8 Стратегій управління проєктним часом для більш продуктивної роботи

Лише 1 з 5 людей (18%) має корисний метод управління часом. Стратегії тайм-менеджменту та інструменти управління часом проекту допомогти вам впоратися з роботою, яку вам доручили, в межах відведеного часу. Працюючи менеджером проекту, ви можете отримувати різну кількість завдань на кожній ітерації.

Хронометраж - чому це важливо?

Вам також потрібно планувати, керувати та відстежувати роботу вашої команди. Зустрічі, оцінки, планування, комунікація з клієнтами і вашої команди, а також звітування перед керівництвом. В ідеалі, ви хочете встигнути зробити все це протягом робочого дня, який триває 9-5. Здається, що це неможливо, але програмне забезпечення для відстеження часу може допомогти вам у цьому.

Ця стаття містить:

• Ефективні стратегії управління проєктним часом

• Вплив президента США на процеси управління проєктним часом

• Роль і вплив правильних інструментів тайм-менеджменту на виконання завдань

• Вплив програмне забезпечення для управління ресурсами про відстеження часу

82% людей не мають системи використання часу. Вони просто використовують зведення, свою електронну поштову скриньку або взагалі нічого не використовують. (Дослідження Академії розвитку, 2021)

Найнаполегливіші фахівці, як правило, не є найкращими директорами, але це також не означає, що ви повинні опустити руки. Дотримання життєздатних методологій використання часу включає в себе консолідацію стратегій у вашому щоденному, щотижневому та щомісячному розкладі, що сприяє збільшенню доступного часу впродовж дня.

Програмне забезпечення для відстеження часу - чому воно того варте?

Тож як насправді ефективне використання часу сприяє подальшому розвитку продуктивності? Основна мета полягає в тому, щоб свідомо контролювати, як ви вкладаєте енергію у важливі справи та вправи, чи то на роботі, чи то у власному повсякденному житті.

Якщо ви не вмієте планувати та керувати своїм часом, вам може бути складно вкластися в стислі терміни. Ось чому я склав цей список розумних стратегій тайм-менеджменту, щоб ви могли краще планувати свою роботу і нарешті мати час на все, що потребує вашої уваги.

Ключова статистика з управління проєктним часом

Перш ніж ми дізнаємося, що таке тайм-менеджмент проекту і що можна сказати про стратегії тайм-менеджменту (або планування тайм-менеджменту, якщо хочете), давайте подивимося на перешкоди і деякі причини, чому іноді загальний план управління проектом і його закриття забирають набагато більше зусиль, ніж передбачалося. Декілька фрагментів інформації про інструменти для відстеження часу та управління часом, які відкриють вам очі та допоможуть зрозуміти важливість планування управління часом.  

Лише 1 з 5 людей (18%) має корисний метод управління часом.
(За даними дослідження Академії розвитку)

Співробітники витрачають 44 хвилини на соціальні мережі щодня.
(За даними Techjury, 2022)

Лише 17% людей відстежують свій час.

Компанії в середньому витрачають до 16 днів на рік на пошук паперових документів.
(Джерело: DocuSign)

Щонайменше 23 години на тиждень топ-менеджери проводили на нарадах.
(Джерело: DocuSign)

46% стресу, про який повідомляється серед працівників у США, спричинений надмірним робочим навантаженням.

Відстеження часу - важлива інформація

Ці результати та короткий опис дослідження є натхненням для менеджерів, для яких управління часом та управління проектами є однаково важливими. Для тих менеджерів, які абсолютно переконані в ролі часового аспекту в будь-якій проектній діяльності і хочуть уникнути будь-яких бар'єрів, пов'язаних з розкладом.

Насамкінець, давайте розглянемо найпоширеніші перешкоди в тайм-менеджменті та відстеженні часу, які не були згадані вище: перфекціонізм, прокрастинація, неправильна розстановка пріоритетів, замало часу, багатозадачність, перезавантаження, недостатній відпочинок, забуття делегувати повноваження, брак організації, низька мотивація, відволікаючі фактори, жорстке планування.

Що таке проектний тайм-менеджмент? Чи варто використовувати інструменти тайм-менеджменту та відстежувати час?

Між управлінням проектами та управлінням часом

Зв'язок між часом і розробкою проекту або управлінням часом і управлінням проектом за допомогою інструментів тайм-менеджменту настільки очевидний, що багато хто не потребує пояснень. Але для тих, хто потребує в цьому переконання, цей розділ має розвіяти сумніви. Отже, почнемо з кількох фактів. Що таке проект?  

Під проектом можна розуміти майже все, що зроблено людиною. Місце, де можна сховатися або поспати, мишоловка, будинок, місія зі зміни робочого місця. Але, оскільки ми знаходимося в бізнес-середовищі, справа стає складнішою, якщо взяти до уваги кілька абсолютно важливих речей, про які ви прочитаєте в наступних абзацах.

Визначення управління проектами

Давайте ближче познайомимося з визначенням управління проектами, запропонованим Асоціацією управління проектами, і зробимо кілька зауважень.

Управління проектами, відоме також як управління завданнями - це застосування процесів, методів, навичок, знань і досвіду для досягнення конкретних цілей проекту відповідно до критеріїв прийняття проекту в рамках узгоджених параметрів. Управління проектами має кінцеву мету результати які обмежені часовими рамками та бюджетом.

Вищезгадану тезу можна було б розбити на частини, і кожен термін міг би бути окремим розділом або параграфом, але нам потрібно зосередитися на тому, що є фундаментальним для головного героя цієї статті - на часі, тайм-менеджменті, управлінні часом, тайм-менеджменті, тайм-менеджменті та стратегіях тайм-менеджменту. 

З точки зору APM, яка може розглядатися як дискусійна, різниця між "менеджментом" і "управлінням проектами" полягає саме в часі та бюджеті. В той час як управління - це безперервний процес, управління проектами має обмеження. Ось чому інструменти управління часом можуть бути корисними.

Більше інформації про інструменти тайм-менеджменту та відстеження часу

З точки зору бізнесу, проект - це результат бізнес-потреби. Його замовляють через внутрішні або зовнішні потреби. А оскільки проект - це також вирішення певних проблем, він виконується в рамках обмеженого часу та бюджету. І з цього моменту виправданість і важливість стратегій тайм-менеджменту і тайм-трекінгу стають більш зрозумілими для тих, хто має певні сумніви щодо основної теми цієї статті. Час, витрачений на проект, не схожий на жувальну гумку, і його не можна розтягнути на будь-який момент, коли з'явиться потреба, тому стратегічне мислення відповідно до часу стає очевидним.

Управління проектами не може існувати без ефективного планування управління часом. Або, з іншого боку, неодмінною умовою успішної реалізації проекту та розвитку бізнесу є ефективний тайм-менеджмент (Teamdeck).

Роль проектного тайм-менеджменту та відстеження часу

Отже, використовуючи програмне забезпечення для відстеження часу, ми отримали загальне уявлення про те, що іноді роблять співробітники, і який зв'язок між управлінням проектами та управлінням часом. Тепер настав час для... управління часом проекту.

Загалом, тайм-менеджмент за допомогою програмного забезпечення для відстеження часу - це те, як ми використовуємо час, який у нас є, щоб досягти наших цілей або ефективно виконати поставлені перед нами завдання.

Визначення управління проектами

Ось стисле і зрозуміле пояснення тайм-менеджменту, яке дає Вікіпедія:

Тайм-менеджмент - це процес планування та свідомого контролю часу, витраченого на певні види діяльності, особливо з метою підвищення ефективності, результативності або продуктивності. 

Якщо ми скористаємося визначенням, яке використовує спільнота проектних менеджерів, то з'ясуємо, що управління часом проекту - це управління проектами:

(...)процес управління проектом, який полягає в аналізі роботи та розробці шаблон часової шкали щоб гарантувати, що ви завершите проект у визначений термін. (Projectmanager.com)

В обох вищезгаданих визначеннях немає жодного слова про те, як досягти хороших результатів в управлінні часом проекту. Але для кожного, хто має можливість впроваджувати план управління проектами, очевидно, що мова йде про аналіз з використанням програмного забезпечення, інструментів і методик. Все, що забезпечує своєчасне завершення проекту. А потім розробка ресурсного розкладу з коригуванням завдань і розподілом ресурсів для завершення проекту.

Чому вам, як менеджеру проекту, варто дбати про відстеження часу?

Будучи менеджером проекту і використовуючи програмне забезпечення для відстеження часу, ваша робота полягає в ефективному плануванні та управлінні своїм робочим часом, а також часом команд, якими ви керуєте. Ви повинні поважати час, витрачений на роботу.

Завершення проекту вчасно Великобританія

Залежно від того, наскільки добре ви вмієте жонглювати різними проектами та пріоритетами за допомогою програмного забезпечення для відстеження часу, тим краще ви зможете планувати роботу для своєї команди. А це призводить до кращого управління проектами, з більшим шансом завершити їх вчасно і в рамках бюджету.

Зрештою, стратегії тайм-менеджменту підвищують вашу продуктивність та ефективність.

Дослідження показують, що це не завжди так очевидно. Наприклад, лише 37% команд у Великій Британії (The State of the Project Management, 2017) завжди або здебільшого завершують свої проекти вчасно, і однією з причин цього є поганий менеджмент.

Існує кілька стратегій тайм-менеджменту, які ви можете використовувати для планування власної роботи.

Плануйте зустрічі та співробітників завдяки популярним технікам тайм-менеджменту та порадам з управління часом

Стратегії управління часом для менеджерів проектів з використанням програмного забезпечення для відстеження часу

При поганому плануванні та управлінні часом команди може бути важко вкластися в стислі терміни. Ось чому вам потрібні точні звіти з відстеження часу. Ось чому я склав цей список розумних стратегій тайм-менеджменту, щоб ви могли краще планувати свою роботу і нарешті мати час на все, що потребує вашої уваги.

Плануйте свою роботу заздалегідь з відстеженням часу

Знання того, чого ви хочете досягти у визначені терміни, вже налаштовує вас на успіх, дослідження показують, що час, витрачений на роботу, приносить користь. У своїй статті "Вплив планування на успіх проекту" Педро Серрадор з Університету Торонто вказує на кореляцію між плануванням та успіхом проекту. На основі огляду літератури Серрадор виявив, що успіх проекту тісно пов'язаний як з ефективністю проекту, так і з економічною ефективністю. Це означає, що якісне планування може не лише збільшити шанси на успішне завершення проекту, але й зробити його економічно ефективним.

Тож скільки планування - це "якісне планування"? Згідно з Серрадором, згідно з PMBOK® Guide, планування може займати до 48% всіх процесів, що виконуються менеджером проекту під час проекту.

Планування щоденних завдань може бути таким же простим, як створення списку справ, що складається з обов'язкових і бажаних справ - інструменти для відстеження часу можуть бути корисними. Однак, коли ви плануєте кілька проектів, наявність план проекту високого рівня покращить видимість вимог у різних завданнях, а також допоможе визначити цілі та вимоги для кожного проекту.

Встановлюйте чіткі пріоритети та дбайте про час, проведений на роботі

Іноді список справ, які потрібно зробити, може здатися непосильним, тому на допомогу можуть прийти інструменти для відстеження часу. Щоб зробити його керованим, краще розбити список справ на менші частини. Встановлення чітких пріоритетів допоможе вам упорядкувати завдання відповідно до їхньої важливості, терміновості та зусиль, необхідних для їхнього виконання.

Матриця Ейзенхауера - найуспішніша техніка тайм-менеджменту.
(За даними дослідження Академії розвитку)

Щоб виокремити важливі та термінові завдання зі списку справ, ви можете скористатися матрицею Ейзенхауера. Ця популярна техніка тайм-менеджменту (також відома як "Матриця терміновості та важливості" або "Принцип Ейзенхауера"). Ця ідея (або, як дехто каже, концепція) походить від слів цього президента США:

"У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові не є важливими, а важливі ніколи не бувають терміновими".

Все це означає підхід до організації робочого навантаження та пріоритетів. Це дуже корисно, якщо ви хочете впровадити ефективну стратегію управління часом, використовуючи інструменти для відстеження часу. Він допомагає зосередитися на організації всіх ваших завдань, особливо найскладніших. Він розділений на чотири категорії:

• Важливо і терміново - ось завдання, які ви повинні виконати в першу чергу

• Важливо але не терміново - завдання, які можна запланувати на пізніше

• Не важливо але терміново - якщо можливо, ви можете делегувати ці завдання

• Не важливо і не терміново - ви можете пропустити завдання, що потрапляють до цієї категорії

Матриця Ейзенхауера - чудовий інструмент для відстеження часу, адже ви можете створювати її на ходу, маючи лише ручку та папір, щоб швидко визначити пріоритетність завдань та призначень. З такою матрицею ви легко помітите завдання, які дійсно потребують вашої уваги, і зможете зосередитися на них в першу чергу. Матриця виглядає так:

Складання списку справ, визначення пріоритетності завдань та вирішення проблем із блокуванням часу за допомогою матриці Ейзенхауера

Зосередьтеся на одному завданні за раз

Хоча дехто вихваляє багатозадачність, виявляється, що вона приносить більше шкоди, ніж користі. Згідно зі статтею про небезпеку багатозадачності, опублікованою на сайті Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017), виконання декількох завдань одночасно є неефективним і нераціональним. Оскільки людському мозку потрібен час, щоб переключитися з одного завдання на інше, спроби зробити занадто багато справ створюють лаг-тайм, коли ми насправді не настільки продуктивні, як хотіли б. Ось чому функції відстеження часу в управлінні проектами можуть бути корисними.

Натомість спробуйте зосередитися на одному завданні за раз і виконати його, а після цього переключитися на інше. Таким чином, особливо якщо ви даєте собі хоча б кілька хвилин відпочинку між завданнями, перехід буде плавним, і ваш мозок буде готовий взяти на себе нове завдання.

Чи корисно відстежувати час?

Одна з методик, яку ви можете використовувати під час роботи, - це техніка Помодоро та хронометраж. Вона розбиває роботу на коротші, 25-хвилинні сеанси, з перервами на відпочинок між ними. Це перевірений спосіб підвищити продуктивність, адже так легше змусити себе зосередитися на одному завданні. Крім того, ви не будете втомлюватися і залишатиметеся продуктивними довше.

Назва, що походить від італійського слова "помідор", була натхненна кухонним таймером. Сьогодні існують пристрої, розроблені спеціально для цієї техніки, які точно відраховують 25 хвилин, які ви маєте присвятити роботі.

Мінімізуйте переривання та відстеження часу

Це завдання може бути складним, оскільки згідно з PMI 90% робота менеджера проектів - це комунікація ("Мистецтво комунікації в управлінні проектами", 2010), але іноді ви виконуєте завдання, які вимагають глибокої зосередженості та мінімізації переривань. Це може бути робота над проектною документацією, використання безкоштовний конвертер word to pdf або створення звіту або використовуйте також управління завданнямиЦе....

Уявімо, що ви використовуєте техніку Помодоро. Для того, щоб використовувати її ефективно, вам потрібно виключити всі можливі відволікаючі фактори, щоб ви могли залишатися глибоко зосередженими на завданні протягом 25 хвилин.

Перерви в роботі, яких потрібно позбутися, можуть виникати через електронну пошту, дзвінки, колег або розмови в чаті. Може виникнути спокуса час від часу перевіряти поштову скриньку, брати участь в офісних розмовах або спілкуватися з командою в чаті. Але правда в тому, що це вбиває вашу продуктивність. Відстеження часу може допомогти.

Ось що ви можете зробити замість цього:

• Якщо ви боїтеся пропустити важливий лист, встановіть для себе час, коли ви будете перевіряти свою поштову скриньку. Кожен інший час присвятіть призначеним завданням.

• Попросіть членів команди не заважати вам, коли ви використовуєте навушники. У той же час ви можете слухати музику, яка допомагає вам зосередитися (або білий шум, якщо хочете).

• Встановіть сповіщення на будильник і приберіть телефон з поля зору, щоб не перевіряти його нав'язливо.

Відволікаючі фактори - це те, що відволікає нас від роботи. Зведіть їх до мінімуму, і ви побачите, як вам стане легше зосередитися на виконанні завдання, а оплачувані години будуть ефективнішими.

Встановлюйте собі коротші дедлайни та дбайте про управління завданнями

Ви коли-небудь відчували, що чим більше часу у вас є на певне завдання, тим більша ймовірність того, що ви будете прокрастинувати, замість того, щоб використати цей час для того, щоб виконати його раніше? Цю тенденцію відкладати роботу на потім в економічному середовищі називають "законом Паркінсона", який вперше був описаний у статті журналу "Економіст" ще в 1955 році.

Паркінсон стверджував, що "робота розширюється, щоб заповнити час, доступний для її виконання". Таким чином, якщо у вас є більше часу на виконання завдання, ніж вам насправді потрібно, швидше за все, ви не зробите його швидше.

Що ви можете зробити, так це встановити для себе коротші дедлайни. Якщо вам все ще важко змусити себе виконати завдання швидше, попросіть когось із вашої команди перевірити вашу роботу в певний день, щоб ви могли показати результати.

Навчіться делегувати та відстежувати час

Жодна людина не є островом. Швидше за все, у вашій організації є люди, які мають навички та час, щоб допомогти вам виконати деякі завдання, з якими ви стикаєтесь, або на які просто не маєте часу.

Як ви вже переконалися, заповнюючи матрицю Ейзенхауера, насправді рекомендується знайти завдання, які ви можете делегувати, щоб зосередитися на більш важливих і термінових, а про оплачувані години дбати більш ефективно.

Щоб знайти вільних членів команди з навичками, необхідними для виконання конкретного завдання, використовуйте інструмент управління ресурсами або інструмент для відстеження часу. Наприклад, у Teamdeck ви можете швидко відфільтрувати всіх співробітників за їхніми ролями і переглянути їхні бронювання та доступність у простому календарному режимі.

Делегуючи роботу, ви можете фактично показати своїм працівникам, що ви цінуєте їхній внесок. Надайте їм можливість приймати рішення і, якщо потрібно, обмежтеся лише наглядом за ними. Таким чином ви не лише зменшите навантаження на себе, але й дозволите своїм підлеглим професійно зростати.

Окрім делегування завдань між членами команди, також рекомендується передавати певні частини завдань на аутсорсинг, наприклад, дослідження, використовуючи щось на кшталт послуги з написання наукових робітщоб звільнити більше часу для інших важливих справ.

Навчіться говорити "ні", контролювати час і відстежувати проекти

Знати свої межі, коли йдеться про обсяг роботи, який ви можете виконати за певний проміжок часу, дуже важливо не лише для того, щоб виконати те, що ви запланували. Це також допомагає уникнути стресу, пов'язаного з роботою, і, зрештою, почуття вигорання. Час у дорозі також важлива.

Сказати "ні" своєму керівнику, менеджеру або навіть босу може бути страшно, але є способи зробити це ввічливо і наполегливо:

• Назвіть причину - поясніть, якими іншими важливими завданнями ви займаєтеся в даний момент і як на них вплине взяття на себе нових.

• Дозвольте їм розставити пріоритети - якщо у вас вже є багато справ, а ваш керівник просить вас взяти ще одну, надайте йому свій список пріоритетів. Дозвольте їм вирішити, чи є завдання, яке вони просять вас виконати, більш пріоритетним.

• Не брешіть - фальшиві відмовки не найкращий спосіб відповідати на запити. Будьте відкриті щодо того, чому ви не можете щось зробити в даний момент.

• Запитайте, чи можна відкласти виконання завдання - часто початкова дата, коли вас просять виконати завдання, не є точною датою його завершення. Покажіть, що якщо є можливість запланувати нове завдання на пізніше, ви з радістю візьметеся за нього.

Оскільки ви не хочете, щоб вас вважали людиною, яка відмовляється працювати, покажіть, чому ви не можете взяти на себе більше завдань, або домовтеся про дедлайни, це допоможе вам зменшити кількість нових завдань.

Підсумовуйте кожен день і відстежуйте час

Щоденні підсумки вашої роботи допоможуть вам зрозуміти, де ви досягли успіху, а над чим ще треба попрацювати. Важливо також відстежувати час.

Наприкінці кожного дня переглядайте свій список і перевіряйте виконані завдання. Погляд на те, чого вам вдалося досягти, - чудовий спосіб отримати мотивацію на наступний день.

Якщо у вашому списку залишилися невирішені завдання, запитайте себе, чому ви їх не виконали, і знайдіть шляхи їх вирішення. Можливо, завдання було занадто широким, і розбиття його на менші частини допоможе вам краще організувати роботу?

Підкріпіть свої стратегії тайм-менеджменту правильним інструментом планування

Планувати свою роботу та використовувати програмне забезпечення для відстеження часу простіше за допомогою інструментів, що надають швидкий доступ до завдань, які потрібно виконати вам або членам вашої команди. Маючи графік проєкту та програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників також допомагає, оскільки легше відстежувати свою ефективність.

Для управління завданнями в декількох проектах ми використовуємо Jira. Вона дозволяє нам створювати підзадачі для кожного завдання, призначати їх людям і відстежувати їх у робочому процесі, що складається з завдань, які потрібно виконати, тих, що перебувають у процесі виконання, на перегляді та завершених.

Teamdeck, з іншого боку, - це програмне забезпечення для управління ресурсами або інструмент планування проектів - якщо хочете (розроблений нами, компанією-розробником програмного забезпечення, і - на початку - для наших власних цілей). Ми використовуємо його для відстеження щоденних розкладів, табелів обліку робочого часу та загальної продуктивності працівників, яку ми потім можемо підсумувати за допомогою настроювані звіти (наприклад, порівняти бронювання з табелем обліку робочого часу).

Табелі обліку робочого часу в Teamdeck.io - інструмент планування ресурсів та управління часом проекту

Підсумок - чи настав кінець стратегіям тайм-менеджменту?

Тим не менш, ви представляєте управління маркетинговими проектами або управління ресурсами проектуВикористання цих методів тайм-менеджменту та стратегій, таких як відстеження часу, допоможе вам краще організувати свій робочий день і встигнути зробити більше. Вже через кілька днів ви це помітите:

• Ваша продуктивність покращилася

• Вам легше виконувати поставлені завдання

• Відчуття, що у вас раптом з'являється більше часу

• Стрес, пов'язаний з роботою, значно знизився

І оскільки ця тактика може спрацювати для вас, ви також можете спробувати застосувати її для всієї проектної команди, якою ви керуєте, підвищивши її продуктивність. Якщо ви хочете копнути глибше і дізнатися прододатки для керування робочим часом співробітників - просто почитайте наші статті.

[/vc_column][/vc_row] [/vc_column][/vc_row]