Тепер, коли ви тут, вам, напевно, цікаво, що ви можете зробити краще в плануванні роботи вашої команди. Ви помітили, що надто багато часу вислизає крізь пальці, проекти іноді затримуються, а співробітники відчувають хаос. Не хвилюйтеся, такі проблеми є частиною кожної організації. На щастя, є кілька способів їх вирішити. Одним з них є програмне забезпечення для планування проектів або програмне забезпечення для планування управління проектами - дійсно цікавий інструмент планування проектів.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Рекомендації керівника проекту від компаній-розробників програмного забезпечення
Наполегливо управління графіком проекту інструменти та їх ключові особливості
На що звернути увагу при виборі календарного плану проекту та програмне забезпечення для управління ресурсами
Що таке планування проєктів, управління проєктами, календарне планування та відстеження проєктів і чим вони відрізняються
Чому програмне забезпечення для планування проектів, тобто інструмент планування проектів, так важливий для менеджерів
Невеликий вступ перед тим, як ми поговоримо про важливі речі у використанні інструменту планування проектів. Програмне забезпечення для планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів, програмне забезпечення для управління персоналомПланувальник, інструмент планування управління проектами або програмне забезпечення для управління розкладом - ці терміни означають одне й те ж саме. І головна мета кожного з них однакова. Загалом, не кажучи вже про багато інших особливостей та функціональних відмінностей, вони допомагають у плануванні, розподіл ресурсів (працівники), а також широкомасштабне планування проектів.
50% організацій здебільшого або завжди складають базові графіки своїх проектів. Незалежно від того, чи ви є менеджером-початківцем, чи маєте досвід управління розкладом, вам знадобиться система, яка допоможе вам зібрати всі ваші процеси воєдино. Це не означає, що ви не зможете зробити це по-іншому - багато компаній намагаються керувати своєю роботою, плануючи її на дошці або в Excel.
Проблема в тому, що така стратегія працює лише до певного моменту. І цей момент настає дуже швидко для будь-якої компанії, яка прагне розвитку та має амбіції зростати. Для сучасного програмного забезпечення девелоперські компаніїпитання "чи варто використовувати програмне забезпечення для керування розкладом" більше не існує. Замість цього вони задаються питанням "яку програму для управління розкладом вибрати". І тут варто звернути увагу на кілька критеріїв.
1. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс інструментів планування проектів - найімовірніша причина, чому інструмент планування проектів відкидають, - це якраз UX і зручність використання. Отже, абсолютно зрозуміло, перш ніж купувати - спробуйте, дайте спробувати людям, які будуть ним користуватися. Інструмент повинен полегшити вашу роботу, а не ускладнити, тому переконайтеся, що вам зручно орієнтуватися в панелі.
2. Відстеження часу / Тайм-менеджмент - Ефективне управління проектами неможливе, коли ви не знаєте, над чим працює ваша команда і скільки часу це займає. Інструменти планування проєктів можуть дійсно допомогти.
[Джерело: Екран з програмного забезпечення для управління ресурсами та планування проектів]
3. Управління відпустками / Управління відсутністю / Доступність команди - Співробітники мають право на відпустку та вихідні, але їхня відсутність впливає на весь робочий процес і планування робіт. Хороший інструмент планування проектів дасть вам повне уявлення про доступність вашої команди.
4. Індивідуальна звітність - кожна компанія має різні пріоритети, і для них будуть важливі різні метрики. Планування проекту програмне забезпечення повинно генерувати звіти, які вам потрібні.
5. Планування в режимі реального часу - Однією з найважливіших речей у плануванні роботи є негайне оновлення. Зміни в розкладі, які вносяться лише через деякий час, створюють непотрібний хаос, тому ваш інструмент повинен оновлювати їх негайно, тому варто зацікавитися інструментами для створення розкладу проекту.
6. Управління робочим навантаженням - Для того, щоб графік працював, потрібно знати, хто має час на виконання того чи іншого завдання. Ідеальний інструмент покаже вам можливості ваших співробітників.
Що ж, ми вже розповіли вам, навіщо потрібне програмне забезпечення для управління проектами, відоме як інструменти планування проектів, і на що слід звертати увагу при виборі єдиного і неповторного.
Тепер настав час для кількох прикладів.
"Програмне забезпечення для планування ресурсів розроблене софтверним домом для власних потреб, тому найкраще відповідає потребам індустрії". - один з дійсно цікавих інструментів планування проектів.
Teamdeck - це програмне забезпечення для планування ресурсів та проектів з функціями відстеження часу та управління доступністю
Ціна (стандартний пакет): $3.60 / член команди / щомісяця
За:
Індивідуальна організація робочого часу та доступності.
Можливість призначати кастомні поля для людей і проектів, тобто посади, навички, технології тощо.
Прозорий перегляд розкладу роботи та доступності для різних відділів і посад за допомогою календарного перегляду
Користувацькі теги
Користувацькі звіти в форматі Excel
Автоматичні вихідні для кількох локалізацій
Доступно в мобільній версії
Система захисту даних
Інтеграція з іншими системами, такими як Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier та REST API
Мінуси
Мобільний додаток для відстеження годин не дозволяє бачити лише активні проекти
Ніяких залежностей для бронювання
Відсутній десктопний тайм-трекер старту-стопу (тільки в мобільному додатку)
"nЗавдання це один з інструментів планування проектів, розроблений як інструмент співпраці для бізнесу, який є повноцінним рішенням для управління проектами". - G2
Ціна (стандартний пакет): $3 / член команди / щомісяця
Плюси:
Простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
Керування завданнями
Управління проектами
Управління ризиками
Відстеження часу
Керування табелем обліку робочого часу
Управління зустрічами
Канбан-дошки
Діаграми Ганта
Мінуси:
Відсутність кастомізації
Відсутність звітності
"Resource Guru спеціально розроблений, щоб зменшити надмірне робоче навантаження, покращити командний дух, зменшити плинність кадрів і допомогти вам працювати якнайкраще".
Проектні календарі допомагають визначити та візуалізувати завдання протягом усього проекту.
Ціна (стандартний пакет): $4.16 / член команди / щомісяця
За:
Доступність ресурсів
Командна співпраця
Зручний інтерфейс
Панель доступності та планування ресурсного потенціалу варіант
Управління конфлікти в розкладі
Звітність та прогнозування
Система управління відпустками особливості
Планування проектів та ресурсів
Система бронювання конференц-залів
Відстеження обладнання
Інтеграція зі Slack, Gmail, Outlook, Google Calendar
Система захисту даних
Мінуси:
Немає можливості сортувати ресурси за рівнем досвіду
Відсутня функція "скасувати" в розділі бронювання
Немає можливості копіювати завдання ресурсів
Немає можливості шукати бронювання за ключовими словами
"Додайте свої проекти та команду, і ви готові до роботи! Клацніть і перетягніть будь-де в розкладі, щоб почати призначати завдання".
Float також допомагає із завданнями проекту та встановленням залежностей між завданнями.
Ціна (стандартний пакет): $ 10 / член команди / щомісяця
За:
Гнучка та проста у використанні панель управління ресурсами
Зручна навігація та фільтрація
Візуальний інтерфейс з можливістю перетягування планування ресурсів
Хронометраж, заздалегідь заповнений поточними завданнями
Планування декількох проектів
Звітність та прогнозування
Інтеграція з Jira, Teamwork, Asana, Trello
Мінуси:
Незручна навігація по хронології проекту.
Деякі інтеграції працюють не так, як очікувалося.
Актуалізація списку співробітників займає багато часу.
Будь-який користувач може додавати та змінювати дані, що спричиняє безлад.
"Спеціально розроблена технологія для ясності, контролю та впевненості".
Mavenlink також є в нашому порівнянні інструментів планування проектів, які допомагають успішно завершити проект
Ціна (стандартний пакет): Індивідуальне ціноутворення
За:
Розширена панель управління ресурсами
Функції бізнес-аналітики
Метрики проекту в реальному часі
Можливість призначати ролі та різні дозволи
Захист даних
Ресурси інтегровані з планування проектів та ресурсів
Додаткові послуги для клієнтів, такі як консультації, настанови, коучинг та програма успіху для клієнтів.
Навчання та підтримка 24/7
Інтеграція зі Slack, Jira, GSuite, Oracle
Мінуси:
Немає безкоштовної пробної версії
Складне створення кастомних звітів
Розширені функції лише для пакетів Premier та Enterprise
Занадто багато сповіщень на електронну пошту
Багато способів отримати той самий ефект, що невиправдано ускладнює систему
"Налаштуйте Wrike так, щоб він найкраще відповідав потребам вашої організації. Від індивідуальних інформаційних панелей і робочих процесів до автоматизації для конкретної команди, щоб оптимізувати процеси".
Управління завданнями за допомогою Wrike - це програмне забезпечення для планування проектів.
Ціна (стандартний пакет): $ 9.80 / член команди / щомісяця
За:
Безкоштовна версія з базовими функціями
Інтерактивні діаграми Ганта
Висока кастомізація системи.
Виділені групи функцій.
Канбан-дошки
Розширена аналітика
Планування, управління проектами, відстеження часу та завантаження документів в одному інструменті
Система захисту даних
Мінуси:
Складний у використанні
Відсутність можливості управління проектами в режимі офлайн
Високі вимоги до апаратного забезпечення роблять його незручним для використання на старих комп'ютерах
Найбільш просунуті функції є в преміум-пакеті, який коштує дорого
"Об'єднати глобальні команди, створити та масштабувати бізнес-рішення, а також дати можливість ІТ-спеціалістам управляти ризиками та підтримувати відповідність вимогам на платформі для динамічної роботи".
Діаграми Ганта допомагають розробити графік проекту та візуалізувати залежності між завданнями
Ціна (стандартний пакет): $24.80 / член команди / щомісяця
За:
Присвячений управлінню контентом креативних та маркетингових команд
Зручний інтерфейс розподіляє ресурси, відстежує прогрес або час
Робочий процес проекту автоматизація
Розширена інформаційна панель управління
Командна співпраця
Зручна комунікація та обмін даними з іншими членами команди
Розумний. управління робочим процесом проекту
Система захисту даних
Синхронізація даних
Керування розкладом
Багатопроектне планування
Мінуси:
Висока ціна
Базовий пакет до 25 співробітників
Деякі функції відсутні або недоступні
Інструмент важкий і іноді затримується
Нечитабельна панель завдань для деяких користувачів
"Об'єднайте свої проекти, ресурси та фінанси в одній платформі на базі штучного інтелекту".
Для ефективного управління процесом планування проекту прогноз є незамінним для багатьох менеджерів
Ціна (стандартний пакет): $30 / член команди / щомісяця
За:
Автоматизація та функціональність на основі штучного інтелекту
Простий у використанні
Програмне забезпечення для планування, відстеження та складання графіків проектів
Розширений система управління відпустками
Відстежуйте витрати та прибутки за кожним проектом
Широкі можливості налаштування
Автоматичне планування на основі доступності співробітників
Інтеграція з Asana, BambooHR, Azure
Звітність та прогнозування
Мінуси:
Висока ціна
Бракує деяких корисних функцій
Занадто багато візуалізацій проекту робить дані нечитабельними
Планування є дуже суворим і не є ідеальним для гнучких компаній
Інструмент естетично привабливий, але не дуже інтуїтивно зрозумілий
У цифровому світі, безпека даних - це всеособливо коли ви працюєте з такою великою кількістю конфіденційної інформації. Ідеальне програмне забезпечення для планування управління проектами має гарантувати безпеку ваших баз даних. Крім того, воно повинно відповідати GDPR - європейському закону про захист даних, що діє з 2018 року. Він містить дуже суворі правила щодо збору, обробки та використання такої інформації, тому правильна система враховує їх.
Навіщо вам програмне забезпечення, яким ви не вмієте користуватися? Навіть найреволюційніший функціонал буде проблемою, а не допомогою, якщо ви не вмієте використовувати його потенціал. Хороший планувальник графіків проектів піклується про своїх клієнтів не лише тоді, коли йдеться про те, щоб переконати їх купити його, але й протягом усього процесу співпраці - це добре. інструменти планування проектів безсилі. Переконайтеся, що обраний вами бізнес-партнер забезпечить вам належний процес адаптації, щоб ви могли скористатися повним спектром можливостей, за які ви платите.
Цілком природно, що ваш бізнес буде рости... і програмне забезпечення для планування проектів не повинно сповільнювати цей процес. Принаймні, це, безумовно, одна з ваших бізнес-цілей. Питання полягає в тому, чи зможе обраний вами планувальник розкладу проектів встигати за вами. Вибираючи ідеальний інструмент, подумайте наперед, не тільки про свої поточні потреби, але й про те, що вам знадобиться в майбутньому.
Переконайтеся, що програмне забезпечення відповідатиме вашим поточним і майбутнім вимогам. Також дуже важливо перевірити, як зміниться ціна на послугу - може виявитися, що якийсь інструмент буде найкращим рішенням для невеликої компанії, в той час як абсолютно невигідним для середнього або великого софтверного дому. Враховуйте напрямок розвитку вашої організації, щоб зробити свій вибір найбільш оптимальним.
Уявіть собі невелику компанію, в якій всі працюють в офісі на повну ставку і ведуть максимум 3 проекти одночасно. А тепер уявіть другу компанію, міжнародну корпорацію, в якій працюють люди по всьому світу. Більшість з них працювати віддалено у різних часових поясах. Дехто працює на повну ставку, дехто - неповний робочий день, а дехто є фрілансером. Одночасно ведеться до кількох десятків проектів.
Як ви можете собі уявити, робочий процес цих двох компаній буде абсолютно різним, але це зовсім не означає, що вони повинні використовувати різні інструменти планування проектів. Ідеальне програмне забезпечення для планування управління проектами є достатньо гнучким, щоб адаптуватися до очікувань кожної компанії.
Зверніть увагу на те, чи дозволяє програма легко додавати, видаляти та редагувати дані, робити індивідуальні налаштування, вмикати та вимикати тайм-трекер за потреби, додавати дані про кожного працівника та персоналізувати доступність, наприклад, якщо хтось працює неповний робочий день або перебуває у відпустці. Система також повинна дозволяти надавати індивідуальні ролі та дозволи окремим працівникам, наприклад, хто може приймати запити на відпустку, призначати завдання окремим особам, встановлювати проміжні цілі, приймати графіки тощо.
Ви не можете покращити свою роботу без даних про те, що працює, а що ні, саме тому однією з ключових функцій програмного забезпечення для планування проектів є звітність. Переконайтеся, що система генерує базові звіти, які надають вам найнеобхідніші дані, і що ці звіти можна налаштувати відповідно до ваших індивідуальних потреб.
Так, ми знаємо, що довгий список інтеграцій на сторінці системи завжди вражає. Однак, обираючи програмне забезпечення, дивіться не лише на кількість індивідуальні логотипиа також те, як швидко інструмент може впроваджувати нові інтеграції.
Гаразд, припустимо, що на даний момент програма має інтеграцію з усіма основними додатками, які ви використовуєте, але що, коли на ринку з'явиться новий додаток? Чи зможе інструмент реалізувати нову інтеграцію за кілька днів, тижнів або місяців? Швидкість та гнучкість інтеграції є дуже важливими критеріями при виборі системи.
Кожна компанія намагатиметься переконати вас, що їхнє рішення є найкращим, і переверне ваше уявлення про планування роботи з ніг на голову. Однак правда полягає в тому, що поки ви самі не протестуєте його - ви не будете знати напевно. Компанії, які впевнені в якості своїх послуг, не побояться запропонувати вам безкоштовний пробний період.
Вони не хочуть, щоб ви купували їхній продукт наосліп, вони просто кажуть: "Дивіться, це наша система, перевірте, чи працює вона для вас, і якщо так - запрошуємо вас до співпраці". Безкоштовний пробний період - найефективніший спосіб перевірити, чи підходить вам рішення, тому не соромтеся ним користуватися і шукайте компанії, які його пропонують.
Копаючись в інтернеті в пошуках інформації про управління розкладом та інструменти для планування проектів, ви напевно стикалися з такими термінами, як планування проектів, відстеження проектів та управління проектами. Всі вони здаються схожими, з'являються в одному контексті - оптимізації програмного забезпечення, і приносять схожі переваги вашій компанії. Ми знаємо, що в цьому легко загубитися, тому перш ніж ми підемо далі, ми проллємо трохи світла на цю заплутану термінологію.
Можливо, ви ще не знаєте, але планування проектів та управління ресурсами - це частини життєвого циклу управління проектами або - якщо говорити набагато простіше - процесу управління проектами. Але перш ніж говорити про це докладніше, давайте почнемо з основ. Як менеджери проектів розуміють управління проектами і чому вони використовують інструменти планування проектів?
Перефразовуючи визначення Інституту управління проектами (PMI), управління проектами - це використання (специфічних) знань, компетенцій, навичок, пристроїв, інструментів, методів, технік і всього, що потрібно для створення "цінності для людей". Залишаючи осторонь двозначність фрази "цінність для людей", можна сказати, що управління проектами - це використання ресурсів (як матеріальних, так і нематеріальних) для створення та впровадження чогось - скажімо так - корисного (не обов'язково для всіх).
Як бачимо, вищезгадане розуміння досить широке. З точки зору PMI, результатом управління проектами, здається, може бути все, що завгодно. Все, що є корисним для людей. Звичайно, щоб ускладнити це питання, ми можемо запитати, чи є хоча б дві людини, які створили щось (матеріальне чи нематеріальне) і мають для цього користь, менеджерами проектів, і чи є їхня робота проектом? Або, скільки з них мають отримати користь від певного творіння, щоб його можна було назвати проектом?
Опускаючи подібні питання, слід сказати, що у наведеному вище визначенні нічого не сказано про абсолютно фундаментальні речі. Можна сказати, що основи будь-якого проекту включають в себе планування і складання розкладу. І це ті основи, які відрізняють управління проектами від менеджменту. Не можна також забувати про управління завданнями.
Управління проектами - це застосування процесів, методів, навичок, знань і досвіду для досягнення конкретних цілей проекту відповідно до критеріїв прийняття проекту в рамках узгоджених параметрів. Управління проектами має кінцеві результати, які обмежені певними часовими рамками та бюджетом. Програмне забезпечення для планування проектів може бути корисним у цьому.
Ось 3 аспекти управління проектами, яких немає у визначенні PMI. Перший - це "критерії прийняття проекту", другий - час, і третій - бюджет.
Візьмемо для прикладу співпрацю з клієнтом. Як ми знаємо, проекти замовляються, внутрішньо або зовнішньо - кимось із вашої компанії або ззовні, клієнтом. Він/вона робить бізнес-замовлення. Він/вона має очікування, пов'язані з продуктами і тим, як вони допоможуть йому/їй у його/її поточному або новому бізнесі. І - що найважливіше - вона не отримала необмежену кількість часу в житті і гаманець Уоррена Баффета.
Або, з іншого боку, він хотів би отримати результат свого замовлення швидко і дешево. Прямо скажемо - якість продукції, час її отримання, і - найголовніше - вартість визначають бізнес-рішення потенційних та існуючих клієнтів. Якщо ж критерії сприйняття клієнта не відповідають результатам роботи, то тут починається інша, набагато гірша проблема...
Як припускає APM, різниця між просто "управлінням" і управлінням проектами полягає в тому, коли проект готовий до реалізації або вже реалізований. У той час як менеджмент - це безперервний процес, управління проектами має кінцевий результат, який надається в обмежений проміжок часу. У цьому місці у нас є кілька коментарів, оскільки ми не впевнені, що "обмежений проміжок часу" - це найкращий спосіб розділити управління проектами і просто управління.
Наприклад, це може бути відділ маркетингу або просто PPC-спеціаліст. Обидва відповідають за генерація лідів діяльність - це мета проекту, збір лідів. Мета включає в себе оптимізацію кампаній, оптимізацію цільових сторінок, створення контенту тощо - це завдання. На них виділяється бюджет. Якщо кількість лідів, зібраних щомісяця, недостатня, у бізнесу починаються великі проблеми. З цього моменту, якщо менеджер проекту в особі PPC-спеціаліста не досягає мети в межах очікуваного часу та бюджету, проект провалюється. Таким чином, як бачимо, іноді справа не в часовому проміжку, а в бюджеті - адже саме він є найсильнішим аспектом проекту, який вирішує його прибутковість. Інструмент планування проектів може бути дуже корисним.
Враховуючи цей коментар, давайте перейдемо до кількох інших уроків.
Отже, управління проектами - це, як передбачає APM, застосування методів і процесів. В інтернеті будь-хто може знайти інформацію про те, що процес управління проектами розбитий на фази. Іноді це 3 фази, іноді 4, 5, 6 або навіть 7. Ми використовуємо найпопулярнішу, яка містить 5 фаз.
Ініціація та зачаття
Планування проекту
Запуск та виконання
Моніторинг та контроль
Закриття проекту
З вужчої перспективи, управління проектами відповідає за ЯК досягти людина цілі проекту з усіма деталями. Це виконавча частина управління роботою і спрямована на те, щоб команда досягла поставлених цілей. Це керівництво проектом від початку до кінця, враховуючи всі окремі етапи, всі завдання в рамках визначеного бюджету та цілі щодо якості. Він відповідає за те, як буде виконано обсяг робіт. Елементи управління проектами, серед іншого, включають
створення та розробка концепції проекту,
управління роботою всієї команди,
прийняття рішення щодо процесу та методів реалізації проекту,
підготовка списків завдань та їх пріоритизація,
розподіл завдань і дедлайни виконання завдань,
контроль якості та вирішення проблем,
управління бюджетом,
контроль задоволеності клієнтів,
оцінка ефективності виконаної роботи.
Тепер це стосується термінологічних питань, оскільки планування проекту, планування проекту, а іноді навіть відстеження проекту є взаємозамінними термінами, що розглядаються.
Як показано на графіку нижче, планування проекту - це одна з частин життєвого циклу управління проектами. Це одна з груп завдань, які належать до фази планування та виконання проекту.
Сучасне програмне забезпечення для планування проектів бере участь майже на кожному етапі життєвого циклу управління проектами
Планування проекту це частина процесу управління проектом, яка відповідає на питання ЩО МАЄ БУТИ ЗРОБЛЕНО В ПРОЕКТІ. Він описує бачення та ключові кроки, необхідні для завершення проекту. Його мета - визначити заходи та методологію, які дозволять вашій команді досягти поставлених цілей. Це горизонтальний погляд на проект, який ще не є дуже детальним. Етап планування складається з таких елементів, як
опис спонсорів, зацікавлених сторін та клієнтів проекту,
опис обсягу, бюджету та дедлайну проекту,
визначення елементів проекту, необхідних для досягнення цілей,
визначення потенційних викликів і загроз,
представлення плану проекту інвесторам, клієнтам або іншим зацікавленим сторонам.
Метою планування проекту є підготовка формального, затвердженого документу, який використовується для керівництва як виконанням проекту, так і контролем. Таким чином, мета календарного плану проекту, згідно з Керівництвом PMI PMBOK, полягає в тому, щоб показати "заплановані дати виконання робіт і заплановані дати досягнення проміжних результатів". Як ми читаємо на сайті Project Cubicle:
графіки проекту показують роботи, тривалості, залежності, віхи, дати початку і завершення, календарі та критичний шлях у вигляді діаграми.
Планування проекту (або планування ресурсів, або управління розкладом) - це процедура призначення завдань і розподіл ресурсів щоб проект міг бути завершений у визначений час і в рамках бюджету.
Цей процес полягає в оцінці наявні потужності та додаткові ресурси необхідних на кожному етапі проекту та планування того, в який час певні завдання та етапи проекту мають бути завершені, щоб вкластися в заявлений дедлайн. Елементами управління розкладом є
поділ проекту на етапи та визначення проміжних результатів,
визначення завдань в рамках проекту на основі обсягу,
визначення наявних ресурсів та попиту,
розподіл ресурсів,
оцінка часу, необхідного для виконання певних завдань (термінів проекту), щоб вкластися у встановлений термін.
Насамкінець варто згадати про відстеження проектів, оскільки цей термін також вважається чимось схожим на планування проектів.
Відстеження проекту це процес моніторингу прогресу проекту (це фаза моніторингу в життєвому циклі управління проектами). Відстеження проекту пов'язане з відстеженням завдань або навіть збігається з ним - воно зосереджене на виконанні завдань, які, звичайно, є елементом всього проекту.
Це не те саме, що відстеження робочого часу співробітниківце моніторинг того, на які завдання співробітники витрачають свій робочий час. Коли вся робота спланована, цілі поставлені і ресурси розподілені, настає час перевірити, чи йде виконання проекту так, як треба, чи правильно дотримується графік, чи немає невирішених проблем і чи не блокують вузькі місця просування роботи.
Відстеження проєктів - дуже важливий процес для менеджерів проєктів і клієнтів, оскільки він дозволяє їм перевірити, чи все йде гладко, чи працюють початкові плани, чи їх потрібно змінювати, наприклад, розширювати команду або додавати нові завдання.
Жорстко розділити вищезгадані терміни дуже складно, оскільки всі вони взаємодіють один з одним і є частинами управління проектом. Іноді за кожен етап відповідає окрема людина, іноді весь процес лежить на плечах проектного менеджера. Чим складніший проект, чим більша організація, тим більше елементів сприятиме оптимізації роботи.
Саме тому сучасні компанії-розробники програмного забезпечення навіть не починають роботу над проектом без відповідних інструментів. Звичайно, існують системи, призначені для окремих етапів, але вам буде набагато простіше працювати з одним програмним забезпеченням, яке відповідатиме всім вашим потребам і допоможе створити план проекту, встановити графік, управляти ресурсами, контролювати робочий час і прогрес, а також призначати завдання. Нижче ми пропонуємо вам кілька пропозицій щодо ефективних інструментів для управління роботою у вашій організації.
Не підготувавшись, ви готуєтесь до невдачі.
- Бенджамін Франклін
Гаразд, ви вже знаєте, що вам потрібен інструмент планування проектів і як його вибрати... Але чи знаєте ви, навіщо він вам насправді потрібен? Ми знаємо, що всі говорять про його необхідність, але що він дасть вам і як змінить ваш бізнес на краще?
Хаос коштує грошей. Це не секрет. У хаосі ви витрачаєте час на те, щоб розібратися, що відбувається і що потрібно робити. А в будинку програмного забезпечення час - це гроші.... багато грошей. Зрештою, ваші послуги мають ціну не просто так. Якщо ви хочете використовувати гроші вашої компанії на щось, то тільки на розвиток, інновації та маркетинг, а не на марнування ресурсів. Інструменти планування проектів можуть допомогти.
Це може здатися банальним - адже кожен, хто працює над проектом, знає, яка мета і що для цього потрібно, чи не так? Але це не зовсім так. Часто просте на перший погляд завдання має набагато більше складових, ніж здавалося. І кожна з цих складових займає більше часу, ніж здається.
Добре підготовлений графік завжди дає чітке уявлення про те, що і коли вам потрібно зробити, щоб досягти поставлених цілей. Це гарантує, що ви нічого не пропустите і уникнете затримок. Ось чому вам слід вибрати хороше програмне забезпечення для планування проектів.
Управління розкладом дуже важливе з точки зору командної роботи, оскільки кожен член команди знає, які його обов'язки і що робота інших залежить від його роботи. Це допомагає сформувати спільну відповідальність і солідарність серед ваших співробітників, що позитивно впливає на продуктивність.
Деякі проекти починаються гладко і вимагають мінімальних ресурсів, а потім раптом виявляється, що це була лише верхівка айсберга, і кожен наступний етап стає все складнішим і складнішим. Якщо ви підготували календарний план проекту, ви, звичайно, передбачили таку ситуацію і забезпечили час персоналу, який може бути залучений для підтримки проекту. Якщо ж ні, що ж, удачі вам.
Вам знайома ситуація, коли ви починаєте працювати над проектом і все ідеально, ви даєте 110% і якість виконання найвища з можливих? На жаль, чим довше ви працюєте, тим менше часу у вас залишається, і врешті-решт виявляється, що ви не зможете закінчити проект, зберігши початковий рівень.
І що ще гірше, вам доведеться значно знизити свою стандартну якість, щоб взагалі вкластися в дедлайн. Управління розкладом за допомогою принаймні хорошого програмного забезпечення для планування проектів дозволяє уникнути цієї ситуації, ретельно планувати свій час і підтримувати рівномірну, високу якість роботи протягом усього проекту.
Графік проекту чітко показує, що і коли має відбутися. Якщо певні завдання раптом починають вислизати, це сигнал для вас, що щось відбувається і потрібно реагувати. Це дозволяє вирішувати проблеми на ранній стадії і запобігати виникненню вузьких місць до того, як вони вплинуть на весь робочий процес. Без розкладу ви, ймовірно, помітили б кризу, коли вона вже була б дуже серйозною,
Вам потрібна допомога у виборі найкращого програмного забезпечення для планування проектів?
"Мета без плану - це лише бажання"
Покращення управління часом одна з найпопулярніших новорічних обіцянок. Плани - невід'ємна частина нашого життя. Коли ми їдемо у відпустку, готуємо вечерю, хочемо отримати підвищення або роботу своєї мрії, беремо участь у конкурсі, досягаємо чогось. Оскільки план є такою важливою частиною нашого індивідуального розвитку, уявіть собі організацію, повну людей, кожен з яких має потенціал, компетенції та обмежену кількість робочого часу.
Чи можете ви привести компанію до успіху без управління розкладом і хорошого плану? Напевно, так. Але це все одно, що кинути роботу і чекати на виграш у лотерею. Чи варто вірити в сліпу долю?
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...