Зв'язок між управлінням проектами та відстеженням часу (або управління часом проекту) для деяких людей не потребує жодних пояснень. Щоразу, коли вони думають про "проект", вони бачать "час" або "відстеження часу". Ця стаття про інше.
Від "Навіщо мені це робити?" до "Гаразд, з чого почати?" - цей посібник з хронометражу покаже вам переваги цього процесу та правильний спосіб його здійснення. Остання частина особливо важлива, оскільки неправильно впроваджений тайм-трекінг може призвести до того, що ваші співробітники будуть перевантажені і не будуть працювати більш продуктивно.
Що ви отримаєте з цієї статті?
- Як відстежувати прогрес проєкту та ресурси проєкту
- Назви компаній, які використовують інструменти для відстеження часу управління проектами для відстеження часу проектів (внизу)
- Роль і значення проекту та програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників в процесі планування проекту
Чому?
Команди веб-розробників та розробників програмного забезпечення втрачають в середньому понад $18,000 щороку, коли не використовують тайм-трекінг - це вже досить переконливий аргумент. Крім того, всі люди, які беруть участь у процесі розробки програмного забезпечення, насправді можуть отримати користь від відстеження часу:
Генеральний директор та фінанси
Відстеження часу означає, що вони мають більше контролю над ефективністю своїх команд, що, в свою чергу, допомагає оцінити рівень виснаження і, отже, приймати стратегічні рішення щодо проектів, за які беруться.
Розробники
Багато хто може зосередитися на аспекті продуктивності, коли його запитують про те, навіщо потрібен ІТ-облік робочого часу. Зрештою, цокання годинника змушує більшість з нас зосередитися на виконанні поточних завдань. Однак ключова причина для відстеження часу - це сприяння розвитку.
Відстеження темпу виконання завдань допомагає виявити, чи не потребують якісь навички додаткового опрацювання, а отже, легше усунути будь-які недоліки, перш ніж вони стануть реальною проблемою і серйозно вплинуть на швидкість роботи команди. Крім того, тайм-трекінг дозволяє розробникам порівнювати свої оцінки з фактичним робочим часом. В результаті вони стають краще оцінювати своє робоче навантаження.
Забезпечення якості
Відстеження часу перегляду коду допомагає встановити частоту перевірок і зробити майбутні прогнози більш точними.
Клієнти
Хронометраж і відстеження прогресу проекту доводить клієнту, що він отримує свої гроші недаремно. Коли проект відстежується в часі, клієнти можуть самі бачити, скільки часу потрібно, щоб досягти запланованого результату. етапи проекту- Таким чином, вони точно знають, за що з них стягується плата.
Керівники проектів
Нарешті, ви, проєкт та Менеджери ресурсіввикористання тайм-трекерів для проектів дозволяє відстежувати час виконання продуктивність команди і полегшує оцінку майбутніх ітерацій, оскільки надає вам історичні дані про їхню минулу продуктивність.
Не всі робочі години є рівними- або так може здаватися. Хоча цінність оплачуваних годин (вони охоплюють фактичні завдання, зустрічі та дзвінки) досить зрозуміла, набагато складніше враховувати години, що не підлягають оплаті - а іноді вони можуть становити значну частину роботи.
Наприклад, чи повинні ви виставляти клієнту рахунок за години, витрачені вашими розробниками на вивчення нової технології, необхідної для проекту?
З одного боку, це було важливо для цього проекту; з іншого боку, швидше за все, це інвестиція, яка стане в нагоді в майбутньому, тому стягувати з будь-кого 100% за те, що розробник набуває нових навичок, можна вважати просто несправедливим.
Інший випадок - коли вашій команді доводиться досліджувати абсолютно нову технологію, перш ніж зануритися в проект. Наприклад, вашій команді може знадобитися дослідити інноваційну технологічну комбінацію, від якої залежить успіх проекту: невідомо, чи спрацює ця комбінація, тому клієнт повинен вирішити, чи готовий він реалізовувати ідею, яка може виявитися повним провалом.
Ви завжди повинні обговорювати такі питання з клієнтом заздалегідь, як з точки зору термінів, так і з точки зору вартості. Якщо ваша компанія використовує облік робочого часу, вона може відстежувати співвідношення оплачуваних і неоплачуваних годин і виводити середній тариф на послуги.
The Hows
Неможливо обійти той факт, що сам процес обліку робочого часу потребує часу та зусиль як для залучення нових користувачів, так і для того, щоб переконатися, що вони дійсно користуються програмним забезпеченням для обліку. Однак, оскільки понад 38% потенційного доходу втрачається через необлікований час, витрачений на електронну пошту та зустрічі, а також через затримки із заповненням табелів обліку робочого часу, ця гра, безумовно, варта свічок. Дотримання цих 6 правил під час ознайомлення ІТ-команди з системою обліку робочого часу не лише полегшить її впровадження, але й сприятиме підвищенню ефективності процесу:
1. Виберіть опцію найкраще програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників
Переконайтеся, що трекер часу, який ви використовуєте, відповідає потребам вашої компанії. Найочевидніші фактори, які слід враховувати, - це розмір компанії та інструменти, які вона вже використовує. Якщо компанія швидко зростає, вам потрібен інструмент, який може масштабуватися разом з нею. Аналогічно, якщо певні інструменти вже впроваджені, використовуйте програмне забезпечення, яке може стати невід'ємною частиною системи.
Або ж подумайте, чи має сенс обирати програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників, яке можна використовувати для інших цілей, пов'язаних з працівниками: планування ресурсів або доступності / управління відпустками (В Apptension, компанії, де я працюю, ми розробили додаток, щоб подбати про всі управління ресурсами проекту-орієнтовані завдання, включаючи відстеження часу).
Підсумок: переконайтеся, що воно використовується належним чином, а не стає ще однією "поличкою" на полиці. Якщо вам потрібен аргумент проти марнотратства програмного забезпечення, врахуйте, що понад 4 з 5 малих і середніх компаній у Великобританії не використовують програмне забезпечення, за яке вони платять, а загальна сума витрат за 4-річне дослідження склала понад 5,7 мільярдів фунтів стерлінгів.
2. Завжди пояснюйте чому
Не варто просто зібрати членів вашої команди в одній кімнаті і сказати: "Відтепер ми будемо використовувати це програмне забезпечення для відстеження робочого часу, щоб бачити, як просувається ваша робота. Клацніть тут, тепер клацніть там, чудово, дякую, нарада закінчена" - тобто, якщо ви не хочете наштовхуватися на групу пліткарів щоразу, коли виходите на кухню. Люди хочуть, щоб до них ставилися справедливо: якщо ви запроваджуєте якісь зміни, поясніть, чим вони зумовлені. (Інакше вони просто придумають щось своє, і, швидше за все, їхня версія вам не сподобається).
3. Зосередьтеся на процесі, а не на продукті
Пояснюючи, чому ви хочете відстежувати час, витрачений членами вашої команди на виконання певних завдань, зосередьтеся не на цифрах, а на самооцінці та постійному розвитку. Зрештою, саме це має бути головною причиною відстеження часу: стати кращим у своїй роботі. Якщо ви розвиваєте культуру навчання, то підвищення ефективності буде вагомим побічним бонусом.
4. Відстежуйте, як люди використовують свої трекери
Якщо ви менеджер проекту, ви повинні мати уявлення про трекери ваших розробників. Звітувати про кожні п'ять хвилин дня - це божевілля, але якщо хтось постійно залишає свій трекер включеним на одному завданні, коли вже перейшов до іншого, або тримає кілька трекерів одночасно, вам точно варто поговорити з цією людиною.
5. Нагадувати людям про те, що вони повинні відстежувати свій час (часто)
Відстеження часу - це звичка, а звичка виробляється нелегко; спочатку вам доведеться нагадувати людям про необхідність постійно користуватися трекером. Наберіться терпіння та розуміння: звичку не можна сформувати за один день. Якщо ваші розробники раніше не відстежували час, їм знадобляться тижні або місяці, щоб звикнути до цього. Але в довгостроковій перспективі це буде того варте.
6. Використовуйте дані проекту
Хронометраж надає вам дані про продуктивність вашої команди та динаміку між різними членами; сподіваємось, ви зможете використати їх для покращення продуктивності кожного. Сукупність історичних даних повинна відповідати на одне або декілька з наступних питань:
Недоліки навичок. Чи є якась необхідна навичка, якої бракує конкретному члену команди? Чи сповільнює це їхню роботу або перешкоджає виконанню завдання? Чи можете ви надати їм час і ресурси для набуття цієї навички?
Командна ефективність. Як ваша розрахункова швидкість для певної команди порівнюється з її фактичною продуктивністю? Якщо ви завжди оцінюєте користувацькі історії за допомогою сторіпоінтів, чи можете ви розрахувати швидкість вашої команди?
Командна динаміка. Чи добре працює певна конфігурація учасників для конкретного проєкту? Чи хтось змушує команду відставати, чи робочий процес проходить гладко?
Висновки
Ось воно: керівництво з відстеження часу в управлінні проектами, яке допоможе вам стати на правильний шлях.
Пам'ятайте, що облік робочого часу може сприяти розвитку навичок та підвищенню ефективностіі це лише деякі з них. Хоча початок впровадження хронометражу може бути нелегким, він стає набагато простішим, якщо ви зосередитеся на поясненні обґрунтування впровадження та постійно допомагатимете членам команди звикнути до нового інструменту.
Остерігайтеся шаблонних програм - пам'ятайте, що інструмент повинен бути створений з урахуванням особливостей вашої компанії. Можливо, варто взяти до уваги спеціалізовані трекери, такі як програмне забезпечення для відстеження робочого часу агентства, програмне забезпечення для управління маркетинговими ресурсамиабо для інших галузей.
