щоб кожен точно знав, за що саме він відповідає. Використовуйте матрицю навичок або програмне забезпечення для планування ресурсів визначити, хто найкраще справляється з певними завданнями, і дозволити їм виконувати цю роботу.
Навчіться розставляти пріоритети у виконанні завдань
Здатність розставляти пріоритети - важлива навичка для керівників проектів. Якщо ви керуєте кількома проектами одночасно, це стає ще більш важливим для вас, щоб досягти успіху в цьому. Розстановка пріоритетів допомагає вам уникати хаотичних рішень під тиском і працювати більш стратегічно.
Як пояснив Антоніо Ньєто-Родрігес, провідний експерт з управління проектами та реалізації стратегій, у своєму Стаття HBR про визначення пріоритетів:
Визначення пріоритетів підвищує рівень успішності стратегічних проектів, посилює узгодженість і зосередженість команд вищого керівництва на стратегічних цілях, усуває всі сумніви операційних команд перед прийняттям рішень, і, що найважливіше, формує мислення і культуру виконання.
Тож як ви визначаєте пріоритетність проектів, щоб відповідати очікуванням клієнтів та цілям компанії? Використовуючи Метод критичного шляху (CPM) це один із способів зробити це. Спочатку розроблений компанією DuPont наприкінці 50-х років, він досі застосовується до багатьох бізнес-моделей, включаючи розробку програмного забезпечення чи продуктів.
CPM використовує алгоритм планування на основі набору проєктних активностей, таких як залежності, час і результати. Таким чином, ви можете визначити, які роботи є критично важливими, і зосередити свої зусилля на них в першу чергу.
Після того, як ви визначили пріоритети роботи, чітко донесіть їх до своїх команд, щоб кожен знав, на чому слід зосередитися.
Спростіть керування кількома проектами за допомогою відповідного програмного забезпечення
У Teamdeck ми віримо, що з правильним інструменти планування проектів і технік, ви зможете впоратися з будь-яким проектом, забезпечуючи високу якість роботи та успішно керуючи командою.
Хоча управління кількома проектами може спочатку відлякувати вас, ви можете це подолати. Навчіться керувати ними як одним проектом, постійно оновлювати плани та делегувати обов'язки. Вдосконалення цих навичок допоможе вам досягти успіху.
Шукаєте програмне забезпечення для управління кількома проектами?
Наш програмне забезпечення для планування ресурсів обирають відомі рекламні та ІТ-компанії. Хочете знати, чому?
