Керувати компанією - нелегка справа, і кожен власник бізнесу та менеджер підтвердить це. Однак, на наше щастя, зараз існують інструменти, які можуть спростити кожен проект і процес; одним з таких інструментів є управління робочим процесом. Використання систем та інструментів управління робочими процесами не підлягає обговоренню в сучасному економічному кліматі. Ця стаття для кожного менеджера, який хоче покращити свої робочі процеси та підвищити продуктивність. 

Що ви отримаєте з цієї статті:

Управління документообігом - це проста концепція, яка відіграє важливу роль в успішному бізнесі. У цій статті ми розглянемо всі тонкощі керування робочим процесом, а також супутні системи та програмне забезпечення, які полегшують його впровадження.

Сьогодні ми маємо на вибір безліч інструментів для управління бізнесом. Незалежно від галузі чи сектору, є щось для кожного.

Шукаєте більше експертних порад щодо управління проектами? Ознайомтеся з нашими БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список для планування спринту Негайно!

Навіщо потрібен робочий процес?

Історія документообігу (і майбутнього програмного забезпечення для документообігу та інструментів управління ним - якщо хочете) сягає 20-х років XX століття. І її коріння пов'язане, як завжди, з пошуком рішення. Вирішенням того, як вирішити існуючі на даний момент проблеми у виробничій галузі.

Під час дослідження того, як ефективно управляти роботою, піонери в особі Фредеріка Тейлора та Генрі Гантта використовували графічну схему для візуалізації робочих процесів або створення часової шкали, щоб викласти основні етапи, графіки та залежності.

Пізніше Генрі Гант прийняв польську версію горизонтальної гістограми під назвою "Гармонограма". Винайдена польським інженером Каролем Адамецьким, вона була трансформована Генрі Ганттом у те, що ми сьогодні називаємо діаграмою Гантта.

Якщо коротко про історію питання, то робочий процес - це візуальна схема структурованого, заздалегідь визначеного набору завдань, які забезпечують досягнення бажаного результату. Робочий процес складається з етапів, ресурсів, обов'язків, залежностей і правил, людей і навичок, необхідних для виконання етапів, а також того, як ці етапи покладаються один на одного. Робочі процеси окреслюють початкову і кінцеву точки, порядок руху, де можуть бути точки прийняття рішень, що ви очікуєте від результатів, а також потенційні кроки, які можуть замінити один одного.

Роль управління робочим процесом проекту?

У цьому розділі ми хотіли б зосередити вашу увагу на хорошому розумінні теми. Чому? Якщо ви шукаєте натхнення, рішення або навіть систему управління робочим процесом - краще мати повне уявлення про проблему (навіть якщо вона в загальних рисах), щоб не витрачати час на те, що не пов'язане з нею.

Що таке робочий процес і менеджмент окремо, кожен може собі уявити. Щоб не ускладнювати, ми не будемо давати визначення менеджменту, а зосередимось на другому терміні. Робочий процес - це кроки, які необхідно зробити для досягнення певної, навіть дуже маленької, мети. Або, використовуючи терміни проектного менеджменту, кроки для виконання завдання. Можна сказати й інакше. Робочий процес:

Це простір між початком і кінцем, що складається з кроків, процесів і людей, які в них беруть участь.

Перш ніж ми заглибимося в основний термін, потрібно зробити ще один коментар. Потрібно зробити невелику розбивку. Gartner, аналітично-дослідницька компанія, що спеціалізується на питаннях стратегічного використання технологій та управління технологіями, звертає увагу на подвійне значення поняття workflow management.

Перший - це зовнішня та внутрішня інтеграція процесів; "підхід до робочого процесу, який дозволяє визначити бізнес-процеси, що охоплюють додатки, в тому числі й ті, що надходять від різних постачальників. Зазвичай для цього потрібне комерційне середовище розробки робочих процесів, що базується на стандартах".

Другий - це автоматизовані події або процеси; підхід до робочого процесу, який дозволяє виконувати автоматизовані завдання (реалізація проекту, наприклад, процес розподілу співробітників або процес розробки веб-сайту).

Другий - в межах нашої статті. Під управлінням документообігом ми розуміємо те, що пропонує американський SAP-інтегратор Signavio:

Управління робочим процесом - це координація завдань, які складають роботу, що виконує організація. Під "робочим процесом" ми маємо на увазі послідовність завдань, які є частиною якогось більшого завдання, і іноді є синонімом "бізнес-процесу".

Найважливіший фактор, який слід розуміти в управлінні робочим процесом, - це те, що воно повинно зробити вашу роботу простішою і максимально безболісною. Час, який ви витрачаєте на управління робочими процесами, має десятикратно окупитися завдяки підвищенню продуктивності та прибутку, що випливає з цього. За даними SAP Signavio вже вдруге:

Метою робочого процесу є досягнення певного результату, а метою управління робочим процесом є досягнення кращих результатів відповідно до певного набору цілей.

Якщо ми зосереджуємося на "досягненні кращих результатів", то перше, що спадає на думку, - це "оптимізація", або, якщо чесно, "постійна оптимізація". Взагалі кажучи, роль документообігу полягає в тому, щоб допомогти оптимізувати, або - як ми вважаємо за краще - управління документообігом слід ототожнювати з оптимізацією. Оптимізацією чого? Оптимізації виконання завдань та їх автоматизації в системах для підвищення продуктивності та зменшення викликів.

Для нас і, можливо, не випадково для нашого конкурента - The Monday.com - управління робочим процесом проекту - це управління проектами:

Робочий процес управління проектами - це ретельно спланована послідовність завдань і дій, які необхідно виконати для завершення конкретного проекту.

Управління робочим процесом - це бізнес-процес організації, документування та виконання різноманітних завдань. Це управління може передбачати використання стратегій і методів, включаючи методи планування, і, звичайно, системи управління робочим процесом (програмне забезпечення). Або просто, шляхом складання планів і визначення кроків, необхідних для досягнення бажаного результату, оптимізувати процес роботи.

Наприклад, якщо для досягнення результату потрібно виконати кілька різних кроків або невеликих завдань, кожен крок або завдання може бути доручено іншому співробітнику або співробітнику з недостатніми навичками. Це може легко призвести до хаосу, якщо комунікація не є настільки чіткою, наскільки це необхідно. Тож очевидно, що gуправління робочим процесом робить ваш бізнес більш ефективним, оскільки оптимізує кожен процес і дозволяє різним відділам та окремим особам чітко комунікувати - одна з найважливіших функцій системи.

Управління робочим процесом проекту vs управління проектом

Щоб уникнути надто глибокого вступу, давайте відразу перейдемо до найпоширенішого визначення управління проектами. Перефразовуючи Звід знань Асоціації управління проектами, 7-е видання, управління проектами - це застосування навичок і знань для виконання проекту відповідно до вимог і припущень, в межах часу і бюджету. В той час як управління робочим процесом - це оптимізація завдань між пунктами А і Б.

Компанія Nintex - постачальник програмного забезпечення для автоматизації робочих процесів - пропонує:

Якщо управління проектами займається плануванням, контролем і керуванням завданнями, то документообіг займається поєднанням цих завдань. І там, де управління проектами дивиться на загальну картину, робочий процес забезпечує плавний перехід від етапу до етапу.

Якщо підхід до управління проектами полягає у плануванні, то до управління персоналом - у налагодженні зв'язків. Але коли справа доходить до відповіді на питання, який зв'язок між ними, відповідь здається простою. Давайте розглянемо фази процесу управління проектами (або, як вважають за краще менеджери проектів, життєвий цикл управління проектами).

Давайте подивимося на кожну колонку. Чи бачите ви в них якісь завдання та процеси? Чи потрібно більше слів, щоб пояснити, який між ними зв'язок?

Як ми знаємо, кожна колонка містить завдання, які необхідно виконати, щоб рухатися вперед. Управління робочим процесом проекту - це конкретний, впорядкований набір завдань, які необхідно виконати, щоб виконати крок процесу. Щоб вважатися робочим процесом, кожен крок у процесі повинен залежати від завершення попереднього кроку.

На що слід звернути увагу в системі документообігу для управління проектами 

Першими інструментами управління робочим процесом були ручка та папір, але сьогодні нам пощастило мати широкий спектр програмних додатків, які роблять цей процес простішим та ефективнішим. Автоматизація різних завдань значно економить час, що стало можливим завдяки системам управління робочим процесом (WfMS або WMS).

Деякі основні елементи, які часто включаються в системи управління документообігом, наведені нижче:

Це не вичерпний перелік, але він дає вам краще уявлення про те, що таке системи керування робочим процесом або програмне забезпечення.

Типи робочого процесу управління проектами

Системи та інструменти управління робочими процесами стосуються використання технологій для автоматизувати та координувати кроки в процесі. Ці системи або інструменти в ідеалі підходить для широкого спектру робочих процесівоскільки їхня функція полягає в тому, щоб забезпечити базову структуру, яка працює з будь-якими даними, що надходять до неї.

Тип системи управління документообігом, який ви оберете, залежить, як завжди, від потреб вашого бізнесу та проектів, які відбуваються у вашій компанії. Ринок пропонує 3 типи робочих процесів, які можуть бути побудовані за допомогою систем управління документообігом.

П'ять основних функцій програмного забезпечення для управління робочим процесом

  1. Інтуїтивно зрозумілий і без коду

Мета WFMS - спростити ваше життя, а не ускладнити його. Як власник бізнесу або менеджер, ви хочете працювати з чітко представленою інформацією, яку легко зрозуміти. Це не означає, що вам більше не потрібні дуже детальні дані, а скоріше, що обране вами програмне забезпечення може працювати зі складною інформацією у фоновому режимі.

  1. Адаптивність, гнучкість і можливість налаштування

Компанії - це складні структури, які складаються з багатьох рівнів. Програмне забезпечення, яке ви обираєте, має бути гнучким і легко налаштовуватися. Наприклад, воно може дозволити вам вказати доступ до даних для різних людей.

  1. Пропонує різні інструменти візуалізації

Програмне забезпечення для управління робочими процесами повинно мати ряд можливостей для ілюстрації послідовності завдань або набору даних, таких як блок-схеми, кругові діаграми, графіки, форми і так далі.

  1. Інтеграція з іншими інструментами

Робочий процес - це окрема частина вашого бізнесу, але це не означає, що він функціонує у вакуумі. Інформація, яка вам потрібна в робочому процесі, надходить з різних підрозділів вашої компанії, а це означає, що підключення її до вашої системи управління контентом є дуже важливим.

  1. Функції звітування

Створення візуалізації певного робочого процесу допомагає його виконати, але важливою частиною ведення бізнесу є оцінка того, наскільки ефективно працюють різні процеси. Система управління робочими процесами повинна надавати вам чіткий зворотній зв'язок щодо ефективності ваших робочих процесів.

Системи управління робочими процесами проектів використовуються фахівцями та менеджерами проектів

Тепер, коли ви маєте краще уявлення про те, що має забезпечувати хороша WfMS, настав час розглянути кілька найкращих варіантів програмного забезпечення, що пропонуються на ринку.

Teamdeck – Програмне забезпечення для управління ресурсами з функціями планування завдань і відстеження продуктивності

"Орієнтоване на співробітників комплексне рішення для управління ресурсами для агентств і компаній-розробників програмного забезпечення".

Teamdeck.io - це інструмент для управління розкладом та робочим процесом проекту

Ціни: $0.9 (легкий член) на місяць та $3.6 (член команди) на місяць

За:

Мінуси:

________________________________________________________________________

Hive.com – Платформа управління проектами

"Перша платформа управління проектами, створена для користувачів користувачами".

Hive допомагає відстежувати кілька проектів

Ціни: Hive Solo - безкоштовно для окремих осіб та невеликих команд.

Hive Team - $12 за користувача на місяць (при щорічному виставленні рахунку) або $ 16 на місяць (при щомісячному виставленні рахунку) для Hive Team, які ведуть кілька проектів і програм, прагнучи оптимізувати роботу.

За:

Мінуси:

________________________________________________________________________

Proofhub.com – Програмне забезпечення для планування проектів

"Використовуйте всі інструменти, які потрібні вашій команді, під одним дахом".

Функції Proofhub дозволяють легко планувати, співпрацювати, організовувати та реалізовувати проекти

Ціни: (стандартний) $45 на місяць / тарифікується щорічно необмежена кількість проектів / 5 користувачів / 10 ГБ пам'яті

За:

Мінуси:

Креативний vs традиційний - відмінності між підходами до управління проєктним робочим процесом

Робочий процес або бізнес-процес, як його іноді називають, - це послідовність завдань, які необхідно виконати для досягнення певного результату. Існує два основних типи робочих процесів - послідовний і паралельний. Перший передбачає суворий порядок, в якому завдання розташовуються в лінійному процесі. Другий означає, що завдання можуть виконуватися різними людьми одночасно.

Незалежно від типу, робочий процес зазвичай є частиною більшого набору робочих процесів, які складаються в більші та складніші бізнес-процеси. Також можлива комбінація типів робочих процесів.

З роками, коли компанії продовжували розвиватися, керувати та стандартизувати робочі процеси, деякі з них стали занадто жорсткими та несприйнятливими до змін. Вони не завжди залишають місце для інновацій та ризику. Було докладено зусиль, щоб прищепити більше креативності, гнучкості та стійкості в цьому процесі.

Незважаючи на певний прогрес, не всі компанії та працівники, схоже, підтримують ці зміни. 10-те Глобальне опитування щодо управління проектами, проведене Інститутом управління проектами (Project Management Institute, PMI), американською некомерційною професійною організацією з управління проектами, виявило, що лише 58% організацій повністю розуміють важливість стратегічного управління робочими процесами креативних проектів.

Ми стверджуємо, що творчі підходи до управління робочими процесами мають очевидні переваги. Ми ділимося топ-10 перевагами креативного управління проєктами, на які не може заплющити очі жодна компанія чи організація, орієнтована на успіх.

Обмеження традиційного управління проєктним робочим процесом

Хоча робочі процеси були задумані для полегшення організаційного та проектного менеджменту (що вони і роблять), традиційні методи зіткнулися з певними обмеженнями, які вимагають більш креативних підходів до управління. Без коригування процесів розробки та управління робочими процесами компанії ризикують застрягти в бізнес-процесах, які є занадто жорсткими, щоб заохочувати інновації та творче мислення. Давайте коротко розглянемо ці обмеження.

Повільний процес

Традиційний метод є досить повільним, оскільки він не допускає жодних розбіжностей. Зміни в послідовний робочий процес важко вносити, оскільки вони порушують послідовність і причинно-наслідковий зв'язок між різними завданнями.

Мало або зовсім немає місця для вкладу клієнта

Розробка продукту не ґрунтується або погано ґрунтується на думці клієнтів. Це може розмити весь процес, оскільки кінцевий продукт або послуга не зможе задовольнити попит. Доопрацювання або модернізація продукту чи послуги після завершення процесу розробки є обтяжливим, трудомістким і дорогим процесом.

Відсутність стимулів

Коли всі кроки та завдання здаються заздалегідь визначеними, у працівників мало стимулів пропонувати інноваційні рішення або нові способи ведення бізнесу. Це також робить організацію абсолютно не схильною до ризику, що не обіцяє нічого доброго для її здатності конкурувати з конкурентами, залишаючись на крок попереду.

Занадто жорстко.

Процес є занадто жорстким, щоб дозволити коригування, вдосконалення, нестандартні рішення або навіть швидкі виправлення в ході управління робочим процесом. Люди неохоче мислять нестандартно, тому що все нетрадиційне або таке, що йде врозріз із правилами компанії, може бути розцінене як безгосподарність або недобросовісна практика.

Погана координація

Традиційне управління робочими процесами, як відомо, страждає від поганої координації. Навіть паралельне управління робочими процесами, яке передбачає певний рівень координації для забезпечення взаємодоповнюваності, призводить до того, що кожен бізнес-процес живе власним життям зі слабкими зв'язками з іншими завданнями або робочими процесами. Це також створює ризик "переливання з пустого в порожнє", що негативно впливає на загальну продуктивність.

Переваги управління робочим процесом креативного проєкту

Отже, як створення системи управління робочими процесами допоможе вирішити вищезазначені проблеми? Яких конкретних переваг може очікувати кожна компанія чи організація від створення системи управління робочими процесами? Давайте перейдемо до огляду 10 основних переваг, на які можуть розраховувати компанії від розробки та управління робочими процесами креативних проектів.

Командна робота

Креативний робочий процес над проектами сприяє покращенню командної роботи в компанії чи організації. Він створює простір для людей, які висувають нетрадиційні ідеї, які вони можуть обговорити та вдосконалити з колегами. Таким чином, створюється відчуття спільної власності та відповідальності за робочий процес, який вони розроблятимуть і якого дотримуватимуться для досягнення кращих результатів та ефективності.

Координація

Виходячи з вищесказаного, креативне управління робочим процесом проекту стимулює тіснішу координацію між різними відділами та окремими особами. Цей процес мінімізує похибку, сприяючи досягненню загальних цілей компанії.

Краща координація також сприяє більшій зацікавленості керівництва компанії у підтримці ініціатив, які продумуються різними підрозділами чи відділами.

Покращення управління

Креативне управління проєктним робочим процесом є одночасно і результатом, і причиною вдосконалення управлінських практик. Провідні світові компанії є успішними, тому що вони здатні розвивати творчі та нестандартні підходи до планування проекту та управління. Одним із прикладів є Google, один із найвідоміших світових технологічних гігантів, який прийняв творчий підхід до постановки цілей, що отримав назву цілі та ключові результати (OKR).

Багато років тому Google заохочував своїх співробітників ставити перед собою амбітні цілі, пов'язані із загальними цілями компанії. У рамках довгострокових амбітних цілей вони встановлювали конкретні та вимірювані ключові результати, які переглядалися щороку. Усі ОКР були поширені всередині компанії, щоб співробітники могли бачити, як їхні індивідуальні робочі плани сприяють один одному в досягненні загальних цілей компанії. Результати, яких вдалося досягти Google, говорять самі за себе. Багато інших компаній зараз вивчають цей досвід, щоб застосувати подібні підходи.

Спритність

Креативне управління проєктним робочим процесом робить організації більш гнучкими. Провідні компанії галузі відходять від класичних інструментів управління проектами, таких як методологія водоспаду, до інноваційних, гнучких підходів до управління. Це дозволяє їм розбивати свої бізнес-процеси на менші одиниці, прагнучи поступового прогресу та покращень, що випливають з результатів, досягнутих на кожному етапі.

Креативне управління робочим процесом проекту робить організації більш гнучкими, підвищуючи їхню здатність реагувати та адаптуватися до змін і подій, що відбуваються в ході циклу розробки та управління робочим процесом.
Зрештою, гнучкі компанії надають клієнтам більшу цінність, залишаються конкурентоспроможними та досягають кращих результатів.

Сталий розвиток та продуктивність

Креативне управління проєктним робочим процесом також є передумовою підвищення стійкості та продуктивності. Воно створює низку стимулів для співробітників, щоб стати тими лідерами думок, які допомагають компаніям залишатися на крок попереду. Крім того, це робить компанії та їхній персонал більш продуктивними, оскільки всі внутрішньо зацікавлені в постійному вдосконаленні, поступових змінах та гнучких управлінських практиках.

Підвищення продуктивності та ефективності - це те, що хвилює всіх, будь то компанії, підприємці, автори-фрілансери чи студенти коледжів. Коли справа доходить до завдань для коледжу, студентам потрібно ретельно переглянути сервіси з написання есе, щоб вибрати той, який найкраще відповідає їхнім вимогам. Ось чому вони часто використовують TrustMyPaper отримати високоякісний контент і професійні послуги з написання текстів за розумними цінами. Таким чином, вони мають змогу виконати свої академічні роботи відповідно до вимог коледжу.

Краще навчання та обмін знаннями

Таке управління проектним робочим процесом сприяє створенню навчального середовища в компанії. Це створює простір для людей, які можуть спробувати і зазнати невдачі, не боячись покарання. Як казав відомий ірландський драматург Семюель Беккет, нам усім потрібно "спробувати ще раз, зазнати невдачі, але краще!". Створюючи робоче середовище, сприятливе для розумного ризику та ініціативи, компанії та організації забезпечують постійне вдосконалення та навчання як ітеративний процес.

Коли умови праці та навколишнє середовище є належними, люди перестають працювати в силоміць. Це корпоративна хвороба, якої будь-яка успішна компанія прагне уникнути за будь-яку ціну. Обмін знаннями прокладає шлях до максимізації переваг емпіричних даних та оцінок для майбутнього планування на високому рівні та управлінських практик.

Покращена комунікація

Оскільки працівники отримують простір для висування творчих рішень, управління робочим процесом починає сприяти кращій, своєчаснішій та регулярнішій комунікації між різними підрозділами та відділами. Найчастіше брак комунікації призводить до значних затримок у розробці продукту або послуги, які важко виправити.

Це також покращує зовнішню або стратегічну комунікацію із зовнішніми зацікавленими сторонами та клієнтами, що має вирішальне значення для забезпечення відповідності продуктів і послуг компанії їхнім потребам.

Інновації

Інновації є рушійною силою успіху в сучасному світі, що швидко змінюється та керується технологіями. Важко, якщо взагалі можливо, залишатися конкурентоспроможним без регулярних оновлень, інновацій та налаштувань, які надають компаніям необхідну перевагу. Креативне управління проєктним робочим процесом породжує інноваційний дух, який є критично важливим для загального успіху.

Мислячи нестандартно, люди можуть змусити себе і своїх роботодавців вийти із зони комфорту. Іноді це означає вихід у незвідані води, що важливо, якщо компанії хочуть, щоб їхні продукти та послуги виділялися на тлі інших.

Конкурентна перевага

Креативність є головним рушієм прогресу та технологічного розвитку. Компанії, які здатні використовувати силу людської уяви, отримують вигоду від нестандартного та нетрадиційного способу мислення. Звичайний підхід до управління робочим процесом не дає змоги надавати клієнтам такі продукти та послуги, якими вони зможуть насолоджуватися як екстраординарними, такими, що допоможуть їм відчути себе особливими.

Покращена продуктивність

І останнє, але не менш важливе: креативність має прямий вплив на підвищення ефективності. Коли люди працюють у компаніях, де все стандартизовано і де від них очікують простого виконання наказів, менеджери не можуть очікувати, що вони прагнутимуть до індивідуальної досконалості. Компанії отримують від своїх працівників багато "мішків з піском", тобто практики зниження очікувань щодо індивідуальних сильних сторін та основних навичок для того, щоб отримати кращі результати, ніж очікувалося.

На противагу цьому, креативне управління робочим процесом проекту спонукає людей працювати над собою, перевищувати встановлені вимоги та додавати цінності до прибутків і результатів компанії завдяки покращенню продуктивності.

Заключні думки

Креативне управління проєктним робочим процесом має низку переваг, які хотіла б мати кожна успішна компанія. Воно вирішує проблеми, притаманні традиційному управлінню робочими процесами, яке стало занадто жорстким та ізольованим, щоб відповідати швидкозмінним потребам світових ринків. Ці обмеження також стають на заваді здатності компаній та організацій опановувати зміни в умовах безперервних, мінливих і непередбачуваних обставин для досягнення своїх цілей.

На противагу цьому, креативне управління проєктним робочим процесом забезпечує простір для побудови скоординованих, спільних підходів до розробки та виконання робочих процесів, що призводить до створення кращих продуктів і збільшення прибутку. Це також підвищує ймовірність того, що компанії стануть першопрохідцями, інноваторами та лідерами галузі на тлі швидкозмінних вимог, поведінки клієнтів та зміни пріоритетів.

Компанії, які прагнуть досконалості та кінцевого успіху, не можуть дозволити собі зациклюватися на старих способах ведення бізнесу. Вони знають, що ніщо не може зрівнятися з силою уяви та креативності їхніх співробітників, коли справа доходить до створення золотих продуктів та послуг.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Пов'язані публікації

Керівники проектів завжди шукають варіанти програмного забезпечення для управління ресурсами
Управління проектами, Інструментарій

Планувальник ресурсів - як вибрати правильний?

Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...

Аня Кітовська
Допомагаємо менеджерам проектів розраховувати використання ресурсів
Управління проектами, teamdeck

Як розрахувати використання ресурсів: Посібник для менеджерів проектів

Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...

Аня Кітовська