Типові проблеми управління ресурсами та шляхи їх подолання

Проблеми управління ресурсами пов'язані з самою природою роботи з командами. Часто потрібно планувати роботу і ресурси управління кількома проектами одразу. Організація, моніторинг та вдосконалення процесів - найважливіші складові управління проектними ресурсами, які можуть зробити ваші проекти успішними або зруйнувати їх. Здається, що це занадто складно? Давайте розділимо ці виклики на керовані частини і подивимось, як ви можете подолати їх у своїй роботі.

Визнання потрібних навичок для проекту

Початок нового проектувам потрібно знайти співробітників з потрібними навичками. Як би легко це не звучало, але це може стати проблемою, якщо ви не маєте чіткого уявлення про свої ресурси. Корисно мати список співробітників, який можна відсортувати за їхніми навичками або посадами, оскільки ви зможете швидко знайти людей, здатних виконати певний проект.

Потім з'ясуйте, чи є вони доступними впродовж передбачуваного графіку. Ви також можете використовувати матрицю навичок або Діаграма RACI (також відома як матриця розподілу відповідальності), щоб позначити, за що вони відповідають.

Узгодження доступності та спроможності команди з графіком проекту

Управління доступністю працівників, їхніми можливостями та здатністю дотримуватися графіку тісно пов'язані між собою. Давайте подивимося, як ви можете управляти ризиками, плануючи ресурси та графік вашого проекту.

Знайте про доступність вашої команди

Знаючи, чи працює хтось на повну ставку, чи є фрілансером з погодинною оплатою, ви можете оцінити його доступність. Справжній виклик полягає в тому, що ця доступність може змінитися в будь-який зручний для вас момент. 

Керуйте ризиками до того, як вони виникнуть

Планування ресурсівне лише перевірити наявність команди, але й мати план Б на випадок втрати частини ресурсів.

Чи є інший працівник зі схожими навичками, який міг би взяти на себе це завдання? Або, можливо, ви можете віддати роботу на аутсорсинг фрілансеру?

У будь-якому випадку, добре знати свої альтернативи заздалегідь, а не застрягати без ресурсів для виконання завдання посеред проекту. Ви також можете перевірити національні свята та заплановані вихідні, щоб включити їх у свій графік.

Враховуйте можливості вашої команди

У кращому випадку, з використанням висхідної оцінки з членами вашої команди, вони можуть мати уявлення про те, скільки часу займе кожне завдання, виходячи з їхнього попереднього досвіду. Якщо ні, вам слід взяти до уваги історичні дані.

Таким чином, ви можете оцінити час на основі минулих результатів роботи вашої команди, зменшуючи ризик перевищення їхніх можливостей.

Уникайте нереальних графіків

Якщо ви врахуєте доступність ресурсів та їхні можливості, ви зможете уникнути ще однієї проблеми - створення нереалістичних графіків. Знаючи, коли ваші співробітники доступні і скільки роботи вони можуть виконати за певний проміжок часу, ви зможете точніше планувати свій проект.

Керування робочим навантаженням без зайвих витрат ресурсів

Планування роботи, а потім її моніторинг, щоб уникнути недостатнього або надмірного використання, є дуже важливим для забезпечення продуктивності вашої команди. Інакше, маючи забагато роботи, працівники можуть починають відчувати вигоранняв той час як занадто мало справ робить їх нещаснимитеж.

Відрегулюйте навантаження, щойно помітите, що хтось перевантажений роботою, тоді як у інших не так багато завдань. Подивіться, чи можете ви розділити роботу, наприклад, за допомогою вирівнювання ресурсів. Це техніка планування проекту в якому ви розділяєте або об'єднуєте заходи відповідно до наявності ресурсів. Однак пам'ятайте, що це може негативно вплинути на графік і бюджет вашого проекту.

Уникайте використання ресурсів

Плануючи роботу та ресурси, може виникнути спокуса залучити більше людей, ніж вам насправді потрібно. Це "про всяк випадок" розподіл ресурсів вважається помилкою, якої часто припускаються менеджери проектів.

Додавання більшої кількості ресурсів, ніж потрібно, спотворює розрахунковий час і бюджет, блокуючи працівників і для інших менеджерів проектів. Це може призвести до збільшення обсягу роботи для тих, кого вони забронювали раніше, або до незадовільної роботи.

Намагайтеся призначати тільки тих членів команди, які вам точно знадобляться. Якщо щось зміниться, завжди краще домовитися про працівника з іншим керівником.

Висновок

Щоб уникнути типових проблем з управлінням ресурсами, спробуйте використати ці ідеї у своїй роботі:

• Будьте реалістами - складайте плани, які відповідають вимогам проекту, і не додавайте більше бронювань, ніж вам потрібно.
• Довіряйте даним більше, ніж своїм припущенням - використовуйте дані та звіти з минулих проектів для планування нових.
• Зробіть огляд ваших ресурсів - знайте, які ресурси ви можете використовувати, які навички вони мають і наскільки вони доступні.
• Узгоджуйте свої проекти з можливостями та планами компанії - завжди враховуйте інші проекти та пріоритети, щоб бути в курсі потенційних зіткнень та змін.
• Будьте поруч зі своєю командою - зустрічі зі своєю командою допоможуть вам виявити їхні болі та проблеми на ранній стадії, щоб у вас був час відреагувати та вдосконалитися.