Розподіл ресурсів допомагає вам вибрати найкращі з наявних активів для кількох проектів і керувати ними протягом роботи, щоб уникнути недостатнього або надмірного використання ваших співробітників. На жаль, не всі менеджери проектів використовують його на свою користь.
Що ви отримаєте завдяки цій статті:
Лише 26% компаній завжди використовують управління ресурсами для оцінки та розподілу ресурсів, а 36% з них роблять це часто, згідно з опитуванням PMI ("Пульс Професії"). У той же час, менше 60% проектів вкладаються в початковий бюджет і лише 50% з них завершуються вчасно, йдеться в тому ж дослідженні.
Багато керівників проектів, які хочуть пояснити, що таке управління проектами, використовують визначення Інституту управління проектами (Project Management Institute, PMI). Згідно з останнім, управління проектами - це використання всього, що потрібно для того, щоб зробити щось корисне для людей - як кажуть, "доставити цінність людям".
Точніше кажучи, APM вважає, що управління проектами - це використання певних компетенцій, здібностей, талантів, досвіду, інструментів, машин, приладів, програмного забезпечення, методів, технік і процесів для "надання цінності людям".
Фраза "цінність для людей" спонукає нас припустити, що результатом управління проектами може бути що завгодно. Будинок, додаток, парк, або навіть деякі соціальні рухи, включаючи хрестовий похід, LGPT або релігію. Будь-що, що є корисним для певної кількості людей.
Вищезазначені зауваження є причиною, чому ми - люди, вбудовані в бізнес, - використовуємо визначення, запропоноване Асоціацією управління проектами (APM). Запропоноване розуміння управління проектами містить критерії, які допомагають відокремити просто управління від управління проектами. Давайте подивимось:
Управління проектами - це застосування процесів, методів, навичок, знань і досвіду для досягнення конкретних цілей проекту відповідно до критеріїв прийняття проекту в рамках узгоджених параметрів. Управління проектами має кінцеві результати, які обмежені певними часовими рамками та бюджетом.
Коли ми порівнюємо визначення APM та PMI, то бачимо певну схожість. Обидва поняття стосуються управління процесами та використання знань, досвіду, методів і т.д. для досягнення поставлених цілей. Але лише остання характеристика проектного менеджменту є, так би мовити, діловою.
Час, бюджет і "критерії прийняття проекту" - це аспекти, скажімо так, реального управління проектами (і, звичайно, управління ресурсами або процеси розподілу ресурсів). Все, що ми знаємо, це те, що у світі бізнес-відносин будь-який проект має свою мету. І будь-який проект має бути виконаний у визначений час, в рамках визначеного бюджету, і має бути схвалений керівником - чи то клієнтом, чи то директором вашої компанії.
І в цьому полягає головна відмінність між менеджментом та управлінням проектами. Просто менеджмент - це безперервний, постійний процес. Управління проектами має кінцевий результат, який забезпечується в межах певного часового проміжку та бюджету.
Ця відмінність має наслідком те, що управління проектами - це не просто процес, а структурований процес. Він називається життєвим циклом управління проектами і зазвичай складається з 5 фаз.
Так само, як і компанія Ganntic - наш конкурент на ринку систем розподілу ресурсів - розподіл ресурсів і планування ресурсів (альтернативний термін для управління ресурсами) - це аспекти процесу життєвого циклу управління проектами. Вони відповідають за планування, організацію ресурсів (працівників) та вимірювання їхньої продуктивності (так, це 4-та фаза процесу управління проектом, про яку йшлося вище).
Тепер ми знаємо, де знайти управління ресурсами в контексті життєвого циклу управління проектами. Настав час розібратися в управлінні ресурсами. Чому? Тому що розподіл ресурсів є частиною управління ресурсами, а управління ресурсами - як ви вже знаєте - є частиною процесів управління проектами.
Завдяки Зведенню знань АПМ ми знаємо, що ресурси розуміються дуже широко. Гроші, інструменти, техніка, технології і - найважливіше - люди та їхні навички. Ресурси - це все, що потрібно для завершення завдання або проекту.
Тож який зв'язок між розподілом ресурсів та управлінням ресурсами (плануванням ресурсів)? Давайте подивимось на визначення, яке дає APM. Для них управління ресурсами - це
(...) отримання, розподіл та управління ресурсами (...), необхідними для проекту. Управління ресурсами гарантує, що внутрішні та зовнішні ресурси використовуються ефективно, вчасно та в рамках бюджету.
Як бачимо, ідентично до визначення управління проектами, час і бюджет є тими аспектами, які є критично важливими в цьому процесі. Не варто також виключати і "критерії прийнятності".
Тим не менш, управління ресурсами розуміється як процес планування, відбору, планування та розподілу ресурсів для того, щоб відповідати критеріям прийнятності та завершити проект.
В управлінні ресурсами та розподілі ресурсів як елементі йдеться про визначення наявних і достатніх ресурсів та їхнє поєднання з відповідними завданнями в потрібний час. А функція менеджера ресурсів або проекту полягає у визначенні працівників з відповідними навичками та досвідом (так званих ресурсів) для виконання роботи (це частина планування), а також у вирішенні, коли конкретні ресурси будуть потрібні (через розподіл ресурсів або планування ресурсів).
Ця стаття може наштовхнути менш досвідчених читачів на думку, що це не повинно бути складно зробити. Отже, наприкінці цього розділу ми скористаємося річним звітом компанії Wellington.
Перш ніж ми поговоримо про значення розподілу ресурсів в управлінні проектами, давайте почнемо з розуміння одного з найважливіших термінів у цій статті - ресурсів. Завдяки цьому вступному абзацу ви зможете краще відчути відмінності між деякими визначеннями розподілу ресурсів, згаданими в абзаці нижче.
Як ви розумієте, ресурси можуть бути абсолютно різними - від матеріальних до нематеріальних. І в контексті розподілу ресурсів немає різниці, але розуміння того, що означає "ресурс", залежить від галузі, в якій він використовується.
У цьому розділі ви побачите багато брендів, у тому числі наших бізнес-конкурентів. Ми порівнюємо кілька визначень і значень, представлених словником Brittanica Dictionary, а також нашими відомими конкурентами - Wrike, Resource Guru або компанією TeamGantt. Значення від більш загальних до більш точних і пов'язаних з діяльністю з управління проектами.
Кембриджський словник повідомляє, що розподіл ресурсів - це
процес розподілу грошей, навичок тощо між підрозділами організації.
Більш суворе визначення в іншому дуже впізнаваному словнику Brittanica Dictionary, що вказує на економічне підґрунтя нашого терміну. Розподіл ресурсів розуміється як:
розподіл виробничих активів між різними видами використання. (Словник Brittanica)
Але - як частина, скажімо, індустрії управління проектами - ми зосередимося на сенсі, пов'язаному з цією галуззю. Отже, Float - наш конкурент і відомий постачальник програмного забезпечення для розподілу ресурсів в управлінні проектами - в одній зі своїх статей у блозі повідомляє, що rРозподіл ресурсів - це процес призначення та управління ресурсами, які допомагають команді виконувати завдання, проекти та досягати стратегічних цілей.
Але якщо продовжити читання і бути більш точним, то Float підкреслює два аспекти розподілу ресурсів. Перший - це відповідність. Розподіл означає співставлення компетенцій та досвіду працівників або членів команди з відповідними проектами чи завданнями. І (релевантна) відповідність є одним з двох ключових елементів розуміння розподілу ресурсів.
А по-друге, переконайтеся, що кожен член команди і кожен співробітник, який бере участь у проекті, здатний виконати будь-яке завдання і будь-яку задачу, що стоїть на черзі.
З точки зору Савіома, ще одне програмне забезпечення, яке покликане допомогти менеджерам проектів у процесах управління ресурсами:
Розподіл ресурсів, також відомий як планування ресурсів, розпізнає і призначає ресурси на певний період для різних видів діяльності.
Ці види діяльності - як ми читали в інших місцях - можуть бути пов'язані з проектом, а можуть і не бути. Адміністрування, підтримка, експлуатація тощо. Тут Савіом звертає увагу на визнання як перший важливий елемент процесу розподілу ресурсів. Другий - як і багато інших - призначення. Третій елемент - "конкретний період".
На сайті projectmanager.com нам повідомили, що термін "розподіл ресурсів" означає те саме, що й "управління ресурсами" та "планування ресурсів" (детальніше про це в наступному параграфі). І насправді, з їхньої точки зору, розподіл ресурсів - це просто планування ресурсів, яке враховує наявні ресурси, необхідні для виконання завдання або проекту з очікуваними результатами.
Завершуючи цей розділ, скажемо просто:
Розподіл ресурсів означає розподіл ресурсів (переважно людей, їхніх навичок, включаючи їхню доступність, поточну або попередню продуктивність і навички управління часом) між різними завданнями в проекті, щоб досягти встановлених дедлайнів у найбільш ефективний і економічний спосіб.
Розподіл ресурсів де-факто передбачає наявність ресурсів, поточні та очікувані навички (участь у процесах, які забезпечать використання наявних ресурсів, самостійно або у співпраці з HR чи зовнішньою компанією), досвід (як керівників проектів, так і працівників), оцінки, залежності, пріоритети та запити на зміни, які з'являються протягом усього шляху розробки продукту або управління проектом.
Звідси можна сказати, що останнє значення означає, що розподіл ресурсів є результатом багатьох рішень, які стоять за ним. Останньому рішенню про вибір потрібних ресурсів передують мікро-рішення, які впливають на роботу команди і визначають успіх проекту.
Ця частина могла б бути також частиною вище, але через її важливість ми вирішили поговорити про цю тему в окремому абзаці. Чому?
Трактування "розподілу ресурсів" як синоніма "планування ресурсів" (тобто Saviom) і навіть "управління ресурсами" (тобто Project Manager) не є чимось новим. Але в середовищі проектних менеджерів та представників університетів немає згоди щодо ототожнення одного терміну з іншим або третім. Для деяких з них розподіл ресурсів є процесом управління ресурсами.
У Вікіпедії ми побачили інформацію, яка не зовсім близька до пропозицій PMI:
В управлінні проектами розподіл ресурсів або управління ресурсами - це планування робіт і ресурсів, необхідних для цих робіт, з урахуванням як наявності ресурсів, так і часу проекту.
З точки зору Інституту управління проектами, це не зовсім так. Кілька аспектів, представлених у наведеному вище визначенні, відповідають дійсності: наявність ресурсів та час проекту. Але як щодо бюджету? Здебільшого бюджет визначає час, коли щось може бути зроблено. Тому що, якщо у вас є бюджет, ви можете вирішувати питання доступності ресурсів - людей, які беруть участь у проекті, і будь-яких інших ресурсів (інструментів, обладнання тощо).
Розподіл ресурсів також враховує наявність, потужність та використання ресурсів у фірмі, але його не слід плутати з плануванням ресурсів.
З точки зору visual-planning.com:
Планування ресурсів - це набір дій і методологія, що використовується організаціями для ефективного розподілу ресурсів, які вони мають, між робочими місцями, завданнями або проектами, які їм необхідно завершити, а також визначення дат початку і завершення кожного завдання або проекту на основі доступності ресурсів.
Float пропонує планування ресурсів це процес, який використовується командами для організації та структурування своїх співробітників таким чином, щоб завдання, які вони повинні виконати, були заплановані на основі доступності та можливостей.
Але Гуру ресурсів підкреслює роль розпізнавання або визначення точного підморгування, коли слід призначити ресурси. Вони розуміють планування ресурсів як процес точного визначення того, які саме ресурси потрібні а потім планування, коли вони потрібні. З цієї точки зору, правильно розподілені ресурси є результатом дуже хорошого визначення працівників з відповідними навичками (або просто відповідними навичками серед наявних працівників), які гарантують, що проект буде виконаний відповідно до очікуваних вимог. Звичайно, це передбачає, що проект або менеджер ресурсів які можуть ідеально або принаймні дуже добре оцінити потенціал співробітників та їхню корисну роль у конкретному проекті.
Тим не менш, маючи на увазі вищезазначені міркування та міркування про розподіл ресурсів в управлінні проектами, важко встояти перед відчуттям, що розуміння ролі розподілу ресурсів багато разів з'являлося як частина управління ресурсами проекту або навіть процес планування ресурсів. Але використання як синонімів також є правомірним.
Управління ресурсами пов'язане з низкою проблем, про які потрібно знати, щоб правильно розподіляти ресурси та керувати ними впродовж проекту.
1. Зміни клієнта
Як менеджер проекту, ви вже могли відчути, як зміни в обсязі, термінах або бюджеті можуть вплинути на виконання проекту. З розподілом ресурсів відбувається те ж саме - наявність актуального календаря ресурсів допоможе вам плавно скоригувати ресурси, як тільки з'являться зміни.
2. Доступність ресурсів
Початок нового проектуВ ідеалі, ви можете використовувати будь-які ресурси, які є у вашій компанії. Але що, якщо ваша агенція ведення декількох проектів і вам доводиться домовлятися про ті ж ресурси з іншими менеджерами? Або що робити, якщо член команди перебуває на лікарняному? Доступність змінюється, і ви повинні постійно її відстежувати, щоб виявити загрози для виконання вашого проекту.
3. Залежності проекту
Розподіляючи ресурси, ви повинні враховувати проектні залежності, які є формою взаємозв'язку між завданнями або діями в проекті. Наприклад, в ІТ-проектах є завдання, які можна виконати лише після завершення інших, тому немає сенсу розпорошувати ресурси на ранніх стадіях.
4. Невизначеності проекту
Навіть якщо ви поставили всі галочки на початку проекту і домовилися про часовий графікЗавжди є речі, які ви не можете передбачити, як-от час, бюджет та обсяг робіт. Управління ресурсами вимагає від вас здатності реагувати на проектніct невизначеності, наприклад, перерозподіляючи ресурси з інших проектів або перепризначаючи їх.
5. Пріоритети в компанії
Якщо ваша компанія працює над кількома проектами одночасно, вам і вашим колегам, можливо, доведеться ділитися обмеженими ресурсами, дуже часто у схожі часові рамки. Але навіть якщо вам вдасться домовитися про ресурси, які вам обом потрібні, може відбутися зміна пріоритетів щодо одного з проектів.
Давайте розглянемо, як ефективно використовувати ресурси, що є у вашому розпорядженні.
1. Знати проект і команду
Тільки знаючи обсяг і ресурси, доступні у вашій компанії, ви можете правильно призначити членів команди для роботи над проектом.
Почніть зі створення план проекту високого рівнящо складається з його вимог та результатів. Потім, коли ви точно знаєте, хто вам знадобиться для завершення проекту, ви можете використовувати матрицю навичок, щоб визначити, яких співробітників вашої компанії залучити до роботи над проектом.
Або, якщо ви користувач Teamdeck, ви можете просто відфільтрувати співробітників за їхніми навичками, швидко знайшовши потрібних працівників та їхні наявні бронювання:
Під час фільтрування людей, яких ви хочете забронювати для свого проекту, перевірте їхню доступність, щоб переконатися, що вони дійсно вільні приєднатися до вашого проекту. Простий індикатор доступності дуже допомагає:
На цьому етапі головне правило - не захоплюватися і не виділяти надмірно багато ресурсів на проект. Насправді, надмірне використання ресурсів вважається помилкою, якої припускаються проектні менеджери, щоб захиститися від невизначеності. Але, в свою чергу, це робить проектні оцінки та довгострокові плани неточними, що впливає на кінцевий результат компанії.
Завжди думайте про загальну картину, розподіляючи ресурси. Перевірте бронювання, вже зроблені іншими менеджерами, щоб виявити ресурси, які можуть знадобитися вам обом, на випадок, якщо вам доведеться скоригувати свій графік відповідно до них.
Знання того, коли у членів вашої команди вихідні, також допомагає. Бачите жовті записи нижче? Ви повинні включити їх у свій кошторис, оскільки саме в цей час ці працівники будуть недоступні. Так само ви можете відмітити національні свята, які припадають на час вашого проекту.
2. Виявляйте ризики на ранній стадії
Ми трохи говорили про це в проблеми управління ресурсами розділ. Як керівник проекту, ви добре знаєте про такі ризики, як відгуки клієнтів, затримки, особисті надзвичайні ситуації, конкуруючі проекти тощо. Вони також впливають на розподіл ресурсів.
Як тільки виникає одна з вищезгаданих проблем, вам потрібно скоригувати свої бронювання. Загальний огляд ресурсів вашої організації допоможе вам швидше знайти інші ресурси, перерозподілити ресурси, розширити або скоротити існуючі замовлення, або навіть видалити деякі з них, якщо це необхідно.
3. Слідкуйте за проектом
Пам'ятаєте, як розподіл ресурсів сприяє підвищенню ефективності роботи вашої команди? Зараз саме час перевірити, як працює ваша команда. Ви можете зробити це за допомогою вимірювання використання ресурсів.
Почніть з відстеження часу та навантаження. У Teamdeck ви можете легко виявити співробітників, у яких занадто багато або занадто мало (що також може бути проблемою) справ. Пам'ятаєте смужку доступності? Понаднормовий час позначений червоним кольором, а невикористаний - білим.
Вимірюючи використання ресурсів, ви також можете використовувати просту формулу:
Використання ресурсів = Час зайнятості / Доступний час
Таким чином, ви зможете швидко дізнатися, чи завантажена ваша команда на повну потужність, чи ні.
Під час проекту також рекомендується час від часу порівнювати кошторис з фактичним станом справ і перерозподіляти ресурси, якщо це необхідно. Швидше за все, через певні зміни вам доведеться скоригувати бронювання, щоб уникнути недовикористання або перевитрати ресурсів і задовольнити вимоги проекту.
Регулярні перевірки з вашою командою допоможуть вам виявити ці загрози.
Як менеджер проєкту, ви також можете відповідати за відстежувати бюджет вашого проекту. Ви можете зробити це на основі табелів обліку робочого часу вашої команди, помноживши кількість годин, які вони витратили на проект, на ставку, яку ви берете з клієнта за годину. Знову ж таки, порівнюючи кошторис з фактом, ви можете побачити, чи вкладаєтесь ви в бюджет, чи ні.
4. Проаналізуйте проект
Використання даних, зібраних під час попередніх проектів, дасть вам величезну перевагу. Спираючись на ці дані, ви зможете краще планувати та керувати своїми майбутніми проектами. Маючи програмне забезпечення для управління ресурсами з користувацькими звітами дуже допомагає, оскільки ви можете організувати ці дані для обчислення різних показників, таких як нарахування заробітної плати працівникам або KPI продажів.
Як бачите, дотримуючись правильних процесів і використовуючи комплексний інструмент управління ресурсами, ви можете спростити розподіл ресурсів і отримати від цього багато переваг:
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...