Як оволодіти навичками управління проектною командою

Хто бере участь у проекті? Кілька слів про важливість командних ролей в управлінні командою проекту 

Першим елементом ефективну проектну команду та управління командою - це знання структури вашої команди. Це важливо для правильного планування ресурсів і розподілу завдань, а також для впровадження процесів, які є найбільш ефективними для потреб різних ролей. Основні ролі в повна команда управління проектом, це:

Керівник проекту 

Незалежно від того, чи говоримо ми про управління ІТ-проектами, чи управління маркетинговими ресурсамироль лідера залишається незмінною. Це провідна роль у проекті, зосереджена на прийнятті рішень, розподілі завдань, перевірці прогресу, передачі інформації між клієнтом, керівництвом і членами команди, а також на тому, щоб проект відповідав своїм цілям і масштабам. Якби команда була оркестром, керівник проекту був би його диригентом. 

Як у малому, так і у великому бізнесі програмне забезпечення є незамінною частиною управління проектною командою

Саме людина несе найбільшу відповідальність і має переконатися, що все йде так, як має бути. Необхідність піклуватися про так багато аспектів проекту була б неможливою без належної підтримки, саме тому програмне забезпечення для управління роботою, яке допомагає контролювати життєвий цикл проекту, календар, завдання та прогрес, є обов'язковим.

Шукаєте більше експертних порад щодо управління проектами? Ознайомтеся з нашими БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список для планування спринту Негайно!

Керівник команди 

Важко одночасно керувати всіма аспектами дуже складного проекту, тому людей, які працюють над ним, зазвичай поділяють на команди. Кожна команда відповідає за певну частину продукту, і хоча керівник проекту відповідає за загальну картину, саме керівники команд контролюють окремі частини. 

Це дуже важлива роль, оскільки керівник команди безпосередньо залучений до всього процесу і бере участь у ньому разом з іншими членами команди. Ця людина бере участь у щоденних зустрічах та проєктних або планування ресурсівє першим контактом у разі виникнення проблем і виступає посередником між командою та менеджером проекту. Це дає командам більше гнучкості та автономії, уникаючи мікроменеджменту та ситуацій, коли всі рішення залежать від однієї людини. 

Лідер команди має велике значення у формуванні почуття приналежності та підтримці високого морального духу навіть у кризових ситуаціях. Належні стратегії управління командою, про які ми поговоримо далі в цій статті, стануть цінною підтримкою в щоденній роботі лідера. 

Член команди 

Члени команди - це ядро проекту, що відповідає за виконавчу частину роботи. Це фахівці в різних галузях: розробники, дизайнери, сценаристи та тестувальники, завданням яких є реалізація певних аспектів продукту. Їхні експертні знання та досвід дозволяють створити додаток або програмне забезпечення. 

Кожен з них має різні компетенції та спеціалізації, тому їм доводиться співпрацювати для досягнення поставленої мети. Ефективне управління командою дозволяє повністю використати їхній потенціал, а погане - є джерелом розчарування та вигорання. 

Ресурсний менеджер

A менеджер ресурсів є особою, відповідальною за розподіл ресурсів в компанії. тісно співпрацює з керівник проекту та відділ кадрів. РС знає вимоги проекту та компетенції працівників, завдяки чому він/вона може вміло формувати проектні команди та повідомляти про потреби у підборі персоналу. Програмне забезпечення для управління ресурсами є щоденним робочим інструментом для цієї посади. 

Часто обов'язки менеджера з управління ресурсами розподіляються між керівником проекту та HR-відділом, однак, у випадку великих компаній та більш складних проектів, окрема позиція менеджера з управління ресурсами є безцінною. 

Бізнес-аналітик 

Цей експерт відповідає за визначення бізнес-потенціалу проектного плану, оцінку його прибутковості та аналіз ринкової позиції, включаючи попит і конкуренцію. Він також допомагає в оптимізації бюджету для проектної діяльності.

Зацікавлена сторона

Зацікавлена сторона - це особа, на яку певним чином вплине проект. Це може бути цільовий користувач, клієнт, компанія-партнер, інвестор, працівник або постачальник. Навіть якщо стейкхолдери не є особами, які приймають рішення, або керівниками, їхній голос дуже важливий у процесі створення продукту, який буде працювати. 

Клієнт 

Часто клієнт сприймається як аутсайдер і не є частиною команди. Однак, якби не було клієнта, не було б і проекту, адже саме клієнт висуває вимоги, визначає цілі та дає гроші. 

В успіху проекту та процесі розробки зацікавлені всі сторони, тому ви повинні розглядати клієнта або власника продукту як важливу частину команди, яка бере участь у зустрічах і вирішує, що потрібно. Природа такої співпраці, звичайно, відрізняється від співпраці між співробітниками однієї організації, але ви можете бути впевнені, що залучення клієнта до життєвого циклу проекту і процесу розробки, а також побудова добрих стосунків покращить вашу співпрацю.

Успішна команда - це група багатьох рук і одного розуму".
Білл Бетел

Керувати чи вести? Стилі управління проектною командою в проекті

Ви можете керувати командою по-різному. Ці способи називаються стилями управління або стилями лідерства. Вони являють собою поєднання таких факторів, як ієрархія в організації, підвищення мотивації, розподіл відповідальності, комунікація та загальний підхід до правил співпраці. Оскільки лише 48% працівників вважають керівництво своєї компанії "високоякісним" (Zippia, 2022), прийняття ефективного стилю є дуже важливим для всього робочого процесу та управління командою. Існує кілька основних стилів управління. 

1. Автократичний, що означає "ти будеш робити те, що я скажу"

У цьому стилі є бос, а не лідер. Комунікація йде в один бік - від керівника до підлеглих. Ієрархія в команді дуже чітко позначена, немає такого поняття, як пласка структура. Хід роботи жорстко контролюється, а працівники несуть відповідальність, в першу чергу, за результати та ефективність роботи. 

За такого стилю члени команди не заохочуються ставити запитання, виступати з ініціативами чи висловлювати свої сумніви - вони є виконавцями, а не особами, що приймають рішення, чи креативними суб'єктами. Сферою застосування цього стилю є мікроменеджмент; керівник контролює кожен елемент роботи, а працівникам не довіряють і не дають відчути власну відповідальність. 

Цей стиль управління може бути корисним там, де дисципліна і суворі процедури мають першорядне значення, наприклад, якщо ви хірург, який проводить операцію. Або тренуєте новобранців у армії. Але в команді розробників? Подумайте двічі про це. Або не думайте про це взагалі. 

Плюси

• Швидке прийняття рішень
• Чітко визначені ролі та обов'язки
• Некваліфіковані працівники або працівники-початківці мають чітко визначені обов'язки, і їм може бути легше їх виконувати
• Підвищення продуктивності, але тільки в присутності керівника

Мінуси

• Відсутність задоволеності та висока плинність кадрів
• Зростаюче розчарування
• відсутність перевірки прийнятих рішень та пошуку оптимальних рішень
• не використовується потенціал працівників
• більший ризик вигорання
• Вузьке місце у прийнятті рішень 

2. Laissez-faire або "робіть, що хочете"

За такого підходу менеджер не зовсім... керує. Команда має повний контроль над рішеннями, пов'язаними з впровадженням рішень та вирішенням проблем, оскільки керівник довіряє їхній компетентності та досвіду. Власність - девіз цього стилю. 

Роль менеджера - координувати і розподіляти завдання, надихати і створювати бачення, мотивувати і перевіряти, чи просувається проект, але вся виконавча частина також лежить на плечах команди. 

Менеджер залучається, коли команді потрібна його допомога чи підтримка, але в інших випадках він не втручається у творчий процес. Оскільки він не такий активний, він може бути залучений до більшої кількості проектів одночасно. Цей стиль дозволяє створити дійсно пласку структуру і добре працює, коли команда є досвідченою, незалежною та обізнаною.

Плюси

• Підтримка креативності та інновацій
• Розвиток командної роботи, коли співробітники повинні співпрацювати для вирішення проблеми
• Виховання почуття відповідальності за проект та причетності до нього
• Більше задоволення після самостійного виконання завдання
• Сприяння розвитку співробітників, які прагнуть більшої автономії

Мінуси

• Продуктивність може знизитися, якщо працівники не мотивовані
• Працівники перебувають під більшим тиском
• Відсутність чіткої структури може призвести до конфліктів між працівниками
• Довший процес прийняття рішень 
• Менш незалежні та досвідчені працівники можуть почуватися розгубленими без керівництва
• Потенціал хаосу в кризових ситуаціях

3. Демократичний, що означає "ми робимо те, що вважаємо найкращим"

Цей стиль є чимось середнім між автократичним і ліберальним. Керівник просить членів команди про зворотній зв'язок, покладається на їхню думку, заохочує їхню залученість та пропонування ідей. Хоча рішення приймає лідер і несе відповідальність за кінцевий результат. 

Менеджер не керує всіма аспектами роботи, він дає вказівки та розподіляє завдання, але працівники мають певний рівень відповідальності та виконують завдання самостійно. Менеджер координує роботу, контролює етапи проекту, планує стратегію та графік проекту. Таким чином, робота має певну структуру та ієрархію, але є також простір для творчості та ініціативи. 

Плюси

• Команда має вплив і контроль
• Зміцнюються зв'язки та відчуття співпраці
• Мозкові штурми та дискусії ведуть до пошуку найкращих рішень
• Задоволеність та відчуття впливу зростає
• Співробітники мають відчуття незалежності і водночас безпеки, оскільки хтось за всім стежить

Мінуси

• Процес прийняття рішень та пошук рішень може забирати багато часу
• Якщо не враховувати відгуки працівників, розчарування може зростати
• Зниження мотивації та опір, якщо керівник не користується авторитетом серед колективу
• Відчуття фаворитизму може виникнути, якщо ідеї однієї людини приймаються, а інші відкидаються
• Якщо керівник не має відмінних організаторських здібностей, вся структура може розвалитися

Методи управління проектною командою

Управління командою - це вміння, але також і мистецтво. 861TP3% працівників на керівних посадах називають відсутність співпраці головною причиною невдач на робочому місці (Zippia, 2022). 

Добре мотивована група людей, які вміють працювати разом, щасливі та відчувають приналежність до компанії, може досягти будь-чого та досягти цілей швидше, ефективніше та краще, ніж погано керована команда. 

Питання в тому, як знайти ідеальний баланс, підібрати стиль управління відповідно до характеру команди і не бути пригніченим перевантаженням інформацією та обов'язками. Ми пропонуємо кілька прийомів, які зроблять управління командою легким і простим для вас. 

1. Знайте свою команду

Універсального рішення не існує. Коли ви плануєте маркетингову стратегію, ви враховуєте цілі клієнта, ситуацію на ринку, конкуренцію, бюджет і цільову аудиторію. Так само, коли ви створюєте дорожню карту продукту. 

Підхід залежить від змінних. Так само і з управлінням командою - щоб робити це добре, потрібні дані. А ці дані - це інформація про те, хто є співробітниками, які навички вони мають, їхній стиль роботи, їхні стосунки один з одним, що вони люблять робити, а що їх дратує. Хоча не завжди можна знайти рішення, яке підійде всім, знання про вашу команду допоможе вам знайти найкраще з можливих рішень. 

1. Рекрутуйте з розумом

Команда - це динамічна структура. Проекти змінюються, а з ними і попит на певні компетенції. Тому підбір персоналу є ключовим елементом управління проектною командою. Правильний вибір дозволить вам розвинути свій потенціал і працювати більш ефективно, тоді як неправильний може призвести до розчарування і кризи. 

У пошуку ідеального кандидата в першу чергу зацікавлені лідери та менеджери команди, тож долучайтеся до цього процесу. Проведіть співбесіду 1 на 1, організуйте зустріч з іншими членами команди, дайте завдання на рекрутинг і поговоріть з кандидатом про його досвід, а також про його цінності, потреби, прагнення, сильні та слабкі сторони. Навіть найкращий рекрутер та HR-фахівець не знає вашу команду краще за вас, тому зробіть процес найму одним із ваших пріоритетів. 

2. Ставте реалістичні цілі

Добре мати прагнення. Добре ставити перед собою амбітні цілі, які розкривають найглибші шари потенціалу і таланту людини - це чудова мотивація. Але нереалістичні цілі діють прямо протилежним чином - вони показують людям, що робота ніколи не закінчиться, і скільки б зусиль вони не докладали, цього ніколи не буде достатньо. 

Тому розділіть великі цілі на менші кроки, а ці кроки - на окремі завдання та підзадачі. Тут чудово підійде інструмент планування роботи, де ви можете розбити завдання і встановити віхи, завершення яких стане приводом для святкування і тімбілдінгу.

3. Співвідносити завдання з навичками

Люди на однакових посадах можуть мати різні набори навичок. Це особливо помітно в пласкій організаційній структурі, де замість молодших, середніх і старших спеціалістів у вас просто є фахівці, які мають досвід роботи в інших сферах. 

Тому одним з найважливіших елементів ефективного управління командою є призначення правильних завдань правильним людям. Розробники знають різні мови програмування і спеціалізуються на різних продуктах, копірайтери можуть відчувати себе більш комфортно зі статтями, контентом для соціальних мереж, документацією або веб-письмом. Щоб оптимізувати свою роботу, розвивайте потенціал своєї команди. 

Використовуйте роботу або програмне забезпечення для планування ресурсів де ви заповнюєте профіль кожного працівника інформацією про його компетенції. Таким чином, ви можете бути впевнені, що роботу отримає саме той співробітник, який робить її найкраще. 

4. Поважайте баланс між роботою та особистим життям

Те, що ваші люди працюють довше, не означає, що вони працюють ефективніше. Навпаки, перевантаження та понаднормова робота призводять до зниження мотивації та продуктивності, погіршення фокусу, зростання розчарування та навіть плинності кадрів. Переконайтеся, що ваша команда має можливість зробити перерву в роботі та відпочити. Використовуйте табелі обліку робочого часу відстежувати, чи не забагато завдань у ваших співробітників і чи не потрібна їм підтримка. Система управління відпустками також буде дуже корисним. Так ви подбаєте про те, щоб кожен міг піти на заслужену відпустку, і водночас збережете робочий процес за допомогою розподіл ресурсів мудро. 

5. Покращити якість комунікації

Величезна кількість непорозумінь і помилок у команді виникає через погану комунікацію. Люди не залучені до процесу належним чином, мають неповну інформацію, тому можуть виконувати завдання неправильно або навіть працювати над одним і тим самим одночасно. 

Покращення комунікації особливо важливе під час віддаленої роботи, коли обмінюватися інформацією та ідеями складніше. Переконайтеся, що у вас є правильна система, наприклад, структурований спільний диск і канал зв'язку, який всі регулярно перевіряють. 

6. Ставтеся до своєї команди як до партнера, а не як до підрядника

Сучасне управління командою - це довіра та відповідальність. Ваші люди - це не роботи, які повинні виконувати накази, а кваліфіковані фахівці, які знають свою справу і є вашими найважливішими діловими партнерами. Дайте їм відчути, що вони беруть участь у процесі прийняття рішень. Проводьте мозкові штурми та наради, на яких шукайте найкращі рішення. 

Також розпитайте їх про натхнення та цікаві проекти, які вони бачили - можливо, один з них виявиться цінним для вашої роботи? Можете бути впевнені, що мотивація та задоволеність вашої команди зросте, коли вони відчують, що ви їх цінуєте та поважаєте. 

7. Надавайте та отримуйте зворотній зв'язок

Уявіть, що ви працюєте в компанії, де ви ніколи не знаєте, чи зробили щось правильно, чи ні, чи хтось незадоволений вашою поведінкою, чи хотів би, щоб ви робили щось по-іншому. Ви цього не знаєте, але відчуваєте, тому що атмосфера або ваші стосунки з іншими змінюються. Така ситуація призводить до розгубленості і заважає вам рухатися вперед, бо ви не знаєте, який напрямок правильний. 

Ось чому зворотний зв'язок є такою важливою частиною управління командою. Розмовляючи зі своїми працівниками про їхню роботу, спостереження та враження, ви надаєте їм впевненості. Співробітники, які отримують зворотній зв'язок, можуть вдосконалюватися, виконувати свою роботу більш ефективно і краще розуміти, чого ви від них очікуєте. 

Це дуже важливий процес для створення прозорої комунікації та уникнення непорозумінь. Наприклад, якщо член команди раптом почав працювати гірше, запізнюється на зустрічі та робить помилки, вашою першою реакцією, ймовірно, буде незадоволення. Ви можете стати більш критичними, втратити довіру до людини і навіть почати розглядати можливість звільнення цього співробітника. 

З іншого боку, якщо ви відразу дасте зворотний зв'язок, то можете дізнатися, що у нього/неї складна особиста ситуація, він/вона відчуває себе перевантаженим/ою, і це позначається на його/її роботі. У такій ситуації ви можете разом шукати рішення і зміцнювати взаємну довіру, а в довгостроковій перспективі - навіть покращувати якість роботи.

Пам'ятайте, що зворотний зв'язок не працює в один бік. Ваші співробітники також повинні мати можливість відкрито сказати вам, якщо їм щось не подобається, і висловити свої потреби та думки.

8. Вдячний

Говорячи про зворотній зв'язок, не обов'язково говорити про щось погане. На жаль, асоціація з особистими зустрічами з керівником команди часто є негативною. Люди відчувають стрес, очікують критики і бояться говорити відкрито. Дуже важливо показати іншим членам команди, що ви спілкуєтеся і що ви цінуєте їхню відданість і роботу. Дайте позитивний зворотний зв'язок індивідуально, але також і групою. Просте "Молодці, команда, дякую вам за ваші зусилля, ми зробили це!" сприяє формуванню почуття приналежності, метрики успіху та командної роботи.

Коли працюючи віддаленобагато людей в компанії відчувають себе анонімними. І все ж вони роблять важливі та потрібні речі! Використовуйте корпоративні зустрічі як можливість розповісти про те, що зробила ваша команда, і похвалити її перед усіма.

9. Розвивати потенціал

Працівник приходить у компанію з певним набором навичок, достатнім для його посади. Але, зрештою, робота - це не просто виконання того, що ти вже вмієш робити. Це можливість для людей розвивати свої навички та навчатися новим. 

Запитайте співробітників, чого б вони хотіли навчитися, і доручіть їм завдання, які дозволять їм розправити крила. Це також дасть можливість поглибити зв'язки в команді, оскільки працівники зможуть підтримувати один одного в розвитку компетенцій та обмінюватися знаннями. Також непогано створити бюджет розвитку, який ваші співробітники зможуть використовувати для цікавих тренінгів, конференцій, курсів, програм та книг.

10. Підтримуйте нас

Навіть у найкращій роботі трапляються кризи та складні моменти. Однак пам'ятайте, що ваша роль як керівника полягає в тому, щоб підтримати команду і показати, що немає такої проблеми, з якою ви не можете впоратися. 

На цьому етапі дуже важливо зберігати баланс між чесністю і холоднокровністю. Якщо трапилася складна ситуація, поговоріть про неї з командою, розкажіть, що сталося і що ви можете зробити. Залучіть їх до процесу пошуку рішення, але також дайте їм відчуття безпеки. Люди повинні знати, що рішення десь є - його просто треба знайти. 

11. Використовуйте хороший інструмент управління командою

Сучасні організації є дуже складними структурами, і управління ними вимагає підтримки цифрових інструментів, особливо інструменти управління проектами. Безліч проектів, кожен з яких поділяється на етапи, завдання і підзадачі, сотні співробітників і фрілансерів з різними компетенціями і доступністю, вихідні, зустрічі і ресурси - це величезна кількість інформації і змінних, які впливають на рішення і робочі процеси. 

Для оптимізації управління командою вам знадобиться система, яка зробить ваші процеси простими та прозорими. Подумайте, що вам потрібно, і виберіть ідеальний інструмент для ефективного управління командою.

Як Teamdeck підтримує управління проєктними командами?

На цьому етапі дозвольте нам трохи самореклами. 😉 Ми хотіли б показати вам, як наше програмне забезпечення підтримує лідерів команд в управлінні їхньою роботою. Teamdeck - це програмне забезпечення для управління ресурсами розроблений дизайн продукту та компанія з розробки програмного забезпечення будинок з урахуванням потреб навіть найскладніших організацій, де всі елементи повинні працювати разом. 

Наша мета - полегшити вашу роботу, а не додати ще один інструмент, з яким вам доведеться боротися, саме тому ми приділили велику увагу дружньому та інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу. Ми віримо, що більше - не завжди краще, тому в Teamdeck ви знайдете тільки дійсно корисні функції, а не десятки непотрібних доповнень, які тільки ускладнюють навігацію по системі. 

Teamdeck як програмне забезпечення для управління проєктними командами - ключові особливості

• Планування ресурсів - призначайте потрібних людей на потрібні проекти на основі їхньої доступності, посади, навичок та визначених вами атрибутів. Завдяки інтеграції зі Slack, ваші співробітники одразу отримуватимуть сповіщення про нові завдання.
• Календар – керувати робочим навантаженням та потенціал вашої команди. Монітор використання ресурсівпланувати зустрічі та додавати завдання залежно від доступності. Teamdeck автоматично попередить вас про надмірне бронювання та конфлікти в розкладі. Ви також можете бачити, хто недозавантажений, щоб призначити їм нові завдання.
• Прогнозування ресурсів - Проаналізувавши свій робочий процес, ви зможете спланувати людські та часові ресурси для майбутніх проектів.
• Табелі обліку робочого часу та відстеження часу - відстежуйте ефективність своєї команди за допомогою прозорих табелі обліку робочого часу. Оцінюйте прибутковість проектів та оптимізуйте бюджет, перевіряючи, які завдання є найбільш трудомісткими та витратними.
• Користувацькі атрибути - призначати людей на завдання на основі користувацьких тегів, таких як тип контракту, стаж роботи, команда чи щось інше, що вам потрібно.
• Управління відпустками - слідкуйте за погодинною доступністю вашої команди, враховуючи відпустки та вихідні. Призначайте державні свята для людей з різних країн. 
• Спеціальна звітність - створювати кастомні звіти з потрібним вам аналізом. Ви можете профілювати їх для різних відділів і команд, наприклад, Product, HR, Marketing, Finance тощо.
• Мобільна версія - керуйте своєю роботою комфортно та з будь-якого місця за допомогою мобільного додатку Teamdeck. 
• Система захисту даних - Будьте впевнені, що ваші дані в безпеці завдяки нашій куленепробивній системі захисту.
• Інтеграції - використовуйте Teamdeck з улюбленими додатками, такими як Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier, REST API та іншими!
• Низька ціна - Teamdeck коштуватиме вам лише $0.9 - $3.9 за учасника щомісяця (залежно від пакету). 
• Безкоштовна пробна версія - Не вірте нам на слово, дізнайтеся, як Teamdeck може покращити управління вашою командою за допомогою 7-денної безкоштовної пробної версії.

Опанувати управління проектною командою - це прийняти справжній виклик...

...але це, безумовно, того варте, бо ставки високі. Підвищення продуктивності, кращі стосунки в команді, щасливіші співробітники, економія часу та грошей, покращення власних організаційних та лідерських навичок, а також розширення своїх можливостей як лідера, а не боса - це лише деякі з переваг відмінного управління командою. І вони вже є більш ніж достатніми причинами для того, щоб це зробити!