Що ви отримаєте завдяки цій статті:
Вплив програмного забезпечення для управління ресурсами на завершення проекту вчасно.
Як розпочати проект, щоб менше втрачати.
Початок проекту - це момент, коли ви робите припущення і приймаєте рішення, які в кінцевому підсумку можуть створити або зруйнувати його.
На цьому етапі вам потрібно підготуватися, зібрати якомога більше інформації за допомогою системи документообігу, оцінити обсяг роботи та продумано розподілити ресурси. А іноді може бути чудовою ідеєю скористатися персональним програмним забезпеченням для управління проектами.
З іншого боку, це також час для вас, щоб почати задавати тон всьому проекту і створити ефективну та позитивну культуру для вашої команди.
Як зробити так, щоб стартова зустріч проекту пройшла на правильному рівні?
У Teamdeck, яка створила програмне забезпечення для управління ресурсами, ми прагнемо допомогти колегам-проєктним менеджерам краще оцінювати, планувати, реалізовувати та контролювати проєкти. Саме тому ми створили безкоштовну електронну книгу про найкращі практики управління ресурсами.
Ця стаття є уривком з нашої електронної книги, в якій ми обговорюємо найважливіші наступні кроки, необхідні для забезпечення успіху вашого проекту. Структурований порядок денний стартової зустрічі проекту є життєво важливим для того, щоб зустріч була впорядкованою та ефективною, активно залучала команду та зацікавлені сторони, а також вносила корективи для гнучких стартів проектів.
Розуміння проекту: Перший крок до успіху
Повне розуміння проекту означає, що ви знаєте очікування зацікавлених сторін щодо кінцевого продукту та обсягу роботи вашої команди. Критерії успіху повинні бути чітко визначені. Деякі потенційні та вимірювані критерії: виконання вчасно, дотримання початкового бюджету та досягнення цільових показників продажів. Ці критерії не лише задають чіткий напрямок, але й слугують орієнтирами для оцінки прогресу та успіху проекту.
Детальна інформація про проект, як-от цілі та завдання, терміни, бюджет та результати проекту, вже мала б бути включена до проектного брифу. Уважно прочитайте його і підсумуйте, яку інформацію ви змогли отримати з нього, а якої не вистачає. Важливо переконатися, що проектний бриф є вичерпним і охоплює всі найважливіші аспекти проекту. Добре складений бриф проекту закладає основу для ефективного планування та виконання проекту.
Якщо щось незрозуміло, не чекайте, поки клієнт зателефонує вам. Важливо зібрати якомога більше інформації про проект ще до того, як ви почнете планувати роботу. Такий проактивний підхід допомагає виявити потенційні проблеми на ранніх стадіях і дозволяє вчасно їх вирішити, таким чином запобігаючи будь-яким непорозумінням або затримкам на більш пізніх стадіях проекту.
Коли ви відчуєте, що у вас достатньо деталей, запросіть клієнта на стартову зустріч проекту. Ви можете зробити це особисто, через Skype або навіть організувати більш професійну телефонну конференцію. Суть полягає в тому, що в кімнаті для переговорів ви можете обговорити обсяг проекту, очікування клієнта, що ви можете зробити і як. Ця зустріч задає тон проекту і гарантує, що всі учасники перебувають на одній сторінці щодо цілей і результатів проекту.
Визначення ролей та обов'язків: Хто що робить у команді проекту?
Коли ви повністю зрозуміли загальні цілі проекту, настав час визначити, хто вам знадобиться для їх досягнення, і хто за що відповідає. Чітке визначення ролей та обов'язків членів проектної команди допомагає уникнути плутанини та забезпечує підзвітність. Кожен член команди повинен знати, чого від нього очікують і як його робота сприяє досягненню загальних цілей проекту.
Це означає, що вам потрібно визначити ролі в проекті - кого саме вам потрібно залучити? Або: які ролі, без яких проект не може бути завершений? Це передбачає визначення ключових навичок і знань, необхідних для проекту, і співвіднесення їх з членами вашої команди. Також дуже важливо врахувати доступність і завантаженість вашої команди, щоб переконатися, що вони зможуть присвятити проекту необхідний час і зусилля.
Залежно від проекту та вимог клієнта, вам можуть знадобитися фронтенд- та/або бекенд-розробники, графічні дизайнери, моушн-дизайнери, фахівці з маркетингу та копірайтери. Кожна роль має бути чітко визначена, з конкретними завданнями та обов'язками, покладеними на кожного члена команди. Це допомагає гарантувати, що всі аспекти проекту будуть охоплені і ніщо не залишиться поза увагою.
Коли ви точно знаєте, кого потрібно залучити до проекту, знайдіть найкращих працівників для цієї роботи. Ви можете зробити це, оцінивши їхні навички - для цього використовуйте матрицю навичок. Матриця навичок - це проста таблиця, яка включає навички працівників і допомагає оцінити їх, щоб зрозуміти, чи зможуть вони впоратися із завданням. Цей інструмент є безцінним у визначенні потрібних людей для потрібних завдань, таким чином гарантуючи, що ваша проектна команда добре підготовлена для вирішення проблем проекту.
Після того, як ви визначили ролі та людей, які можуть їх виконувати, перевірте доступність ваших співробітників і призначте їх на наступний проект тут. Це передбачає складання розкладу та планування ресурсів, щоб переконатися, що члени вашої команди не перевантажені і можуть працювати з максимальною віддачею. Ефективне управління ресурсами - це ключ до того, щоб ваш проект не відставав від графіка і був завершений вчасно і в рамках бюджету.
Корисна порада: Якщо ви не використовуєте матрицю навичок, ви можете скласти список працівників з описом їхніх навичок та досвіду. Це допоможе уникнути недовикористання та перенавантаження працівників, оскільки видимість наявних ресурсів може забезпечити кращий розподіл робочої сили.
Створення комплексного плану проекту: Уникнення підводних каменів
Є всі підстави вважати, що етап планування може зробити ваш проект успішним або провальним. Неточні оцінки, неправильні особисті рішення та ігнорування потенційних ризиків - ось що часто призводить до затримок і змін у бюджеті. Ефективне планування передбачає не лише окреслення завдань і заходів, необхідних для завершення проекту, але й передбачення потенційних викликів і розробку стратегій для їх пом'якшення. Плануючи зовнішній проект, дуже важливо задати тон і бачення, встановити спільні цілі, завдання і терміни, а також підготувати проектну команду до офіційної стартової зустрічі з клієнтом.
За даними 2016 року лише 49% проектів було завершено вчасно. Крім того, 53% проектів не виходять за рамки бюджету. - PMI. Ця статистика підкреслює важливість ефективного проектного планування та управління ресурсами для забезпечення успіху проекту.
Управління проектними ресурсами є одним з ключових компонентів ефективного планування та етапу ініціації проекту. Ви вже визначили ролі, необхідні для успіху проекту, і потрібних людей, які можуть впоратися з поставленими завданнями. Тепер настав час ефективно розподілити ресурси і забезпечити їх оптимальне використання протягом усього проекту.
Для кращого управління співробітниками та проектами, оцінка того, як довго вам знадобляться певні люди, залучені до якої з наступних функцій, допоможе розпочати проект. Актуальний календар ресурсів є дуже важливим і значно полегшить вашу роботу. Цей календар повинен включати не тільки доступність членів вашої команди, але й будь-які інші зобов'язання, які вони можуть мати, наприклад, інші проекти або особистий вихідний.
Знаючи, хто і як довго буде потрібен у вашому проекті, створіть календар проекту. Він має включати такі речі, як наявність ресурсів, інші проекти, в яких вони можуть брати участь, або зобов'язання, які вони можуть мати, їхні вихідні та національні свята. Працюючи з віддаленими членами команди, враховуйте часові пояси. Такий рівень детального планування допомагає забезпечити реалістичність і досяжність термінів вашого проекту.
Таким чином ви уникнете надмірного бронювання або недовикористання працівників і з самого початку налаштуєте правильний потік проекту. Teamdeck - це інструмент для управління ресурсами та відстеження часу, з функціями системи обліку робочого часу співробітників та управління відпустками, який ви можете використовувати для розподілу та моніторингу співробітників і ресурсів. Ці інструменти забезпечують видимість доступності та використання ресурсів у реальному часі, що допомагає приймати обґрунтовані рішення та вносити необхідні корективи.
Оцінка ресурсів і завдань: Як зробити це правильно
Щоб створити ретельний план дій за проектом, вам потрібно оцінити час, необхідний вашим співробітникам для виконання робіт. Оцінки можуть бути складними, оскільки, якщо вони зроблені неправильно, вони можуть принести більше шкоди, ніж користі для вашого проекту. Точна оцінка вимагає глибокого розуміння поставлених завдань, необхідних навичок і можливостей вашої команди. Сюди входять конкретні міркування щодо оцінки ресурсів і завдань для внутрішніх проектів, таких як підготовка команди проекту до офіційної стартової зустрічі та організація внутрішньої стартової зустрічі проекту.
У своїй статті "Чому ми оцінюємо?" Джон Катлер підкреслив важливість контексту при оцінці. Оцінки повинні базуватися на історичних даних і конкретному контексті поточного проекту. Це допомагає забезпечити реалістичність і досяжність оцінок.
З іншого боку, оцінювати завдання в годинах для багатьох дорівнює гаданням на чайному листі. Тому, з нашого власного досвіду, безпечніше вимірювати користувацькі історії в сторіпойнтах. Сторіпоінт - це одиниця виміру, яка дозволяє оцінити розмір різних користувацьких історій. Вони є відносними, тобто історія в 4 бали вдвічі більша за історію в 2 бали. Цей метод відносної оцінки допомагає забезпечити узгодженість і порівнянність оцінок для різних завдань.
Після того, як ви визначили бали історії (шкала може бути від 1 до 10), вам потрібно узгодити їх зі швидкістю команди. Якщо команда змогла впоратися з 14 пунктами історій у попередній ітерації, то, швидше за все, вона впорається з таким же обсягом роботи і цього разу. Це допомагає ставити реалістичні та досяжні цілі для проекту.
Коли у вас є оцінки сюжетних точок для всіх бажаних елементів вашого проекту, ви можете розділити це число на швидкість роботи команди і визначити кількість ітерацій, необхідних для завершення проекту. Це допомагає переконатися, що графік проекту є реалістичним і досяжним.
Розподіляючи час на управління конкретними людьми, враховуйте їхній ресурсний потенціал, як з точки зору обсягу роботи, який вони можуть виконати, виходячи з їхнього досвіду, так і з точки зору "робочих годин" протягом дня. Це допомагає гарантувати, що члени вашої команди не перевантажені і можуть працювати з максимальною віддачею.
Переконайтеся, що ви розумієте різницю між ідеальним часом і часом, що минув. Перший - це час, фактично витрачений на виконання завдання, тоді як другий включає очікування, перешкоди, перемикання контексту та підготовку. Ця різниця має вирішальне значення для того, щоб ваші оцінки були реалістичними і враховували різні фактори, які можуть вплинути на фактичний час, необхідний для виконання завдання.
Зверніть увагу, що коли ви запитуєте розробників, скільки часу займе виконання певного завдання, вони нададуть вам оцінку в "ідеальному часі", тобто в період безперервної роботи. Це допомагає встановити реалістичні очікування і переконатися, що терміни виконання проекту є досяжними.
Виконання плану проекту: Перетворення планів на дії
На етапі виконання план втілюється в життя. На цьому етапі керівник проекту координує людей і ресурси, а також інтегрує та виконує заходи проекту відповідно до плану управління проектом. Під час виконання дуже важливо стежити за прогресом проекту, щоб переконатися, що він рухається в правильному напрямку. Регулярні наради щодо стану справ можуть бути дуже корисними. На таких зустрічах слід обговорювати, що вже зроблено, що триває і що ще потрібно зробити.
Комунікація є ключовою на цьому етапі. Використовуйте програмне забезпечення для управління проектами, щоб тримати всіх в курсі подій і відстежувати прогрес проекту. Такі інструменти, як Teamdeck, можуть допомогти у плануванні, управлінні завданнями та відстеженні часу. Ці інструменти забезпечують видимість прогресу проекту в реальному часі і допомагають виявити будь-які проблеми на ранніх стадіях, що дозволяє вчасно їх вирішити.
Моніторинг та контроль: Утримання проєкту на правильному шляху
Процеси моніторингу та контролю необхідні для того, щоб відстежувати, аналізувати та регулювати хід і результати проекту, а також виявляти будь-які сфери, де потрібні зміни в плані. Ця фаза забезпечує досягнення цілей проекту шляхом вимірювання та моніторингу виконання проекту.
Деякі з інструментів і методів, які ви можете використовувати на цьому етапі, включають аналіз ефективності, управління заробленою вартістю та програмне забезпечення для управління проектами. Регулярне звітування та оглядові сесії допомагають тримати проект на правильному шляху. Ці зустрічі дають можливість проаналізувати хід виконання проекту, виявити будь-які проблеми та внести необхідні корективи, щоб проект не відставав від графіка.
Закриття проекту: Забезпечення плавного завершення
Закриття проекту передбачає завершення всіх видів діяльності в усіх групах процесу управління проектом, щоб формально завершити проект або його фазу. Сюди входить отримання схвалення клієнта, передача проектної документації, вивільнення проектних ресурсів і проведення післяпроектного аналізу.
Післяпроектний аналіз допомагає зрозуміти, що пройшло добре, а що можна покращити в майбутніх проектах. Це важливий крок для постійного вдосконалення управління проектами. Інформація, отримана з цих оглядів, може бути безцінною для покращення процесів управління проектами та забезпечення успіху майбутніх проектів.
Висновок: Успіх проекту залежить від розуміння
Початок створення нового проекту не обов'язково має бути таким стресовим і лякаючим, як дехто вважає. Якщо ви з самого початку налагодили правильний процес і дотримувалися його крок за кроком, ваша перша робоча зустріч може бути не тільки легшою, але й уникнути деяких типових помилок.
Підсумовуючи все, про що ми говорили в цій статті, переконайтеся, що ви виконуєте ці прості кроки в електронній пошті:
Зрозумійте, про що йдеться.
Поговоріть зі своїм клієнтом, перш ніж планувати щось, призначте початкову зустріч.
Розуміння ролей у проекті.
Знайдіть найкращих працівників для цієї роботи та перевірте їхню доступність.
Встановити план проекту.
Оцініть ресурси та завдання.
Таким чином ви переконаєтеся, що знаєте все про вимоги проекту, наявність власних ресурсів, визначите очікування і терміни до початку проекту.
Все ще не знаєте, як розпочати проект?
Дозвольте вашій команді працювати з максимальною віддачею за допомогою ефективного програмного забезпечення для планування ресурсів
Отримайте 30-денну безкоштовну пробну версію
