Управління потенціалом: Визначення, стратегії та приклади

Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..:

• Визначте та усуньте будь-які вузькі місця, які перешкоджають виробничому процесу або процесу надання послуг. 
• Підвищити швидкість виробництва шляхом оптимізації наявних ресурсів, усунення непродуктивних витрат часу та інших обмежень, які можуть негативно вплинути на продуктивність.

Управління виробничими потужностями допомагає компаніям долати виклики, які виникають, коли їм потрібно задовольнити потреби клієнтів - чи то в короткостроковій, чи то в середньостроковій перспективі. Воно також допомагає керувати операціями ланцюжка поставок і розробляти організаційні плани на майбутнє. 

Організаціям необхідно переглянути, скільки ресурсів у них є в наявності, щоб переконатися, що їх вистачить для виробництва продукції протягом певного періоду. Виробництво, роздрібна торгівля, сфера послуг та інформаційних технологій інтенсивно використовують управління потужностями.

У двох словах, ось ключові цілі управління потенціалом: 

• Визнати вимоги до потенціалу для виконання прогнозованих завдань робочі навантаженняяк теперішніх, так і майбутніх 
• Створити та підтримувати надійний план управління потенціалом
• Переконайтеся, що цілі продуктивності належним чином досягнуті у встановлені строки та в межах бюджету
• Постійно перевіряйте пропускну здатність, щоб допомогти в управлінні рівнем обслуговування
• Підтримка у визначенні та вирішенні інцидентів
• Вивчити вплив змін на пропускну спроможність та вжити належних заходів для того, щоб краща продуктивність де це більш економічно ефективно

Чому управління потенціалом є важливим?

Управління потенціалом є важливою частиною організації, але чому? Ось кілька пунктів для обговорення цього питання;

1. Управління потенціалом допомагає організаціям покращити свою здатність оцінювати витрати, особливо під час сезонів зростання або рецесії. Це допомагає виявляти раптові зміни цін і діяти відповідно до ситуації. 

2. Плануйте виробничі цикли заздалегідь і оптимізуйте ефективність виробництва.

3. Зменшити витрати на ведення бізнесу в цілому. 

4. Допомагає в управління запасами краще та вирішувати проблеми всередині ланцюга поставок.

5. Краще розподіляйте людські та матеріальні ресурси.

6. І найголовніше, управління потужностями допомагає у масштабуванні бізнесу. Воно забезпечує глибокий аналіз того, як працювати, перш ніж розширювати бізнес. 

Процес управління потенціалом

Ось як може виглядати типовий процес управління потенціалом. Однак ці процеси відрізняються в різних організаціях. 

1. Визначте та розбийте плани на майбутнє. Прогнози та конвеєри можливостей допомагають зрозуміти, який попит виникне в найближчі сезони. Наприклад, потрібно найняти більше людей, потрібна більша кількість техніки, або попередня потребує ремонту чи обслуговування.
2. Розуміти потреби клієнтів та аналізувати можливості. Ринкові тенденції та запити клієнтів постійно змінюються. Це допомагає створювати конвеєр можливостей. Дуже важливо розуміти, чи впливають на попит будь-які непередбачувані події або сезонні фактори. 
3. Глибока оцінка ефективності використання наявних ресурсів. Перш ніж збільшувати обсяги виробництва відповідно до нового плану, організація повинна оцінити, чи зможуть наявні ресурси або інфраструктура впоратися з цим виробництвом. Якщо ні, то, можливо, доведеться закупити або орендувати нові машини, прилади чи обладнання. По-друге, для експлуатації цих машин або роботи на пристроях також знадобиться більше робочої сили. Водночас не можна забувати про контроль якості. Врешті-решт, результат має бути найкращої якості. 

4. Проведення ресурсного та планування потужностей згідно з рішенням. Після того, як належний план створено, настає час його впроваджувати та виконувати. Якщо для збільшення виробництва необхідно впровадити більше пристроїв або машин, то план повинен передбачати придбання нових машин/пристроїв, їх встановлення, запуск роботи та своєчасне виконання додаткових вимог.

5. Постійно вивчайте виробничі потужності. Нарешті, якщо ви не контролюєте та не переглядаєте виробничі потужності на постійній основі, ви можете пропустити важливі фактори. Зрештою, як і в будь-якому іншому процесі, завжди є місце для вдосконалення. 

Управління потужностями vs планування потужностей

Часто існує плутанина між управління потужностями та планування потужностей. Хоча вони схожі в певних аспектах, вони також є досить різними. По-перше, управління потужностями є більш широким поняттям, тоді як планування потужностей можна назвати частиною управління потужностями. Однак кінцевою метою обох є забезпечення наявності потрібної кількості потужностей у потрібний час для задоволення попиту.

За словами Майка Вайза, автора Блог Microsoft DataDriven"Одна з головних відмінностей, яка відрізняє планування потенціалу від управління потенціалом, полягає в тому, що планування потенціалу має "викидну" якість. Це означає, що планування спроможностей - це те, що робиться заздалегідь. Це збір та оцінка потреб, а управління потенціалом - це весь життєвий цикл моніторингу, збору даних, аналізу даних, оптимізації інфраструктури та повернення до моніторингу".

Цифрові організації, які планують розробити виграшну стратегію планування та управління потенціалом, повинні думати про ці терміни як про окремі сутності. 

Підсумовуючи, управління потенціалом - це безперервний цикл, який має на меті підвищити продуктивність. Навпаки, планування потенціалу - це діяльність, яка здійснюється на початковому етапі.  

Кращі практики для покращення управління потенціалом

Перш ніж зануритися в управління потенціалом, важливо визначити його пріоритети і приділити йому всю свою увагу. Ефективне управління потенціалом включає наступні компоненти:

• Історичні дані. Згадайте попередні проблеми, які виникали в управлінні потужностями, і пошукайте будь-які схожі закономірності. Можливо, був певний місяць або сезон, коли управління потужностями було складним?

• Ресурсні фактори. Подумайте, скільки людей звільнилося з часу останнього циклу управління потенціалом, і оцініть, як це вплине на період, який буде завантажений роботою. Ви також повинні відстежувати людей, яких ви найняли ззовні на короткостроковій основі. Таким чином, ви зможете вести облік робочого часу, витрат, пов'язаних з ними, та їхньої доступності. 

• Оперативні фактори. Вивчайте та керуйте будь-якими операційними факторами, які можуть вплинути на управління робочою спроможністю. Наприклад, впровадження хмарне програмне забезпечення для контакт-центру може підвищити ефективність операцій з обслуговування клієнтів завдяки таким функціям, як автоматична маршрутизація дзвінків, аналітика в реальному часі та інтеграція з іншими каналами зв'язку.

Ось кілька найкращих практик, які допоможуть максимально ефективно управляти потенціалом

• Розподіл потужностей відповідно до бізнес-пріоритетів. Це дозволяє командам сконцентруватися на найважливішому і зосередитися на проектах з більшим потенціалом повернення інвестицій.

• Слідкуйте за реальним бізнес-попитом. Важливо знати, який попит є на команди. Від клієнтів, які купують послуги, до внутрішніх проектів, які сприяють зростанню бізнесу. Добре знання попиту гарантує, що пропозиція ресурсів залишається на належному рівні. Якщо компаніям потрібно розширити штат, щоб впоратися з додатковим навантаженням, може мати сенс звернутися до послуга віртуального асистента щоб допомогти нести цей тягар.  

• Розробляйте стратегію для різних ситуацій. Коли йдеться про роботу, завжди є багато змінних. Важливо розуміти, що це за варіанти і як вони можуть вплинути на спроможність. Це гарантує, що рішення для таких сценаріїв буде найефективнішим. Наприклад, розуміння ризиків, пов'язаних з ресурсами, і планування для ситуацій, коли ресурсів не вистачає. 

• Слідкуйте за тим, що вас відволікає. В ІТ, зокрема, відволікання є поширеним явищем. Це може відволікати ресурси, необхідні для пріоритетної роботи. Наприклад, штатний працівник напряму звертається до розробника з проханням виконати роботу з кодування, яку може виконати лише він. Такі дрібні, але важливі сценарії можуть забирати час, необхідний для того, щоб зосередитися на більш важливій роботі. 

• План на випадок відхилень. Як ми знаємо, планування потужностей здебільшого базується на оцінках та прогнозах. На жаль, прогнози не завжди точні. Саме тому планування управління потенціалом потребує періодичного коригування. З іншого боку, всередині організації також можуть відбуватися зміни. Наприклад, якщо в організації з'являється нагальні проекти потребують пріоритизації раптово, а інші проекти відходять на другий план. 

Управління потенціалом - це завжди безперервний процес. Після того, як план розроблено, доречно також регулярно його оновлювати. Дуже важливо здійснювати планування управління потенціалом на щорічній основі, щоб бути в курсі всіх важливих внутрішніх і зовнішніх факторів, які впливають на потенціал.

Ключові терміни, пов'язані з управлінням потенціалом

Управління потенціалом - це широке поняття, яке складається з різних термінів, про які ви можете знати, а можете і не знати. Ми дамо визначення компонентів, потенціалу, звіту про потенціал, інформаційної системи управління потенціалом (ІСУП), результативності, менеджерів потенціалу та плану потенціалу.

Компонент. Як зазначено в Інститут CIPS "Компонент - це фундаментальна структура певної послуги, невід'ємна частина послуги". Наприклад, база даних є "компонентом" сервера. Компоненти є важливими, тому їх потрібно купувати, створювати, підтримувати та контролювати.

Потенціал. Визначення потенціалу відповідно до Інститут CIPS полягає в тому, що вона "представляє наявні ресурси, які можуть бути використані для задоволення певного рівня попиту". Проілюструємо це на прикладі ресторану, де пропускна спроможність - це

• Кількість наявного персоналу
• Кількість доступних столів та стільців
• Час, коли працює ресторан 

План потужностей. По суті, визначення сценаріїв для очікуваних потреб. Наприклад, ресурси, необхідні в певний проміжок часу. Плани потужностей допомагають компаніям надавати належний рівень обслуговування клієнтів.  

Звіт про потужності. Документ, що містить дані, пов'язані з наданими послугами, задіяними ресурсами та загальним командна робота. Звіти про потенціал допомагають месникам приймати правильні рішення. 

Інформаційна система управління потенціалом (CMIS). Віртуальне сховище для збору та зберігання даних, пов'язаних з пропускною спроможністю.

Виступ. Управління пропускною спроможністю - це показник, який відображає, наскільки швидко система може реагувати на запити.

Виклики, з якими стикаються під час управління потенціалом 

Управління пропускною спроможністю є важливим завданням у робочому просторі. Але це нелегке завдання. Як зазначено в ФорбсНижче наведені загальні виклики, з якими стикаються в процесі управління потенціалом. Розглянемо їх детальніше.

Проблема з даними. Щодня фахівці з планування потужностей повинні обробляти величезну кількість інформації, яку необхідно додати до проектні таблиціздебільшого вручну. Для безперебійного процесу управління потужностями, дані, що додаються, мають бути точними і згадуватися в належному форматі. Наприклад, в однакових одиницях виміру. Після того, як дані додані, вони повинні містити інформацію про попит і пропозицію. Після цього вони використовують формули для отримання інформації про наявні потужності. 

Виклик складності. Виклик складності дуже схожий на виклик даних. Оскільки планування потужностей передбачає роботу менеджерів з незліченними розрахунками та складними формулами, помилки неминучі. Наприклад, додавання неточних даних до електронної таблиці. На жаль, такі випадки можуть зашкодити всьому процесу. Більше того, ситуація може погіршитися, оскільки управління потенціалом, як правило, охоплює різні рівні або шари. Досягнення всіх цих рівнів вимагає часу, ресурсів і даних. Коротше кажучи, занадто велика кількість працівників, залучених до процесу планування, збільшує ймовірність помилок. Тому, щоб уникнути цього, необхідно запровадити належні процеси. 

Проблеми комунікації:  Комунікація - наріжний камінь будь-якої успішної компанії. Відсутність комунікації або, що ще гірше, неадекватна комунікація може призвести до безлічі проблем. Щоб уникнути подібних сценаріїв, дуже важливо, щоб усі співробітники, які беруть участь у процесі управління потенціалом, регулярно обмінювалися інформацією. Чітка та прозора комунікація гарантує, що ваш процес управління спроможностями відбуватиметься безперебійно. У цьому вам допоможе інструменти бізнес-комунікації зробить процес швидшим і простішим.

Тепер, коли ми обговорили виклики, що повторюються в процесі управління потенціалом, настав час дізнатися про найбільш ефективні стратегії подолання цих проблем.

Стратегії управління потенціалом 

Менеджери по всьому світу розробили кілька стратегій управління виробничими потужностями для досягнення кращих результатів, щоб збільшити виробничі потужності бізнесу. Погляньте на ці широко використовувані стратегії управління виробничими потужностями:

1. Стратегія відставання: У цій консервативній та реактивній стратегії менеджер спочатку оцінює виробничі потужності, а потім чекає, поки не відбудеться належний і стійкий сплеск попиту. Після цього менеджер збільшує виробництво до певного рівня, достатнього для задоволення потреб ринку в цей момент. Однак ця стратегія має і свої недоліки. Бізнес може втратити шанс продати більше, якщо попит несподівано різко зросте, оскільки збільшення виробництва також потребує часу. По-друге, нестача запасів може призвести до відтоку клієнтів. Зверніть увагу, що ця стратегія використовується менеджерами, коли додаткові потужності потрібні після того, як компанія вже працює на повну потужність або навіть більше. 

2. Провідна стратегія: У той час як стратегія відставання є більш витонченою і пов'язана з меншими ризиками, стратегія випередження є майже протилежною до неї. Тобто вона є більш ризикованою та агресивною за своєю природою. У цьому випадку компанія збільшує потужності виробництва ще до того, як відбудеться сплеск попиту. Така стратегія досягається за допомогою простого припущення, що у випадку, якщо попит зросте в майбутньому, додаткового випуску продукції буде достатньо. Очевидно, що це не є життєздатною стратегією для малого бізнесу. Крім того, у такого підходу є кілька мінусів: збільшення витрат на зберігання запасів та їх нераціональне використання.

3. Динамічна стратегія: Динамічна стратегія ґрунтується на прогнозах і в основному орієнтується на поточні ринкові тенденції або покладається на них. Тут менеджер бере дані про продажі та поточні тенденції і аналізує їх разом, щоб внести корективи у виробництво. Динамічна стратегія є, мабуть, найбезпечнішою з усіх стратегій, оскільки менеджери використовують дані з достатньою точністю, що допомагає їм у визначенні цільових показників виробничих потужностей. Крім того, вона зменшує ризик дефіциту або втрати запасів.

4. Стратегія поєдинку: Стратегія відповідності - це суміш стратегій випередження та відставання. Тут компанія збільшує свої потужності після вивчення поточних потреб ринку. Однак ці збільшення невеликі. Як тільки стає очевидним, що попит зростатиме, компанія різко збільшує обсяги виробництва. Однак приріст знову ж таки не є величезним, він все ще невеликий. Отже, коли попит зростає, компанія може працювати над розширенням продажів. 

Приклади управління потенціалом

Управління потужностями використовується компаніями, що займаються розробкою програмного забезпечення, фінансовими операціями, креативними агентствами та продуктовими командами. Ми розглянемо це на прикладі виробника телевізорів. Для виробника телевізорів є дві речі:

• Їм необхідно забезпечити можливість задовольняти попит споживачів протягом усього року за допомогою наявних ресурсів. 
• Нещодавно компанія спрогнозувала, що попит на телевізори може різко зрости, оскільки через 8 місяців розпочнеться чемпіонат світу з футболу. Крім того, вони також зрозуміли, що найбільшим попитом користуватимуться телевізори з високою роздільною здатністю.

Оскільки попит буде різко зростати, менеджери компанії повинні розуміти приблизну кількість телевізорів, яку потрібно продати, щоб задовольнити зростаючий попит. Отже, наступним кроком автоматично стає аналіз того, чи наявні на даний момент виробничі потужності є достатніми для задоволення додаткового попиту. Такий аналіз може показати, що для задоволення зростаючого попиту знадобиться більше ресурсів і робочої сили, але це також прогнозується що попит може зменшитися, як тільки чемпіонат світу закінчиться. Отже, тут компанія може захотіти взяти машини в оренду] або працювати з іншими підрядниками на цей період, замість того, щоб купувати нові машини або наймати нових людей. 

Як тільки буде укладено договір оренди та знайдено робочу силу, можна буде розпочати виробництво. Однак компанія має розпочати його щонайменше за 2-3 місяці до початку Чемпіонату світу з футболу. Це дасть змогу гарантувати, що телевізори потраплять до каналів роздрібної торгівлі і будуть доступні саме тоді, коли на них буде підвищений попит. 

Ще кілька прикладів,

• Креативна агенція може створювати 700 дизайнів на тиждень.
• Пекарня може випікати 80 пирогів на день
• Лінія автомобільної компанії може збирати 200 автомобілів на місяць.