Що, якщо я скажу вам, що ваша компанія, можливо, даремно витратила до 37% на програмне забезпечення, а ви цього навіть не помітили?
Це не обов'язково має бути саме таку суму грошейале ви, ймовірно, витрачаєте щонайменше кілька доларів на непотрібне вам програмне забезпечення.
Якщо ви керівник проекту, генеральний директор або ІТ-директор, відповідальний за забезпечення компанії інструментами, ви, можливо, зробили свій внесок у цю проблему.
Лише на ринку CRM програмне забезпечення, яке нікому у вашій організації не потрібне, коштує 1 трлн. 4 трлн. 18 млрд. доларів.
Чому?
Проблема полягає в тому, що лише 40% організацій, які впроваджують CRM-інструменти, "досягають повномасштабного прийняття кінцевими користувачами", за даними CSO Insights.
CRM, управління соціальними мережами, інструменти аналітики, програмне забезпечення для планування проектів, інструменти управління ресурсамитощо. Ми всі користуємося деякими з них.
І, швидше за все, у кожного з нас є принаймні один інструмент, за який ми платимо, але не використовуємо.
Настав час щось з цим робити, чи не так?
Застаріле програмне забезпечення - це програмне забезпечення, яке було придбане, але ніколи не використовувалося.
Сьогодні, у світі зростаючого ринку SaaS інструментів, це також може бути той, на який ми підписалися, а потім просто забули про нього.
Інша річ, яку варто пам'ятати, це те, що застарілість не вказує на те, що з самим програмним забезпеченням щось не так. Насправді, будь-яке програмне забезпечення може стати шелфворком.
Зрештою, ви не просто так купили ліцензію або підписалися на платний план. Ви б не стали цього робити, якби вона була поганою або не підходила вашій компанії.
Ми вже з'ясували, що проблема не завжди полягає в поганій якості програмного забезпечення, а в тому, що користувач сам винен.
Однією з причин, чому програмне забезпечення може стати частиною вашого стеку, є купівля більшої кількості ліцензій, які дійсно потрібні компанії. Особливо, коли на них діє знижка.
Хороший приклад тут дає Techopedia:
Припустимо, що ліцензія на програмне забезпечення коштує $100 за кожну. Купівля 50 таких ліцензій обійдеться компанії в $5000. Тепер уявімо собі знижку на це саме програмне забезпечення, яка становить $45 за ліцензію, але вам потрібно купити 100 таких ліцензій. Це дасть $4500, яку ви заплатите, тому що це все ще дешевше, ніж раніше.
У цьому прикладі додаткові 50 ліцензій перетворюються на полицю.
Інша причина - купівля ліцензій "про всяк випадок", для майбутніх працівників. У цьому випадку ви можете використовувати їх з часом, але загалом вони стають ще одним невикористаним або недовикористаним ресурсом компанії.
Третій варіант стосується SaaS-інструментів, і про нього просто забувають їх. Як керівник проекту або генеральний директор, ви, напевно, знаєте, що щомісяця платите за певні інструменти. Але чи знаєте ви точно, чи дійсно вони використовуються?
Передплата може становити $10 або $60 на місяць. Це трапляється як з найдешевшими SaaS-інструментами, так і з більш дорогими.
Справа в тому, що брак комунікації в компанії, а також не відстежування актуальних розподіл ресурсів та утилізації, може призвести до грошових втрат.
Питання в тому:
Як вибрати правильне програмне забезпечення та залучити співробітників до його використання?
Як бачите, проблему можна звести до двох основних викликів:
Почнемо з вибору правильного програмного забезпечення.
Шукаючи програмне забезпечення для своєї компанії, ви можете зіткнутися з безліччю можливостей. Розпитавши друзів і колег, ви отримаєте багато варіантів, але зазвичай вони рекомендуватимуть різні інструменти.
Як вирішити, який з них є найкращий? І що це означає?
Аманда Москович рекомендує такі 10 кроків до вибору найкращого програмного забезпечення для вашої компанії, але давайте зосередимося на перших трьох з її списку:
Як казав Московіц, додатки - це лише інструменти для досягнення цілей вашої компанії. Тож спершу найкраще встановити самі цілі: як короткострокові, так і довгострокові. А потім знайти інструмент, який допоможе їх досягти.
Не існує "одного програмного забезпечення, яке підходить для всіх". Натомість зосередьтеся на своїх потребах: вам потрібно відстежувати хід проекту, контролювати час співробітників, планувати ресурси, керувати клієнтами за допомогою CRM, аналізувати свою присутність у соціальних мережах?
З'ясуйте, що вам потрібно зробити за допомогою інструменту, а потім знайдіть конкретний інструмент для цієї роботи.
Тепер, коли ви знаєте, які ваші бізнес-цілі і чого саме вам потрібно досягти за допомогою інструменту, давайте знайдемо найкращий інструмент для вашої компанії.
Патриція Марковська, менеджер з маркетингових операцій, поділилася своїми думками про цей процес у своїй статті "Marketing Ops: мистецтво управління хаосом". З її досвіду, пошук ідеального інструменту - це скоріше ітерації в розробці процесу.
Ключ до пошуку найкращого програмного забезпечення для вашої компанії - тестування різних варіантів. Підпишіться на пробні версії, щоб спробувати їх безкоштовно. Потім порівняйте результати і виберіть ту, яка вам найбільше підходить.
Якщо ви шукаєте програмне забезпечення для своєї команди, включаючи теперішніх і майбутніх співробітників, можливо, ви захочете інвестувати в програму з динамічним тарифним планом.
Особливо часто це трапляється з SaaS інструменти. Вони часто дозволяють обирати між планами, які залежать від того, скільки людей має користуватися інструментом.
Тарифний план Buffer є чудовим прикладом цього.
Іншим рішенням є гнучке ціноутворення, яке дозволяє ввести точну кількість людей, яким буде надано доступ до програмного забезпечення, а потім розрахувати оплату, виходячи з цього.
Teamdeck, інструмент планування ресурсів та відстеження часу, працює в цій моделі ціноутворення.
Перш ніж підписатися на платний план або придбати ліцензії, ви також можете відповісти на ці два питання:
Інструмент повинен відображати рівень зрілості вашої компанії і бути здатним розвиватися разом з вами.
Програмне забезпечення, яке ви обираєте, має бути зручним у використанні для всіх користувачів, інакше від нього швидко відмовляться.
Якщо відповідь "так" на обидва питання, зараз саме час познайомити вашу команду з інструментом.
Для більше порад та контрольних списків про управління ресурсами та їх вибір
правильні інструменти для вашої компанії, завантажити нашу безкоштовну електронну книгу на кращі практики управління ресурсами.
Зараз саме час познайомити решту вашої команди з програмним забезпеченням, яке ви обрали.
Що таке впровадження програмного забезпечення? Брендон Брюс добре визначив його у своїй книзі "Проблема полиць" (The Shelfware Problem):
"Впровадження - це послідовне, ефективне використання певної технології або програмної платформи, яка сприяє досягненню бізнес-цілей у вимірюваний спосіб".
Проблема полягає в тому, що в реальному світі ви не можете просто сказати своїй команді використовувати програмне забезпечення, яке ви обрали.
Вам потрібно не поспішати залучати своїх співробітників до роботи. Як сказала Аманда Москович:
"Не просто знайдіть новий додаток: переконайтеся, що ним користуються всі члени вашої команди".
Якщо це здається вам очевидним, пам'ятайте, що "приблизно 50% ліцензій CRM не чіпають", як каже Брендон Брюс.
Лише 1 з 5 людей (18%) має корисний метод управління часом. Стратегії тайм-менеджменту та інструменти управління часом у проєктах допомагають впоратися з поставленими завданнями у відведений для цього час. Працюючи менеджером проекту,...
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...