Головна " Блог " Управління проектними ресурсами 101: Посібник для менеджерів проектів

Якщо ви запитуєте себе, що таке управління ресурсами, то ви в абсолютно правильному місці. Керуючи проектом, ви керуєте не лише завданнями, необхідними для його реалізації. Те, як ви плануєте, організовуєте та керуєте своєю командою, має значний вплив на успіх проекту. Не дивно, що дотримання найкращих практик управління ресурсами може реально змінити ситуацію на робочому місці. 

Що ви отримаєте з цієї статті?

Для чого потрібне управління ресурсами проекту?

Оскільки ми хотіли б пролити яскраве світло на суть управління ресурсами проекту, ми повинні представити невелику академічну бесіду, спрямовану на роз'яснення термінів, пов'язаних з нашою основною темою.

Але є й інша причина для цих закидів. Без чіткого розуміння основних елементів і чинників, що складають управління ресурсами проекту, будь-хто може прийняти рішення, що містить більший ризик помилки. Помилки, пов'язані з процесами всередині проекту або навіть з вибором програмного забезпечення для покращення управління проектними ресурсами.

Управління ресурсами проекту
Частина процесу управління ресурсами проекту [Джерело: програмне забезпечення Teamdeck].

Маючи загальну картину, ви не загубитеся в лабіринті понять і нечітких зв'язків між галузями знань, які фундаментально підтримують управління проектами.

Від проекту, управління проектом до управління ресурсами проекту

Управління ІТ-проектами, управління маркетинговими проектамиуправління проектами в сфері нерухомості, або управління проектами креативної агенції - Однак, незалежно від того, яку галузь ви вставите перед словом "управління проектами", фази, процеси та кроки здебільшого будуть однаковими. Але перш ніж ви дізнаєтесь про це, необхідно зробити невеликий вступ. 

Як відомо, люди швидше вчаться, коли бачать картинки або приклади - те, що можна вловити органами чуття, насамперед очима. Тож, перш ніж відповідати на численні запитання, пов'язані зі значенням кожного терміну в наведених нижче визначеннях, давайте почнемо з образних і легко адаптованих прикладів, що належать до сім'ї управління проектами.

Починаючи з менш складних і таких, що займають менше часу:

Ресурсами проекту, необхідними для досягнення успіху проекту, займається досвідчений менеджер ресурсів
Цей 17-річний проект вартістю $59 мільярдів доларів має 595 футів заввишки, 131 фут завширшки і понад 7600 футів завдовжки, а 32 основні турбіни вироблятимуть електроенергію. Витрати? Вимоги до кожного завдання? Часові рамки? Графіки? Кількість залучених людей і навичок?

Отже, щоразу, коли ви думаєте про "проект", ви повинні мати уявлення про те, скільки людей, навичок, субпідрядників, інструментів і домовленостей містить проект. Скільки ресурсів, залежностей, маленьких кроків, мільйонів завдань і розкладів задіяно, щоб виконати кожну ілюстрацію проекту?

Продовжуючи нашу тему, час покопатися у визначеннях. Почнемо з того, що легше засвоїти. Уявімо, що ви розмовляєте з дитиною і хочете пояснити їй, що таке управління проектами. У такому контексті, як цей, ви могли б легко погодитися з визначенням з projectmanager.com:

Управління проектами - це дисципліна планування, виконання та завершення проектів.

Вищезгадане розуміння розглядає управління проектами як процес і розбиває його на 3 етапи. Звичайно, кожен з них містить ще кілька груп елементів, процесів, завдань і - завжди недооцінених, завжди непередбачуваних - викликів, пов'язаних з кожним з них.

Але це дуже спрощена версія життєвого циклу управління проектами - адже саме так фахівці називають цей процес. Найпопулярнішою є версія з 5 фазами. Розроблена PMI включає в себе концепцію та ініціацію, планування, виконання, ефективність/моніторинг та закриття проекту.

Управління ресурсами проекту просто співвідноситься з посадами в проектній команді
5 фаз процесу управління проектами (життєвий цикл управління проектами). Маючи цю візуалізацію перед очима, ви можете уявити сфери, в яких система управління ресурсами проекту може допомогти

Але це визначення не піднімає питання про те, хто. Якщо говорити конкретно - людина, фахівець і його компетенції, досвід, зрілість.

Згідно з тим же PMI, про який ми часто згадуємо, вони запропонували визначення, яке підкреслює те, що стоїть за кожним проектом. Йдеться про людей, від керівників проектів до підрядників та робочої сили, яка бере участь у проекті. Люди, які складають графік, а також ті, кого відбирають для участі в проекті на певному етапі і призначають завдання.

Перефразовуючи їхні слова, управління проектами - це використання специфічні знання, таланти, навички, пристрої, інструменти, методи, процеси та техніки для надання чогось, що має "цінність для людей".

Як бачимо, тут більше йдеться про компетенції (в тому числі й м'які), про володіння інформацією та вміння реалізовувати ці знання. Або - використовуючи фразу, взяту, скажімо, з мотиваційної бібліотеки - перетворювати думки на дії та робити справи.

У резюме цього розділу ми використовуємо визначення, запропоноване Асоціацією управління проектами (Association for Project Management Institute). Це не найлегше запам'ятати чи навіть зрозуміти визначення управління проектами, але, прочитавши вище, можна легко уявити, що мав на увазі автор. Але є дещо, з чим ми не згодні. І все ж таки, ми з цим не згодні:

Управління проектами - це застосування процесів, методів, навичок, знань і досвіду для досягнення конкретних цілей проекту відповідно до критеріїв прийняття проекту в рамках узгоджених параметрів. Управління проектами має кінцеві результати, які обмежені певними часовими рамками та бюджетом.

Кілька слів коментарів. Ми бачимо певну схожість з пропозиціями, запропонованими раніше, тому більше нічого про це не скажемо. Новими є обмеженість у часі та бюджеті, а також критерії прийнятності. Починаючи з останнього, ваш клієнт зазвичай має певні очікування щодо того, що він хоче бачити на фініші, як це має працювати і як це має допомогти вирішити його проблеми. Він не може прийняти результат вашої роботи. І що далі?

Але тут важко знайти протиріччя - критерії прийнятності можуть призвести до того, що проект триватиме довше, ніж передбачалося. Але ми не можемо погодитися з твердженням, що бюджет і час - це ті умови, які роблять керівництво проектом кваліфікованим як управління проектом.

Обмежені часові рамки та бюджет - це те, що відрізняє управління проектами від простого менеджменту [Зображення вище = огляд відстеження часу виконання декількох завдань за допомогою системи управління ресурсами проекту].

Будь-хто знає, що останні два аспекти, які повинен брати до уваги будь-який голова, бос або особа, яка приймає рішення щодо будь-якого проекту, - це вищезгадані час і бюджет - тому що вони не безмежні. Але тільки повернення інвестицій, очікувана віддача за очікуваний проміжок часу має найбільший вплив на бізнес-рішення, ніж будь-який інший фактор. І з точки зору багатьох бізнесменів, фундаментальною частиною бізнесу є гроші. Тому що, якщо у вас достатньо грошей, вам не потрібно приймати поспішні рішення і чекати, що зроблять конкуренти в боротьбі за наступних клієнтів.

Якщо ми погоджуємося з останнім твердженням, ми не можемо погодитися з твердженням, що управління проектами є чимось іншим, ніж "менеджмент", вказуючи на те, що ключовим фактором, який відрізняє обидва поняття, є те, що управління проектами має кінцевий результат і обмежений часовий проміжок, на відміну від менеджменту, який є безперервним процесом.

Ми не впевнені, що це працює тільки так. Чи є метою бізнесу мати багато клієнтів, особливо кількість клієнтів, яка дозволяє бізнесу працювати? Чи потребує бізнес постійної комунікації з потенційними клієнтами? Чи реалізовує відділ маркетингу в потрібний час менші завдання або більші проекти, щоб покращити комунікацію, кількість відвідувачів сайту та кількість лідів? Чи не потрібно людям, відповідальним за маркетинг і комунікацію, раз на місяць або кілька разів на рік інформувати про результати? 

Відповідь на питання Для чого потрібне управління ресурсами проекту

Чи розумієте ви зараз важливість управління проектними ресурсами?

Тепер ви розумієте важливість управління проєктними ресурсами? [Джерело: щорічний звіт "Стан управління проєктами", Веллінгтон 2020].

Яка роль управління ресурсами проекту?

Ви багато знаєте про управління проектами, тому вам не потрібно більше інформації. Ми також вже знаємо, де завжди знайти серед 5 фаз життєвого циклу управління проектами місце для управління ресурсами проекту.

Це для сяючої зірки нашого дослідження - управління проектними ресурсами. Ми вже знаємо, що таке проект. Отже, що таке ресурси?

Завдяки Звід знань APMМи знаємо, що ресурси розуміються широко - як люди (та їхні навички), але також як гроші, техніка, матеріали, технології та все інше, що необхідно для досягнення очікуваного результату. Також можна сказати, що ресурси - це все, що потрібно для виконання завдання або проекту.

Звісно, з точки зору багатьох компаній, особливо тих, що орієнтовані на надання послуг, управління ресурсами - це все про людей. Люди та їхні навички.

Для них управління ресурсами проекту - це управління проектами:

(...) придбання, розподіл та управління ресурсами, такими як люди та їхні навички, фінанси, технології, матеріали, обладнання та природні ресурси, необхідні для реалізації проекту. Управління ресурсами гарантує, що внутрішні та зовнішні ресурси використовуються ефективно, вчасно і в рамках бюджету.

Це не найпростіше визначення, яке коли-небудь було зроблено, через його неоднозначні терміни, тому воно могло б цілком підійти для академічної дисертації. Але не в цьому блозі. На Projectmanager.com ми знайомимося з ним у простий спосіб. Без розмов про якість, вимоги та очікування, які походять від зацікавлених сторін, або навіть про час і бюджет.

Управління ресурсами - це процес планування, складання розкладу та розподілу ресурсів для завершення проекту.

Огляд звіту про використання команди - приклад вимірювання роботи людей [джерело: Teamdeck - програмне забезпечення для управління ресурсами проекту].

Ефективне управління ресурсами призводить до того, що потрібні ресурси доступні в потрібний час для потрібної роботи. І роль менеджера ресурсів полягає в тому, щоб - перефразовуючи слова APM - визначити необхідні ресурси (працівники з відповідними навичками та досвідом) виконати роботу, як частину планування, і визначити, коли знадобляться ресурси, за допомогою складання розкладу.

Як бачимо, загалом, визначення - за винятком форми, в якій вони подані - схожі. Якщо ми спробуємо порівняти визначення управління проектними ресурсами, то стане зрозуміліше, що вони мають спільного. Отже:

Підсумовуючи обговорення, можна сказати, що управління ресурсами проекту, без сумніву, є найбільш вимогливим і складним елементом в процесі управління проектом. Його роль - загалом кажучи - зводиться до планування, організації, контролю та вимірювання роботи людей. 

Управління ресурсами проекту - це, простіше кажучи, найбільш ефективне використання обмежених ресурсів, наданих у ваше розпорядження. Або - якщо говорити про те, як це відбувається насправді - використовувати максимум наявних ресурсів - попередньо визначених і перевірених на наявність відповідних навичок - для завершення проекту в очікуваний час з очікуваним результатом.

Між плануванням ресурсів, розподілом ресурсів та управлінням ресурсами проекту

Щоб уникнути занадто довгого вступу, ви повинні знати, що 3 вищезгадані терміни для деяких проектних менеджерів та академічних представників розуміються як окремі, і кожен з них має своє значення.

Але для деяких людей планування ресурсів і розподіл ресурсів означають одне і те ж, і обидва є частиною чогось більшого - управління ресурсами. Але серед багатьох джерел, присвячених нашій темі, також можна знайти визначення, які ототожнюють поняття "управління ресурсами" та "планування ресурсів" (погляньте на визначення у Вікіпедії). Отже, настав час для кількох пояснень.

Сплануйте управління ресурсами, що включає ресурсний потенціал та запити на ресурси

Ми погоджуємося з компанією Saviom - нашим конкурентом на ринку систем управління проектними ресурсами - в тому, що:  

Розподіл ресурсів, також відомий як планування ресурсів, розпізнає і призначає ресурси на певний період для різних видів діяльності

Одразу видно, що це визначення також можна розглядати як визначення управління ресурсами. Чи не так? Тим не менше, в цій статті ми намагаємося дотримуватися порядку, згідно з яким управління ресурсами проекту і весь його процес містять планування і розподіл як свої частини.

Ми могли б продовжити цю дискусію про визначення нюансів, але це не є нашою метою. Мета цього розділу - надати вам ширшу картину термінологічних міркувань і проблем, пов'язаних з терміном, що нас цікавить.

 

KPI, виклики та корисна роль програмного забезпечення для управління проектними ресурсами

KPI управління ресурсами проекту 

A. Розрахунковий та фактичний час, відпрацьований працівником

Чи йде проект за планом - це постійне питання в голові кожного проектного менеджера. Порівняння передбачуваного оціночного значення (наприклад, годин, які співробітник повинен витратити на виконання завдання) з фактично відстежуваними годинами - це спосіб перевірки прогресу. Завдяки цьому методу ви зможете виявити ранні ознаки затримки проекту і внести деякі зміни під час поточного проекту або в майбутньому.

Метрики управління ресурсами

 

 

B. Кошторисні та фактичні витрати на одного члена команди (різниця у витратах на ресурси)

Витрати, спричинені роботою команди, є ще одним фактором, який змушує керівників проектів інтенсивно думати. Хороші системи управління ресурсами проекту дозволяють призначити погодинну або навіть денну ставку кожному з членів команди і скласти відстеження витрат за проектом звіти на їх основі та табелі обліку робочого часу вашої команди.

 

C. Оплачувані та неоплачувані години

Розподіл між неоплачуваними та оплачуваними годинами в проектах допомагає відстежувати прибутковість компанії. Перевірте, скільки годин члени вашої команди витрачають на такі види діяльності, як зустрічі, адміністративні завдання тощо.

D. Використання ресурсів / Використання працівників

Використання ресурсів - один з найважливіших KPI, який відстежується в компаніях. Зрештою, ви не хочете, щоб ваша команда була перевантажена або перевантажена роботою. З іншого боку, ніхто не повинен залишатися без завдань. Існують 2 способи розрахунку використання ресурсіві ви повинні використовувати їх на двох різних етапах життєвого циклу проекту.

 

Виклики, що виникають під час процесів управління ресурсами проекту

A. Відсутність легкого доступу до компетенцій ресурсів та ресурсного пулу

Чим більше проектів, тим більше залучених працівників. Чим більша кількість працівників, тим важче швидко знайти потрібних працівників, щоб призначити їх на проект. Роль належної системи планування ресурсів проекту полягає в тому, щоб допомогти знайти ресурси з очікуваними навичками, зрілістю, досвідом, компетенціями, місцем розташування, профілем витрат, часовим поясом і т.д. 

 

B. Огляд продуктивності відсутнього ресурсу

Вимірювання продуктивності все ще залишається головним викликом у компаніях - як нових, так і з давніми традиціями. Аналіз робочого часу - як продуктивного, так і непродуктивного, відстеження часу, витраченого працівником на виконання певних завдань, - це спосіб, який допомагає оптимізувати роботу та прогнозувати час і бюджет. 

 

 

C. Конфлікти планування

Планування конфліктів не є чимось рідкісним навіть у дуже добре організованій компанії. Особливо в компаніях-розробниках програмного забезпечення, рекламних агентствах та інших компаніях, орієнтованих на надання послуг, де працюють навіть кілька менеджерів проектів, які шукають відповідні ресурси. Система управління проектними ресурсами попереджає про накладки в бронюванні і - з точки зору працівника - про надмірне бронювання.

 

D. Неадекватне планування ресурсного потенціалу
Планування ресурсного потенціалу дозволяє уникнути затримок в останню хвилину. Потенціал визначає ресурси, доступні для виконання конкретного завдання.

Інструмент управління проектами потрібен для ефективного управління проектними завданнями та проектними роботамиЯкщо ви виконали проект вчасно і в рамках бюджету, ви на правильному шляху. Багато організацій не можуть окреслити ресурсні можливості на початковій фазі проекту, в результаті чого важко спланувати розподіл ресурсів.

Ресурсний потенціал можна проаналізувати за допомогою відстеження ресурсів. Завдяки деяким універсальним інструментам управління ресурсами та управління проектами, які можуть полегшити цю задачу.

Залежно від розміру вашої команди, профілю компанії та методології управління проектами, якої ви дотримуєтесь, ви можете обрати один із різноманітних інструментів управління ресурсами. Насправді, на початку ви навіть можете використовувати для цього просту електронну таблицю (хоча я б радив вам інакше, оскільки електронні таблиці можуть стати неефективними в міру зростання вашого бізнесу).

Підсумовуючи цей розділ, в ідеалі, належне інструмент управління ресурсами має складатися з розкладу (наприклад, у вигляді простого календар ресурсів перегляд), доступність ваших ресурсів, їхні поточні бронювання та табелі обліку робочого часу.

Користувацькі категорії або теги також корисні, оскільки вони полегшують навігацію до ресурсів, які вам потрібні в даний момент, фільтрують перегляд за певними ролями або проектами тощо.

Нарешті, ви можете вибрати інструмент з інтегрованим розділом звітів, де ви можете легко використовувати зібрані дані для аналізу навантаження на команду, бюджети проектівабо рентабельність інвестицій для компанії.

Чим повніший (але водночас чіткіший) погляд, тим кращі висновки ви зможете з нього зробити.

 

Чим займається менеджер ресурсів проекту? Які у нього пристрасті?

Роль, обов'язки менеджера ресурсів проекту

Від betterteam.com - компанії, що спеціалізується на HR-індустрії:

Ресурс-менеджери допомагають керівникам проектів з плануванням людських ресурсів та розподілом персоналу. Вони визначають спроможність компанії задовольнити кадрові потреби проектів, призначають персонал на проекти та наймають нових працівників. Вони також можуть керувати платіжними відомостями та навчати персонал.

Для кращої візуалізації головної ролі цього розділу - планувальника ресурсів - давайте використаємо порівняння. Порівняння базується на спрощеній різниці між менеджерами ресурсів та менеджерами проектів. Отже, менеджери проектів працюють на рівні проекту - вони координують групу проектів (здебільшого, пов'язаних між собою) або просто проект. Вони відповідають за те, щоб проект був завершений проектною командою. У той час як Ресурс-менеджери працюють на рівні компанії. Вони обирають, розподіляють і підбирають відповідні кваліфіковані ресурси для кількох проектів.

План управління ресурсами, очевидно, є важливим елементом для повного управління внутрішніми та зовнішніми ресурсами

Асоціація проектних менеджерів вустами Кірстен Берд пропонує таке значення нашої зірки.

Спеціаліст проекту повинен визначити ресурси, необхідні для виконання роботи, в рамках планування, і визначити, коли ці ресурси знадобляться, шляхом складання графіку.

Що ми хотіли б особливо підкреслити, так це першу частину, де сказано "Повинні визначити...". Чому це так важливо? Перш за все, але не найважливіше, тому що це відправна точка. Говорячи про аспекти управління ресурсами, здебільшого виділяють планування як його суть. Тут ми бачимо, що є основою хорошого планування - це м'які навички, особливо чудове око і відчуття людей.

Тепер настав час для Обов'язки ресурсного менеджера:

Сфера знань, якими володіє менеджер проектних ресурсів

Області знань, наведені в Зведенні знань з управління проектами (PMBOK).

Стратегії управління проектними ресурсами

A. Розподіл ресурсів

Беручи до уваги навички та доступність ваших співробітників, ви повинні мати список співробітників, готових до роботи над проектом. Маючи список працівників, які вже відібрані для участі у вашому проекті, ви можете забронювати їх у вибраному вами інструменті.

План управління ресурсами передбачає, наскільки важливим є управління ресурсами проекту, щоб контролювати ресурси, необхідні для виконання завдань

Як розподіл ресурсів це процес максимального використання ресурсів, які ви маєте, ви повинні відстежувати їхню ефективність та використання. Цей аспект управління людськими ресурсами допоможе вам уникнути недостатнього або надмірного використання та запобігти вигоранню працівників.

Серед інших переваг розподілу ресурсів можна виділити наступні:

B. Використання ресурсів

Ви стежите за тим, скільки роботи виконують ваші людські, технічні, механічні та інші ресурси, а також за тим, скільки годин вони відпрацювали. Ви будете особливо стурбовані ресурсами, які "недозавантажені" або "перезавантажені" (загальний розподіл).

C. Вирівнювання ресурсів

Якщо ви можете скоригувати розклад проекту, щоб дотриматись його дедлайну, ви можете використати вирівнювання ресурсів. Щоб змінити розклад за допомогою вирівнювання ресурсів, розділіть або об'єднайте роботи відповідно до доступності ресурсів, щоб не було недозавантажених або надмірно завантажених членів команди проекту.

D. Прогнозування ресурсів

Ресурс-менеджер, який добре виконує свою роботу і знає цифри, зможе з достатньою впевненістю спрогнозувати, який обсяг роботи може виконати його команда за певний період часу. Це дозволяє команді та компанії точно підготуватися і спланувати майбутні зобов'язання.

 

Високорівневе планування та управління ресурсами проекту

Тепер, коли ви знаєте, що таке управління ресурсами, вам потрібно сформувати план. І не просто план - щоб ефективно управляти ресурсами в декількох проектах, вам потрібно мати план високого рівня для кожного проекту.

Планування на високому рівні

Планування на високому рівні це погляд керівника проекту на нього:

В управлінні проектними ресурсами план високого рівня допомагає відповісти на питання: "Які ролі мені потрібні, щоб успішно виконати проект вчасно і в рамках бюджету?"

Створюючи план високого рівня, вам не потрібно створювати детальний список усіх завдань. Замість цього, вам потрібно включити:

Маючи план високого рівня, ви отримуєте кращий огляд можливостей ваших ресурсів та обсягу проекту.

Планування ресурсів 

Маючи план високого рівня, ви маєте повне уявлення про те, що потрібно для реалізації проекту. Ми вже говорили про те, що це допомагає вам зрозуміти, які ролі вам потрібні для його реалізації. Але як саме ви визначаєте ці ролі, перш ніж призначити їх на новий проект?

Відповідно до стандарту, розробленого всесвітньо відомим Інститутом управління проектами, PMBOK®, планування ресурсів це "визначення того, які ресурси (люди, обладнання, матеріали тощо) і в якій кількості мають бути використані для виконання проектної діяльності".

Використовуючи структура розподілу робітВи можете визначити, що саме ви маєте на увазі, орієнтовну тривалість або історичні дані:

Після того, як ви склали список співробітників, яких можна найняти, не створюючи конфліктів з розкладом, ви готові призначити їх на свій проект.

Ефективне планування майбутніх проектів як основна мета планування ресурсів проекту

Маючи плани високого рівня для всіх проектів, які ви ведете, і уявлення про те, як використовувати свої ресурси в даний момент, ви знаєте свій потенціал і можливості компанії.

Тепер, коли ваша компанія виграє нові проекти, ви можете швидко відповісти на наступні питання:

Онбордінг проєкту як частина ефективного управління ресурсами проєкту

Ознайомлення з проектом є важливою частиною ефективне управління ресурсами. Ознайомте членів вашої команди з цілями, завданнями та результатами проекту, над яким вони працюватимуть. Така стратегія підвищить прозорість проекту і допоможе вам побудувати довіру з вашою командою як прем'єр-міністру.

Ця частина процесу складається з 4 етапів:

Методи планування проектів та ресурсів

Щоб узгодити часові рамки проекту, доступні ресурси та обсяг, використовуйте планування ресурсів. Це дуже важливо, оскільки воно показує, коли саме вам знадобляться ті чи інші ресурси, щоб ви могли відповідно спланувати їхнє бронювання. Не забувайте стежити за доступністю ресурсів, призначаючи людей на проекти.

Існує декілька методи планування проектів які ви можете використовувати:

A. Метод критичного шляху

У "The Метод критичного шляху (CPM) - це метод, який використовується для визначення найдовшого часу, який може знадобитися для завершення проекту. Перерахувавши всі завдання і розділивши їх на критичні та плаваючі, ви можете розрахувати часовий графік і позначити залежності між завданнями.

Щоб створити потік завдань за методом CPM, потрібно:

B. Методика оцінки та аналізу програм

Методика оцінки та аналізу програм (PERT) - це метод, схожий на CPM, але він використовує середньозважену тривалість, а не оцінки для розрахунку можливих часових рамок.

Використовуючи PERT, вам також потрібно буде створити список завдань із залежностями між ними, включаючи віхи та приблизну тривалість для кожного завдання. На основі цієї інформації ви можете оцінити часовий графік проекту з трьома рівнями достовірності:

Для того, щоб отримати ресурси, необхідні для завершення проектів, ресурсні менеджери повинні мати глибокі знання

C. Прискорене відстеження

Прискорене відстеження - це проста техніка планування, яку використовують менеджери проєктів, щоб визначити, які завдання можна виконувати одночасно. Знаючи залежності між завданнями проекту, ви можете визначити, які з них потребують попереднього виконання інших завдань. Аналогічно, ви можете скласти список завдань, які можуть, принаймні частково, перекриватися, щоб прискорити виконання проекту.

D. Розбився

Якщо використання прискореного відстеження не дало бажаної економії часу, ви можете скористатися технікою крашінгу. Однак це має свою ціну, оскільки вам потрібно додати час, щоб пришвидшити проект. Це можна зробити, наприклад, додавши оплачувані понаднормові години - в результаті вартість проекту зросте, але ви все одно зможете вкластися в дедлайн.

 

Вимірювання та звітність

На основі даних, які ви збираєте, впроваджуючи управління ресурсами, таких як заброньований час співробітників, записи про час і доступність, ви можете вимірювати їхню продуктивність та інші бізнес-показники.

Вимірювання використання ресурсів

Вимірюйте використання ресурсів за простою формулою:

Використання ресурсів = Час зайнятості / Доступний час

Незалежно від того, чи використовуєте ви електронну таблицю або інструмент управління ресурсами, ви можете порівняти бронювання з доступністю. Отримана метрика покаже вам, чи ефективно ви використовуєте час ваших співробітників, чи вони використовуються надмірно або недостатньо.

Так само ви можете використовувати цю метрику для порівняння часу, що підлягає оплаті, з робочим часом співробітників, зафіксованим у табелі. Таким чином, ви зможете визначити, чи продуктивно ви використовуєте свої ресурси.

 

Розрахунок бюджету проекту

Коли ви збираєте дані про бронювання та табелі обліку робочого часу, ви можете розрахувати бюджет вашого проектутакож. Ви навіть можете використовувати їх, щоб відстежувати бюджет протягом усього проекту і бачити, чи вкладаєтесь ви в кошторис чи ні.

Наприклад, ви можете порівняти бронювання з табелем обліку робочого часу, щоб побачити, чи відповідає зафіксований робочий час вашим оцінкам. Потім, знаючи погодинні ставки ваших співробітників, ви можете розрахувати фактичну вартість часу, який вони витратили на проект, щоб визначити реальний бюджет.

Знову ж таки, ви можете використовувати для цього електронну таблицю, але набагато зручніше буде скористатися інструментом управління ресурсами функції звітування.

Почніть керувати своїми командами більш ефективно вже сьогодні - використовуйте систему управління ресурсами

Проект управління ресурсами економить гроші. Хоча це може здатися складним на перший погляд, насправді це не так вже й складно, якщо розібратися в цьому. Зробіть його частиною процесу управління проектами вашої команди і завжди використовуйте правильні ресурси і правильний час. 

Ви можете позбавити себе багатьох клопотів, впровадивши систему управління ресурсами. Teamdeck - приклад такої системи програмне забезпечення для управління ресурсами проектущо поєднує в собі планування ресурсів, відстеження часу, управління відпустками та кастомні звіти. За допомогою цього інструменту ви можете легко додавати бронювання, записувати записи часу, керувати і коригувати календар, а також розраховувати показники на власний розсуд на основі цих даних.

Хочеш бути ефективний менеджер ресурсів? Шукаю безкоштовні ресурси для менеджерів проектів? Ви хочете знати чому компанії обирають Teamdeck як поштове рішення для управління ресурсами проекту? Досі не знаю, чому проект управління ресурсами є важливим?

Шукаєте систему управління ресурсами проекту?

Пов'язані публікації

Календар проекту для керування завданнями розкладу проекту та управління ресурсами
Управління проектами

Календар ресурсів - керуйте всією командою в 1 інструменті

Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...

Розподіляйте ресурси та керуйте плануванням проектів за допомогою інструментів планування потужностей>.
Управління проектами

Планування ресурсного потенціалу в управлінні проектами

Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...

Управління проектами

Управління потенціалом: Визначення, стратегії та приклади

Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...